信息審計的理論與技術(shù)研究

1、摘 要：信息審計從組織戰(zhàn)略層而保障了戰(zhàn)略的制定和施行，為紐織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了基 礎(chǔ)。從信息審計的項i運(yùn)作、皐木技術(shù)方法進(jìn)行詳細(xì)的論述，并且提出了信息審計挑戰(zhàn)及發(fā) 展趨勢，胃在保障信息審計過程清晰的落實(shí)。信息單位正朝著定制化和定期化兩個方向邊進(jìn)。 中國論文網(wǎng)關(guān)鍵詞：信息審計；項目運(yùn)作；基本技術(shù)中圖分類號：c93文獻(xiàn)標(biāo)志碼：a文章編號：1002-2589 (2013) 08-0065-02一、信息審計的定義及意義信息審計是指通過對組織成員和現(xiàn)有文檔的查證，對信息使用、資源化和流動進(jìn)行系統(tǒng) 的考查，讓信息能夠更好地為組織忖標(biāo)做出貢獻(xiàn)。該定義將信息審計定位在戰(zhàn)略層次，為 信息戰(zhàn)略的制定和管理的改善提供

2、基礎(chǔ)，在信息需求和信息供給間架起橋梁。二、信息審計的項目運(yùn)作1. 信息審計的內(nèi)容和流程。信息審計主要包括組織的信息戰(zhàn)略、紐織環(huán)境、組織結(jié)構(gòu)、 組織信息文化、組織信息需求、組織信息資源管理現(xiàn)狀、組織信息缺失、組織信息技術(shù)現(xiàn)狀 等內(nèi)容。而信息審計流程主要包括三類，其中tfpl流程宏觀完整，但對實(shí)施活動未加以展開; 布卡南和吉布提出信息審計的具體操作步驟更實(shí)用；亨克澤爾模型強(qiáng)調(diào)溝通和交流在信息審 計中的作用，并提出信息審計連續(xù)化概念。本文兼顧完整實(shí)用性提出新流程圖，見圖1。2信息審計的對象和范圍。信息審計對象包括兩類:一是組織的“靜態(tài)”信息,即組織 的文件、檔案、內(nèi)部讀物、電子數(shù)據(jù)庫，以及外界對于組

3、織的描述等；二是組織的“動態(tài)” 信息，即組織成員所掌握的尚未以任何形式存儲于組織中的信息。與'靜態(tài)”信息相比，“動 態(tài)”信息需要下一帝功夫挖掘，不但實(shí)用性強(qiáng)而且是信息審計的車點(diǎn)。信息審計將根據(jù)信息 需求率、使用率及使用頻次，按優(yōu)先順序強(qiáng)調(diào)信息。無論信息來口內(nèi)外部，通過深度挖掘的 資源，比公開資源價值要高得多。通過信息審計獲得的信息首先應(yīng)該聚焦一線的業(yè)務(wù)活動，力求寬度甚于深度。但經(jīng)理們 很少淸楚口己缺乏哪些信息資源，且不能預(yù)測信息未來使用情況。在研究環(huán)境中，信息因具 有很高的集中度和很強(qiáng)的專業(yè)性，很容易勾勒出信息需求的輪廓。而在市場環(huán)境中，因信息 的需求很大程度上取決于外部影響從而不太清

4、楚信息需求。然而，通過信息帀計的結(jié)果，rh 于缺乏及時的和關(guān)信息而產(chǎn)生的任何問題和山于在數(shù)據(jù)不充分的情況下進(jìn)行工作的諸多困 難，都可以得到很好的描述和指導(dǎo)。由于力求寬度甚于深度，所以要獲得最人利益，信息審計應(yīng)該是一個全組織范圍的活動, 盡管從審計中獲益的范圍可能更小一些，也許只是部門級別的。比如，在斯沃希(swash)提 供的一個案例中，英國的國王基金(king's fund)的信息審計項目中就專門排除了與記錄管 理(record management)緊密相關(guān)的領(lǐng)域。在這個特定的項目中被排除在外的還有數(shù)據(jù)收 集的成木和價值，還可能因?yàn)樗蟮臄?shù)據(jù)不易獲取和利用。但是要強(qiáng)調(diào)的是，信息審

