秘書(shū)手冊(cè)·內(nèi)部版

1、 秘書(shū)手冊(cè)（試講稿） 聯(lián)想電腦公司企劃部秘書(shū)處 目 錄前言 3第一章 秘書(shū)必備的素質(zhì) 4第二章 秘書(shū)的重要職業(yè)技能 5 第一部分 日常事務(wù)處理 5 電話(huà)、傳真、郵件、文件管理、名片 第二部分 日程安排 7 總體日程安排 7 出差日程安排 8 會(huì)議安排 13 媒體采訪(fǎng) 18 大型活動(dòng) 21 突發(fā)來(lái)訪(fǎng)接待 24 第三部分 溝通與協(xié)調(diào) 25 內(nèi)部溝通 25 外部溝通 25 秘書(shū)應(yīng)具備的禮儀 26 秘書(shū)禮儀素質(zhì)的培養(yǎng) 27 第四部分 文字支持 27 第五部分 會(huì)議支持 30前言 -在許多人眼里，秘書(shū)仍是一種即讓人熟悉又不被人了解的職業(yè)。秘書(shū)的輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性，他們是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂

2、，是領(lǐng)導(dǎo)與公司上下保持溝通的橋梁 ，為此，他們必須全心全意并準(zhǔn)確無(wú)誤地提供支持與服務(wù)，從而體現(xiàn)出其自身價(jià)值。優(yōu)秀的秘書(shū)會(huì)使人想到干練、精明、繁忙的處事作風(fēng)，聯(lián)想到待人接物時(shí)彬彬有禮的儀態(tài)；聯(lián)想到在他們臉上那一慣展現(xiàn)胸有成竹的樣子無(wú)論如何，秘書(shū)這個(gè)詞會(huì)讓許多正準(zhǔn)備從事這個(gè)職業(yè)的人們有著太多的想像 。然而,秘書(shū)的工作到包括哪些，在秘書(shū)的工作背后還有些什么，這是被很多人忽略的。在聯(lián)想，秘書(shū)及行政助理、部門(mén)文員是一只龐大的隊(duì)伍，在聯(lián)想的大環(huán)境下，大家各就各位地支撐著許多日常繁雜事項(xiàng)的處理。在領(lǐng)導(dǎo)處理每一項(xiàng)工作的時(shí)侯，我們會(huì)隨時(shí)身處其中，自然而然成為此件事情的某一環(huán)節(jié)，而不可或缺，有時(shí)我們需要扮演更多角

3、色，以適應(yīng)工作安排和領(lǐng)導(dǎo)需要。別看都是秘書(shū)，但由于所服務(wù)的對(duì)象不同,各部門(mén)性質(zhì)不同,其所進(jìn)行的工作任務(wù)也必然存在著很大差異，但由于秘書(shū)工作是以服務(wù)為其根本性質(zhì)，這在共性的尋找上為我們提供了依據(jù)。事實(shí)上有很多相似的工作不同之處只是因?yàn)槭录喞系牟顒e，本質(zhì)上都是可以歸于一類(lèi)的。無(wú)論什么時(shí)候，謹(jǐn)慎認(rèn)真的工作態(tài)度是秘書(shū)們不遺不棄的職業(yè)操守，而現(xiàn)代秘書(shū)的職業(yè)要求在尊奉這一理念的基礎(chǔ)上更要加強(qiáng)這一能力的綜合運(yùn)用和發(fā)揮。因此，什么是一個(gè)出色地秘書(shū)的該具備的職業(yè)素質(zhì)，什么樣的秘書(shū)會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，在聯(lián)想,不同崗位的秘書(shū)在提高工作效率的呼聲下又該做什么呢 ？這些是我們一直以來(lái)需要探索的問(wèn)題，也就是這此些思想火

4、花碰撞出我們最初編寫(xiě)本手冊(cè)的想法。 我們-作為企劃部秘書(shū)處的秘書(shū)，在長(zhǎng)期的工作之中，在領(lǐng)導(dǎo)日常所給的幫助中以及自身在各項(xiàng)工作中的鍛練使得我們?yōu)樽陨韺ふ业搅艘恍┻m用的工作方法，積累了一些工作經(jīng)驗(yàn)和技巧，在處理許多類(lèi)似情況時(shí)形成了一些慣用做法和約定俗成的規(guī)定，我們將這些點(diǎn)滴一一收集，在經(jīng)過(guò)了反復(fù)總結(jié)和提練、否定和借鑒的過(guò)程后，已將其做成了本部門(mén)工作的一種標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)成了在方法和流程上的統(tǒng)一。我們相信，在我們自己的不懈努力和對(duì)秘書(shū)工作的熱愛(ài)之下;為聯(lián)想,為我們的事業(yè)未來(lái)的發(fā)展進(jìn)行一番奮斗后,我們定會(huì)做出成績(jī).我們迫切地相想早日讓這本小冊(cè)子與大家見(jiàn)面，希望它能為同行們的工作中提供方便快捷的參考之用，同時(shí)我

5、們非常愿意將這些經(jīng)驗(yàn)和技巧共享出來(lái)和大家一起探討，也希望能利用這樣一個(gè)機(jī)會(huì)使我們的工作得到領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)家的指點(diǎn)，以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，補(bǔ)已之短。秘書(shū)手冊(cè)適用于公司各部秘書(shū)及行政人員，致力于給予任何一個(gè)聯(lián)想人關(guān)于行政方面的指導(dǎo)。手冊(cè)編寫(xiě)工作是由企劃部秘書(shū)處完成的，在此其間我們得到了來(lái)自部門(mén)同仁及上下各部門(mén)的相關(guān)人員的大力支持，在此，我們深表謝意，關(guān)于本手冊(cè)所收集的內(nèi)容，由于水平有限，不妥之處請(qǐng)及時(shí)向我們提出，我們熱忱盼望著您的意見(jiàn)。這本手冊(cè)隨著工作需要我們還將不斷補(bǔ)充完善，使手冊(cè)真正能夠成為一部聯(lián)想秘書(shū)的行為指南，為您服務(wù)，為你所用。 第一章 秘書(shū)必備的素質(zhì)一、職業(yè)化秘書(shū)的標(biāo)準(zhǔn):g 敬業(yè)精神g 正直-公平，堅(jiān)

