備品備件采購和管理制度匯編

1、備品備件采購和管理制度1、總那么 1.1規(guī)米購流程，科學(xué)合理地米購備件，優(yōu)化庫存?zhèn)浼Υ鏄?gòu)造，提咼備件的有 效利用率，保證備品備件供貨及時，不影響設(shè)備維護工作。1.2備品、備件庫房由工程部集中管理，以備件的屬性、特點和用途統(tǒng)籌規(guī) 劃、合理布局。管理的主要任務(wù)是做好其接運、檢查和驗收；對庫存進展保管保 養(yǎng)；搞好庫區(qū)規(guī)劃，充分發(fā)揮庫房和設(shè)備的利用率；實行儲藏資金下庫，搞好庫 存構(gòu)造分析；建立與健全倉庫管理根底工作，到達數(shù)據(jù)化、檔案化及計算機管理; 搞好平安衛(wèi)生工作，確保備品、備件和人身平安。1.3加強備品、備件管理，準(zhǔn)確提供庫存物資信息，及時保證運行、維護、檢修所需，加速物資周轉(zhuǎn)，提高運行維護質(zhì)量

2、有著重要作用。1.4備品備件的質(zhì)量和性能要求與原設(shè)備一致，一般情況下，必須選擇與原 設(shè)備同品牌同型號的備品備件，由于設(shè)備停產(chǎn)，升級等原因?qū)е聼o法獲得原型號 的備品備件，工程部需及時向業(yè)主部門提出代用或升級方案，按業(yè)主部門審批后 的代用方案實施。1.5承受業(yè)主部門對備品備件儲藏情況的和倉儲情況進展檢查，并按業(yè)主部門 的要求改良和完善備品備件的儲藏和倉儲管理工作。每月向業(yè)主部門報送備品備件庫存明細和備品備件出庫流水單。1.6業(yè)主部門有權(quán)對工程部庫存的備品備件進展全局圍的統(tǒng)籌調(diào)撥。2、目的為加強備品、備件集中統(tǒng)一管理，做好儲藏工作，以保證設(shè)備的正常維修和 檢修方案順利進展，特制訂本備品、備件管理制度

3、。本制度明確了備品備件從申 報、采購、入庫、保管到發(fā)放領(lǐng)用的制度及管理職責(zé)， 對備品備件的申報、采購、 收、發(fā)、存進展控制。3、適用圍本規(guī)定適用于工程部維護、檢測、試驗設(shè)備備品備件及工裝易損件的管理活 動。4、術(shù)語及定義4.1設(shè)備備件：為了設(shè)備維護保養(yǎng)工作的順利進展，在設(shè)備出現(xiàn)故障時縮短 故障的修復(fù)時間而備用的配件。4.2待修件：不能正常工作但能通過修復(fù)再使用的配件。4.3報廢件：不能工作且無法修復(fù)或維修費用接近甚至高于購置該件的本錢的配件。4.4工裝易損件：在工裝使用周期，需要屢次更換的零件或部件。5、備品備件的采購5.1選擇供給商在做采購方案后，選擇合格的供給商進展詢價，議價，由工程負責(zé)人

4、 審核；凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，工程部應(yīng)事先選定廠商，議定長期供給價格，呈準(zhǔn)后通知采購部門依需要提出請購。5.2價風(fēng)格查已核定之物料，工程部必須經(jīng)常分析或收集資料，作為降低本錢之依據(jù)；工程部各有關(guān)部門，均有義務(wù)協(xié)助提供價格信息，以利比價參考；523已核定之物料采購單價如需上漲或降低，應(yīng)附上書面之原因說明;524采購數(shù)量或頻率有明顯增加時，應(yīng)要求供給商適當(dāng)降低單價；工程部應(yīng)隨時掌握市場價的浮動數(shù)據(jù)，以利于更好的把握市場。5.3詢價、比價和議價根據(jù)采購物料的品種、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、和交付期的不同，采購人員應(yīng)選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價對象；采購人員根據(jù)過去采購的情況，市場變

5、化情況，以及工程本錢預(yù)算等 情況，確定采購目標(biāo)價格；在得到供給商的報價信息后，采購人員對供給商的報價條件進展品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面進展核對，以保證供給商可以提供的物料符合工程實際的采購要求，并對供給商所報的價格、交付期、售后效勞等方面進展分 析比擬，以便選擇條件最優(yōu)的供給商；供給商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r，采購人員應(yīng)，送申報部門確認；專用材料或用品，工程部應(yīng)會同使用部門共同詢價與議價；對于廠商的報價資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后，以等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價。在規(guī)定的權(quán)限圍，采購人員應(yīng)與供給商進展磋商，以使雙方最終 在全部條款上達成一致；對重大的物資采購，無論是技術(shù)

