舟山職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案綜合管理實(shí)施辦法

1、舟山職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案綜合管理實(shí)施辦法第一章 總則第一條 為了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、 現(xiàn)代化、切實(shí)有效地保護(hù)和利用各種檔案，使檔案更好地為學(xué)校的教育教學(xué)服 務(wù)。根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法和有關(guān)法律、法規(guī)、結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際， 特制定本辦法。第二條 學(xué)校檔案是指學(xué)校在教育教學(xué)活動(dòng)中形成的，記載和反映學(xué)校基 本歷史面貌的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)和學(xué)校有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、 實(shí)物、電子等不同形式的歷史記錄。本校檔案分為文書檔案、教學(xué)檔案、科技 檔案、會(huì)計(jì)檔案和特種載體檔案五大門類。第三條本校檔案工作實(shí)行塊條領(lǐng)導(dǎo)管理體制，學(xué)校綜合檔案室管理全校 檔案，本校的檔案工作在業(yè)

2、務(wù)上同時(shí)接受市教育局和市檔案局的監(jiān)督和指導(dǎo)。第四條檔案工作是本校工作的有機(jī)組成部分，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和教職員工都必 須予以高度重視，自覺地將檔案列入各項(xiàng)工作計(jì)劃，列入各自職責(zé)范圍和崗位 目標(biāo)責(zé)任制。第二章檔案工作機(jī)構(gòu)及職責(zé)第五條 本校檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理”的原則，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化 管理。本校檔案工作由校長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)，校務(wù)辦公室具體負(fù)責(zé)，設(shè)專職檔案員一 名，有關(guān)業(yè)務(wù)處室設(shè)兼職檔案員，綜合檔案室主任由辦公室主任兼任。第六條綜合檔案室的主要職責(zé)是：（一）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和方針、政策，建立、健全檔案工 作各項(xiàng)規(guī)章制度；（二）指導(dǎo)本校文件資料的形成、積累和歸檔工作；（三）統(tǒng)一管理本校的檔案，為學(xué)

3、校教育教學(xué)工作服務(wù)，為社會(huì)各界和校 友提供有效利用；（四）按照國(guó)家和有關(guān)專業(yè)主管部門的規(guī)定，向有關(guān)檔案館移交檔案；（五）辦理其它有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。第三章 文件材料的形成與歸檔第七條 本校檔案堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理原則，各處室及個(gè)人在所從事的工作 活動(dòng)中形成的文件材料，辦理完畢后，必須按照規(guī)定，送綜合檔案室歸檔，任 何部門和個(gè)人不得以任何理由將應(yīng)歸檔的文件材料據(jù)為已有或拒絕歸檔。第八條 文件材料的歸檔內(nèi)容一、文件材料的歸檔范圍：（一）文書檔案歸檔范圍及保管期限（見附件）（二）教學(xué)檔案的歸檔范圍及保管期限（見附件）（三）科技 （基建、設(shè)備 ）檔案的歸檔范圍及保管期限 （見附件 ）（四）會(huì)計(jì)檔案的歸檔范

4、圍及保管期限（見附件）（五）特種載體檔案的歸檔范圍及保管期限（見附件）（六）文件材料的不歸檔范圍（見附件）二、文件材料歸檔的質(zhì)量要求 文件材料歸檔質(zhì)量總的要求：遵循文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之 間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到：文書檔案1、歸檔文件按年度、保管期限等主要特征分類歸檔。2、歸檔文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)應(yīng)齊全完整。3、在歸檔的文件材料中， 應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件和附件、 正本與定稿、正文與文書處理單、來文與復(fù)文、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、多種文字形成的同一文 件，分別放在一起，不得分開；文電應(yīng)合一歸檔。4、密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即復(fù)文在前

5、，來文在后；正文 在前，附件在后；正本在前，定稿在后；重要法規(guī)文件的歷次稿依次排列在定 稿之后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5、不同年度的文件一般不得放在一起，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文 年歸檔，沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年歸檔，跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年歸檔； 跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年歸檔，跨年度的會(huì)議文件放在開幕年歸檔其 他文件材料應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6、歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料均應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。7、文件材料按排列順序依次編寫頁(yè)號(hào)或件號(hào)，裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文 字的每頁(yè)材料正面右上角、背面的左上角填寫頁(yè)號(hào)，不裝訂的案卷應(yīng)在每份文 件材料的右上角