6、持既定政策和原則g 表率作用g 誠(chéng)實(shí)-實(shí)事求是g 領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范g 敬業(yè)-以工作為榮，設(shè)定高的工作水準(zhǔn)g 業(yè)務(wù)能力g 守信-不失約、不違約、不食言、不泄密g 指揮與控制能力g 勤奮-努力工作，不斷學(xué)習(xí)g 合作精神g 有序-利落，有條不齋g 學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力g 高效-追求效率和效益g 知人善任的能力g 可靠-按約定完成工作，保質(zhì)、保量、及時(shí)g 對(duì)待意見(jiàn)與批評(píng)g 大局觀二、秘書(shū)的職業(yè)態(tài)度g 主動(dòng)性（initiative)g 適應(yīng)性(flexibility)g 團(tuán)隊(duì)精神(team work)g 尊重他人(respect for people) g 創(chuàng)新精神(creativity)g 堅(jiān)持原則(uncompr

7、omising integrity)g 服務(wù)與貢獻(xiàn)(service & contribution)g 認(rèn)同與分享 (sharing)g 雙贏與相互依存(win-win & interdependence)g 溫柔的心和自省第二章 秘書(shū)的重要職業(yè)技能第一部分：日常事務(wù)處理一、撥打/接聽(tīng)電話(huà)的程序和技巧1、 打電話(huà)前的準(zhǔn)備l 準(zhǔn)備好電話(huà)記錄本和筆l 把要與對(duì)方說(shuō)明的事情、內(nèi)容的順序簡(jiǎn)單列在記事本上，并逐一核對(duì)無(wú)遺漏。l 準(zhǔn)備好通話(huà)時(shí)需要的文件資料。l 查閱對(duì)方電話(huà)號(hào)碼，確認(rèn)無(wú)誤，開(kāi)始撥打。2、 正式撥打電話(huà)： l 撥通電話(huà)后，確認(rèn)對(duì)方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的說(shuō)：“你好！我是聯(lián)想電腦公司*部*

8、?！眑 如需與有關(guān)人員通話(huà)，應(yīng)有禮貌地請(qǐng)對(duì)方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。l 如告知對(duì)方的內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)主動(dòng)提醒對(duì)方做好記錄l 逐一將事情說(shuō)明，注意語(yǔ)言簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確；l 通話(huà)結(jié)束后，確認(rèn)對(duì)方已放下話(huà)筒，然后放電話(huà)。3、接聽(tīng)電話(huà)l 3聲鈴響內(nèi)將電話(huà)接起，平和有禮貌的：“你好！我是*部*?！眑 判斷who，分以下幾種情況：來(lái)電人員總經(jīng)理可接電話(huà)時(shí)總經(jīng)理不在時(shí)內(nèi)部直接上級(jí)及平級(jí)直接轉(zhuǎn)入記錄留言如事務(wù)緊急，記錄上級(jí)電話(huà)，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。直接下屬問(wèn)清事情梗概，轉(zhuǎn)接時(shí)向總經(jīng)理說(shuō)明梗概后轉(zhuǎn)入問(wèn)清梗概，如不緊急，記錄下來(lái)轉(zhuǎn)告總經(jīng)理如事情緊急，告知總經(jīng)理聯(lián)系方法。普通員工問(wèn)清事由，如需要，轉(zhuǎn)告總經(jīng)理；其他可視情況處理外部重要且緊

9、密問(wèn)清概要，向總經(jīng)理說(shuō)明后，然后轉(zhuǎn)入記錄留言如事務(wù)緊急，記錄上級(jí)電話(huà)，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。重要但不緊密問(wèn)清概要，向總經(jīng)理說(shuō)明后，依總經(jīng)理指示轉(zhuǎn)入或不轉(zhuǎn)入記錄留言，向總經(jīng)理匯報(bào)。不重要且不緊密問(wèn)清概要，酌情處理l 若通話(huà)內(nèi)容較復(fù)雜，或有不清楚的地方，最后應(yīng)當(dāng)將要點(diǎn)重復(fù)一便，以免遺漏或有偏差。l 通話(huà)結(jié)束后，確認(rèn)對(duì)方已放下話(huà)筒，然后放電話(huà)。4、 通話(huà)技巧：l 日常禮貌用語(yǔ)：詢(xún)問(wèn)對(duì)方時(shí)，可用：“請(qǐng)問(wèn)您哪里？”、“請(qǐng)問(wèn)您怎么稱(chēng)呼？”“請(qǐng)問(wèn)有什么事？”等l 對(duì)總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量熟悉，達(dá)到聞其聲知其人，并及時(shí)予以轉(zhuǎn)接。l 如對(duì)方有事需要你傳達(dá)，必要時(shí)需將對(duì)方姓名、

10、單位、電話(huà)號(hào)碼以及需要傳達(dá)的事再重復(fù)一遍，以便必要時(shí)再與對(duì)方聯(lián)系。l 如不能把握總經(jīng)理是否要和對(duì)方通話(huà)的情況下，不能隨便回答總經(jīng)理“在”或“不在”，可說(shuō)“請(qǐng)您稍等一下，我去看看*總經(jīng)理是否在？”，然后請(qǐng)示總經(jīng)理是否轉(zhuǎn)接。l 如遇總經(jīng)理不愿接聽(tīng)對(duì)方電話(huà)，則可用委婉的語(yǔ)氣：“實(shí)在抱歉，*總經(jīng)理這是不知上哪去了，我見(jiàn)到他時(shí)再給您回個(gè)電話(huà)；如果您方便的話(huà)，能否讓我轉(zhuǎn)達(dá)您的事情？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。l 在知道身份但不告知事由的情況下，如方便可詢(xún)問(wèn)總經(jīng)理后決定是否轉(zhuǎn)接；也可詢(xún)問(wèn)對(duì)方是公事還是私事，如是公事可讓對(duì)方知曉，將事由告知自己也可達(dá)到目的。l 在對(duì)方不肯告知身份及事由的情況下，經(jīng)反復(fù)詢(xún)問(wèn)后未果