6、、商務(wù)談判，要保證參加人數(shù)不少于兩人。有關(guān)價格、選型及其他技術(shù)、商務(wù)談判，要求有兩人以上參加。5.4簽訂采購單在采購作業(yè)所需的全部條款與供給商達成一致后，采購人員需填寫正式的采購單，合同需要列明至少以下條款:供給商資料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；采購物料的詳細描述， 包括品名、型號、規(guī)格等，如有超出標(biāo)的的特殊要求需特別注明；訂單所采購的數(shù)量/重量；單位包裝數(shù)量/重量；包裝件數(shù)；價格：單價，合計價、合同總額，定金或預(yù)付款；交付期：分批交付時應(yīng)明確每批的交付時間和交付數(shù)量；付款方式；所需的質(zhì)量證明資料檢驗單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗報告等；質(zhì)量保證條款：發(fā)生質(zhì)量問題時進展退換或其他處理方法

7、。5.5訂貨合同長期定貨和大額進貨，原那么上均應(yīng)通過簽訂買賣合同的方法進展。應(yīng)與承 售商定買賣合同書一式四份，第一份正本存采購部門，第二份正本存承售商，第 三份副本存請購單位，第四份副本及暫付款申請書的第二聯(lián)送會計部門供整理定 金或付款用。5.6緊急訂貨工程部接到運維班組以聯(lián)絡(luò)的緊急采購部件，應(yīng)立即進展詢價、議價，接到請購單后，按采購程序明確專人迅速辦理。5.7進度控制及事務(wù)聯(lián)系工程部將采購過程分為請購、詢價、訂貨、交貨四個階段來控制采購 作業(yè)進度；采購人員為能按照進度完成作業(yè)，應(yīng)填制“進度異常反響單，并注 明“異常原因及“預(yù)定完成日期，經(jīng)呈主管核示后轉(zhuǎn)送工程部，依請工程部意見擬定對策處理5.

8、8采購作業(yè)方式除一般采購作業(yè)方式外，工程部可依材料使用及采購特性，選擇以下 一種最有利的方式進展采購：集中方案采購：凡具有共同性的材料，須以集中方案辦理采購較為有利 者，可核定材料工程，通知各申報部門依方案提出申報， 采購部門定期集中辦理 采購；長期報價采購：凡經(jīng)常使用且使用較大宗的材料，工程部應(yīng)事先選定廠商， 議定長期供給價格，呈準(zhǔn)后通知各申報部門依需要提出申報。6、驗收入庫6.1入庫前應(yīng)依據(jù)設(shè)備？采購方案審批表？和？發(fā)貨單？認真清點所要入庫的備品 備件的數(shù)量，并檢查好備品備件的規(guī)格、型號、質(zhì)量合格證，做到數(shù)量、規(guī)格、品種準(zhǔn)確無誤，質(zhì)量完好，配套齊全，并在送貨單上簽字，如發(fā)現(xiàn)不符時， 應(yīng)做好

9、紀(jì)錄，等待相關(guān)技術(shù)人員驗收相符后再入庫。6.2保管員在備品備件進庫時，根據(jù)采購方案審批表的審核憑證，現(xiàn)場交接接 收，必須按所購物品條款容、物品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對備品備件庫的備件進展檢查驗收， 并做好入庫登記，即？備品備件入庫單？。6.3保管員要嚴(yán)格檢查備品備件的合格證，質(zhì)量的定性，是否符合運維所需的 備品備件的技術(shù)要求。6.4物品驗收合格后，應(yīng)及時入庫擺放于指定位置。6.5做到帳、卡、物相符合。6.6易燃、易爆，易生銹、易腐蝕的備品備件要單獨存放，并定期檢查。6.7精細、易碎及貴重物資要輕拿輕放嚴(yán)禁擠壓、碰撞，倒置，要做到妥善 保存。6.8做好防火、防盜、防銹、防凍、防塵工作。6.9倉庫經(jīng)常開窗通風(fēng)

10、，保持庫房整潔。7、出庫程序7.1備件出庫應(yīng)填寫出庫審批單，并由工程負責(zé)人簽字審批。保管人員要做好 記錄，領(lǐng)用人簽字。7.2物件出庫實行“先進先出、推出新的原那么，做到保管條件差的先出，包裝簡易的先出，易變質(zhì)的先出。7.3本著“厲行節(jié)約，杜絕浪費的原那么發(fā)放物品，做到專物專用。7.4對于相關(guān)部位專用備品備件的領(lǐng)用必須要有工程負責(zé)人、技術(shù)負責(zé)人簽字 前方可領(lǐng)取。7.5領(lǐng)用人不得進入庫房，防止出現(xiàn)過失，根據(jù)領(lǐng)料單，由庫管員進入庫房查 詢領(lǐng)用的相關(guān)備品備件。7.6庫管員要做好出庫登記，并定期向部門主管做出入庫報告。8、退庫8.1領(lǐng)出備品備件后出現(xiàn)用料變更或剩余時，允許退庫。8.2退庫時要辦理退庫手續(xù)