6、加蓋檔號(hào)章，并逐件編件號(hào)。8、有關(guān)文件材料的情況說明，應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，若無情況說明，應(yīng) 將整理人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)，備考表置于保管單位的最后。9、文件材料應(yīng)去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)裱糊，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù) 制并與原件一并整理，案卷應(yīng)采用三孔一線的方法裝訂；不裝訂的案卷，文件 應(yīng)逐件用細(xì)線裝訂。10、2001年起文書檔案整理按歸檔文件整理規(guī)則執(zhí)行。教學(xué)檔案：1、教學(xué)檔案按學(xué)年度、問題、保管期限等主要特征分類歸檔。2、教學(xué)檔案文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)應(yīng)齊全完整。3、歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料均應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。4、文件材料按排列順序依次編寫頁(yè)號(hào)，

7、裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每 頁(yè)材料正面右上角、背面的左上角填寫頁(yè)號(hào)。5、有關(guān)文件材料的情況說明，應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，若無情況說明，應(yīng) 將整理人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)，備考表置于保管單位的最后。6、文件材料應(yīng)去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)裱糊，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù) 制并與原件一并整理，案卷應(yīng)采用三孔一線的方法裝訂?？萍紮n案按科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求執(zhí)行，具體按基建工程項(xiàng)目、設(shè) 備的種類或型號(hào)、教科研類別組卷。基建檔案按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、 工程設(shè)計(jì)、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列；設(shè)備檔案按設(shè)備依據(jù) 性材料、外購(gòu)設(shè)備開箱驗(yàn)收、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備維護(hù)

8、等排列； 教科研檔案依據(jù)類別、項(xiàng)目申報(bào)、實(shí)施到結(jié)題整套材料排列。會(huì)計(jì)檔案按會(huì)計(jì)檔案管理辦法執(zhí)行，具體按會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)帳簿類、財(cái)務(wù)報(bào) 告類、其它類等不同形式歸檔整理立卷。特種載體檔案聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案應(yīng)用文字標(biāo)出攝像、錄音、刻寫、反映的 對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。具體按浙江省照片檔案管理規(guī)范實(shí) 施細(xì)則、磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范、電子文件歸檔與電子檔案管 理辦法（報(bào)批稿）執(zhí)行。三、歸檔時(shí)間文書檔案于次年 6 月底前完成立卷歸檔教學(xué)檔案于次年 10 月底前完成立卷歸檔。基建檔案在工程竣工驗(yàn)收三個(gè)月內(nèi)向綜合檔案室移交。設(shè)備檔案在設(shè)備開箱驗(yàn)收完畢或調(diào)試完成后及時(shí)歸檔。會(huì)計(jì)檔案可暫

9、由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，即會(huì)計(jì)材料形成的第三年初向綜合檔 案室移交。聲像檔案、實(shí)物檔案可隨時(shí)歸檔。電子檔案對(duì)電子文件進(jìn)行備份刻錄后及時(shí)歸檔。第九條 各部門經(jīng)辦人員向檔案室移交檔案時(shí)，交接雙方根據(jù)移交目錄清 點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。第四章 檔案管理第十條 根據(jù)本校實(shí)際情況，結(jié)合形勢(shì)發(fā)展要求，制訂并完善統(tǒng)一的分類 方案，建立、健全檔案保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)管理制度。第十一條 切實(shí)執(zhí)行檔案庫(kù)房管理制度、保管條件符合規(guī)定要求。一、有專用檔案庫(kù)房裝具，做到庫(kù)房、辦公室、閱覽室三分開。二、庫(kù)房配有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè) 施，確保檔案的安全。三、存放檔案分門別類，科學(xué)編號(hào)，合

10、理排列。四、定期每半年檢查一次室藏檔案，核對(duì)清理，做到帳物相符對(duì)破損或載 體變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。五、建立全宗卷，把管理室藏檔案過程中所興盛的移交目錄、案卷說明、 分類方案、鑒定報(bào)告、銷毀清冊(cè)、檢查記錄、統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、全宗介紹等材料進(jìn)行 整理組卷。第十二條 開展檔案鑒定工作一、綜合檔案室要根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門規(guī)定，編制本單位各種文件材料的 保管期限表，合理確定保管期限。二、依法開展檔案鑒定工作，在鑒定小組領(lǐng)導(dǎo)下，對(duì)已滿保管期限的檔案 進(jìn)行鑒定，形成鑒定報(bào)告，編制銷毀清冊(cè)，執(zhí)行銷毀檔案審批制度。第十三條做好檔案統(tǒng)計(jì)工作一、建立健全統(tǒng)計(jì)制度，做好檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔 案提供利用