11、，可委婉結(jié)束通話(huà)。l 如果對(duì)方喋喋不休，廢話(huà)連篇，可以說(shuō)“請(qǐng)問(wèn)您還有別的事嗎？”或“對(duì)不起，我還有急事要辦”等結(jié)束通話(huà)。l 如一個(gè)未完又來(lái)一個(gè)，應(yīng)視電話(huà)內(nèi)容和對(duì)方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時(shí)禮貌的告訴另一方稍候片刻，或記錄對(duì)方電話(huà)，稍侯打過(guò)去。l 整理電話(huà)留言，在總經(jīng)理回來(lái)后匯報(bào)相關(guān)信息。二、傳真1、 將傳真分類(lèi)：1） 需要總經(jīng)理本人審閱的，根據(jù)總經(jīng)理授意處理2） 由秘書(shū)來(lái)待為處理的： a、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人b、 由秘書(shū)本人回復(fù)l 使用電腦公司標(biāo)準(zhǔn)ci格式l 遵守公文寫(xiě)作規(guī)范l 保密文件需要傳真時(shí)，應(yīng)先與對(duì)方聯(lián)系，發(fā)送到指定傳真機(jī)上，發(fā)送后再與對(duì)方確認(rèn)。l 需請(qǐng)對(duì)方協(xié)助抄送時(shí)，務(wù)必在文

12、件正文前加以說(shuō)明，列明抄送范圍l 務(wù)必在傳真件首頁(yè)上標(biāo)明總頁(yè)碼，并在每一頁(yè)文件上標(biāo)注頁(yè)碼。2、 必要的傳真分類(lèi)存檔三、郵件1、 根據(jù)郵件類(lèi)型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報(bào)表、報(bào)告/總結(jié)、新聞/通報(bào)、私人郵件等等）或按具體項(xiàng)目設(shè)置子文件夾。2、 將收件箱中的郵件過(guò)濾，刪除不必要的郵件，然后分如下：1） 需要總經(jīng)理本人審閱的，存入相應(yīng)文件夾，部分根據(jù)總經(jīng)理授意回復(fù)郵件，或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理相關(guān)事宜。l 以總經(jīng)理名義回復(fù)時(shí)，要在語(yǔ)氣上予以注意，并從總經(jīng)理信箱發(fā)出；l 以秘書(shū)名義發(fā)送時(shí)，要說(shuō)明郵件內(nèi)容為總經(jīng)理授意。2） 由秘書(shū)來(lái)待為處理的： a、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人; b、由

13、秘書(shū)本人回復(fù)3、 如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對(duì)方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對(duì)方未能及時(shí)查看，需電話(huà)說(shuō)明。4、 需要總經(jīng)理審閱、批改的郵件打印出呈送，然后負(fù)責(zé)回復(fù)或傳達(dá)；5、 重要郵件及時(shí)進(jìn)行存檔四、文件管理（參看集團(tuán)秘書(shū)手冊(cè)第33-36頁(yè)）（附文件處理流程）1、 閱讀文件，判斷是否應(yīng)由總經(jīng)理處理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清晰、完整。2、 對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫(xiě)明文件摘要（必要背景資料、審批原由），便于總經(jīng)理3、 按總經(jīng)理批改意見(jiàn)復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送（可參照文件管理規(guī)定），必要的事情進(jìn)行追蹤，反饋結(jié)果。4、 必要文件進(jìn)行存檔。注：傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文

14、的，應(yīng)及時(shí)譯出五、名片1、 分類(lèi)：可根據(jù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)情況分類(lèi)，如公司類(lèi)型、客戶(hù)類(lèi)型、地域等；2、 存放：l 名片盒l(wèi) 錄入到notes通訊錄中（更易查找，但需要錄入時(shí)間）3、 應(yīng)準(zhǔn)備一名片夾，存放與總經(jīng)理聯(lián)系緊密且重要的人員名片，并保證查找時(shí)方便快捷。第二部分 日程安排 控制日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作。“日程安排”是指時(shí)間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時(shí)間管理藝術(shù)的集中體現(xiàn)。秘書(shū)的職責(zé)是當(dāng)好“管家”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要的準(zhǔn)備，并提醒領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會(huì)議安排、媒體采訪(fǎng)、大型活動(dòng)和突發(fā)來(lái)訪(fǎng)六部分加以詳細(xì)說(shuō)明并提供文字模

15、版，希望能給大家的工作提供參考。日程是領(lǐng)導(dǎo)的工作質(zhì)量，工作效率，工作成果的一種體現(xiàn)，而規(guī)劃 、安排領(lǐng)導(dǎo)的工作日程是秘書(shū)的一項(xiàng)基本工作。這項(xiàng)工作看似簡(jiǎn)單，但卻十分重要，它是秘書(shū)輔助總經(jīng)理工作的基礎(chǔ)，安排好總經(jīng)理的日程，意味著秘書(shū)將和總經(jīng)理一起進(jìn)行有序的工作。作為秘書(shū)一定要細(xì)心觀察領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，調(diào)整自己的工作方法，主動(dòng)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)拍。在沒(méi)有達(dá)成默契的情況下，最好在合作之初與領(lǐng)導(dǎo)做一次深入溝通，準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的要求、需求，并對(duì)可能會(huì)遇到的一些情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，為日后工作的順利開(kāi)展做鋪墊。此外，勤于思考，多做總結(jié)對(duì)于秘書(shū)日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、小技巧等