5、計必 須緊密聯(lián)系本地的需求和充分考慮時間上的優(yōu)先級。一般而言，信息審計的優(yōu)先對象應(yīng)該是 對企業(yè)牛存和發(fā)展至關(guān)重要的部門。決定被調(diào)查人數(shù)的主要因素是組織的規(guī)模。斯坦納特(stanat)在1990年提供的參考案 例中，對于一家年銷售額為60億美元、10 000名員工的企業(yè)而言，訪談60到70名關(guān)鍵 員工是一個可以接受的樣木數(shù)量。參照此案例，可大致計算出訪談樣木的數(shù)量大約占組織總 人數(shù)的0.60. 7%03.信息審計的團(tuán)隊和人員。一個信息審計團(tuán)隊可由內(nèi)部人員構(gòu)成，也可由外部技術(shù)顧問 構(gòu)成。內(nèi)部信息審計人員淸楚組織的職能結(jié)構(gòu)，他們能很快的識別關(guān)鍵的部門和有價值的人。 但山于涉及和關(guān)部門利益，訪談町能會

6、有阻礙。這時成立跨部門的團(tuán)隊町能增加信息審計成 功的機(jī)會。而外部專家不涉及組織的政治斗爭、歷史包袱和人際關(guān)系，他們可以對那些敏感 的問題給岀一個新穎的、客觀的看法。但外部專家必須獲得內(nèi)部人員的積極的支持和指導(dǎo)， 以幫助他們盡快適應(yīng)組織的文化和風(fēng)格，并根據(jù)每個成員的戰(zhàn)略地位和信息角色來指定調(diào)杳 的i的。然而人多數(shù)信息審計實(shí)踐屮，信息審計項目團(tuán)隊屮包含了內(nèi)外部成員。來自組織外 部的成員能夠帶來一個公允的觀點(diǎn)和客觀的視角，保證信息審計的獨(dú)立性。來口組織內(nèi)部的 成員是具有信息相關(guān)背景的、具有代表性的資深人員，他們將分享其對于組織運(yùn)作的了解。 但是這些成員對于信息審計的理念和所需要具備的基本技能并沒有很

7、好的把握，這就需要對 他們進(jìn)行培訓(xùn)。三、信息審計的基本技術(shù)1問卷調(diào)查。問卷調(diào)查是可以產(chǎn)生量化數(shù)據(jù)的信息審計技術(shù)。它適用于測度對現(xiàn)有信息 服務(wù)的認(rèn)知、收集有用的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、調(diào)杳競爭者的市場份額等。相反，在評估服務(wù)價值、識 別服務(wù)障礙、尋找服務(wù)缺失等方面，問卷調(diào)杳耒必牛效，并且述受限于被調(diào)杳者所能夠花費(fèi) 的時間和精力。成功問卷的問題必須簡明扼要。能通過類似書籍、文檔等渠道獲得的信息， 就不需在問卷中設(shè)置該問題。另外，対某問題已得知答案，或此問題的答案并不能改變你做 爭的方式，也不要設(shè)置此問題。如果問卷是由咨詢顧問設(shè)計的，則必須保證川詞的可理解性。 使川“令人不滿意”、“滿意”、“很好”之類的詞匯，而

8、不川” 1、2、3”這樣的數(shù)字。因?yàn)楸?調(diào)杏者極可能顛倒數(shù)字表達(dá)的意思。止式開展調(diào)查詢要反復(fù)測試。請從來沒有參與過信息調(diào) 杏的人來做測試，判斷他們對問題的理解以及對問卷的操作等問題。紙質(zhì)問卷比電子問卷調(diào) 查效果好，但是花費(fèi)多處理麻煩。電子調(diào)查必須確保答題系統(tǒng)正常工作。另外，在電子調(diào)查 的首貝顯示總共有多少個問題，可防止被調(diào)查者中途放弄作答。2. 個人訪談。訪談因可獲取一手資料，從而是知識管理項目中追蹤信息流最有效的技術(shù), 適用丁評估信息需求、員工的響應(yīng)、對于信息中心和信息服務(wù)的態(tài)度。訪談是從一般問題開 始，逐步深入，最終了解到客戶感受的全過程。訪談的具體問題和方向取決于信息檢查的1=1 標(biāo)。詢