11、及其效果的統(tǒng)計(jì)。二、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必須以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠。三、按照有關(guān)部門要求，及時(shí)、準(zhǔn)確填報(bào)檔案室基本情況年報(bào)。第十四條 檔案管理現(xiàn)代化是本校辦公現(xiàn)代化的組成部門，積極創(chuàng)造條件, 加快應(yīng)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)和手段管理檔案。第五章檔案信息開發(fā)利用第十五條本校檔案信息開發(fā)利用是檔案管理的一個(gè)重要內(nèi)容，綜合檔案 室要根據(jù)形勢(shì)發(fā)揮具體需要，積極開發(fā)檔案信息資源，加強(qiáng)編研工作，充分發(fā) 揮檔案在社會(huì)主義精神文明和物質(zhì)文明建設(shè)中的作用。一、檔案工作人員熟悉庫(kù)藏檔案、編制必要的檢索工作，為本校各項(xiàng)工作 和社會(huì)各界提供利用服務(wù)。二、對(duì)檔案進(jìn)行多層次的信息加工（如匯編專題資料、編寫大事記等）。三、執(zhí)行檔案

12、借閱制度，根據(jù)檔案的不同密級(jí)，確定不同的利用范圍，規(guī) 定審批手續(xù)。四、加強(qiáng)對(duì)保密檔案的管理，不得擅自公布檔案。第六章 檔案的移交第十六條 綜合檔案室按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，向市檔案館移交檔案。移交的 檔案必須符合質(zhì)量要求，并履行必要的手續(xù)。第七章 獎(jiǎng)勵(lì)和處罰第十七條 對(duì)檔案管理工作中成績(jī)顯著或作出突出貢獻(xiàn)的處室和個(gè)人，應(yīng) 給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。第十八條 對(duì)有下列行為之一的處室或個(gè)人，根據(jù)具體情況及時(shí)與檔案行 政管理部門聯(lián)系，由檔案行政管理部門根據(jù)具體情況給予通報(bào)批評(píng)，責(zé)令其限 期改進(jìn)，并根據(jù)情節(jié)輕重，給予行政處分；造成損失的，要賠償損失： 一、拒不向本校綜合檔案室移交應(yīng)歸檔的各類材料的； 二、在保管或利用

13、檔案中涂改、撕毀、丟失檔案的；三、未經(jīng)批準(zhǔn)同意，擅自提供、抄錄、公布應(yīng)當(dāng)保密的檔案的；四、不按規(guī)定向檔案館移交檔案的；五、檔案部門認(rèn)為違反檔案管理辦法的其它行為。第八章 附 則第十九條 本辦法未及之處，以中華人民共和國(guó)檔案法及其實(shí)施辦 法、浙江省實(shí)施 中華人民共和國(guó)檔案法 辦法、國(guó)務(wù)院國(guó)家行政機(jī)關(guān) 公文處理辦法及國(guó)家、省教育廳、市教育局等有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如今后有新的 規(guī)范出臺(tái)，一律按新規(guī)范執(zhí)行，并對(duì)本辦法作出修訂。第二十條 本辦法適用于舟山職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案工作，解釋權(quán)屬本校綜合 檔案室第二十一條 本辦法自發(fā)文之日起執(zhí)行。 舟山職業(yè)技術(shù)學(xué)校綜合檔案室二 OO 三年十一月附件:舟山職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案歸

14、檔范圍和保管期限一、文書檔案1、學(xué)校黨政會(huì)議記錄（永久）2、學(xué)校一年一次編寫組織機(jī)構(gòu)；人員配備一覽表；大事記；組織沿革；年 鑒；校史。（永久）3、學(xué)校機(jī)構(gòu)建立、撤并、更改校名、啟用印章的報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、通知 等（永久）4、學(xué)校干部任免、黨支部改選、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子調(diào)整的文件。（永久）。校 內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人任免材料。（長(zhǎng)期）5、學(xué)校教職工技術(shù)職稱評(píng)審、聘任、考核等記錄，批準(zhǔn)書、批復(fù)、通知等。 （長(zhǎng)期）（一式若干份，應(yīng)有完整一份歸入教師業(yè)務(wù)檔案）6、學(xué)校離（退）休人員登記表、審批表，改變干部級(jí)別待遇的請(qǐng)示、批復(fù)。 （長(zhǎng)期）7、學(xué)校教職工違紀(jì)處分的報(bào)告、調(diào)查資料、本人認(rèn)識(shí)及上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。 （長(zhǎng)期）8、