16、做一備忘錄，時(shí)常翻看，補(bǔ)己之短，揚(yáng)己所長(zhǎng)這不僅提高了自己的工作水準(zhǔn)，同時(shí)也對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作效率起到了間接地促進(jìn)作用。一、 總體日程安排領(lǐng)導(dǎo)的日常工作分為日常性工作，即事先有計(jì)劃的相對(duì)固定的工作（如會(huì)議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時(shí)安排的事情）兩類(lèi)。而秘書(shū)的通常做法是將有計(jì)劃的事情預(yù)先填入擬好的日程表中，同時(shí)細(xì)致靈活地安排好突發(fā)隨機(jī)事件。（一）總體原則：了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況， -優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀察總經(jīng)理的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)拍； -了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是所服務(wù)總經(jīng)理的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，留意近期的工作興奮點(diǎn)；對(duì)計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫(xiě)入日程；及時(shí)整理

17、日程表，以免安排沖突；明確事情的優(yōu)先級(jí)，在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；定期與總經(jīng)理溝通，將雙方的要求、需求和可能會(huì)遇到情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，以利工作開(kāi)展；注意日程安排的時(shí)間松緊，適當(dāng)安排；（二）經(jīng)驗(yàn)與技巧周一日程、出差前后一個(gè)工作日不要安排過(guò)多的事務(wù)；在兩個(gè)約會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，防止會(huì)議延長(zhǎng)引起時(shí)間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時(shí)間；同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù)；根據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息；對(duì)于總經(jīng)理的各項(xiàng)安排熟記于心，及時(shí)提醒已定下來(lái)的安排，防止沖突；每日安排相對(duì)固定時(shí)間與總經(jīng)理核對(duì)日程，保證秘書(shū)與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致；不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在總

18、經(jīng)理的同意下針對(duì)其工作習(xí)慣和時(shí)間對(duì)各種預(yù)約酌情處理；控制約會(huì)時(shí)間，適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；掌握近期要回避的人物；月/周計(jì)劃安排模版可使用notes日歷功能，填入相關(guān)安排，打印即可；也可按照總經(jīng)理習(xí)慣，自行制作日程表；二、出差日程安排 做為秘書(shū)，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項(xiàng)工作，同時(shí)也是需要更加細(xì)致的一項(xiàng)工作。通過(guò)秘書(shū)的計(jì)劃，把總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊張而有序，愉快而圓滿(mǎn)，這是秘書(shū)工作的目標(biāo)，也是工作價(jià)值的一個(gè)體現(xiàn)。（一）國(guó)內(nèi)出差j 出差前： 確定出差目的和日期；確認(rèn)總經(jīng)理出差陪同人與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時(shí)間、接待人

19、員等信息。）確定行程，預(yù)定機(jī)票（注意選擇好航空公司、機(jī)型及班次）、酒店（選擇總經(jīng)理習(xí)慣的酒 店、熟悉酒店的電話(huà)、傳真等）、接/送機(jī)人員（明確接送機(jī)人的聯(lián)系方式）；完善細(xì)致周到的日程表（時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)方參會(huì)人、議程等）（見(jiàn)范例）。根據(jù)總經(jīng)理的習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品（見(jiàn)物品攜帶表）。擬寫(xiě)授權(quán)書(shū)并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門(mén)及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財(cái)務(wù)部等）。（見(jiàn)范例）j 出差中 在第一時(shí)間掌握總經(jīng)理到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時(shí)通報(bào)公司及gm關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況；配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作，及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。根據(jù)情況及時(shí)與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，及

20、時(shí)調(diào)整日程安排；j 出差后 及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展；出差資料整理（包括資料、名片、會(huì)談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔；向總經(jīng)理認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。各種差旅費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)；跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；（二） 國(guó)外出差出差國(guó)外與國(guó)內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點(diǎn)：根據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況準(zhǔn)備presetation （中/英文），與對(duì)方確認(rèn)演示設(shè)備，必要時(shí)準(zhǔn)備彩色打印膠片和打印稿。機(jī)票購(gòu)買(mǎi)時(shí)注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司和服務(wù)，長(zhǎng)途飛行選擇好的機(jī)型；注意準(zhǔn)備好各種證件及邀請(qǐng)函，并提醒總經(jīng)理攜帶；根據(jù)客人的級(jí)別和國(guó)家風(fēng)俗習(xí)慣準(zhǔn)備禮物；準(zhǔn)備當(dāng)?shù)氐牡貓D及國(guó)家

21、風(fēng)情資料；確認(rèn)對(duì)方還是我方提供翻譯服務(wù)；回國(guó)后向邀請(qǐng)方致謝。（三）陪同出差 陪同總經(jīng)理出差無(wú)疑對(duì)秘書(shū)的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事項(xiàng)外，在出差過(guò)程中，要求秘書(shū)注意以下事項(xiàng)：登機(jī)前，為總經(jīng)理辦理機(jī)場(chǎng)建設(shè)費(fèi)購(gòu)買(mǎi)、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù)；并再次確認(rèn)接車(chē)人；到達(dá)后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號(hào)碼及電話(huà)，并將秘書(shū)房號(hào)電話(huà)及時(shí)告知總經(jīng)理；每日及時(shí)核對(duì)本日及第二天的日程安排；提前設(shè)置清晨叫醒，并安排早餐；根據(jù)當(dāng)天的日程安排落實(shí)車(chē)輛；及時(shí)提醒并事先落實(shí)各項(xiàng)安排；攜帶總經(jīng)理名片、必要的會(huì)議資料（報(bào)告稿件、會(huì)面?zhèn)渫?、采訪(fǎng)提綱）；注意建立各種客戶(hù)關(guān)系（包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者）著

