項目管理中范圍管理淺見及對策

1、-作者xxxx-日期xxxx項目管理中范圍管理淺見及對策【精品文檔】項目管理中范圍管理淺見及對策作者：王志平 摘要在信息系統(tǒng)集成實際工作中，因信息產業(yè)的更新突飛猛進，項目經理或項目管理者實施過程中碰到客戶不斷提出項目需求之外的要求，并致使某些項目無法按期按要求完工。這就涉及到項目管理中范圍管理的問題，結合實際工作，本文試圖說明按照項目管理要求，如何進行范圍管理。正文系統(tǒng)集成公司承建項目一般會在有力的組織和客戶的配合下，比較順利的完成，因為客戶的相關部門和集成商之間，對項目的看法大致是一樣的。但是在具體實施過程中，對一些服務或需求的看法不盡相同，也就造成有些項目遲遲拖下尾巴，對客戶和集成商來說，

2、都是一個頭痛的問題，這就涉及到了項目管理中的范圍管理。范圍，即項目的任務。在信息系統(tǒng)集成項目中，范圍在項目中作為一種思想，始終貫穿著整個項目過程。如果系統(tǒng)集成公司不能明確項目的范圍，就項目本身來說，在其實施的過程會有很多意想不到的麻煩出現(xiàn)，其最終的結果可能導致項目的失敗。項目是為完成產品或服務所做的一次性努力。因此系統(tǒng)集成項目范圍的概念包含兩方面，一個是產品范圍，即產品或服務所包含的特征或功能，另一個是項目范圍，即為交付具有規(guī)定特征和功能的產品或服務所必須完成的工作。在確定范圍時首先要確定最終產生的是什么，它具有哪些可清晰界定的特性。要注意的是特性必須要清晰，以認可的形式表達出來，比如文字、圖

3、表或某種標準，能被項目參與人理解，絕不能含含糊糊、模棱兩可，在此基礎之上才能進一步明確需要做什么工作來產生所需要的產品，也就是說產品范圍決定項目范圍。一、范圍管理的重要性系統(tǒng)集成項目實施久拖不決的原因，大多數(shù)情況下都是在項目實施過程中，實施雙方沒有控制好項目范圍的問題。系統(tǒng)集成項目的有實施的周期較長、專業(yè)知識依賴性強，特別是一些跨專業(yè)的項目，要完全把客戶的全業(yè)務流程穩(wěn)定下來，并通過系統(tǒng)實現(xiàn)，是需要較長的時間來鞏固的。因此在這么一個客觀條件下，常常出現(xiàn)一些需求不穩(wěn)定、需求變更，項目范圍失控的現(xiàn)象，如果在此問題上沒有一個“度”的控制，那么項目的范圍將失去可控性，隨之而來的是項目的風險和成本無法控制

4、，更嚴重的是導致項目的滯后和失敗。在某客戶的OA系統(tǒng)推廣過程中，作為政府部門，該客戶與其他部門之間的公文往來較頻繁，在該用戶的各智能處室之間的業(yè)務流轉也非常頻繁，主辦的信息技術部門對此認識不足，為了趕進度和完成建設任務，在沒有做充分的需求分析的基礎上匆匆上馬OA系統(tǒng)的研發(fā)和推廣項目，最終導致的是項目研發(fā)與推廣脫節(jié)，造成項目實施失敗。對系統(tǒng)集成項目而言，范圍管理的重點是需求分析，需求分析是一個項目的開端，也是項目建設的基石。在以往建設失敗的系統(tǒng)集成項目中，80%是由于需求分析的不明確而造成的。因此一個系統(tǒng)集成項目成功的關鍵因素之一，就是對需求分析的把握程度。而項目的整體風險往往表現(xiàn)在需求分析不明

5、確、業(yè)務流程不合理，客戶不習慣或不愿意去用集成商的新系統(tǒng)。系統(tǒng)集成商，應該提醒客戶方重視需求分析的重要性，采用必要的手段和方法來進行需求調研，同時系統(tǒng)集成公司也應參與需求的調研。只有這樣才能切切實實地把握客戶的需求和方向，才能在將來的功能界定、開發(fā)范圍上有發(fā)言權。就一個簡單的網絡系統(tǒng)集成項目來說，組建一個局域網，簡單來說就是將整個系統(tǒng)中的各個工作站、服務器，通過網絡的形式，緊密有序的連接在一起，形成一環(huán)型、星型或者兩者結合的網絡?？蛻舻淖罱K目的，就是可以通過局域網來達到資源的共享以及通訊的方便等等;作為承建商，需要考慮的因素卻是多方面的:網絡技術的選擇、工作站、服務器及網絡設備的采購、網絡的布

