采購管理辦法

1、采購管理辦法選購管理方法一、目的為加強選購方案管理，標準選購流程，明確相關(guān)職責，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動所需物品的正常持續(xù)供給，降低選購本錢，特制定本制度，請各部門及科室遵照執(zhí)行。二、適用范圍本方法適用于創(chuàng)維集團科技園管理有限公司，各部門及科室對外選購物料、效勞和工程等，詳細包含范圍如下：(一)物料類：膳食科全部食材、非食材類、工程部全部日常修理材料、辦公用品、服裝被褥、家具家私、家電、機電設(shè)備、電氣設(shè)備、交通工具、環(huán)保設(shè)備、影音多媒體設(shè)備、工程機械、監(jiān)控設(shè)備、通訊設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計算機軟硬件設(shè)備、建筑材料、裝飾材料、消防設(shè)備、辦公設(shè)備、其他設(shè)備等物料；(二)效勞類：指軟件開發(fā)、修理、維保、保險、

2、商業(yè)租賃、設(shè)計、物業(yè)管理、旅游、體檢、設(shè)備設(shè)施清洗等；(三)工程類：指建筑物和構(gòu)筑物的新建、改建、擴建、裝修、撤除、修繕、建筑工程、裝修工程、暖通工程、電氣工程、機電設(shè)備安裝工程、給排水工程、路燈工程、環(huán)保工程、園林綠化工程、綜合布線、機房建立、智能化工程、消防安裝工程、信息化工程等。三、選購職責(一)需求部門職責1.各部門依據(jù)業(yè)務(wù)需要提交請購單，物業(yè)運營部和工程部于每月初估計下月的常規(guī)選購需求，提交至招標辦，統(tǒng)一支配招標選購；2.各部門負責人需對本部門選購物料及效勞的合理性、數(shù)量的真實性進展把關(guān)；3.對選購物料進展驗收，協(xié)同選購部由后勤效勞部-綜合科擔當進展退換貨。(二)選購部職責1.統(tǒng)計各

3、業(yè)務(wù)部門選購需求；2.對食堂原材料和工程五金材料的選購對接招標辦進展選購下單，對公開招標及單一來源議價以外的日常選購，聯(lián)絡(luò)至少三家供給商報價；3.詢價、比價及議價，確定合理最低價，簽訂選購合同或下達選購訂單，并施行選購；4.交貨進度的掌握，選購物料的配給，選購物料品質(zhì)和數(shù)量異樣的處理及后續(xù)退換貨跟進；5.選購合同、發(fā)票及相關(guān)附件的整理歸檔及保管，選購本錢費用的報銷，及后續(xù)對賬；6.設(shè)定物料分類及編碼規(guī)章，建立供給商資料與選購價格記錄，定期更新常用工程物料清單，并實時共享至需求部門和財務(wù)部。(三)財務(wù)部職責1.審核請購單，把控整體本錢費用的開支狀況；2.審核后續(xù)報銷，及結(jié)算工作。四、選購分類(一

4、)公開招標類1.膳食科原材料選購：蔬菜瓜果家禽類、干貨調(diào)料蛋品類、水產(chǎn)品類、鮮肉類、凍品類、大米共計六大類；2.貨物、效勞選購：各科室單項總價或同一工程、同一類別年度內(nèi)累計超過2萬元；3.工程物料選購：各科室單項總價或同一工程、同一類別年度內(nèi)累計超過5萬元。(二)單一來源議價類1.膳食科對選購金額較小，市場價格波動不大的商品見下表；序號品類選購金額備注1 鮮豆制品類每月選購金額不超4萬元招標條件無法界定2 水餃類每月選購金額不超1萬元經(jīng)銷商直供3 餅類每批選購金額不超過1萬元經(jīng)銷商直供4 醬油味精每批選購金額不超過1.5萬元經(jīng)銷商直供5 食用鹽每批選購金額不超過1.5萬元政府指定6 啤酒、飲料

5、類依據(jù)售賣狀況定麥德龍商場訂購2.選購金額到達公開招標的額度，但因技術(shù)冗雜、有特別要求或受自然環(huán)境限制，只有一家投標人可供選擇。(三)應(yīng)急選購類因水電搶險、活動施行、設(shè)備維護運行、意外大事等急需選購物料或效勞。(四)其他選購類1.因日常生產(chǎn)經(jīng)營需要選購的日常物料或效勞，金額未到達公開招標選購額度的非應(yīng)急選購；2.非工業(yè)園工程因不便于統(tǒng)一選購統(tǒng)一配送，日常工程物料和辦公用品等，月度選購金額1萬元的選購無需進展公開招標，可參照“其他選購類流程，就近選購。五、選購流程(一)公開招標類1. 膳食料1 膳食科下單責任人依據(jù)庫存、實際需求和供給商送貨周期，在“創(chuàng)維集團食堂訂收貨管理系統(tǒng)內(nèi)提交請購單，經(jīng)科室