22、裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止；出差返回后將總經(jīng)理與客戶(hù)溝通的事項(xiàng)逐條落實(shí)、跟蹤，并及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、資料整理。 附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和ppt（保存在桌面）、ppt備份軟盤(pán)2張往返機(jī)票（將保險(xiǎn)費(fèi)保留在秘書(shū)手中）書(shū)面講話(huà)稿及素材2份活動(dòng)或會(huì)議等背景材料出訪(fǎng)地聯(lián)系人通訊錄準(zhǔn)備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準(zhǔn)備一支彩色筆禮品*包裝應(yīng)急藥及常用藥品附件二：授權(quán)書(shū)模版文件編號(hào)our ref.：lcs-dtb60023-99發(fā)文日期date：2000.6.14文件類(lèi)別category:通知擬文人from:-審核verified:

23、/批準(zhǔn)approved:-收文人to：全體人員收文部門(mén)to(dept.):臺(tái)式電腦事業(yè)部、筆記本事業(yè)部、軟件事業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部抄送 cc:總裁室、企劃部秘書(shū)處、財(cái)務(wù)-附件attachment:/ 傳閱 閱后存檔 保密 保密期限 circular filing confidential term其他 others/頁(yè) 數(shù)no.of pages1授 權(quán) 通 知 電腦公司副總裁-在2000年6月15日-16日期間因公外出，此期間將臺(tái)式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營(yíng)管理等相關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理-，臺(tái)式電腦事業(yè)部其他相關(guān)財(cái)務(wù)及文件審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理-，除臺(tái)式電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財(cái)

24、務(wù)簽字及文件審批委托副總裁-處理。 特此通知 - 2000.6.14 附件三：國(guó)內(nèi)出差日程范例劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排（4月25-27日）時(shí)間日程地點(diǎn)備注 4月25日17：25北京深圳ca1305機(jī)場(chǎng)接機(jī)人：- 1360 入住新世紀(jì)酒店該車(chē)在深圳期間隨行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利會(huì)面及午餐新世紀(jì)酒店上海餐廳寧波廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、 鄧秉覺(jué)聯(lián)想：-、-議題：嘉利最新情況通報(bào)對(duì)方聯(lián)系人：鄧秉覺(jué) 1390299751413：20出發(fā)前往emc office、-陪同前往 14：00emc會(huì)面深圳沙頭角保稅區(qū)21-23棟北座聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、-、-、 -、-emc參加人：

25、總經(jīng)理 余昭信 副總經(jīng)理 陸楊 業(yè)管處經(jīng)理 張界楊 技術(shù)處協(xié)理 郭宗欽 研發(fā)部經(jīng)理 張濱 會(huì)面安排：14:00 15:00雙方公司介紹交流15:0016:00參觀工廠(chǎng)16:0017:00 產(chǎn)品研討（顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品）及未來(lái)業(yè)務(wù)合作磋商 17：20返回新世紀(jì)，梁青陪同18：00晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國(guó)國(guó)家半導(dǎo)體：李彬及隨行人員聯(lián)想：-、-4月27日14：00東莞金和涂料有限公司會(huì)面深圳長(zhǎng)安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)（地圖附后）金和參加人：總經(jīng)理 董合枝 生產(chǎn)經(jīng)理 董博霖嘉利廠(chǎng)參加人：采購(gòu)部主管 黃寶球 工程總監(jiān) 鄧秉覺(jué) 聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、-、-議程安排：14：00-14：05雙方介紹14：05-14：25金和介

26、紹（工廠(chǎng)歷史、油漆種類(lèi)、生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、發(fā)展趨勢(shì)等）14：25-14：55雙方討論14：55-15：25參觀金和新廠(chǎng)15：35瑞和塑膠五金電子廠(chǎng)深圳長(zhǎng)安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15：35-15：40聯(lián)想與瑞和人員互相介紹15：40-16：10參觀瑞和工廠(chǎng)16：10-16：25機(jī)動(dòng)16：25前往機(jī)場(chǎng)，車(chē)程約30分鐘17：40 ca1303 深圳北京-安排接機(jī)隨行及重要聯(lián)系電話(huà)：- - - - 附件四：國(guó)外出差日程安排表-執(zhí)行副總經(jīng)理訪(fǎng)問(wèn)漢城行程表（99年7月14日至17日）訪(fǎng)問(wèn)時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注 7月14日 17：5020：40 21：0021：30北京漢城到達(dá)酒店辦理入?。ㄒ蛲ㄓ嵅槐悖琹g商事

27、提供一部手機(jī)在漢城期間使用，號(hào)碼為：0192335098kimpo airportholiday inn seoullg商事mr.j.s.park等在機(jī)場(chǎng)左邊出口舉牌接 (tel: 0193367896)下榻處: holiday in seoul(佳樂(lè)) tel: 82027179441 fax:82027159441 7月15日 8：009：00 9：0012：30 12：3013：20 13：2014：40 14：4016：40 16：4018：00與lg lcd部b.kwon/v.president 及l(fā)g商事k.m.ahn / sr.mgr 、j.s.park 共進(jìn)早餐及會(huì)談前往lg

28、位于龜尾的lcd廠(chǎng) 與lg lcd負(fù)責(zé)人午餐參觀及會(huì)談（陪同及參加者:lg lcd 廠(chǎng)總經(jīng)理mr.k.s.park/exe.director、lg 商事k.m.ann/sr.mgr 、j.s.park）前往lg電子位于平澤的cd rom 廠(chǎng)參觀及會(huì)談（陪同及參加者：lg電子mr.m.h.park/sr.director mr.j.h.cheng/g.mgrlg商事:k.m.ahn/ sr.mgr、j.s.park）holiday inn seoulorlg twin towers龜尾 路程：3小時(shí)中餐 主持人: mr.k.s.park 路程：3小時(shí) 主持人: mr.m.h.park訪(fǎng)問(wèn)時(shí)間主要

