高校檔案館建設(shè)發(fā)展模式、問題及對策

1、    高校檔案館建設(shè)發(fā)展模式、問題及對策    目前，高校檔案館建設(shè)發(fā)展參差不齊，職責(zé)范圍千差萬別，作用發(fā)揮還不盡人意。高校檔案館應(yīng)成為保存檔案、教育研究、愛國榮校的教育基地和信息服務(wù)、文憑認(rèn)證、社會資本培育的中心。高校檔案館要在新興業(yè)務(wù)和功能拓展上積極嘗試，在新技術(shù)、新手段采用上勇于探索創(chuàng)新。近年來，高校檔案館建設(shè)迅速推進(jìn)，教育部和國家檔案局適時發(fā)文對高校檔案館建設(shè)發(fā)展進(jìn)行規(guī)范指導(dǎo)。但發(fā)展到今天，普通高等學(xué)校檔案管理辦法規(guī)定應(yīng)設(shè)立檔案館和綜合檔案室的高校，仍有不少未設(shè)立，教育部屬高校亦有未成立檔案館(甚至完整意義上的綜合檔案室)的，省屬高校未成立檔案

2、館的比例更高。已設(shè)有檔案館(綜合檔案室)的，總體上建設(shè)發(fā)展參差不齊，職責(zé)范圍千差萬別，作用發(fā)揮不盡人意。高校檔案館建設(shè)發(fā)展的模式1.從機(jī)構(gòu)設(shè)置角度單獨(dú)建制檔案館。這是近年來新設(shè)立檔案館的主要類型之一，一般基于原來綜合檔案室或分屬于各部門的相關(guān)檔案科室，對機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一，相應(yīng)崗位、人員、職責(zé)與資源加以整合，平行于校內(nèi)其他中層部門，個別采取機(jī)構(gòu)掛靠相關(guān)核心核心部門、業(yè)務(wù)獨(dú)立運(yùn)行的形式，行政級別與其他中層部門等同，內(nèi)部設(shè)立若干個業(yè)務(wù)科室(部)，在相關(guān)部門設(shè)立分館(室)。據(jù)2013年初北京高校檔案研究會調(diào)查,68家高校中不足20家單獨(dú)建有正、副處級檔案館。組合式建制檔案館。這是近年來新設(shè)立檔案館的又一主

3、要類型，是基于檔案館、校史館、博物館、標(biāo)本館、圖書館等功能相近和方法相通基礎(chǔ)上，拓展新建或部分合并而出現(xiàn)的“兩館合一”甚至“多館合一”。如中國農(nóng)業(yè)大學(xué)，2002年成立掛靠學(xué)校辦公室的單獨(dú)檔案館，2005年百年校慶前于檔案館內(nèi)籌建成立校史館，一同進(jìn)駐的有昆蟲館和土壤標(biāo)本館(二者屬分開運(yùn)行小型博物館)，2006年檔案館(校史館)更名為檔案與校史館。分散于各相關(guān)部門的檔案室。這是高校檔案工作中的階段性形式，是高校和高等教育發(fā)展過程中的階段性產(chǎn)物，也是目前沒有建立檔案館的高校普遍延用的模式。人事檔案一般由人事處檔案室管理，學(xué)生檔案由學(xué)生部門檔案室管理，文書檔案由黨校辦“綜合檔案室”負(fù)責(zé)管理，基建檔案由

4、基建部門管理，財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)處管理等等。2.從業(yè)務(wù)涵蓋角度可將現(xiàn)有檔案館(綜合檔案室)分為三類：一是針對文書、財(cái)務(wù)、人事、科研、教學(xué)、基建、名人等檔案的其中某一類或某幾類進(jìn)行管理的，可以嘗試稱之為“部分檔案館”。不少獨(dú)立建館初期或建館時間較短的，個別前面提及的“組合式建制檔案館”，仍然屬于這一類。二是將所有涉及到的各類檔案業(yè)務(wù)統(tǒng)一進(jìn)行管理的，可以稱之為“完整檔案館”。設(shè)立較早的高校檔案館，發(fā)展到今天，大多屬于這種類型。三是基于管理完整檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上，開展校史編研、博物展覽等相關(guān)業(yè)務(wù)，甚至籌辦新的館舍，謂之“擴(kuò)展檔案館”。需要說明，此三類分法與上述從機(jī)構(gòu)設(shè)置角度的劃分有交叉，但又有區(qū)別；并且調(diào)研

5、發(fā)現(xiàn)，機(jī)構(gòu)設(shè)置越完備，業(yè)務(wù)涵蓋相對也就越全面。3.從功能拓展角度順應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展形勢，較早設(shè)立的高校檔案館在做好各類檔案收集、保管基礎(chǔ)上，重視利用開發(fā)，大力開展編研服務(wù)，不斷創(chuàng)新工作科技手段，打造愛國榮校教育基地，拓展新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域和職能。如四川大學(xué)檔案館積極開發(fā)利用檔案信息資源，發(fā)揮著強(qiáng)化科學(xué)管理的行政職能、面向社會服務(wù)的業(yè)務(wù)職能、開發(fā)信息資源的學(xué)術(shù)職能和促進(jìn)素質(zhì)教育的教育職能，取得了良好社會效益。南京大學(xué)檔案館在全國檔案界率先采用計(jì)算機(jī)管理科技檔案信息，先后開發(fā)7套檔案管理軟件，其中2套獲國家檔案局科技進(jìn)步獎，實(shí)現(xiàn)了館藏多媒體檔案數(shù)字化、檔案信息管理數(shù)據(jù)庫化和檔案信息查詢網(wǎng)絡(luò)化。上海交通大學(xué)

