小公司采購流程與管理制度

1、小公司采購流程與管理制度小公司選購流程及管理制度為了進步公司選購效率，明確崗位職責，有效降底選購本錢，滿足公司對優(yōu)質資源的需求，進一步標準物質選購流程，加強與各部門間的協(xié)作，特制訂本制度。第1項申購程序申購的定義。申購是指某人或者某部門依據公司經營活動需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。一、申購單提報規(guī)定。1.申購單應根據要素填寫完好，清楚，由公司總經理審核批準后報選購部門。2.申購單的更改和補充應重新填寫并由公司總經理簽字。二、申購單接收規(guī)定。詳細負責選購的部門就以下事項對申購單進展審核。1應檢查申購單的填寫是否根據規(guī)定填寫完好，清楚，檢查申購單是

2、否經過公司領導審批。2接收申購單時應遵循無方案不選購，名稱規(guī)格等不完好不清楚不選購，庫存已超儲積壓的物資不選購的原那么。3通知倉庫管理人員核查申購物資是否有庫存。4對于不符合規(guī)定和撤銷的申購單物資應準時通知申購部門。三、申購單分發(fā)規(guī)定。1對于選購應根據人員分工和崗位職責進展分工處理。審批人與選購人應職責分別。2 對于緊急申購工程應優(yōu)先處理。3 無法于申購部門需求日期辦妥的應通知申購部門。4 重要工程的選購前應征求公司相關領導的建議。四、選購周期的規(guī)定。1詢好價后在本市區(qū)選購的物資及產品的選購周期不應超過 3 天。2 詢好價后非本市區(qū)選購的物資及產品的選購周期不應超過7 天。3選購部如未能按時完

3、成選購任務時應向公司領導說明相關緣由。4遇到緊急選購應匯報公司領導實行快速優(yōu)先選購的策略。五、對于已簽訂合同的供給商，分次選購需就每次選購的數(shù)量、金額、發(fā)貨時間等事項，與供給商進展書面或郵件確認。未簽訂合同的供給商按本制度第三章供給商的選擇及合同簽訂執(zhí)行。六、屬于一樣類型或屬性近似的產品應當整理歸類集中選購。對于緊急申購工程應優(yōu)先處理。1.集中選購：但凡有一樣類型，共同性的材料采納集中方案選購。選購前，申購部門按方案申請。選購部門集中辦理選購。2.緊急選購：緊急選購的物料總金額在 5000 元以下含 5000 元的，書面報請公司工程分管領導批準。選購的物料總金額在5000 元以上 20000元

4、含 20000元以下的，需報請公司總經理書面批準。第 2 章供給商的選擇及合同簽訂對第一次合作的供給商，需進展資質考核、詢價、比價。詢價、比價由總經理負責，并報備董事長。一、選購部門應對供給商資質進展考核，考核的方面包括但不限于以下內容：1供給商應具備肯定的資質和實力，具有進步或完成我公司所需物資和工程的力量，產品質量符合我司需求。2供給商財務流程健全，能供應正規(guī)的發(fā)票。3查詢供給商是否有征信不良記錄，對銷售給我們的商品是否在其法定營業(yè)范圍內，近期是否出現(xiàn)重大違法事項。4重要工程應通過肯定的方法對于目的單位的實力、資質進展驗證和審查，并通過進展實地考察，理解供給商的各方面實力，以確保其能進展穩(wěn)

5、定的合作。二、初步挑選后，有針對性的就幾家供給商進展詢價。1.應仔細批閱申購單的品名，規(guī)格，數(shù)量，理解技術要求，遇到問題應準時與申購部門溝通。2.全部選購工程必需向生產廠家或效勞商挺直詢價，原那么上不通過其代理或各種中介機構詢價。3在詢價時遇到特別狀況應書面報請公司領導批示。三、對詢價結果進展比照、議價。1對供給商的供給力量，交貨時間及產品或效勞質量進展確認。2對于合格供給商的價格程度進展市場分析、比對，挑選價格最低，所報價的綜合條件更加突出的廠商。3參考目的或抱負價格與各供給商進展價格及條件的進一步會談。4比價，議價結果經公司領導審核，并報備至董事長。第 3 項合同的簽定及規(guī)定合同的簽訂及其

6、規(guī)定。合同是當事人或當事雙方之間設立，變更，終止民事關系的協(xié)議，依法成立的合同，受法律愛護，廣義合同指全部法律部門中確定權利，義務關系的協(xié)議。一、合同正文應包含的要素1合同名稱，合同編號，簽訂地點。2選購物品名稱，規(guī)格，數(shù)量，單價，總價及合同總額。3.包裝要求：重量，尺寸，規(guī)格，包裝材料等等。4.合同總額應含稅，含運達公司的總價，特別狀況應說明。5質量要求及標準。6要求交貨日期。7付款方式。8違約責任和解決糾紛的方法。9雙方公司信息。二、合同簽訂及其規(guī)定。1如涉及到技術問題及公司機密的留意保密責任。2質保期肯定要明確從什么時候開頭并應盡量要求廠商延長產品的質保期。3具體商定發(fā)票的供應時間及要求

7、。4針對不同的合同商定不同的付款方式。5 違約責任肯定要具體詳細，要經公司法律參謀審核。6合同審查后應由公司領導簽字加蓋合同公章方可生效。7合同以傳真或其它形式供應給供給商后，要求供給商簽字加蓋公司合同專用章回傳。第 4 項付款及合同執(zhí)行一、付款按以下規(guī)定執(zhí)行1財務部向倉庫確認貨物收到、質檢合格前方可申請付款。2根據合同商定，到達付款條件的貨款進展付款操作。3填寫費用報銷單，該單由財務負責人、總經理審批簽字完畢后提交財務部。二、合同執(zhí)行與跟進1已簽訂合同、訂單由申購部門負責跟進，總經理進展監(jiān)視，如出現(xiàn)問題申購部門應準時提出建議或補救措施，并準時通知公司領導。2已簽訂的合同在執(zhí)行期間應準時把握合作單位對合同義務和責任的履行狀況，跟蹤并催促其保質保量按時履行。3.合同在履行期間應根據雙方商定嚴格執(zhí)行，如遇未盡事宜應準時協(xié)商并簽訂補充合同。第5