29、活動(dòng)地點(diǎn)備注 7月15日18：0019：3019：3021：00與lg電子人員共進(jìn)晚餐回酒店平澤7月16日 8：009：20 9：3010：00 10：3010：50 10：5011：20 11：2011：50 11：5013：00 13：0014：00自酒店前往三星電子lcd工廠(chǎng)所在地高層領(lǐng)導(dǎo)見(jiàn)面（lcd marketing w.h.hong/sr.mgr、崔敏洙先生等）-作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品的介紹針對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行會(huì)談參觀與會(huì)者共進(jìn)午餐乘車(chē)前往lg總部七星（kiheung）聯(lián)絡(luò)人： mr.j.y.parktel:82027507313 14：3017：00 17：0017：30 19：002

30、1：00會(huì)談（參加者：lg商事d.h.kang/v.president lg電子 m.h.park/exe.director等)回酒店休息與lg商事人員共進(jìn)晚餐（d.h.kang/v.president 、k.m.ahn/sr.mgry.h.kim/sr.mgr)lg總部holiday inn seoul聯(lián)絡(luò)人:lg商事mr.j.s.park主持人:mr. d.h.kang訪(fǎng)問(wèn)時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注7月17日10：0018：0018：0019：0021：4022：40參觀韓國(guó)電子市場(chǎng)/漢城市區(qū)及近郊觀光游覽酒店結(jié)帳、乘車(chē)前往金浦機(jī)場(chǎng)漢城北京漢城市區(qū)及近郊陪同人：導(dǎo)游、 lg商事mr.j.s.pa

31、rk （17日為韓國(guó)國(guó)慶日）自酒店到機(jī)場(chǎng)約40分鐘路程三、會(huì)議安排 召開(kāi)和參加會(huì)議是總經(jīng)理的主要工作方式之一。組織會(huì)議和處理與會(huì)議有關(guān)的事務(wù)幾乎成為秘書(shū)的經(jīng)常工作，其重要性不言而喻。會(huì)務(wù)工作是秘書(shū)組織工作能力的綜合體現(xiàn)，它將多種繁雜事務(wù)匯集一身。保證會(huì)議順利的舉行，需要多方面的準(zhǔn)備工作。這就需要秘書(shū)是八面玲瓏的天才，同時(shí)善用平時(shí)培養(yǎng)出的細(xì)心與責(zé)任心，沉著應(yīng)對(duì)，以不變應(yīng)萬(wàn)變！以下分內(nèi)部會(huì)議與外部會(huì)議分別介紹。（一） 內(nèi)部會(huì)議安排l 總經(jīng)理主持的會(huì)議結(jié)束修改下發(fā)整理會(huì)議記錄/紀(jì)要會(huì)中服務(wù)會(huì)前準(zhǔn)備（儀器調(diào)試）反饋接收下發(fā)修改安排會(huì)議室、落實(shí)參會(huì)人員擬訂會(huì)議通知（注意文件格式）確定會(huì)議目的、參會(huì)人員、

32、時(shí)間、議程開(kāi)始 審批 審批 n ny y13注意事項(xiàng)：會(huì)前與gm及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人明確會(huì)議內(nèi)容、議程和參加人；綜合考慮各種因素（如gm全天日程安排），安排會(huì)議地點(diǎn)及時(shí)間；下發(fā)會(huì)議通知后，確認(rèn)參會(huì)人是否已收到通知，對(duì)特別重要的參會(huì)人，可通過(guò)電話(huà)確認(rèn)；會(huì)中協(xié)助放映ppt，并時(shí)刻關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變；對(duì)會(huì)中達(dá)成的決議及時(shí)跟蹤，并反饋給gm；l 總經(jīng)理參加的會(huì)議開(kāi)始接收通知回復(fù)或改請(qǐng)結(jié)束會(huì)后材料整理工作跟進(jìn)反饋總經(jīng)理參會(huì)會(huì)前提醒會(huì)前協(xié)助準(zhǔn)備回復(fù)邀請(qǐng)部門(mén)并準(zhǔn)備材料確認(rèn)時(shí)間 判斷與總經(jīng)理業(yè)務(wù)是否有關(guān) n y與對(duì)方確認(rèn)后 另行安排 時(shí)間沖突 請(qǐng)示總經(jīng)理 是否參加 n y 注意：把握前往會(huì)議地點(diǎn)出發(fā)時(shí)間的安

33、排。（二）外部會(huì)面安排l 總經(jīng)理主持的外部會(huì)面接受會(huì)面請(qǐng)求 no 婉拒或該請(qǐng)他人 注意：講明原因，以 免對(duì)方誤解 注意：在收到會(huì)面請(qǐng)求時(shí)，經(jīng)與部門(mén)相關(guān)負(fù)責(zé)人及gm商討決定， 同時(shí)提供背景材料以供gm做出判斷y與對(duì)方確認(rèn)時(shí)間、 地點(diǎn)、人員、議程，并落實(shí)我方人員、地點(diǎn)擬定meeting agenda, ppt 修改（中英文標(biāo)準(zhǔn)版、及業(yè)務(wù)回顧） 發(fā)會(huì)議通知，并落實(shí)參會(huì)人員會(huì)前準(zhǔn)備工作 會(huì)中服務(wù) 會(huì)中達(dá)成共識(shí)的跟蹤反饋 結(jié)束 注意事項(xiàng)：l 綜合考慮各種因素，選擇合適的會(huì)面地點(diǎn)、預(yù)定會(huì)議室；l 注意準(zhǔn)備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；l 會(huì)前與對(duì)方溝通是否需準(zhǔn)備翻譯，如需要，提前確認(rèn)；l 根據(jù)來(lái)訪(fǎng)公司的習(xí)慣

