溝通中的書(shū)面溝通.

1、二、書(shū)面溝通的特點(diǎn)二、書(shū)面溝通的特點(diǎn)所傳播的內(nèi)容更便于斟酌能夠傳遞那些難以啟齒之言對(duì)時(shí)間的限止相對(duì)小些可以較好的記錄當(dāng)初溝通的情況并容易保存下來(lái) 商務(wù)寫(xiě)作與一般寫(xiě)作的比較商務(wù)寫(xiě)作與一般寫(xiě)作的比較 商務(wù)寫(xiě)作商務(wù)寫(xiě)作 較為嚴(yán)謹(jǐn)、正式平白直述讀者針對(duì)性強(qiáng)一般應(yīng)用第一、二人稱(chēng) 負(fù)有一定法律責(zé)任 一般寫(xiě)作一般寫(xiě)作 較為寬松、非正式多有修飾讀者多層面運(yùn)用變換的人稱(chēng)通常無(wú)須負(fù)有法律責(zé)任三、 書(shū)面溝通應(yīng)遵循的原則思維清晰敏捷寫(xiě)作目的明確全面了解主體應(yīng)用換位思考四、書(shū)面溝通的基本形式四、書(shū)面溝通的基本形式備忘錄包括：日期、主體、送交、發(fā)送、附件和復(fù)印件等要素電子郵件商務(wù)信函五、商務(wù)信函的組織開(kāi)頭符合信函的目的和

2、讀者的需求給人以周到、禮貌、簡(jiǎn)潔明了的感覺(jué)檢查信函的完整性中間段結(jié)尾 六、商務(wù)信函的種類(lèi)六、商務(wù)信函的種類(lèi) 肯定性信函肯定性信函告知好消息，綜述要點(diǎn)列出細(xì)節(jié)和背景資料積極的說(shuō)出可能的消極因素闡明讀者受益處結(jié)尾充滿友善 說(shuō)明性信函說(shuō)明性信函闡述主要觀點(diǎn)提供背景資料列舉有關(guān)細(xì)節(jié)結(jié)尾表明友善及樂(lè)意提供幫助 負(fù)面性信函負(fù)面性信函緩沖語(yǔ)開(kāi)頭令人置信的理由明確而婉轉(zhuǎn)的陳述有益的、友好的、積極的結(jié)尾 勸說(shuō)性信函勸說(shuō)性信函吸引注意力激發(fā)興趣闡明益處明確行動(dòng)步驟友善結(jié)尾書(shū)信撰寫(xiě)者清單書(shū)信撰寫(xiě)者清單 A寫(xiě)信前寫(xiě)信前 1信的主題是什么信的主題是什么? 2你為什么寫(xiě)這封信你為什么寫(xiě)這封信? 3信的讀者是誰(shuí)信的讀者是誰(shuí)

3、? 主要讀者主要讀者 其他讀者其他讀者 4讀者對(duì)信的主題已了解多少，還需知道什么讀者對(duì)信的主題已了解多少，還需知道什么? 現(xiàn)有知識(shí)現(xiàn)有知識(shí) 需要知道的知識(shí)需要知道的知識(shí) B信寫(xiě)完后信寫(xiě)完后 你撰寫(xiě)的信（回答你撰寫(xiě)的信（回答“是是”“”“否否”） 清楚清楚 按邏輯順序編排按邏輯順序編排 語(yǔ)法正確語(yǔ)法正確 沒(méi)有行話和俚語(yǔ)沒(méi)有行話和俚語(yǔ) 語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了 惹入喜愛(ài)、有禮貌、有益惹入喜愛(ài)、有禮貌、有益 準(zhǔn)確準(zhǔn)確 完整完整 迅捷迅捷 常用的商務(wù)信函的寫(xiě)作常用的商務(wù)信函的寫(xiě)作詢函回復(fù)垂詢還價(jià)函訂貨信確認(rèn)訂單函預(yù)算報(bào)告的寫(xiě)作報(bào)告的寫(xiě)作 報(bào)告的部分類(lèi)型報(bào)告的部分類(lèi)型 特別報(bào)告特別報(bào)告 初始報(bào)告初始報(bào)告