15、學(xué)校人員復(fù)查、落實(shí)政策的報(bào)告、批復(fù)、結(jié)論材料等。（永久）9、學(xué)校教職員工、退職報(bào)告和批復(fù)。（長(zhǎng)期）10、學(xué)校教職工轉(zhuǎn)正定級(jí)、調(diào)整工資、招工招干、教師培訓(xùn)進(jìn)修、民辦轉(zhuǎn) 正等登記表、審批表及有關(guān)方面的工作計(jì)劃，總結(jié)。（長(zhǎng)期）11、學(xué)校各種名冊(cè)。（永久）教職員工花名冊(cè)共產(chǎn)黨名冊(cè)12、學(xué)校各種統(tǒng)計(jì)表。（年度、綜合性的永久；學(xué)期的長(zhǎng)期；季度、月度 短期）13、學(xué)校黨、政、工、團(tuán)及各部門擬訂的工作意見、計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、 目標(biāo)管理、專題調(diào)查材料（黨政年度、學(xué)期的為永久；各部門的為長(zhǎng)期）14、學(xué)校負(fù)責(zé)人在全校性會(huì)議上的講話材料。（重要的為永久，一般的為 長(zhǎng)期）15、學(xué)校制定的各種組織簡(jiǎn)則、崗位責(zé)任制、規(guī)章制

16、度、工作條例。（永 久）16、同學(xué)錄、學(xué)生通訊錄、校慶活動(dòng)重要的材料。（永久）17、學(xué)校編輯的并反映本校主要職能活動(dòng)的出版物定稿和樣本。（永久）18、學(xué)校及部門編印的簡(jiǎn)訊、信息。（學(xué)校的為長(zhǎng)期，部門的為短期）19、學(xué)校教代會(huì)專題材料。（會(huì)議通知、代表名單、提案處理、領(lǐng)導(dǎo)講話、 決議紀(jì)要、倡議等）（永久）20、學(xué)校教職員工獲得各種榮譽(yù)稱號(hào)，如勞模、教壇新秀、優(yōu)秀班主任、 為人師表、各項(xiàng)競(jìng)賽、比賽、科研獲獎(jiǎng)等材料（含名冊(cè)、事跡、登記表、批準(zhǔn) 文件、獎(jiǎng)狀、照片等）省級(jí)以上的為永久；地縣級(jí)以下為長(zhǎng)期）21、上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)處理的本校人員的補(bǔ)發(fā)畢業(yè)、肆業(yè)證書、文件專業(yè)合格 證書、榮譽(yù)證書等有關(guān)材料。（長(zhǎng)期）

17、22、學(xué)校黨團(tuán)員組織關(guān)系轉(zhuǎn)移介紹信及存根，教職員工調(diào)動(dòng)工作，大中專 畢業(yè)生分配工作報(bào)到證、介紹信及存根。（長(zhǎng)期）23、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)代表學(xué)校在上級(jí)召開會(huì)議上的發(fā)言、經(jīng)驗(yàn)交流材料。（永久）24、學(xué)校代上級(jí)機(jī)關(guān)起草被采用的文件最后草稿和印本。（長(zhǎng)期）25、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議主要文件材料（本 校主要業(yè)務(wù)工作的會(huì)議材料為短期，非主要業(yè)務(wù)工作的會(huì)議材料不歸檔）。26、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來校視察、督導(dǎo)、檢查工作所形成的題詞、講話等各種 材料。（重要的為永久，一般的為長(zhǎng)期）27、學(xué)校接待外賓等外事活動(dòng)形成的文字記錄。（重要的為永久，一般的 為長(zhǎng)期）28、學(xué)校財(cái)產(chǎn)、圖書清冊(cè)、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案交接

18、憑證、清冊(cè)。（長(zhǎng)期）29、學(xué)校與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等材料。（重要的為長(zhǎng)期， 一般的為短期，也可以根據(jù)合同、協(xié)議內(nèi)容年限確定）30、學(xué)校教職員工傷亡、撫恤、遺囑補(bǔ)助等有關(guān)材料。（長(zhǎng)期）31、學(xué)校教職員工生活困難補(bǔ)助、病產(chǎn)期、申請(qǐng)領(lǐng)取獨(dú)生子女證、聘請(qǐng)代 課教師等有關(guān)材料。（短期）32、學(xué)校上報(bào)未批復(fù)的各項(xiàng)請(qǐng)示材料。（短期）33、學(xué)校處理的重要來信、來訪的有關(guān)材料。（有上級(jí)機(jī)關(guān)或?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)重 要批示和處理結(jié)果的為長(zhǎng)期，其余的為短期）34、上級(jí)機(jī)關(guān)的來文凡是針對(duì)本校請(qǐng)示的批復(fù)、通報(bào)，直接與本校有關(guān)的 干部任免、獎(jiǎng)懲等文件。（重要的為永久，一般的為長(zhǎng)期）35、上級(jí)教育行政機(jī)關(guān)的來文：（1）凡是