34、及來(lái)訪(fǎng)者的級(jí)別準(zhǔn)備禮物；l 在與來(lái)訪(fǎng)公司溝通中確認(rèn)是否需安排車(chē)輛接送，如需要注意把握接送時(shí)間，并通知對(duì)方確切的會(huì)面時(shí)間及地點(diǎn)；l 考慮是否需要在會(huì)面時(shí)錄音或拍照，并提前準(zhǔn)備；l 如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫(xiě)參觀申請(qǐng)，安排參觀陪同人；l 會(huì)前給總經(jīng)理提供相關(guān)背景材料，如需要請(qǐng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理溝通洽談事宜；l 在會(huì)前擬制meeting agenda（見(jiàn)模版）l 在制作ppt時(shí)根據(jù)各部門(mén)情況、來(lái)訪(fǎng)者的需求酌情修改添加內(nèi)容，注意內(nèi)容的及時(shí)更新，并根據(jù)來(lái)訪(fǎng)者需求制作中/英文；-初次會(huì)面ppt應(yīng)包括：聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹；-再次會(huì)面應(yīng)注意：有針對(duì)性的業(yè)務(wù)回顧（可請(qǐng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)提供資

35、料）。l 幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片，并提醒會(huì)面時(shí)攜帶；l 提前30分鐘進(jìn)行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對(duì)待客人謙和有禮的態(tài)度；l 提醒總經(jīng)理參會(huì)，在gm同意后陪同參會(huì)，參會(huì)中協(xié)助放映ppt，并關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變，靈活處理各種情況； l 會(huì)面結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪同送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備；l 總經(jīng)理參加的外部會(huì)面總經(jīng)理參加其他部門(mén)組織、主持的會(huì)面，秘書(shū)的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。但應(yīng)從較專(zhuān)業(yè)的角度協(xié)助安排。并關(guān)注以下幾點(diǎn)：開(kāi)始征詢(xún)gm是否參會(huì)婉拒并請(qǐng)對(duì)方改請(qǐng)接到參會(huì)邀請(qǐng) n y回復(fù)對(duì)方參會(huì)，并寫(xiě)入日程表關(guān)注對(duì)方會(huì)議組織情況，并適時(shí)提出建議在會(huì)面前給gm提供背景材料提

36、醒gm參會(huì)總經(jīng)理參會(huì)結(jié)束注意事項(xiàng)：l 會(huì)前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料；l 會(huì)前了解會(huì)議的具體地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū)，請(qǐng)注意把握出發(fā)參會(huì)時(shí)間；l 對(duì)會(huì)中決議，總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的，及時(shí)跟進(jìn)并反饋；外部會(huì)面會(huì)議備忘模版 guest meeting tableguests company: amdguests name and positionlegends participant and positionmr. hector de j. ruiz coomr. raymond leev.p of asia sales & marketingmr. kelvin kwoksales director

37、of asiamr. thomson chanmarketing director of asiamr. perry chancountry manager of chinamr. jack leeassistant sales managermr. vice president of legend computer system general manager of desktop business divisionmr. vice president of legend computer system general manager of notebook business divisio

38、nmr. general manager of material management division of dtbmiss. manager of material management division of dtbmr. interpreterappointed time period: 15:00 pm-16:00 pm, june 2, 2000venue : phoenix hall at erbiao building of legend computer systems limitedmeeting agenda: 15:00-15:05 introduction 15:05

39、-15:10 amd introduction (mr. perry chan) 15:10-15:30 amd update ( mr. raymond lee) 15:30-15:45 legend update (mr. ) 15:45-16:00 discussion about cooperation between amd and legend四、媒體采訪(fǎng) 時(shí)序總經(jīng)理總經(jīng)理秘書(shū)品牌市場(chǎng)部y開(kāi)始接到采訪(fǎng)申請(qǐng)品推安排?整理品推提供的采訪(fǎng)提綱nn轉(zhuǎn)交品推處理y安排總經(jīng)理采訪(fǎng)？征求總經(jīng)理意見(jiàn)接受采訪(fǎng)結(jié)束接受采訪(fǎng)？結(jié)束采訪(fǎng)前一天采訪(fǎng)前一星期提醒總經(jīng)理著裝了解記者需求，為記者提供相關(guān)資料y修改

40、審閱配合品推整理采訪(fǎng)問(wèn)題答案n根據(jù)日程進(jìn)行安排落實(shí)品推陪同人員及記者的聯(lián)系方式ny結(jié)束通知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，落實(shí)播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)間總經(jīng)理接受采訪(fǎng)檢查設(shè)備準(zhǔn)備電話(huà)設(shè)備采訪(fǎng)結(jié)束采訪(fǎng)前20分鐘提醒總經(jīng)理出發(fā)與品推陪同人聯(lián)系，再次落實(shí)時(shí)間檢查采訪(fǎng)場(chǎng)地y定車(chē)接待記者預(yù)定會(huì)議室ny電話(huà)采訪(fǎng)？采訪(fǎng)在公司？n媒體采訪(fǎng)流程說(shuō)明：1、接受采訪(fǎng)l 聯(lián)想電腦公司的采訪(fǎng)由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團(tuán)采訪(fǎng)由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排；除此之外的采訪(fǎng)需求必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理； 對(duì)直接聯(lián)系的記者要特別禮貌，要向?qū)Ψ秸f(shuō)明公司采訪(fǎng)規(guī)定，請(qǐng)對(duì)方理解；應(yīng)記下記者的聯(lián)系方式，必要時(shí)可幫助對(duì)方聯(lián)系品推接口人；l 從品推得到采訪(fǎng)提綱；l 將整理好的