6、檔案館作為“上海市愛國主義教育基地”，積極傳播校史傳統(tǒng)、弘揚(yáng)愛國主義精神。高校檔案館建設(shè)發(fā)展中的問題及原因1.高校檔案館建設(shè)發(fā)展中的問題建設(shè)發(fā)展極不平衡。如上所述，機(jī)構(gòu)設(shè)置參差不齊，業(yè)務(wù)涵蓋千差萬別，功能拓展鳳毛麟角，建設(shè)發(fā)展的極端不平衡性相當(dāng)明顯。既有業(yè)務(wù)相當(dāng)全面、功能很好拓展的組合式建制檔案館，也有業(yè)務(wù)極端分散、基本功能難于保障的分散于有關(guān)部門的“檔案室”；既有專職隊(duì)伍達(dá)到40人的“大館”，也有只有1人兼職的“小館”。仍以2013年初北京的統(tǒng)計(jì)，68所在京高校，檔案館(室)人數(shù)多于5人(含)的24所，其中多于10人(含)的僅有6所(北京交大最多為15人)；相比之下，少于3人(含)的達(dá)到了4

7、2所，僅有1人的達(dá)到了19所(其中還包括了一所教育部屬院校)。很多符合高等學(xué)校檔案管理辦法建館(室)條件的高校，還沒有建立館(室)，近半數(shù)高校相關(guān)職能分散在多部門相關(guān)科室。功能作用發(fā)揮不夠。高校檔案館得以“安身立命”，根本在于其對高校檔案信息的積累保存功能以及由此延伸出的信息服務(wù)功能。新的歷史條件，要求高校檔案館除繼續(xù)履行檔案收藏、信息存儲、開發(fā)服務(wù)、宣傳教育等基本職能外，還應(yīng)充分依托現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與信息技術(shù)，努力拓展高校檔案館的功能，擔(dān)負(fù)起高校的文件運(yùn)行管理中心、校務(wù)信息公開平臺、信息傳輸交換中樞和校園文化傳承驛站的職責(zé)。實(shí)際上，有的高校連“藏”甚至“收”都談不上重視，檔案收集缺乏必要指導(dǎo)和統(tǒng)

8、籌管理，檔案編研根本無暇顧及，顯然跟不上時代的發(fā)展，檔案利用和服務(wù)難以適應(yīng)信息化、數(shù)字化的趨勢。2.存在問題的兩方面原因?qū)W校歷史各具特點(diǎn)。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，高校成立時間越長，檔案館的建設(shè)發(fā)展相對越完備。但是，各校建校時間長短不一，歷史經(jīng)歷也存在巨大差異。百年老校往往成立了檔案館以及校史館(或檔案館兼具校史館職能)，北大、清華檔案館，以及前述三所高校檔案館建設(shè)發(fā)展走在了前面。但是，建設(shè)時間較短的高校普遍滯后。專業(yè)人才極為缺乏?，F(xiàn)有檔案管理從業(yè)人員結(jié)構(gòu)不合理、專業(yè)不對口、年齡偏大、學(xué)歷與職稱偏低，而檔案學(xué)科專業(yè)人才培養(yǎng)又不能滿足實(shí)際需要，在崗繼續(xù)教育極度匱乏，難以適應(yīng)新興業(yè)務(wù)發(fā)展需要。再看2009年湖北省

9、的調(diào)研，322名專職檔案人員中，45歲以上人數(shù)占49.8%，檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)人數(shù)15.5%，高級職稱人數(shù)17.4%，85.0%的單位沒有配備計(jì)算機(jī)專業(yè)畢業(yè)的人員。法律執(zhí)行缺乏監(jiān)管缺位。辦法與國家相關(guān)法律宣傳不夠，執(zhí)行不到位，缺乏必要的調(diào)查研究與檢查督促。辦法頒布實(shí)施已6年余，但是沒有進(jìn)行一次關(guān)于執(zhí)行情況的監(jiān)督與檢查，導(dǎo)致目前還有很多高校沿襲以前的做法，機(jī)構(gòu)還是以前的機(jī)構(gòu)，工作還是傳統(tǒng)的分工，辦法規(guī)定的一些新興業(yè)務(wù)與職能無法開展。高校領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。有的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不了解辦法及其有關(guān)規(guī)定，普遍認(rèn)為檔案管理部門“可有可無、可松可緊”。機(jī)構(gòu)沒有明確獨(dú)立，編制、經(jīng)費(fèi)與硬件條件方面不能滿足需要，人財(cái)物投入嚴(yán)重不