6、線及系統(tǒng)的調試等等都是該項目能否順利完成的制約因素，只有很好地處理，或者說管理好每一個環(huán)節(jié)，才能很好地完成客戶的最終目標;顯然，每個環(huán)節(jié)還可以單獨作為一個相對細小的“項目”來進行管理;因此，在系統(tǒng)集成項目管理中，范圍管理是制約項目成功與失敗的關鍵因素，只有很好地處理這一關鍵因素，才能順利的進行下一步的工作計劃，否則，做再多的工作也是枉然的。范圍管理對一個項目管理者來說，貫穿于項目的初始和終結，牢牢把握項目的范圍管理，既能規(guī)避項目失敗的風險也能最大限度的控制項目成本，同時對項目的實施也具有重要意義。二、信息系統(tǒng)集成項目范圍管理常見的問題和原因分析 系統(tǒng)集成項目具備的特殊性和行業(yè)覆蓋的廣闊性，需求

7、分析有較高的風險，項目范圍管理及需求分析的重要性是不言而喻的，同時需求分析又的的確確難做，也容易產生問題。目前系統(tǒng)集成項目范圍管理存在的問題包括: 1、項目經理項目范圍管理意識較弱，忽視范圍管理的重要性。系統(tǒng)集成公司較少有項目管理專業(yè)的人員來擔任項目經理 (甚至很少是管理專業(yè)的)，項目經理大多是技術人員兼任或擔任，項目的技術方面的知識比較深厚，在項目管理意識及管理必備的技能、素質都需要提高。項目管理經驗的欠缺，導致項目經理不能正確地認識到范圍管理的重要性，不能真正區(qū)分項目實施和項目管理的工作任務，這是系統(tǒng)集成公司目前范圍管理存在的普遍問題。部分項目經理沒有意識到自己項目經理的角色，從總體上去把

8、握管理整個項目，而是埋頭于具體的技術工作，項目經理的工作任務，我們認為應該80是與項目人員之間溝通，20才是具體事務和技術問題的處理。 2、項目經理沒有有效地開展范圍管理。即使有了范圍管理的意識，有些項目經理對于項目的組成人員，沒有較好的管理方法，工作不好安排的工作只好自己做。另外由于工作分解缺乏合理性，項目任務無法有效、合理地分配給相關成員，以達到項目工作均衡。在我公司曾經有一個技術尖子擔任某大型集成項目的項目經理，因為涉及的系統(tǒng)龐雜，技術要求高，他擔任項目經理是眾望所歸。但在項目管理方面的欠缺，導致該項目瀕臨失敗，究其原因，是因為項目經理不了解項目管理的知識體系和一些常用工具和方法，所以在

9、實際工作中沒有項目管理知識的指導，完全依靠個人現(xiàn)有的知識技能，管理工作的隨意性、盲目性比較大。后來，通過及時調整項目經理人選，由具備實施經驗，又能協(xié)調配合各方面資源的公司管理層人員兼任項目經理，使得該項目接下來很順利地完成。因此項目經理接受系統(tǒng)的項目管理知識培訓是非常必要的，同時在系統(tǒng)集成公司實行項目經理知識技能資格考核制度，并通過對考核指標的合理設定和宣傳，引導項目經理更好地做好項目管理工作，讓項目經理自覺補充學習項目管理的知識和一些常用工具和方法。有了專業(yè)領域的知識與實踐，再加上項目管理知識與實踐和一般管理的知識和經驗的有機結合，必能大大提高項目經理的項目管理水平。 3、與客戶對項目范圍管

10、理溝通不夠，導致需求分析不徹底。很多項目管理人員甚至包括客戶都認為，項目實施的管理和控制應當是承建公司的事情。其實，要實現(xiàn)良好的項目管理，項目范圍的控制是一個關鍵，而這個關鍵點的把控更多的是應該由客戶來控制。對于系統(tǒng)集成項目范圍的控制，客戶占有較大的控制主動權，而且在項目范圍的把控上更具有權威性和判別性。項目管理是需要實施雙方甚至是三方（監(jiān)理）共同努力的，而不單純是承建方的責任，項目范圍的不確定同樣會帶來客戶自身管理成本的浪費，項目的拖延甚至失敗的影響。在范圍界別階段，項目組對客戶的整體組織結構、有關人員及其關系、工作職責等應有足夠了解以期得到完整需求或最終經權威客戶代表確認的需求。我們認為，