6、負責人審批后提交；2 日常原材料：蔬菜瓜果、干貨調(diào)料、鮮肉、水產(chǎn)品、蛋品類、鮮豆制品類須在前日16:30前在“創(chuàng)維集團食堂訂收貨管理系統(tǒng)內(nèi)提交請購單并審批完成；3 選購批次少、批量大等商品要提早下單，見下表：品名提早下單天數(shù)備注面粉 2天 在“創(chuàng)維集團食堂訂收貨管理系統(tǒng)內(nèi)提交請購單并審批完成。水餃 2天 餅類 5天 大米 3天 醬油、味精 5天 牛奶、飲品類5天 凍品 3天 食用油 10天 食用鹽7天 4 需求科室提交請購單至招標辦進展統(tǒng)一招標，選購員對接簽訂選購合同，并嚴格對比“商品庫及審批的每類商品中標供給商的中標價、到貨日期等具體要求制作食堂原材料選購訂單，交綜合科負責人審批后，以郵件方

7、式將食堂原材料選購訂單交給供給商并以回傳方式確認。 2. 物業(yè)運營部和工程部1 常用工程物料選購，需求部門或科室根據(jù)常用工程物料清單填列請購單，其中“物料/效勞名稱、“規(guī)格型號及“單價等務(wù)必填列清晰，如需選購常用工程物料清單以外的物料或效勞，由需求部門聯(lián)絡(luò)選購員獲得相關(guān)報價后填列，經(jīng)部門負責人、財務(wù)部、總經(jīng)理審批后交選購員；2需求部門或科室提交請購單至招標辦統(tǒng)一招標，選購員簽訂選購合同或下選購訂單，并根據(jù)招標小組成員簽字的投標報價單制作×月份訂購單交綜合科負責人審批后，以郵件方式將訂購單交給供給商并以回傳方式確認。選購員依據(jù)最新的選購報價更新常用工程物料清單，并共享至需求部門及財務(wù)部

8、。(二)單一來源議價類1.選購員依據(jù)需求部門提交的請購單，搜集供給商報價；2.由招標小組、綜合科負責人和需求部門負責人共同與供給商代表議價，獲得最終報價簽字，并依據(jù)最終價格按流程進展后續(xù)選購工作。(三)應(yīng)急選購類1.需求部門或科室負責人電話或其他方式請示領(lǐng)導(dǎo)同意，預(yù)算范圍內(nèi)金額1萬元或預(yù)算外需請示總經(jīng)理，其他請示部門負責人即可；2.前期有招標報價的，需求部門可第一時間通知選購員進展緊急選購，前期無招標報價的，由需求部門理解所需物料的市場價格后自行選購，確保選購價格為合理最低價，事后補簽請購單，并由需求部門提單報銷。(四)其他選購類1.其他常規(guī)選購，選購員依據(jù)需求部門或科室提交的請購單，獲得三家

9、供給商的最終報價，嚴格根據(jù)單品低價中標原那么制作×月份訂購單，交綜合科負責人審批同意后，以郵件方式將訂購單交給供給商并以回傳方式確認；2.非工業(yè)園工程選購日常工程物料和辦公用品，由選購部負責就近供給商詢價，業(yè)務(wù)部門依據(jù)詢價結(jié)果進展選購及提單報銷。3.膳食科新品開發(fā)1新品定義：過去從未用法過的產(chǎn)品或正在用法產(chǎn)品停產(chǎn)需找替代品含品牌、規(guī)格、包裝等有改變的商品。2新品需求：膳食科依據(jù)需求填寫增加新品申請表，經(jīng)膳食科負責人審批后交于綜合科選購員，選購員依據(jù)審批結(jié)果，在“創(chuàng)維集團食堂訂收貨管理系統(tǒng)建立新商品編碼，并將更新狀況準時通知膳食科、財務(wù)科。3新品資料：選購員依據(jù)增加新品申請表，負責查找

10、新品及相關(guān)供給商，并搜集其資質(zhì)材料、產(chǎn)品資料含說明、規(guī)格、報價、包裝、法律法規(guī)規(guī)定所需的單證等、新品驗收方法、驗收標準和樣品等。4新品價格確定：能在下月招標選購的放到招標報價單中一起報價，月中增加新品的需有選購員進展市場理解，最終找中標供給商報價，由招標小組共同確認價格。六、驗收及退換貨(一)原那么上選購的物料由需求部門驗收，如因特別狀況可由選購部先代為驗收，轉(zhuǎn)運至需求部門時再由需求部門驗收；(二)對質(zhì)量有問題或不符合選購需求的物料，需進展退換貨的由選購員對接后續(xù)的退換貨操作，需求部門協(xié)作進展。七、費用報銷及供給商管理(一)選購?fù)戤吅?，選購員獲得合同、發(fā)票、費用分攤明細等相關(guān)附件，準時在費用報