10、足。職能部門缺乏主動性。原分散管理業(yè)務(wù)職能部門，固守部門權(quán)利；已有檔案管理部門或自認(rèn)“邊緣”、疲于被動應(yīng)付、不能主動開展新興業(yè)務(wù)，部門領(lǐng)導(dǎo)不能及時主動向?qū)W校傳達(dá)上級文件和業(yè)務(wù)要求，溝通渠道不暢；或囿于條件約束，難以采用新的技術(shù)手段，管理理念得不到更新，創(chuàng)新發(fā)展后勁不足。促進(jìn)高校檔案館建設(shè)發(fā)展的對策建議1.嚴(yán)格執(zhí)法，規(guī)劃引領(lǐng)加強(qiáng)普通高等學(xué)校檔案管理辦法與國家相關(guān)法規(guī)宣傳，嚴(yán)格將法律法規(guī)要求落到實(shí)處，突出結(jié)合建校歷史和學(xué)科特點(diǎn)，加強(qiáng)督導(dǎo)和檢查。組織開展辦法落實(shí)情況檢查，未按辦法開展工作的，進(jìn)行提醒警示；將高校檔案館建設(shè)與發(fā)展納入大學(xué)章程和高校中長期發(fā)展規(guī)劃，將檔案館等的建設(shè)發(fā)展及其作用發(fā)揮情況納入

11、考核范圍。2.調(diào)研宣傳，經(jīng)驗(yàn)引領(lǐng)要立足于發(fā)展極不平衡和功能作用發(fā)揮不夠的總體情況，考慮建校歷史、學(xué)科類型等因素，加強(qiáng)高校檔案館建設(shè)發(fā)展與功能作用發(fā)揮等的調(diào)查，組織開展相關(guān)課題研究，總結(jié)宣傳個別高校成功的、好的經(jīng)驗(yàn)做法和促進(jìn)高校發(fā)展取得的顯著成效。從理論和實(shí)踐上總結(jié)獨(dú)立建制、復(fù)合式及分散制檔案館的各自優(yōu)劣與改進(jìn)措施；梳理部分檔案館、完整檔案館和拓展檔案館的發(fā)展脈絡(luò)與整合路徑；圍繞功能拓展研究“數(shù)館合一”的必要性、可行性及其推進(jìn)步驟措施?？偨Y(jié)近年來開展干部人事檔案檢查驗(yàn)收的經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)正面宣傳引導(dǎo)；立足于行業(yè)規(guī)范開展學(xué)生檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案等專業(yè)檔案以及教學(xué)標(biāo)本檔案、校史文物、實(shí)物檔案

12、等的調(diào)查研究與整理，以檔案數(shù)字化建設(shè)和數(shù)宇檔案館、校史館、博物館、圖書館等的建設(shè)與整合為抓手，探索切實(shí)可行的管理體制和運(yùn)行機(jī)制。3.加大投入，促進(jìn)發(fā)展從學(xué)校章程與中長期發(fā)展規(guī)劃等頂層設(shè)計(jì)入手，在機(jī)構(gòu)設(shè)置與資源整合，干部與人員、庫房、展覽用房與辦公用房等配置方面圍繞“數(shù)館合一”的思路加以統(tǒng)籌考慮，先將分散于各部門的檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)歸攏到一起進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范化管理，再朝著獨(dú)立建制、復(fù)合式、拓展型檔案館的目標(biāo)分步推進(jìn)；業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)安排著力解決制約發(fā)展的突出問題，圍繞檔案數(shù)字化(數(shù)字檔案館)建設(shè)從硬件與軟件經(jīng)費(fèi)投入上予以傾斜，支持拓展業(yè)務(wù)范圍和拓寬社會服務(wù)功能。加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，班子要選好配強(qiáng)，工作人員要從崗

13、位數(shù)量上予以保障，其福利待遇與職稱職員晉級參照學(xué)校管理部門或業(yè)務(wù)部門同類人員執(zhí)行；加大原有人才培養(yǎng)和交流力度，重點(diǎn)引進(jìn)和招聘檔案、信息等專門人才，努力改變“邊緣”部門隨便安排職工家屬和閑職的做法。4.立足崗位，開拓創(chuàng)新作為檔案管理的具體責(zé)任部門，無論是檔案館還是綜合檔案室，都要牢固樹立“有為才有位”的思想，克服“等、靠、要”的惰性慣性思維，多投入精力，多協(xié)調(diào)呼吁，強(qiáng)化責(zé)任意識、創(chuàng)新意識和服務(wù)意識，努力做到守土有責(zé)，立足于發(fā)展實(shí)際，主動開拓創(chuàng)新，強(qiáng)化職責(zé)定位，在普通高等學(xué)校檔案管理辦法規(guī)定的職責(zé)框架內(nèi)勇于承擔(dān)起責(zé)任，在新興業(yè)務(wù)和功能拓展上積極嘗試，在新技術(shù)、新手段采用上勇于探索創(chuàng)新，原業(yè)務(wù)短板要勇于直視并努力尋求解決的辦法和出路，為教學(xué)、科研、管理和社會服好務(wù)，將檔案館真正建設(shè)成為學(xué)校永久保存檔案的基地、高等教育研究的基地、