實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)計(jì)信息化的途徑

1、實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)計(jì)信息化的途徑摘要：本文介紹了檔案統(tǒng)計(jì)及其信息化的含義、內(nèi)容和基本流程，提出了檔案統(tǒng)計(jì)工作信息化的思路、作用和實(shí)現(xiàn)途徑；重點(diǎn)介紹了檔案統(tǒng)計(jì)信息化模塊的設(shè)計(jì)思路、流程、程序開(kāi)發(fā)和效果分析，為檔案管理工作整體信息化提供技術(shù)支持。論文關(guān)鍵詞：檔案統(tǒng)計(jì),信息化,程序設(shè)計(jì)1.1 檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容檔案統(tǒng)計(jì)是指運(yùn)用多種多樣的統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法，通過(guò)圖、表、冊(cè)以及數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢(shì)的工作過(guò)程1。它是了解、認(rèn)識(shí)和掌握檔案工作總體情況的重要手段，是揭示檔案工作有關(guān)情況及其發(fā)展規(guī)律的一項(xiàng)重要工作。檔案統(tǒng)計(jì)包括以下幾個(gè)方面，一是檔案利用的統(tǒng)計(jì)，是指一種對(duì)各種類(lèi)型檔案被各機(jī)關(guān)、各項(xiàng)工

2、作利用的統(tǒng)計(jì)，主要包括各類(lèi)檔案的查閱、借閱、復(fù)制利用等項(xiàng)目；二是進(jìn)行檔案工作的統(tǒng)計(jì)，即對(duì)保管、編研、二次開(kāi)發(fā)、數(shù)字化等業(yè)務(wù)工作情況的統(tǒng)計(jì)；三是進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)重要的統(tǒng)計(jì)報(bào)表的情況分析。主要包括：檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)、全年檔案搶救統(tǒng)計(jì)表等。1.2 檔案統(tǒng)計(jì)信息化及優(yōu)勢(shì)檔案統(tǒng)計(jì)信息化是指在新型的檔案統(tǒng)計(jì)方法的指引下，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)需要進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的檔案信息進(jìn)行分類(lèi)、編輯、整理、統(tǒng)計(jì)、打印和利用分析的新型檔案統(tǒng)計(jì)方式。檔案統(tǒng)計(jì)對(duì)檔案綜合利用工作具有重要的意義，首先使得檔案統(tǒng)計(jì)工作化繁為簡(jiǎn)，提高檔案統(tǒng)計(jì)效率；其次能夠使統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確，更為直觀的反映檔案利用情況；三使移交檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表變得更加安全、方便

3、和快捷；四可增加檔案統(tǒng)計(jì)工作的靈活性，輕松應(yīng)對(duì)越來(lái)越多樣化的檔案統(tǒng)計(jì)工作；第五為整個(gè)檔案管理工作的數(shù)字化與信息化提供智力支持、技術(shù)支撐和設(shè)備保障。2 檔案統(tǒng)計(jì)信息化的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)2.1檔案統(tǒng)計(jì)模塊的發(fā)展前景以往的檔案管理系統(tǒng)一般注重收集、借閱、歸檔、整理等功能，只能進(jìn)行最基本的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，弱化統(tǒng)計(jì)功能，這樣顯然無(wú)法滿足檔案統(tǒng)計(jì)、檔案利用工作的需要2。檔案統(tǒng)計(jì)信息化促使檔案管理部門(mén)淘汰傳統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)方式，細(xì)化統(tǒng)計(jì)分類(lèi)、強(qiáng)化統(tǒng)計(jì)分析、提高工作效率，以適應(yīng)新形式的要求。因此優(yōu)化升級(jí)檔案統(tǒng)計(jì)模塊并掛接到檔案管理系統(tǒng)中，可提高檔案管理系統(tǒng)作用，使之更好地服務(wù)社會(huì)。2.2 檔案統(tǒng)計(jì)模塊的設(shè)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)模塊應(yīng)設(shè)置檔案