19、學(xué)校教育工作需要較長(zhǎng)時(shí)間貫徹執(zhí)行，要作為政策依據(jù)、指導(dǎo)工 作文件，如教育體制改革決定，教育工作條例等。（長(zhǎng)期）學(xué)校教育工作需要在短期 （15年內(nèi)）貫徹執(zhí)行的， 有參考利用價(jià)值的。 （短 期）36、上級(jí)教育行政機(jī)關(guān)、校辦企業(yè)公司發(fā)文，校辦廠需要在較長(zhǎng)時(shí)間執(zhí)行 的政策性、法規(guī)性文件，下達(dá)給校辦廠的生產(chǎn)計(jì)劃等。（長(zhǎng)期）37、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非學(xué)校教育工作，但需要執(zhí)行的文件， 與學(xué)校聯(lián)系、協(xié)商工作的有關(guān)材料。（短期）二、教學(xué)檔案（一） 學(xué)生學(xué)籍冊(cè)（卡）管理：（永久）1、基本情況。 2、每學(xué)期品德評(píng)語、各學(xué)科成績(jī)記錄。 3、獎(jiǎng)懲情況。 4、 體檢、健康狀況。 5、出勤情況。 6、未結(jié)業(yè)離校學(xué)生

20、去向（如轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、送 工讀學(xué)校，開除、肆業(yè)、并注明確切日期）。 7、畢業(yè)生去向（如升學(xué)考取學(xué)校、 參軍、招工、待業(yè)）。（畢業(yè)后立卷歸案）（二）學(xué)生思想品德鑒定表、健康卡。（長(zhǎng)期）每學(xué)期應(yīng)填寫班主任姓名、 表式內(nèi)的每項(xiàng)內(nèi)容均應(yīng)填寫齊全。永久）三）學(xué)生畢業(yè)、結(jié)業(yè)、肆業(yè)證書存根四）各類學(xué)生名冊(cè)：（長(zhǎng)期）1、全校各班花名冊(cè)2、學(xué)生會(huì)、團(tuán)隊(duì)學(xué)生干部名冊(cè)3、新生入學(xué)名冊(cè)4、各屆畢業(yè)生登記表（五）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)登記冊(cè)及有關(guān)證書存根（含學(xué)生、家 長(zhǎng)申請(qǐng)、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人意見）、借讀生審批材料。（長(zhǎng)期）（六）學(xué)生獎(jiǎng)、懲、事故材料：1、評(píng)為縣以上的三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀團(tuán)員等材料。（長(zhǎng)期）2、校級(jí)

21、各類先進(jìn)名冊(cè)和材料。（短期）3、參加縣以上各種學(xué)科競(jìng)賽、比賽、文藝演出、體育運(yùn)動(dòng)會(huì)優(yōu)勝者、獲獎(jiǎng) 名次、獎(jiǎng)品復(fù)印件或照片，創(chuàng)造發(fā)明獎(jiǎng)等材料。（長(zhǎng)期）4、開除學(xué)籍的處分材料（學(xué)校對(duì)學(xué)生處分的報(bào)告、調(diào)查材料、本人認(rèn)識(shí)、 上級(jí)批復(fù)等，也含校外處分被公安拘留、少教、勞教、判刑有關(guān)材料）。5、受校紀(jì)處分材料和改正情況、撤消處分時(shí)間。（長(zhǎng)期）6、送工讀學(xué)校學(xué)生登記表、報(bào)告及審批材料。（長(zhǎng)期）7、學(xué)生作傷亡事故的情況報(bào)告、調(diào)查材料。（長(zhǎng)期）（七）教學(xué)教研活動(dòng)形成材料：1、關(guān)于學(xué)校各種教學(xué)方面的規(guī)章制度。（永久）2、每學(xué)期總?cè)照n表、作息時(shí)間。（短期）3、每學(xué)期正副班主任名單、教師任職任課情況。（長(zhǎng)期）4、第二堂