11、銷系統(tǒng)提單分攤報銷至各需求部門或科室；(二)需求部門和各相關(guān)部門需把中標單位售后效勞信息準時反應(yīng)至選購部，由選購部對中標單位效勞狀況做全面的記錄并建立供給商誠信資質(zhì)檔案；(三)對不符合要求的供給商需準時從供給商庫剔除，后續(xù)不得進入選購招標單位范圍。八、選購物料編碼規(guī)章：選購的膳食原材料及常用工程物料須進展分類，并予編碼，且商品編碼必需唯一，不行更改。(一)膳食原材料編碼用一個大寫英文字母加四位阿拉伯數(shù)字表示，如a0001，其中大寫英文字母代表商品類，數(shù)字0001代表商品序號，綜合科選購員負責“創(chuàng)維集團食堂訂收貨管理系統(tǒng)商品庫內(nèi)商品的新增、停用等。各商品類別編碼如下：序號類別類別碼內(nèi)容1 蔬菜瓜

12、果家禽 a 含葉菜、瓜菜、水果、新奇家禽及其附屬產(chǎn)品2 干貨調(diào)料 b 含干貨、調(diào)料、包裝調(diào)味品、花生米、腐竹、白糖、米粉、玉米粉、粉條、臘菜、發(fā)酵的蔬菜3 水產(chǎn) c 含魚、蝦、蟹等淡水和海產(chǎn)品等及其副產(chǎn)品4 鮮肉 d 含豬、牛、狗、羊鮮肉及其副產(chǎn)品5 凍品 e 含豬、牛、狗、羊凍肉、凍魚及其副產(chǎn)品和除雞翅、雞腿的家禽凍品6 鮮豆制品 f 含鮮豆腐制品、河粉、面條等制品7 速凍食品g 含速凍水餃、湯圓、包點、糕點8 大米面粉h 含大中包裝大米、面粉9 食用油i 含大、中、包裹裝烹調(diào)油、調(diào)和油、大豆油、花生油10 醬油味精j 含包裝醬油、味精11 食用鹽k 含包裝食鹽12 凍雞腿、凍雞翅l 含包裝

13、凍雞腿雞翅13 蛋品m 含包裝雞蛋、鴨蛋、皮蛋、咸蛋14 挺直售賣食品n 含包裝牛奶、飲料、啤酒、白酒、紅酒及休閑食品(二)常用工程物料編碼用二個大寫英文字母加4個阿拉數(shù)字表示，如ga0001，其中英文字母g代表工程物料，英文字母a代表商品類別，數(shù)字0001代表商品序號。序號類別類別碼內(nèi)容1 鎖類 a 含各類鎖、鎖舌、鎖芯、合頁等2 勞保材料 b 含手套、鞋、雨衣、洗衣粉、電焊配件、平安帽等3 電氣五金 c 含各種開關(guān)、燈管、鎮(zhèn)流器、電源線、延時器、溝通接觸器、電表、電容、風扇電機、插座面板、排氣扇等4 給排水、管材 d 含給水管彎頭、外牙挺直、給水管三通、法蘭片、球閥、閘閥、底盒等5 衛(wèi)浴五

14、金 e 含花灑頭、水龍頭、排水軟管、馬桶、混水閥等6 消防材料 f 含消防疏散指示燈、滅火器、消防警鈴、滅火器箱、防毒面具、消火栓等7 工具g含大號膠錘、壓力表、補漏王、氬氧焊槍咀、真空疏通器、瓷磚切割機、數(shù)字電筆、沖擊鉆頭、管鉗、扳手等8 機械五金h 含皮帶、水封、軸承、氣閥、水泵葉輪、液位掌握器等9 建筑五金i 含油漆、混凝土、水泥、砂子、泡沫磚、鐵絲等10 配件及幫助材料j 含除銹劑、碳刷、膠塞、泡沫膠、乙炔、自攻螺絲等11 藥品k 含氯化鋁、聚丙烯酰胺、四硼酸鈉硼砂等12 辦公用品o 含電腦、u盤、打印機、白板筆等13 交通工具q 含自行車等14 網(wǎng)絡(luò)材料w 含路由器、交換機、網(wǎng)絡(luò)面板插口、光纖收發(fā)器、網(wǎng)線測試儀、網(wǎng)卡、水晶頭等九、附件：附件1：選購流程圖附件2：常用工程物料清單附件3：請購單附件1：選購流程圖公司