41、采訪(fǎng)提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征求總經(jīng)理意見(jiàn)；l 對(duì)總經(jīng)理接受的采訪(fǎng)可根據(jù)日程進(jìn)行安排，適合安排在一起的采訪(fǎng)盡量安排在一起；對(duì)總經(jīng)理不接受的采訪(fǎng)經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪(fǎng)，必要時(shí)可幫助品推人員進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。2、采訪(fǎng)準(zhǔn)備（采訪(fǎng)前一周）l 落實(shí)品推采訪(fǎng)陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時(shí)可進(jìn)行聯(lián)系；l 配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪(fǎng)問(wèn)題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時(shí)修改；對(duì)于常見(jiàn)問(wèn)題的回答應(yīng)該有所備份并及時(shí)更新；l 了解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備：對(duì)于需要攝像或拍照的采訪(fǎng)對(duì)光線(xiàn)和電源會(huì)有要求，在預(yù)定采訪(fǎng)場(chǎng)地時(shí)應(yīng)該注意；有些記者會(huì)要求得到公司、部門(mén)簡(jiǎn)介或總經(jīng)理的簡(jiǎn)歷和照片，可事先為記者提供；對(duì)

42、公司簡(jiǎn)介、部門(mén)介紹、總經(jīng)理簡(jiǎn)歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版；3、采訪(fǎng)準(zhǔn)備（采訪(fǎng)前一天）l 幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪(fǎng)提綱和問(wèn)題答案；l 對(duì)于需要攝像或拍照的采訪(fǎng)注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；l 如果是電話(huà)采訪(fǎng)要向行政后勤部通訊處事先借好電話(huà)會(huì)議設(shè)備；如果采訪(fǎng)在公司外進(jìn)行要事先定車(chē)； 如果采訪(fǎng)在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會(huì)議室，并根據(jù)采訪(fǎng)需要注意采光電源；4、采訪(fǎng)當(dāng)天l 采訪(fǎng)前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實(shí)采訪(fǎng)時(shí)間；l 如果是電話(huà)采訪(fǎng)需要檢查會(huì)議設(shè)備；到采訪(fǎng)時(shí)間后接入記者打來(lái)的電話(huà)或幫助總經(jīng)理?yè)芡ㄓ浾唠娫?huà)；l 如果采訪(fǎng)在公司外應(yīng)該及時(shí)提醒總經(jīng)理出發(fā)；l 如果采訪(fǎng)在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪(fǎng)場(chǎng)地； 如果采訪(fǎng)在公司內(nèi)

43、，記者到后應(yīng)由秘書(shū)先行接待，了解場(chǎng)地是否合適，對(duì)方是否需要其它背景資料； 安排停當(dāng)后請(qǐng)總經(jīng)理出面接受采訪(fǎng)；送記者離開(kāi)，并了解播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)間；5、采訪(fǎng)結(jié)束l 與記者溝通，及時(shí)了解播出或見(jiàn)報(bào)的確切時(shí)間；l 通知總經(jīng)理收看，或收集采訪(fǎng)報(bào)紙呈送總經(jīng)理；必要時(shí)可通知公司全體或部門(mén)員工收看。注意事項(xiàng)： 對(duì)記者的界面要非常友好。五、大型活動(dòng)（一） 陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng)： 部門(mén)時(shí)序總經(jīng)理秘書(shū)總經(jīng)理預(yù)定車(chē)輛安排日程y征求總經(jīng)理意見(jiàn)了解活動(dòng)議程n活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前一天接受活動(dòng)邀請(qǐng)結(jié)束整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理?yè)躐{帶好活動(dòng)議程、名片等資料提醒總經(jīng)理應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)始陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng)流

44、程說(shuō)明：1、 接受活動(dòng)邀請(qǐng)l 得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢(xún)總經(jīng)理意見(jiàn)；l 對(duì)于總經(jīng)理同意參加的活動(dòng)事先安排日程；2、 活動(dòng)前一天的準(zhǔn)備工作l 做好準(zhǔn)備工作，如預(yù)定車(chē)輛等；l 提醒總經(jīng)理應(yīng)該參與活動(dòng)的那幾項(xiàng)；3、 活動(dòng)當(dāng)天l 著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；l 帶好活動(dòng)議程、名片等資料；l 活動(dòng)中關(guān)注總經(jīng)理的需要，注意保持在總經(jīng)理的視線(xiàn)內(nèi)，在必要時(shí)為總經(jīng)理?yè)躐{；4、 活動(dòng)后l 整理業(yè)務(wù)資料和名片。（二）參與支持的大型活動(dòng)： 部門(mén)時(shí)序總經(jīng)理秘書(shū)總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見(jiàn)總經(jīng)理審閱y活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前三星期接受活動(dòng)邀請(qǐng)根據(jù)總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話(huà)稿整理業(yè)務(wù)資料和名

45、片配合演示ppt，做好錄音帶好活動(dòng)議程、名片等資料參加分工演練n修改協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備發(fā)言稿、ppt、主持詞等安排日程ny了解活動(dòng)議程開(kāi)始參與支持的大型活動(dòng)流程說(shuō)明：1、 接受活動(dòng)邀請(qǐng)l 得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢(xún)總經(jīng)理的意見(jiàn)；l 如果總經(jīng)理同意參加活動(dòng)，安排好日程；2、 活動(dòng)前三星期l 參加分工會(huì)，明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化落實(shí)； 如果講話(huà)稿、ppt是由秘書(shū)準(zhǔn)備的，要給自己留出修改時(shí)間；l 幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備ppt、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審閱后修改定稿；定稿的ppt和發(fā)言稿要交給會(huì)議組織者；l 參加彩排；對(duì)重大活動(dòng)中需要配合演示的ppt一定要反復(fù)演練；3、 活動(dòng)當(dāng)天l 參加外部活動(dòng)時(shí)，秘書(shū)應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；l 帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤(pán)、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤(rùn)喉片等；l 活動(dòng)中配合演示ppt，做好錄音；l 活動(dòng)中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動(dòng)期間要保持在總經(jīng)理的視線(xiàn)之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求的同時(shí)也