22、課活動(dòng)形成的材料（如各科興趣小組的組織情況和活動(dòng)計(jì)劃、活 動(dòng)記錄等材料）5、師范院校畢業(yè)生來校實(shí)習(xí)記錄。（短期）6、參加各級(jí)教學(xué)成果展覽的展出目錄、獲獎(jiǎng)材料。（長(zhǎng)期）7、學(xué)校自編教材。（永久）（八）試卷和成績(jī)：（短期）1、每學(xué)科期終考試，試卷樣本。2、學(xué)期各科成績(jī)匯總表和單科成績(jī)表。3、試卷分析、成績(jī)統(tǒng)計(jì)、教學(xué)質(zhì)量分析。4、參加高考各科成績(jī)統(tǒng)計(jì)表。（九）學(xué)校體育運(yùn)動(dòng)會(huì)和達(dá)標(biāo)材料：（長(zhǎng)期）1、學(xué)校運(yùn)動(dòng)會(huì)手冊(cè)。2、各項(xiàng)成績(jī)記錄。3、優(yōu)勝者名冊(cè)和成績(jī)。4、達(dá)標(biāo)情況。 （十）其他：（重要的為長(zhǎng)期，一般的為短期）1、家長(zhǎng)會(huì)議材料。2、本校和兄弟單位的教學(xué)活動(dòng)、經(jīng)驗(yàn)交流材料。3、獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)和名單。4、

23、校外活動(dòng)情況等。 （十一）上級(jí)教育行政機(jī)關(guān)的來文：1、教學(xué)、招生、督導(dǎo)評(píng)估等方面的方針、政策。（長(zhǎng)期）2、專業(yè)、學(xué)制、班級(jí)設(shè)置的批示、批復(fù)、規(guī)定。（永久）（與學(xué)校沒有直 接相關(guān)的不歸檔）3、下達(dá)給學(xué)校的招生計(jì)劃及學(xué)校的招生簡(jiǎn)章規(guī)定。（永久）三、科技檔案（一）基建檔案1、可行性研究、任務(wù)書：（1）項(xiàng)目建議書及批復(fù)（永久）（2）設(shè)計(jì)任務(wù)書、計(jì)劃任務(wù)書（永久）2、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料：（1）工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化 驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)告、重要土、巖樣及說明（永久）（2）地形、地貌、控制點(diǎn)、建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備安裝測(cè)量定位、觀 測(cè)記錄（永久）（3）水文、氣象、地震等其他設(shè)計(jì)基礎(chǔ)

24、材料（永久）3、設(shè)計(jì)文件：（1）初步設(shè)計(jì)（永久）（2）技術(shù)設(shè)計(jì)（永久）（3）施工圖設(shè)計(jì)（短期）（4）關(guān)鍵技術(shù)試驗(yàn)（永久）（5）總體規(guī)劃（永久）（6）設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)、鑒定及審批（永久）4、工程管理文件：（1）征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補(bǔ)助協(xié)議書（永久）（2）承包合同、協(xié)議書（永久）（3）施工執(zhí)照（永久）（4）環(huán)保三同時(shí)，消防、衛(wèi)生等文件，水、暖、電供應(yīng)協(xié)議書（永久）5、施工文件（1）土建施工文件： 開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要（短期） 原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定（長(zhǎng)期） 建筑材料試驗(yàn)報(bào)告（長(zhǎng)期） 設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批（永久） 施工定位測(cè)量、地勘察（永久

25、） 土、巖試驗(yàn)報(bào)告、基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工圖（永久） 隱蔽工程驗(yàn)收記錄（永久） 工程記錄、測(cè)試、沉陷、位移、變形觀察記錄、事故處理報(bào)告（永久） 分項(xiàng)、分部、單項(xiàng)工程質(zhì)量檢查、評(píng)定（長(zhǎng)期） 交工驗(yàn)收記錄證明（長(zhǎng)期） 竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（永久）（2）設(shè)備管線安裝施工文件： 開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要（短期） 設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單，材料、零部件、設(shè)備代用審批（長(zhǎng)期） 施工檢驗(yàn)、控勘記錄（長(zhǎng)期） 隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄（長(zhǎng)期） 強(qiáng)度、密閉性試驗(yàn)報(bào)告（長(zhǎng)期） 設(shè)備調(diào)試記錄（短期） 施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評(píng)定、事故處理報(bào)告（長(zhǎng)期） 系統(tǒng)調(diào)試、驗(yàn)收記錄（長(zhǎng)期） 管線標(biāo)高、位置