9、問一些開放性的問題。建議認(rèn)真做筆記，而不使用一個錄咅機(jī)。如杲對方要求，則用 匿名方式。訪談結(jié)束要立即檢查筆記，正確和清晰的。訪談成功的一個重要的因素是選對被 訪問者。他們掌管著我們需要進(jìn)入的“信息門戶”，或者是掌管著重耍的數(shù)據(jù)，諳熟組織的運(yùn) 作。其他訪問對象的選擇將取決于信息檢査的【標(biāo)。對于訪談的進(jìn)程必須進(jìn)行方向性的引導(dǎo), 否則訪談將遇到阻力。時間應(yīng)控制在3060分鐘。另外，還需關(guān)注總裁們的態(tài)度，這對于開 展信息服務(wù)也很關(guān)鍵。3.群體討論。在參與者的碰撞能夠擦出火花的情況下，群體討論就是一種很好的技術(shù)。群體討論的方法能夠?yàn)閼?zhàn)略計劃的討論達(dá)到很好的結(jié)果。一個人的發(fā) 言可能會引發(fā)其他人的響應(yīng)或批評

10、，可能會引入新的方向。理想的討論群體應(yīng)該在610個 人。人數(shù)太少不能產(chǎn)生充分的碰撞，人數(shù)人多不能保證每一個參與者都能夠參與碰撞。一般 情況下，山于不可避免的意外的缺席，建議選擇稍微多一點(diǎn)人。另外，參與者應(yīng)該大致在組 織的同一層而，盡量不出現(xiàn)具有領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)管關(guān)系的參與者。與咨詢顧問認(rèn)真研究討論提綱， 以確保最重要的問題能夠在會談的最開始被討論。在一次群體討論會上，一般能談及三到四 個主題，時間在6090分鐘。咨詢顧問必須具備將討論話題從一個主題轉(zhuǎn)移到另一個主題的 能力。在做討論的同時耍注意參與者的肢體語言。如果認(rèn)識這些參者，這將有助于對他們 談話內(nèi)容的理解?？んw討論會的最終結(jié)果既會記載達(dá)成一致的意

11、見，也會記錄只被少數(shù)人持 有的意見。四、信息審計而臨的挑戰(zhàn)和發(fā)展方向信息審計的理論和實(shí)踐走過了數(shù)十年的歷史。雖然它的發(fā)展歷程并非荊棘遍布，但也并 非一帆風(fēng)順。當(dāng)今信息審計仍然面臨著諸多的質(zhì)疑和挑戰(zhàn)，也正是在種種的質(zhì)疑和挑戰(zhàn)屮， 信息審計的理論才得到不斷的修止和補(bǔ)充，才能獲得持續(xù)的發(fā)展。隨著信息審計理論的不斷 完善和深入，信息審計止在朝著定制化和定期化的方向發(fā)展。1信息審計面臨的挑戰(zhàn)。就目前信息審計情況來看，質(zhì)疑和挑戰(zhàn)主要包括兩方面：第一, 缺乏實(shí)踐案例。理論上信息審計可以說發(fā)展得比較完善，無論是基木的理論還是實(shí)施的方法, 都有了很多的研究成果。但是信息審計在實(shí)踐方而卻明顯滯后。第二，信息審計概

12、念的外延 不斷擴(kuò)人，涉及的知識領(lǐng)域越來越廣。信息審計自始至終就沒有一個公認(rèn)的定義，雖然這在 的一定程度上促進(jìn)信息審計概念的不斷完善，但是其負(fù)面的效應(yīng)就是信息審計的概念也在不 斷被模糊。2.信息審計的發(fā)展方向。信息審計正在朝著兩個方向邁進(jìn)：定制化和定期化。定制化又 叫做個性化，是指根據(jù)具體的組織環(huán)境和特定的審計目標(biāo)，在通用的信息審計實(shí)施方案的基 礎(chǔ)進(jìn)行裁剪和修改，從而得到根據(jù)組織定制的、符合組織個性的實(shí)施方案。指望從諸多的實(shí) 踐中產(chǎn)生一個通用方案的想法顯然是不可行的。而唯一的途徑就是從理論上首先產(chǎn)生一個通 用的丄具箱和方案庫，然后讓企業(yè)從其中挑選合適的工具和方案來進(jìn)行實(shí)踐，從而檢驗(yàn)這幾 個工具和方案的實(shí)際效果。而后隨著實(shí)踐案例的積累，逐漸就形成了一個具有可行性的通用 工具箱和方案庫，企業(yè)就可以從中進(jìn)行定制。定期化又可以叫做連