物資驗(yàn)收管理制度

1、物資驗(yàn)收管理制度1 總則1.1 本制度規(guī)定了公司物資驗(yàn)的依據(jù)、時(shí)限、組織方式、程序及 不合格物資的處理方法1.2 本制度適用于 XX 公司的物資驗(yàn)收管理工作。2 職責(zé)2.1 商務(wù)管理部：除勞保類、零星辦公用品外 ,公司所有的設(shè)備、 消耗材料等物資驗(yàn)收歸口管理部門， 組織、 實(shí)施物資全過程驗(yàn)收。2.2 庫房管理員： 負(fù)責(zé)核對(duì)物資的數(shù)量、 規(guī)格、種類、 生產(chǎn)廠家、 生產(chǎn)日期、標(biāo)簽、外包裝等進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收。2.3 使用部門（單位） ：按照驗(yàn)收規(guī)范、訂貨協(xié)議和質(zhì)量要求， 進(jìn)行檢驗(yàn)或試驗(yàn)，并填寫檢驗(yàn)報(bào)告單。2.4 基建管理部：負(fù)責(zé)機(jī)組大小修、技改、基建等重要物資的質(zhì) 量驗(yàn)收，并填寫檢驗(yàn)報(bào)告單。3 管理內(nèi)容

2、與要求3.1 物資驗(yàn)收的依據(jù)3.1.1 物資采購計(jì)劃。3.1.2 訂貨合同、技術(shù)協(xié)議。3.1.3 供貨單位的裝箱單、發(fā)票、貨運(yùn)單、圖紙、隨機(jī)資料、合 格證等。3.1.4物資驗(yàn)收規(guī)范：使用部門應(yīng)根據(jù)待驗(yàn)物資的重要性及特性等，制定相關(guān)物資的驗(yàn)收規(guī)范作為驗(yàn)收的依據(jù)3.2 物資到庫驗(yàn)收的時(shí)限（按工作日計(jì)算）3.2.1大型、新型設(shè)備和專用備品、材料在到貨后七天內(nèi)驗(yàn)收完畢；3.2.2低值易耗品及主要輔機(jī)備品配件在到貨后四天內(nèi)驗(yàn)收完畢；3.2.3一般機(jī)電產(chǎn)品、消耗材料到貨后三天內(nèi)驗(yàn)收完畢；3.2.4批量進(jìn)口物資的驗(yàn)收，應(yīng)根據(jù)具體情況，一般不得超過十五天；3.2.5物資到貨后 , 采購員立刻電話或書面通知使用

3、部門， 在驗(yàn)收規(guī)定時(shí)限內(nèi)，若使用部門未協(xié)同采購員進(jìn)行驗(yàn)收，則視為使用部 門默認(rèn)到貨物資合格， 由物資待驗(yàn)區(qū)轉(zhuǎn)為入庫， 并作好詳細(xì)記錄， 同時(shí)把詳細(xì)情況報(bào)送計(jì)劃經(jīng)營部進(jìn)行登記考核.后續(xù)引發(fā)的責(zé)任問題由使用部門承擔(dān)。3.2.6 對(duì)于物理試驗(yàn)和化學(xué)成分試驗(yàn)的物資，相關(guān)部門應(yīng)在 10 日 內(nèi)驗(yàn)收完畢，需要委托國家相關(guān)專業(yè)部門驗(yàn)收的，由相關(guān)部門負(fù) 責(zé)處理，并在 15 日內(nèi)完成驗(yàn)收工作。3.3 驗(yàn)收的分級(jí)及參加人員3.3.1 設(shè)備類：大型（價(jià)值 10 萬元以上）及專用設(shè)備驗(yàn)收時(shí)必 須由使用部門點(diǎn)檢工程師以上、工程技術(shù)檔案管理員、商務(wù)管理 部采購員、庫房保管員及供應(yīng)廠商共同參加驗(yàn)收；小型通用設(shè)備（10 萬元