4、 例行報(bào)告例行報(bào)告 調(diào)研報(bào)告調(diào)研報(bào)告 中期報(bào)告中期報(bào)告 操作報(bào)告操作報(bào)告 計(jì)劃報(bào)告計(jì)劃報(bào)告 評(píng)估報(bào)告評(píng)估報(bào)告 設(shè)計(jì)報(bào)告設(shè)計(jì)報(bào)告 可行性報(bào)告可行性報(bào)告 檢驗(yàn)報(bào)告檢驗(yàn)報(bào)告 審查報(bào)告審查報(bào)告 建設(shè)報(bào)告建設(shè)報(bào)告 工作報(bào)告工作報(bào)告 進(jìn)展報(bào)告進(jìn)展報(bào)告 正式報(bào)告正式報(bào)告 目擊報(bào)告目擊報(bào)告 非正式報(bào)告非正式報(bào)告 報(bào)告的基本結(jié)構(gòu)：報(bào)告的基本結(jié)構(gòu)： 標(biāo)題標(biāo)題 概要概要 目錄目錄 主體部分主體部分(正文正文) 結(jié)論和建議結(jié)論和建議如何起草公司年度工作報(bào)告如何起草公司年度工作報(bào)告 常見(jiàn)年度報(bào)告的一般性框架：常見(jiàn)年度報(bào)告的一般性框架：第一部分：過(guò)去一年的工作回顧。第一部分：過(guò)去一年的工作回顧。第二部分：提出下年度工作總

5、體思路。第二部分：提出下年度工作總體思路。第三部分：確定本年度的工作目標(biāo)和工作任務(wù)。第三部分：確定本年度的工作目標(biāo)和工作任務(wù)。第四部分：明確完成上述目標(biāo)和任務(wù)的措施。第四部分：明確完成上述目標(biāo)和任務(wù)的措施。第五部分：簡(jiǎn)要總結(jié)，發(fā)出號(hào)召。第五部分：簡(jiǎn)要總結(jié)，發(fā)出號(hào)召。 報(bào)告撰寫(xiě)者清單報(bào)告撰寫(xiě)者清單 1報(bào)告的主題、標(biāo)題是什么報(bào)告的主題、標(biāo)題是什么? 2看報(bào)告的讀者是什么人看報(bào)告的讀者是什么人? 主要讀者主要讀者 其他讀者其他讀者 3撰寫(xiě)這份報(bào)告的原因是什么撰寫(xiě)這份報(bào)告的原因是什么? （回答（回答“是是”“”“否否”） 獲取讀者的支持獲取讀者的支持 報(bào)告調(diào)查的結(jié)果報(bào)告調(diào)查的結(jié)果 影響或說(shuō)服讀者影響或

6、說(shuō)服讀者 對(duì)讀者提出的問(wèn)題進(jìn)行答復(fù)對(duì)讀者提出的問(wèn)題進(jìn)行答復(fù) 對(duì)讀者以外的人提出的問(wèn)題進(jìn)行答復(fù)對(duì)讀者以外的人提出的問(wèn)題進(jìn)行答復(fù) 解釋說(shuō)明問(wèn)題解釋說(shuō)明問(wèn)題 報(bào)告進(jìn)展情況報(bào)告進(jìn)展情況 記錄事實(shí)、信息或觀點(diǎn)記錄事實(shí)、信息或觀點(diǎn) 在某一點(diǎn)上樹(shù)立權(quán)威或聲望在某一點(diǎn)上樹(shù)立權(quán)威或聲望 推銷(xiāo)推銷(xiāo) 宣傳公司組織內(nèi)外的努力和結(jié)果宣傳公司組織內(nèi)外的努力和結(jié)果 通知一大群體通知一大群體 為正在進(jìn)行的工作提供證據(jù)為正在進(jìn)行的工作提供證據(jù) 引入或推動(dòng)關(guān)于主題的討論引入或推動(dòng)關(guān)于主題的討論 指示命令指示命令 報(bào)告的寫(xiě)作 企業(yè)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃書(shū) 協(xié)議書(shū)、合同 招、投標(biāo)書(shū) 項(xiàng)目可行性報(bào)告 申請(qǐng)表七、有效書(shū)面溝通的標(biāo)準(zhǔn)七、有效書(shū)面溝通的標(biāo)準(zhǔn)清晰清晰完整完整準(zhǔn)確準(zhǔn)確省時(shí)省時(shí)樹(shù)立良好信譽(yù)樹(shù)立良好信譽(yù)建立友善關(guān)系建立友善關(guān)系八、有效書(shū)面溝通的策略八、有效書(shū)面溝通的策略 正確運(yùn)用語(yǔ)氣正確運(yùn)用語(yǔ)氣專(zhuān)業(yè)而不僵硬友善而不虛偽自信而不傲慢禮貌但不卑微克服書(shū)面溝通的心理障礙克服書(shū)面溝通的心理障礙積極參加公司活動(dòng) 掌握各種寫(xiě)作技巧樹(shù)立寫(xiě)作信心多與他人交流 對(duì)不同個(gè)體進(jìn)行分析