11、，退庫需說明原因，并注明規(guī)格型號、數(shù)量和工號 退料需經(jīng)領(lǐng)用部門領(lǐng)導(dǎo)簽字。8.3退庫物料須進展必要的質(zhì)檢或經(jīng)測試合格后，性能、外觀均不影響使用、 外表不得有油污、所有資料齊全方可退庫。8.4庫管員憑退庫單及質(zhì)檢合格證將退庫物料重新登記上帳9、存放9.1備品備件儲存要統(tǒng)一規(guī)劃、合理布局、分類保管、編號定位，備品備件儲 存要做到“四號定位庫號、架號、層或排號、位號四者統(tǒng)一編號、“五五擺 放各種備品備件按品種、規(guī)格、形狀和貯存要求，一五一十地擺放、“三清數(shù)量清、材質(zhì)清、規(guī)格清、“二齊庫容整齊，物資擺放整齊，按備品備 件保管技術(shù)要求進展通風(fēng)、清洗、枯燥、定期涂油或重新包裝。9.2備品備件要考慮先進先出，

12、收發(fā)貨快速及時方便，并留有最低庫存，到 達最低庫存時，應(yīng)及時采購。9.3對于庫房的備品備件，未經(jīng)上級主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，一律不準(zhǔn)擅自借出。9.4實行庫存?zhèn)淦穫浼_帳制度，庫管員每日憑出入庫打印單編報房庫日報 表，并將所有庫存物資信息錄入電腦系統(tǒng)，形成電子倉庫庫存?zhèn)淦穫浼_帳。 庫存?zhèn)淦穫浼_帳必須在備品備件出入庫后 24小時按規(guī)定工程填寫，做到日清月 結(jié)，憑單入帳不跨日，不準(zhǔn)無據(jù)調(diào)帳。9.5庫存?zhèn)淦穫浼?yīng)于每半年和每年年終時盤點，發(fā)現(xiàn)損壞、貶值、報廢、 盤多、盤少應(yīng)分析原因，明確責(zé)任，并形成報表遞交主管領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批 后進展帳面調(diào)整。9.6庫房要嚴(yán)格執(zhí)行保衛(wèi)制度，制止非本庫人員擅自出入庫，

13、建立和健全出入庫登記制度。9.7庫房嚴(yán)禁煙火和攜入易燃易爆物品，明火作業(yè)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)， 需開具動火證方可進展明火作業(yè)。9.8經(jīng)常檢查電燈、電線、電閘、消防等設(shè)施器具，發(fā)現(xiàn)故障及時維修排除，不得擅自挪動或挪用消防器具。做好各種防患工作，確保備品備件的平安保管。預(yù)防容包括：防火、防盜、防銹、防腐、防霉、防鼠、防塵、防爆、防漏電9.9庫管員應(yīng)對庫存?zhèn)淦穫浼M展定期每月檢查，并作好檢查記錄。對 變質(zhì)、霉?fàn)€、損壞的物資，應(yīng)及時隔離等待處理。9.10在庫房倒運備品備件時，要根據(jù)備品備件特性及大小、輕重不同使用搬 運工具，以防止碰撞損壞。10、庫區(qū)的平安及紀(jì)律10.1庫房工作人員要加強平安意識，增強

14、工作責(zé)任感，庫房要有必要的平安 設(shè)施、滅火設(shè)備，平安通道必須保持暢通，水電線路必須無漏電漏水或裸露，以 利防火、防盜等。10.2每天一次檢查庫房外的防火設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題立即整改并向主管報告。合 理安排庫堆位，預(yù)留足夠的出入通道及平安距離，平安高度。催促裝卸工按指定堆位整齊疊位。發(fā)現(xiàn)傾斜要立即糾正。嚴(yán)禁在貨堆上行走、坐臥，嚴(yán)禁在貨堆旁 的通道坐、臥。10.3庫房工作人員不得擅自離崗。庫房無人時必須上鎖，無關(guān)人員不得進入 庫區(qū)。10.4任何人不得私自挪用、試用、調(diào)換和外借庫存物料。11、庫管員職責(zé)與權(quán)限11.1庫房主管人員要熟悉、掌握物料管理的有關(guān)政策及規(guī)定。11.2組織制定庫房物料收、發(fā)、保管等方