4、以下）驗(yàn)收時(shí)由使用部門（單位）技術(shù)管理人員、商務(wù) 管理部采購員、庫房保管員等共同參加驗(yàn)收。3.3.2 備品配件：3.3.2.1 主機(jī)、主要輔機(jī)備品配件、零星進(jìn)口件驗(yàn)收時(shí)，必須由 使用部門（單位）點(diǎn)檢工程師以上、商務(wù)管理部采購員、庫房保 管員參加驗(yàn)收。3.3.2.2 一般備品配件由使用部門點(diǎn)檢員以上人員、商務(wù)管理部 采購員、庫房保管員參加驗(yàn)收。3.3.3 低值易耗品、 消耗材料： 由使用人員、 商務(wù)管理部采購員、 庫房保管員參加驗(yàn)收。3.3.4 對(duì)于危險(xiǎn)品物資必要時(shí)應(yīng)還必須有基建管理部參加，并當(dāng) 日到貨當(dāng)日驗(yàn)收，不得過夜。3.4 物資驗(yàn)收的程序和要求3.4.1 驗(yàn)收程序：3.4.1.1 倉庫保管

5、員檢查供方的 送貨單是否已注明物資的編碼、 名稱、數(shù)量、規(guī)格和訂單編號(hào)等內(nèi)容。3.4.1.2 倉庫保管員檢查供方提供的質(zhì)量證明文件其是否已提 供，文件是否齊全。3.4.1.3 倉庫保管員核對(duì)采購入庫物資是否與采購合同的數(shù) 量、規(guī)格和種類相符，有無超訂單或無訂單的現(xiàn)象。3.4.1.4 倉庫保管員檢查其外包裝上是否已按要求貼上物資標(biāo) 簽，標(biāo)簽上是否已標(biāo)明物資編碼、名稱、數(shù)量、規(guī)格、生產(chǎn)廠商和生產(chǎn)日期等內(nèi)容3.4.1.5 倉庫保管員抽查其包裝內(nèi)的數(shù)量、規(guī)格、種類是否與所貼 的標(biāo)簽一致。3.4.1.6 使用部門質(zhì)量檢驗(yàn)人員接到通知后，按訂貨協(xié)議和質(zhì)量 要求，進(jìn)行檢驗(yàn)和試驗(yàn)，檢驗(yàn)后應(yīng)做檢驗(yàn)記錄，并填寫物

6、資驗(yàn)收 單，檢驗(yàn)報(bào)告一式兩份，一份歸商務(wù)管理部保管，另一份歸使用 部門保管。3.4.1.7 質(zhì)量檢驗(yàn)人員對(duì)其合格與否不能作出判定時(shí)，應(yīng)立即呈 報(bào)上級(jí)主管，由上級(jí)主管作出判定3.4.1.8 未檢驗(yàn)物資存放于待驗(yàn)區(qū)3.4.1.9 不合格物資存放于不合格品區(qū)， 由采購人員負(fù)責(zé)處理不合 格物資的退貨。3.4.2 實(shí)物驗(yàn)收驗(yàn)收：對(duì)實(shí)物驗(yàn)收，包括數(shù)量和質(zhì)量兩個(gè)方面3.4.2.1 物資數(shù)量驗(yàn)收： 數(shù)量驗(yàn)收是保證物資數(shù)量準(zhǔn)確不可缺少的 措施，通常由保管部門負(fù)責(zé)進(jìn)行，數(shù)量驗(yàn)收的具體要求是：(1). 計(jì)重物資的數(shù)量驗(yàn)收要求(如油品、鋼材等) ： 計(jì)重物資一律按凈重計(jì)算。 國產(chǎn)金屬材料以理論換算交貨的，按理論換算驗(yàn)