4、利用統(tǒng)計(jì)模塊、檔案業(yè)務(wù)工作統(tǒng)計(jì)模塊、檔案統(tǒng)計(jì)分析模塊。整個(gè)檔案統(tǒng)計(jì)模塊由18個(gè)子功能組成，并能對(duì)需要上交的統(tǒng)計(jì)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等進(jìn)行打印。1、檔案利用統(tǒng)計(jì)模塊設(shè)計(jì)檔案利用統(tǒng)計(jì)模塊可以分為3個(gè)子功能：（1）查閱檔案情況統(tǒng)計(jì)功能：建立各種類(lèi)型的檔案查閱記錄表，對(duì)表中的查閱人數(shù)、單位、檔案卷號(hào)、數(shù)量等字段進(jìn)行記錄，分季度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，年末匯總成整年的查閱記錄情況表。（2）復(fù)制利用檔案統(tǒng)計(jì)功能：在后臺(tái)建立檔案利用信息記錄表，對(duì)檔案利用的情況和借閱人的情況進(jìn)行錄入，然后根據(jù)記錄打印成檔案資料利用三聯(lián)單，發(fā)給所利用的單位或個(gè)人。對(duì)表中記錄的掃描復(fù)印的紙質(zhì)檔案文件數(shù)量、電子檔案文件數(shù)量、紙質(zhì)圖件數(shù)量、電子圖件數(shù)量

5、等字段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，節(jié)能減排論文生成某個(gè)時(shí)間段內(nèi)整體檔案利用情況。（3）借閱檔案統(tǒng)計(jì)功能：調(diào)用檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)中的借閱檔案信息管理表，對(duì)表中借閱的檔案名稱(chēng)、檔案數(shù)量等字段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，生成全年的借閱檔案信息表。2、檔案業(yè)務(wù)工作統(tǒng)計(jì)模塊設(shè)計(jì)檔案業(yè)務(wù)工作統(tǒng)計(jì)模塊可以分為10個(gè)子功能：（1）檔案保護(hù)情況統(tǒng)計(jì)功能：在后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)建立檔案保護(hù)信息表，對(duì)出現(xiàn)了：破損、字跡不清、缺失、褪色、腐爛等情況的檔案進(jìn)行保護(hù)的情況錄入登記，生成某個(gè)時(shí)間段內(nèi)所有需要保護(hù)的檔案目錄清單。對(duì)整個(gè)清單進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，生成檔案搶救統(tǒng)計(jì)表。（2）檔案數(shù)字化工作情況統(tǒng)計(jì)功能：在數(shù)據(jù)庫(kù)中建立檔案數(shù)字化工作進(jìn)度表，對(duì)工作日內(nèi)檔案數(shù)字化工作的進(jìn)展情況

6、，整體質(zhì)量等進(jìn)行記錄，年末匯總成檔案數(shù)字化工作總表，最終匯入統(tǒng)計(jì)年報(bào)。（3）檔案編研成果統(tǒng)計(jì)功能：調(diào)用檔案編研信息表，對(duì)某一時(shí)間段內(nèi)檔案編研工作產(chǎn)生的的檔案文集、大事記等編研成果的數(shù)量、內(nèi)容等基本情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，匯總成全年檔案編研信息表，加入統(tǒng)計(jì)年報(bào)中。（4）檔案二次開(kāi)發(fā)信息統(tǒng)計(jì)功能：調(diào)用檔案開(kāi)發(fā)信息管理表，對(duì)有價(jià)值的檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用產(chǎn)生的新的檔案成果情況進(jìn)行信息錄入，然后在年底對(duì)本年開(kāi)發(fā)的檔案的數(shù)量及其成果進(jìn)行匯總。（5）檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)功能：將一年內(nèi)所有利用檔案的情況的匯總報(bào)告，加上整個(gè)館藏的檔案情況和檔案館（室）的基本情況整理到一起，向上級(jí)有關(guān)檔案行政管理部門(mén)匯交4。（6）匯交檔案情況統(tǒng)計(jì)功能：調(diào)用匯交檔案信息表，對(duì)匯交的檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、類(lèi)型、格式、數(shù)量、匯交日期等字段進(jìn)行分類(lèi)小計(jì)，生成某個(gè)時(shí)間段內(nèi)所有匯交的檔案目錄清單。年末對(duì)整個(gè)匯交清單進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，生成全年匯交檔案總表。（7）銷(xiāo)毀檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)功能：在后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)建立銷(xiāo)毀檔案管理表，對(duì)需要銷(xiāo)毀的檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、類(lèi)型、數(shù)量等字段進(jìn)行錄入登記，生成某個(gè)時(shí)間段內(nèi)銷(xiāo)毀的檔案目錄清單。對(duì)整個(gè)清單進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，生成銷(xiāo)毀檔案統(tǒng)計(jì)表。（8）歸還檔案統(tǒng)計(jì)功能：調(diào)出檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案歸還信息管理表，對(duì)表中已歸還的檔案名稱(chēng)、檔案數(shù)量、尚未歸還的檔案名稱(chēng)、檔案數(shù)量等字段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。（9）檔案機(jī)構(gòu)及人員情況統(tǒng)計(jì)功能：建立檔案機(jī)構(gòu)信息記錄表，