11、項目的首次會議或由各部門參與的項目啟動動員是非常必要的，有利于對需求的完整發(fā)掘和界定，能讓客戶和承建商在各業(yè)務部門之間有一個良好的互動平臺，這點應該在項目管理中引起必要的關注。由于項目經理的工作問題，客戶參與程度不高，客戶方相關責任人不明確或對范圍和要求責任心不強，提出的要求具有隨意性，項目前期對需求的確認不夠積極;項目后期需求變化隨意，造成項目范圍的蔓延，進度的拖延，成本的擴大。造成需求分析不徹底的具體原因分析如下:第一、客戶需求不明確計算機技術從最初的高高在上到現(xiàn)在融入工作生活的方方面面，是時代的進步，也是技術發(fā)展帶來的便利，但是客戶對于計算機技術的認可程度不高，有些需求模棱兩可，特別是客

12、戶的業(yè)務部門，無法準確專業(yè)的表達自己的需求。第二、客戶需求變化隨著客戶方對信息化建設的認識和自己業(yè)務水平的提高，特別是客戶的信息主管部門，往往會對正在實施的項目的需求提出新的要求和需求變更。因此，對于將會到來的需求變化，在進行需求分析時要懂得防患于未然，盡可能地分析清楚穩(wěn)定需求、易變需求，以便在進行系統(tǒng)設計時，將系統(tǒng)的核心建筑在穩(wěn)定需求上，同時留出變更空間。第三、雙方對需求的理解偏差項目需求分析人員對客戶表達的需求，不同的分析人員可能有不同的理解。分析人員知識的專一性也會造成需求分析的誤解和失敗。為規(guī)避分析失敗的風險，應組成專門的分析小組，多與客戶的相關部門進行溝通和挖掘，將需求分析偏離降低到

13、最小。第四、客戶業(yè)務部門參與不夠客戶建設信息系統(tǒng)的目的是為了服務于自己的主要業(yè)務領域，系統(tǒng)集成公司進行項目需求分析時，不能只與信息部門進行溝通，而缺少客戶業(yè)務部門的參與。系統(tǒng)集成項目是來自于業(yè)務部門的需求，最終供業(yè)務部門使用，業(yè)務部門參與不足，可能產生業(yè)務需求無法實現(xiàn)，也可能因沒有業(yè)務部門的參與而導致項目失敗。因此，項目經理在項目需求分析階段應確保項目實施中業(yè)務部門參與的全面性、深度和權威性，通過溝通協(xié)調對他們施加影響，驅動他們對項目的支持，調查并明確他們的需求和愿望，減小其對項目的阻力，以確保項目獲得成功。4、項目范圍變化后的管理問題在系統(tǒng)集成項目范圍管理過程中，不出現(xiàn)任何改變是不可能的，當

14、項目小組處理范圍變化管理時，通常會遇到下面一些共同的問題:第一、項目范圍外延擴大：項目經理對大的范圍改變或變更能及時掌控，對于小的變化不很敏感，只是不斷地進行項目，不斷添加額外的工作而并不經過仔細的考慮。范圍外延擴大指的是當項目接受了太多小的變化之后所出現(xiàn)的情況。當所有這些小的變化結合在一起，項目小組才意識到需要做的額外工作太多，以至于要超出預算，延誤工期。第二、項目的變更：很多時候，項目經理會從最終用戶，或者客戶經理那里收到變更請求。由于這些人都是客戶公司內部的，有趨勢認為這些請求都應該被接受。這種想法是錯誤的，最終用戶經常會提出范圍修改的請求，但是他們無權批準這樣做。甚至一個客戶經理也不能夠批準范圍變更請求。很多項目陷入麻煩是因為他們認為他們獲得了進行范圍修改的批準，但是后來卻發(fā)現(xiàn)有權決定這種變更的負責人，并沒有同意這樣做，因此項目變更的管理應該遵循客戶負責人或其授權人的要求。 第三、項目經理自身的素質培養(yǎng)：項目經理應在不斷的總結和學習中，強化項