7、收。 定尺和按件標(biāo)明重量的物資，可以抽查。抽查比例根據(jù)貨物廠 家的信譽(yù)運(yùn)輸情況的和包裝來決定，一般可抽查10 20% ，如以往對(duì)該廠的產(chǎn)品檢查無問題，運(yùn)輸途中良好，包裝完好者也可 少驗(yàn)，反之則多驗(yàn)或全驗(yàn)。物資到達(dá)批量多時(shí)，可抽驗(yàn)的絕對(duì)數(shù)就多，因此抽驗(yàn)的比例可適當(dāng)減少，但也不得少于5 ，其余包裝嚴(yán)密和捆裝完好者抽查無問題，就不再逐件過磅。抽查不符和 規(guī)定要求或有問題時(shí)，應(yīng)全部重新過磅，也可加倍抽查，再有問 題，則全部重新過磅。不能換算或抽查的物資，一律全部過磅計(jì)量。 凡計(jì)重物資驗(yàn)收時(shí)均應(yīng)注意按層次分割，標(biāo)明重量，力求入庫 一次過磅清楚，以便復(fù)查和出庫，減少重復(fù)勞動(dòng)。（1）. 計(jì)件物資的數(shù)量驗(yàn)收要

8、求（如軸承、閥門、專用備件等）：計(jì)件物資應(yīng)全部清查件數(shù)（帶有附件和成套的機(jī)電設(shè)備須清查 主件、部件、零件和工具等） 。固定包裝的小件物資，如內(nèi)包裝完整，可抽驗(yàn)內(nèi)包裝 5 15% ，無差錯(cuò)或其他問題時(shí)，可不再拆驗(yàn)內(nèi)包裝。 用其他方法計(jì)量的物資 （木材、膠帶、玻璃等 ）按規(guī)定的計(jì)量方法 進(jìn)行檢查。 貴重物資應(yīng)酌情提高檢驗(yàn)比例或全部檢驗(yàn)。3.4.2.2 物資的質(zhì)量檢查：包括規(guī)格、尺寸、光潔度、色彩、保 養(yǎng)狀況、氣味等。一般情況下，商務(wù)管理部只負(fù)責(zé)對(duì)物資的外觀 形態(tài)和一般質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。例如對(duì)普通鋼材所懸系的鋼印標(biāo)記、 爐號(hào)與質(zhì)量證明書的核對(duì)的檢驗(yàn)；對(duì)于優(yōu)質(zhì)鋼材、鋼球，經(jīng)核對(duì) 質(zhì)量證明書后，由使用部門做

9、好物理試驗(yàn)和化學(xué)成分試驗(yàn)；對(duì)于 透平油、噴淋油、抗燃油、酸、堿、鹽、藥品、三材等大宗運(yùn)行 材料，除核對(duì)質(zhì)量證明書后，由使用部門進(jìn)行化學(xué)成分及其它相 關(guān)檢驗(yàn)并出具的檢驗(yàn)報(bào)告，檢驗(yàn)報(bào)告必須檢驗(yàn)部門蓋章、簽字； 對(duì)于大型電機(jī)、由使用部門進(jìn)行相關(guān)試驗(yàn)；對(duì)于進(jìn)口閥門按廠家 說明書驗(yàn)收，國產(chǎn)閥門一般應(yīng)抽查 20% ，若對(duì)于同一批次閥門驗(yàn) 收發(fā)現(xiàn) 30% 不合格則全部退貨；對(duì)于進(jìn)口以及國產(chǎn)軸承要求全部 驗(yàn)收。3.4.2.3 對(duì)于訂貨合同或技術(shù)協(xié)議中規(guī)定需經(jīng)試用若干時(shí)間或需 安裝調(diào)試再進(jìn)行結(jié)算的物資，除了具備以上兩項(xiàng)檢驗(yàn)程序外，還 必須有使用部門出具的使用報(bào)告或安裝調(diào)試驗(yàn)收情況報(bào)告（輔助 設(shè)備大小修驗(yàn)收單）