26、、坡度測(cè)量記錄（長(zhǎng)期） 中間交工驗(yàn)收記錄證明、工程質(zhì)量評(píng)定（長(zhǎng)期） 竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（長(zhǎng)期）（3）電氣、儀表安裝施工文件： 開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審（短期） 設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批（長(zhǎng)期） 調(diào)試、整定記錄（長(zhǎng)期） 性能測(cè)試、校核（長(zhǎng)期） 施工安裝記錄、質(zhì)量檢查評(píng)定、事故處理報(bào)告（長(zhǎng)期） 電儀安裝交接記錄（短期） 中間交工驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量評(píng)定（長(zhǎng)期） 竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（長(zhǎng)期）6、竣工文件： （1）項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（永久） （2）全部竣工圖（永久）（3）項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)審材料（永久）（4）工程現(xiàn)場(chǎng)聲像材料（永久）（5）竣工驗(yàn)收會(huì)議決議文件（永

27、久）（二）設(shè)備檔案學(xué)校購(gòu)置的價(jià)值在1萬元以上設(shè)備的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、 維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文字材料。（長(zhǎng)期）自制設(shè)備形成的文字等材料參考 產(chǎn)品檔案的歸檔范圍1、設(shè)備、儀器隨機(jī)文件，包括維護(hù)、使用說明書、合格證、安裝圖、原理圖、易損壞圖紙、保修卡、裝箱單等。2、進(jìn)口設(shè)備、貴重設(shè)備的報(bào)批、報(bào)關(guān)、檢驗(yàn)、索賠及有關(guān)合同等材料。3、為維修、使用而索取或測(cè)繪的圖紙等資料。4、修理記錄。5、有關(guān)部門對(duì)設(shè)備的年檢材料。設(shè)備檔案可采用一套設(shè)備一卷（袋）檔案或同一類不用型號(hào)設(shè)備組成一卷或一袋。（三）教科研檔案1、學(xué)校課題設(shè)計(jì)方案及申報(bào)、實(shí)施計(jì)劃、立項(xiàng)批準(zhǔn)書；課題研究中實(shí)驗(yàn)、 調(diào)查研究、測(cè)試的原始

28、記錄；課題組的工作記錄及工作總結(jié)（含階段工作匯報(bào)）； 經(jīng)費(fèi)預(yù)決算材料、課題論證鑒定書、課題成果申報(bào)、鑒定、審批材料、課題成 果推廣、應(yīng)用及反饋信息等整套材料待課題結(jié)題后收集歸檔。（完成課題作長(zhǎng)期，校級(jí)為短期；省級(jí)及以上獲獎(jiǎng)?wù)n題作永久）2、學(xué)校匯編的各種教科研刊物、論文集等獲獎(jiǎng)的長(zhǎng)期，其它短期。3、學(xué)校教職工撰寫的教育教學(xué)論文、報(bào)刊上發(fā)表的文章（市級(jí)以上獲獎(jiǎng)的長(zhǎng)期，未獲獎(jiǎng)的短期）四、會(huì)計(jì)檔案檔案名稱保管期限備注一、會(huì)計(jì)憑證類單位預(yù)算會(huì)計(jì)各種原始十五年憑證和記帳憑證涉及外事的記帳憑證永久二、會(huì)計(jì)帳簿類日記帳十五年總帳十五年明細(xì)分類、分戶或登記簿十五年現(xiàn)金出納、銀行存款帳二十五年三、會(huì)計(jì)報(bào)表類各種行

29、政事業(yè)單位決算永久單位預(yù)算會(huì)計(jì)月、季報(bào)表五年所屬單位報(bào)送的保管一年四、其他類會(huì)計(jì)移交清冊(cè)十五年會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久五、特種載體檔案（一）照片（含底片）1、學(xué)校各項(xiàng)重大職能活動(dòng)、公務(wù)活動(dòng)、外事活動(dòng)、工作成果、重要領(lǐng)導(dǎo)人、專家等來校視察、檢查等（永久）2、學(xué)校、教師、學(xué)生獲獎(jiǎng)（參照文書檔案）3、學(xué)生畢業(yè)照（永久）4、一般職能活動(dòng)、會(huì)議、慶典、領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研、走訪、檢查等（短期）（二）電子文件1、學(xué)校重大活動(dòng)、科研成果的電視片、統(tǒng)計(jì)資料、年鑒資料等（永久）2、一般職能活動(dòng)的文件資料（短期）（三）錄音、錄像1、學(xué)校各項(xiàng)重大活動(dòng)、涉外活動(dòng)、重要會(huì)議、慶典、重要領(lǐng)導(dǎo)人、著名 人物來校視察、講

