文檔資料管理制度及實(shí)施措施

1、文檔資料管理制度及實(shí)施措施1. 文件控制管理措施1.1 文控人員的設(shè)置項(xiàng)目部設(shè)一名文控員負(fù)責(zé)文件管理。1.2 文件的分類1.2.1 技術(shù)文件：包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關(guān)工程技術(shù)的信函、報(bào)告；業(yè)主的技術(shù)要求及技術(shù)文件；施工圖紙及設(shè)計(jì)文件；業(yè)主指定的施工驗(yàn)收規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)；其它相關(guān)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)；承包商內(nèi)部的技術(shù)文件；施工記錄及各種檢查驗(yàn)收報(bào)告等。1.2.2 質(zhì)量文件：包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關(guān)質(zhì)量的信函、報(bào)告；業(yè)主的質(zhì)量要求及規(guī)定；業(yè)主指定的質(zhì)量評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)程序；承包商的質(zhì)量手冊、質(zhì)量控制程序及質(zhì)量管理文件；質(zhì)量檢驗(yàn)記錄及質(zhì)量評(píng)定資料等。1.2.3 hse文件：包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關(guān)健康、安全、環(huán)保的

2、信函、報(bào)告；業(yè)主關(guān)于健康、安全、環(huán)保的規(guī)定和文件；承包商的hse管理手冊、hse程序文件及hse管理文件；hse報(bào)告、記錄文件等。1.2.4 合同管理文件：包括主合同文件；合同管理記錄及評(píng)價(jià)報(bào)告；合同變更文件；與業(yè)主、監(jiān)理之間關(guān)于合同管理的信函、報(bào)告等。1.2.5 控制管理文件：包括施工計(jì)劃；施工統(tǒng)計(jì)記錄；進(jìn)度控制報(bào)告；成本控制報(bào)告；工程預(yù)決算資料。1.2.6 其它文件，如采辦、財(cái)務(wù)等文件。1.3 文件的接收1.3.1 辦公室文控員負(fù)責(zé)文件的接收并負(fù)責(zé)登記，記錄應(yīng)注明文件的來源、主題、編號(hào)、版本號(hào)、接收日期等信息。1.3.2 呈送項(xiàng)目經(jīng)理或其指派人批示，批示處理意見和文件的分發(fā)意見。1.3.3

3、 根據(jù)批示建立文件分發(fā)矩陣，分發(fā)矩陣包含應(yīng)分發(fā)的部門（單位）和份數(shù)。1.3.4 按照分發(fā)矩陣分發(fā)文件并做好記錄，記錄必須有接收人簽字。1.4 文件的發(fā)送1.4.1 項(xiàng)目部所有向外呈送的文件全部交由文控員處理。1.4.2 文控員將文件呈送項(xiàng)目經(jīng)理或其指派人審閱并簽發(fā)，如有不妥，則將文件返回制作部門，修改再送或作廢處理。1.4.3 對簽發(fā)的文件，及時(shí)發(fā)送到有關(guān)單位，并做好發(fā)送記錄。1.4.4 項(xiàng)目內(nèi)部文件的發(fā)送可以不通過文控員，直接由各職能部門制發(fā)，基層的報(bào)告，資料也可以直接呈送各職能部門。1.5 文件的存檔1.5.1 文件存檔以書面文字形式為主，輔以電子版本或其它形式。1.5.2 經(jīng)過文控員的所

4、有接收、發(fā)送文件全部要留一份（或拷貝件）存檔。1.5.3 各部門的文件自選建立存檔。1.6 作廢文件的處理1.6.1 各文件和資料發(fā)放部門，對已作廢文件，應(yīng)及時(shí)從發(fā)放單位收回，并填寫作廢文件回收記錄。1.6.2 對于為積累知識(shí)而保留和留作參考用的作廢文件，文件發(fā)放部門要在該文件上加蓋作廢章，并做好記錄。1.7 文件的更改1.7.1 內(nèi)部文件的更改由原文件的審批人更改。1.7.2 對于外部文件，無權(quán)進(jìn)行任何更改。任何變更只能是來自原發(fā)文單位。1.8 文件控制管理的實(shí)施1.8.1在項(xiàng)目部建立通用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理信息系統(tǒng)，并設(shè)專人負(fù)責(zé)，加速信息傳遞和處理時(shí)間，合理調(diào)整施工計(jì)劃，為確保工期的實(shí)現(xiàn)提供可靠的理論數(shù)據(jù)。1.8.2 采用電話、傳真、和電子郵件的形式，按要求定期向業(yè)主報(bào)送各種報(bào)表，并接收業(yè)主下達(dá)的各種計(jì)劃、指令、文件，建立與業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等部門溝通的信息網(wǎng)絡(luò)。1.8.3 做好與業(yè)主、監(jiān)理等外部單位的往來信函管理。1.8.4 項(xiàng)目部向外呈送的文件、報(bào)表及信函，必須由項(xiàng)目經(jīng)理簽字才能生效。1.8.5 文控管理人員要明確責(zé)任，及時(shí)傳達(dá)上級(jí)的有關(guān)指令、文件和技術(shù)要求，以免延誤時(shí)間。1.8.6 每天對收集的信息及時(shí)整理、分析研究，為項(xiàng)目部制定相應(yīng)計(jì)劃和措施提供依據(jù)，便于統(tǒng)籌解決施工過程中出現(xiàn)的問題。1.8.7 掌