10、。這兩項(xiàng)報(bào)告必須有使用部門相關(guān)人員簽字蓋 章。3.4.2.4 對(duì)于價(jià)值不高的急需物資，在正常工作日以外到貨的， 經(jīng)商務(wù)管理部經(jīng)理同意后，保管員可會(huì)同使用部門先行驗(yàn)收、出 庫，事后及時(shí)向應(yīng)參加驗(yàn)收人員通報(bào)情況。3.5 驗(yàn)收人員職責(zé)：3.5.1 驗(yàn)收時(shí)， 所有參加人員都要樹立高度的責(zé)任心， 認(rèn)真負(fù)責(zé)、 一絲不茍。按計(jì)劃、合同中的型號(hào)參數(shù)、材質(zhì)、技術(shù)要求、配套 范圍、數(shù)量嚴(yán)格檢查，查數(shù)量有無短少、查外觀有無損壞、查參 數(shù)有無差錯(cuò)、查質(zhì)量是否符合要求、配套是否齊全。對(duì)驗(yàn)收中存 在的問題，做好詳細(xì)記錄，分清責(zé)任范圍，并由經(jīng)辦人及時(shí)聯(lián)系 解決。3.5.2 驗(yàn)收中的隨機(jī)資料圖紙使用說明等原件必須交工程檔案

11、管理員統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為己有。3.5.3 所有參加驗(yàn)收人員必須本著公平、公正的原則，以科學(xué)的 手段，嚴(yán)格按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，任何人不得私自隱瞞驗(yàn)收中存 在的技術(shù)、質(zhì)量問題，更不得將存在的問題無原則擴(kuò)大化，造成 不必要的糾紛。3.5.4 對(duì)驗(yàn)收中存在的具體問題，由商務(wù)管理部按照驗(yàn)收人員的 意見向供貨廠商提出退換、 索賠等解決辦法， 任何人不得以“私了 的方式。3.5.5 驗(yàn)收人員應(yīng)各負(fù)其責(zé)，提出各自的觀點(diǎn)和意見，得出科學(xué) 的結(jié)論，并如實(shí)填寫由商務(wù)管理部出具的物資驗(yàn)收記錄單，并簽 字確認(rèn)。對(duì)驗(yàn)收完不履行簽字手續(xù)者，按拒絕參加驗(yàn)收條款承擔(dān) 責(zé)任。3.6 不合格物資的處理方法及責(zé)任劃分3

12、.6.1 不合格物資處理方法：經(jīng)驗(yàn)收后不合格的物資，不管由于 誰的過錯(cuò)，采購員都應(yīng)積極的與供貨廠商聯(lián)系，解決問題，辦理 索賠，退貨等，盡力滿足生產(chǎn)需要，減少損失。3.6.2 責(zé)任劃分：3.6.2.1 因型號(hào)、參數(shù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、材質(zhì)要求報(bào)錯(cuò)，到貨后不能 使用者，責(zé)任由計(jì)劃提報(bào)部門負(fù)責(zé)；3.6.2.2 到貨物資型號(hào)、參數(shù)、技術(shù)要求、材質(zhì)、數(shù)量與采購計(jì) 劃不符，造成到貨后不能使用和庫存物資積壓者，責(zé)任由采購員 負(fù)責(zé)；3.6.2.3 物資在鐵路運(yùn)輸、 裝卸過程中造成外部損壞、 數(shù)量短少、 以及事故造成的物資內(nèi)部損壞者，由采購員負(fù)責(zé)與鐵路部門辦理 簽證、索賠，因運(yùn)輸員原因造成的經(jīng)濟(jì)損失，責(zé)任由運(yùn)輸員負(fù)責(zé)；

13、3.6.2.5 物資在庫內(nèi)裝卸過程中，由于搬運(yùn)、起吊人員技術(shù)、責(zé) 任問題造成損壞者，由搬運(yùn)、起吊人員負(fù)責(zé)；3.6.2.6 商務(wù)管理商委托外單位汽車長途運(yùn)輸貨物，或我公司汽 車運(yùn)輸而無押運(yùn)人員 , 到貨后按運(yùn)輸清單清點(diǎn)驗(yàn)收，發(fā)生丟失、損 壞、短少者，由商務(wù)管理商協(xié)調(diào)承運(yùn)部門和承運(yùn)人負(fù)責(zé)；3.6.2.7 物資到貨后，由于保管員未及時(shí)驗(yàn)收、保管不當(dāng)、管理 不善等原因造成物資丟失、損壞、變質(zhì)、變形、數(shù)量短少等，責(zé) 任由保管員負(fù)責(zé)。3.7 責(zé)任者的考核因違反本制度 ,按公司有關(guān)規(guī)定、制度對(duì)責(zé)任人、責(zé)任部門進(jìn)行考 核。4 檢查與評(píng)價(jià)4.1 物資到貨后，倉庫保管員未按時(shí)在到貨登記本上填寫所列項(xiàng) 目，扣罰責(zé)任