30、話等（永久）2、一般職能活動(dòng)、會(huì)議、慶典、領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研、走訪、檢查等（短期）（四）實(shí)物1、學(xué)校在領(lǐng)導(dǎo)視察、履行職能和對(duì)外交流等重大活動(dòng)中所形成或接受的 具有重要意義和保存價(jià)值的題詞、字畫、紀(jì)念品等（永久）2、學(xué)校、教師、學(xué)生受到各種表彰的證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)隆㈠\旗、 銅牌等，省級(jí)及以上的（永）；省級(jí)以下的（長(zhǎng)）3、各類牌、扁（永久）4、已使用過的各種印模（定期） 舟山職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案人員崗位責(zé)任制 為使檔案人員更好地履行崗位職責(zé)，為檔案工作盡職盡責(zé)，特制定本制度。1、認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹落實(shí)檔案法及實(shí)施辦法，貫徹執(zhí)行檔案行政管 理部門關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，集中統(tǒng)一管理本校各門類的檔案。2、指導(dǎo)

31、、督促各部門文件材料的收集、整理，并按時(shí)向綜合檔案室移交。3、做好文件材料、各門類檔案及相關(guān)資料的收集、整理、鑒定、編目、保 管和統(tǒng)計(jì)工作。4、履行“十不”保密守則，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案和檔案機(jī)密的安5、做好檔案的日常管理工作，加強(qiáng)防護(hù)，保持檔案箱的整齊清潔和檔案的 完整無缺。6、熱情接待查檔人員，為查檔者提供方便。7、努力學(xué)習(xí)，提高政治思想、科學(xué)文化和檔案業(yè)務(wù)水平；提高工作效率和 工作質(zhì)量，保證工作任務(wù)的順利完成。8、遵守“忠于職守，維護(hù)史實(shí)，埋頭苦干，優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的職業(yè)道德規(guī)范。 一九九九年十月 舟山職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案鑒定銷毀制度為準(zhǔn)確判斷檔案價(jià)值，及時(shí)處置無保存價(jià)值的檔案，特制定本制度

32、：1、加強(qiáng)檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，在單位分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的主持下，由 鑒定小組負(fù)責(zé)鑒定。2、按照檔案行政部門的規(guī)定，依照本校檔案保管期限表對(duì)保管期滿的 檔案進(jìn)行鑒定。3、檔案鑒定工作要堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，全面考究檔案的價(jià)值， 謹(jǐn)慎地剔除無保存價(jià)值的檔案。4、采取直接鑒定法，即由鑒定人員逐卷逐件審閱檔案文件的內(nèi)容，提出存 毀意見?？闪艨刹涣舻脑瓌t上留存，保管期限可長(zhǎng)可短的宜從長(zhǎng)處理。5、經(jīng)過鑒定，不需要繼續(xù)保存的檔案，必須編制檔案銷毀清冊(cè)和寫出檔案 銷毀報(bào)告。經(jīng)本校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方能銷毀。6、銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人監(jiān)銷。銷毀后銷毀人和監(jiān)銷人必須在銷毀清冊(cè) 上簽名并寫上具體日期，注明銷毀方

33、式。一九九九年十月舟山職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案借閱利用制度借閱檔案本著既方便利用又保密的原則，使檔案資料更好地為學(xué)校工作服 務(wù)，特制定本制度。1、綜合檔案室應(yīng)編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具。編輯重要文件 匯集和各種參考資料。2、本校工作人員凡因工作需要，查閱與本身業(yè)務(wù)有關(guān)檔案，綜合檔案室應(yīng)給予接待查閱。3、外單位查閱本校檔案，需持單位介紹信。并在本校檔案閱覽室查閱。4、借閱檔案， 要辦理登記手續(xù)， 寫明借閱內(nèi)容和利用目的， 閱后及時(shí)歸還不得翻印和抄錄與利用以外的檔案材料。（經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)除外）5、借閱者必須愛護(hù)檔案資料，尊重檔案史實(shí)，不得遺失、拆散、調(diào)換、涂改和燒毀，不得在檔案材料上做任何標(biāo)記，違者依據(jù)檔案法有關(guān)規(guī)定追究 其責(zé)任。6、查閱檔案時(shí)禁止吸煙。7、做