15、面的規(guī)章制度和工作細那么，并認 真檢查落實。11.3掌握庫存物料情況，組織倉庫人員做好物料的收、發(fā)、保管工作。11.4負責(zé)庫房的規(guī)劃，提高庫房利用率。11.5負責(zé)抓好庫房的平安及管理工作，落實防潮、防火、防盜等措施。發(fā)現(xiàn) 問題及時匯報，并積極采取有效措施。11.6組織庫房的庫存盤點、帳物核對。11.7上崗后第一時間應(yīng)對倉庫的門，窗及各庫區(qū)存放的物資進展巡查，發(fā)現(xiàn) 異常立即報告。11.8每天下班前對各庫區(qū)的門，窗等進展檢查，確認防火、防盜等方面確無 隱患后才可離崗下班。11.9每天翻開一次各庫區(qū)的門，窗一小時，讓空氣對流，更換庫空氣。11.10每天清掃庫地面衛(wèi)生。地臺板要擺放整齊。周末應(yīng)清掃庫全

16、面衛(wèi)生工 作。11.11每天一次檢查倉庫區(qū)、外的防火設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題要立即整改并向主管 報。11.12熟悉所管物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、保管要求和特殊或高精細 備件的保管方法。11.13負責(zé)入庫備件的驗收，對驗收合格的簽收 ？發(fā)貨單？并開具入庫單，對 入庫備件建立明細帳卡。入庫備件以入庫憑證為依據(jù)，做到數(shù)量準(zhǔn)確、入庫及時、 帳物相符。11.14備品備件出入庫時，庫管員應(yīng)依據(jù)，進庫單、出庫單核準(zhǔn)出入物品的 名稱、批號、數(shù)量，準(zhǔn)確地收發(fā)貨，收發(fā)完畢后，應(yīng)立即填寫掛在貨架上的貨卡 并立即入帳。11.15對入庫備件分類堆放，做到分類清楚、堆放整齊。11.16負責(zé)按？領(lǐng)料單？發(fā)放備件，并作好出庫物料的

17、帳卡登記。出庫備件帳卡要清楚、無過失。11.17負責(zé)庫備件的保管，不得出現(xiàn)喪失、損壞現(xiàn)象。11.18負責(zé)庫房的平安，堅持檢查制度，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，并積極采取有 效措施。掌握滅火器材的正確使用方法。11.19堅決拒絕手續(xù)不齊的物品進出。對于貨物的正常出入，庫管員要按要 求填寫各類單據(jù)，特別是出庫單，無出庫單的堅決不準(zhǔn)帶備品備件出倉庫。11.20按要求做好庫存盤點、帳物核對及庫存量的統(tǒng)計。11.21極提出有利于庫房管理的建議及改良意見。11.22運行維護班組是備品備件的歸口管理部門，負責(zé)備品備件清單的制作 及優(yōu)化更新。11.23運行維護班組負責(zé)對申報備件及報廢件確實認；負責(zé)優(yōu)化備件品牌及 替代件

18、；對庫房的備件使用情況監(jiān)視檢查；負責(zé)到庫房現(xiàn)場查詢設(shè)備備件儲藏情 況。11.24庫房管理員負責(zé)組織保全員修復(fù)待修件。11.25工程部根據(jù)庫房、現(xiàn)場的？半月備品備件請購工程清單？采購備件。12、 工作程序12.1制定備品備件平安庫存關(guān)鍵設(shè)備備件清單工程部根據(jù)設(shè)備說明書？設(shè)備檢修保養(yǎng)指導(dǎo)書？、？設(shè)備臺帳？制定?備 品備件清單？，發(fā)放給庫房備品備件保管員。備品備件清單？應(yīng)包括類別、名稱、規(guī)格型號、更換周期、最大和最小庫存、適用設(shè)備、獲得途經(jīng)、代用件、采購周期等容，？備品備件清單？應(yīng)根據(jù)實際使用情況進展優(yōu)化補充，不斷持續(xù)改良。新增設(shè)備的設(shè)備維修班更新？備品備件清單？新設(shè)備隨機附帶備件入庫，記手工帳。在保修期的設(shè)備原那么上也應(yīng)建立備品備件，以保證設(shè)備可動率，設(shè) 備廠家賠付的備件可用于補足庫存。12.2設(shè)備備件的采購申報在備品備件庫建有庫存的，每月末庫房根據(jù)期末庫存？設(shè)備備品備件清單？，執(zhí)行零采程序；未到期末即到達最小庫存的填寫？急件請購單？迅速補足。更換周期較長不留備件的，保管員負責(zé)在充分考慮提前期的情況下按 月填報采購。突發(fā)故障損壞的備件由保管員填？急件請購單？交工程部快速采購。12.3 待修件、報廢件管理12.3.1 替換下來的零部件，由保管員及工程負責(zé)人在一周作出處置意見。12.3.2 對于待修件，保管員負責(zé)進展修復(fù)，維修后的零件經(jīng)技術(shù)負責(zé)人檢 驗合格后記入手工帳，庫房