14、人 50 元 /次；4.2 物資未在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)驗(yàn)收完畢， 每遲一天扣罰責(zé)任人 50 元， 扣罰責(zé)任部門 100 元 /次；驗(yàn)收不合格的物資， 驗(yàn)收人員未及時(shí)書 面通知商務(wù)管理部處理， 每遲一天扣罰責(zé)任人 50 元，扣罰責(zé)任部 門 100 元 /次；商務(wù)管理部未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理， 每遲一天扣罰責(zé) 任人 50 元，扣罰責(zé)任部門 100 元/次。4.3 物資到貨后應(yīng)參與配合驗(yàn)收或檢驗(yàn)部門， 接到通知后未及時(shí)參 加驗(yàn)收或配合檢驗(yàn)，貽誤了工作進(jìn)度，自商務(wù)管理部書面要求的 時(shí)間算起， 每遲一天扣罰責(zé)任人 50 元，扣罰責(zé)任部門 100 元 /次， 商務(wù)管理部未及時(shí)通知， 每遲一天扣罰責(zé)任人 50 元，扣

15、罰責(zé)任部 門 100 元 / 次；4.4 物資驗(yàn)收后驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)在驗(yàn)收單 （入庫單） 上簽字， 驗(yàn)收 不合格須注明不合格原因，驗(yàn)收人員驗(yàn)收后不簽字或不注明原因 者每發(fā)現(xiàn)一次扣罰責(zé)任人 100 元；因驗(yàn)收人員技術(shù)水平或責(zé)任心 問題，把合格品驗(yàn)收為不合格品或把不合格品驗(yàn)收為合格品（在 驗(yàn)收規(guī)定的驗(yàn)收時(shí)間內(nèi)則免于考核） ，扣罰責(zé)任人 100 元 /次，扣 罰責(zé)任部門 100 元 /次；4.5 對(duì)于一些需要做物理試驗(yàn)和化學(xué)成分試驗(yàn)的物資， 商務(wù)管理部 未及時(shí)通知相關(guān)部門， 每遲一天扣罰責(zé)任人 50 元，扣罰商務(wù)管理 部 100 元 /次；商務(wù)管理部已通知相關(guān)部門但相關(guān)部門未按要求及 時(shí)檢驗(yàn)，每遲一天

16、扣罰責(zé)任人 50 元，扣罰責(zé)任部門 100 元 /次；4.6 物資在庫內(nèi)裝卸過程中，由于搬運(yùn)、起吊人員技術(shù)、責(zé)任問 題造成損壞者，扣罰責(zé)任部門 100 元/次 .4.7 物資在鐵路運(yùn)輸、 裝卸過程中造成外部損壞、 數(shù)量短少、 以及 事故造成的物資內(nèi)部損壞者， 由采購員負(fù)責(zé)與鐵路部門辦理簽證、 索賠，因運(yùn)輸員原因造成的經(jīng)濟(jì)損失，扣罰責(zé)任部門 100 元 /次； 5 附則5.1 本制度由商務(wù)管理部起草，商務(wù)管理部負(fù)責(zé)解釋；5.2 本制度自批準(zhǔn)下發(fā)之日起實(shí)施， 其他原相關(guān)制度若與本制度沖突，以本制度為準(zhǔn)；6 附錄1物資驗(yàn)收記錄單2設(shè)備開箱驗(yàn)收記錄單附錄 1XX 公司物資驗(yàn)收記錄單所屬單位年月日供貨單位采購方式市場采購到貨日期驗(yàn)收日期驗(yàn)收記錄人合同號(hào)驗(yàn)收內(nèi)容物資名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量生產(chǎn)廠家質(zhì)量備注驗(yàn)收意見使用部門（單位）監(jiān)理公司商務(wù)管理部 保管供貨單位附錄 2 設(shè)