溝通中的書面溝通.

1、二、書面溝通的特點(diǎn)二、書面溝通的特點(diǎn)所傳播的內(nèi)容更便于斟酌能夠傳遞那些難以啟齒之言對(duì)時(shí)間的限止相對(duì)小些可以較好的記錄當(dāng)初溝通的情況并容易保存下來(lái) 商務(wù)寫作與一般寫作的比較商務(wù)寫作與一般寫作的比較 商務(wù)寫作商務(wù)寫作 較為嚴(yán)謹(jǐn)、正式平白直述讀者針對(duì)性強(qiáng)一般應(yīng)用第一、二人稱 負(fù)有一定法律責(zé)任 一般寫作一般寫作 較為寬松、非正式多有修飾讀者多層面運(yùn)用變換的人稱通常無(wú)須負(fù)有法律責(zé)任三、 書面溝通應(yīng)遵循的原則思維清晰敏捷寫作目的明確全面了解主體應(yīng)用換位思考四、書面溝通的基本形式四、書面溝通的基本形式備忘錄包括：日期、主體、送交、發(fā)送、附件和復(fù)印件等要素電子郵件商務(wù)信函五、商務(wù)信函的組織開(kāi)頭符合信函的目的和

2、讀者的需求給人以周到、禮貌、簡(jiǎn)潔明了的感覺(jué)檢查信函的完整性中間段結(jié)尾 六、商務(wù)信函的種類六、商務(wù)信函的種類 肯定性信函肯定性信函告知好消息，綜述要點(diǎn)列出細(xì)節(jié)和背景資料積極的說(shuō)出可能的消極因素闡明讀者受益處結(jié)尾充滿友善 說(shuō)明性信函說(shuō)明性信函闡述主要觀點(diǎn)提供背景資料列舉有關(guān)細(xì)節(jié)結(jié)尾表明友善及樂(lè)意提供幫助 負(fù)面性信函負(fù)面性信函緩沖語(yǔ)開(kāi)頭令人置信的理由明確而婉轉(zhuǎn)的陳述有益的、友好的、積極的結(jié)尾 勸說(shuō)性信函勸說(shuō)性信函吸引注意力激發(fā)興趣闡明益處明確行動(dòng)步驟友善結(jié)尾書信撰寫者清單書信撰寫者清單 A寫信前寫信前 1信的主題是什么信的主題是什么? 2你為什么寫這封信你為什么寫這封信? 3信的讀者是誰(shuí)信的讀者是誰(shuí)

3、? 主要讀者主要讀者 其他讀者其他讀者 4讀者對(duì)信的主題已了解多少，還需知道什么讀者對(duì)信的主題已了解多少，還需知道什么? 現(xiàn)有知識(shí)現(xiàn)有知識(shí) 需要知道的知識(shí)需要知道的知識(shí) B信寫完后信寫完后 你撰寫的信（回答你撰寫的信（回答“是是”“”“否否”） 清楚清楚 按邏輯順序編排按邏輯順序編排 語(yǔ)法正確語(yǔ)法正確 沒(méi)有行話和俚語(yǔ)沒(méi)有行話和俚語(yǔ) 語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了 惹入喜愛(ài)、有禮貌、有益惹入喜愛(ài)、有禮貌、有益 準(zhǔn)確準(zhǔn)確 完整完整 迅捷迅捷 常用的商務(wù)信函的寫作常用的商務(wù)信函的寫作詢函回復(fù)垂詢還價(jià)函訂貨信確認(rèn)訂單函預(yù)算報(bào)告的寫作報(bào)告的寫作 報(bào)告的部分類型報(bào)告的部分類型 特別報(bào)告特別報(bào)告 初始報(bào)告初始報(bào)告

4、 例行報(bào)告例行報(bào)告 調(diào)研報(bào)告調(diào)研報(bào)告 中期報(bào)告中期報(bào)告 操作報(bào)告操作報(bào)告 計(jì)劃報(bào)告計(jì)劃報(bào)告 評(píng)估報(bào)告評(píng)估報(bào)告 設(shè)計(jì)報(bào)告設(shè)計(jì)報(bào)告 可行性報(bào)告可行性報(bào)告 檢驗(yàn)報(bào)告檢驗(yàn)報(bào)告 審查報(bào)告審查報(bào)告 建設(shè)報(bào)告建設(shè)報(bào)告 工作報(bào)告工作報(bào)告 進(jìn)展報(bào)告進(jìn)展報(bào)告 正式報(bào)告正式報(bào)告 目擊報(bào)告目擊報(bào)告 非正式報(bào)告非正式報(bào)告 報(bào)告的基本結(jié)構(gòu)：報(bào)告的基本結(jié)構(gòu)： 標(biāo)題標(biāo)題 概要概要 目錄目錄 主體部分主體部分(正文正文) 結(jié)論和建議結(jié)論和建議如何起草公司年度工作報(bào)告如何起草公司年度工作報(bào)告 常見(jiàn)年度報(bào)告的一般性框架：常見(jiàn)年度報(bào)告的一般性框架：第一部分：過(guò)去一年的工作回顧。第一部分：過(guò)去一年的工作回顧。第二部分：提出下年度工作總

5、體思路。第二部分：提出下年度工作總體思路。第三部分：確定本年度的工作目標(biāo)和工作任務(wù)。第三部分：確定本年度的工作目標(biāo)和工作任務(wù)。第四部分：明確完成上述目標(biāo)和任務(wù)的措施。第四部分：明確完成上述目標(biāo)和任務(wù)的措施。第五部分：簡(jiǎn)要總結(jié)，發(fā)出號(hào)召。第五部分：簡(jiǎn)要總結(jié)，發(fā)出號(hào)召。 報(bào)告撰寫者清單報(bào)告撰寫者清單 1報(bào)告的主題、標(biāo)題是什么報(bào)告的主題、標(biāo)題是什么? 2看報(bào)告的讀者是什么人看報(bào)告的讀者是什么人? 主要讀者主要讀者 其他讀者其他讀者 3撰寫這份報(bào)告的原因是什么撰寫這份報(bào)告的原因是什么? （回答（回答“是是”“”“否否”） 獲取讀者的支持獲取讀者的支持 報(bào)告調(diào)查的結(jié)果報(bào)告調(diào)查的結(jié)果 影響或說(shuō)服讀者影響或

6、說(shuō)服讀者 對(duì)讀者提出的問(wèn)題進(jìn)行答復(fù)對(duì)讀者提出的問(wèn)題進(jìn)行答復(fù) 對(duì)讀者以外的人提出的問(wèn)題進(jìn)行答復(fù)對(duì)讀者以外的人提出的問(wèn)題進(jìn)行答復(fù) 解釋說(shuō)明問(wèn)題解釋說(shuō)明問(wèn)題 報(bào)告進(jìn)展情況報(bào)告進(jìn)展情況 記錄事實(shí)、信息或觀點(diǎn)記錄事實(shí)、信息或觀點(diǎn) 在某一點(diǎn)上樹(shù)立權(quán)威或聲望在某一點(diǎn)上樹(shù)立權(quán)威或聲望 推銷推銷 宣傳公司組織內(nèi)外的努力和結(jié)果宣傳公司組織內(nèi)外的努力和結(jié)果 通知一大群體通知一大群體 為正在進(jìn)行的工作提供證據(jù)為正在進(jìn)行的工作提供證據(jù) 引入或推動(dòng)關(guān)于主題的討論引入或推動(dòng)關(guān)于主題的討論 指示命令指示命令 報(bào)告的寫作 企業(yè)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃書 協(xié)議書、合同 招、投標(biāo)書 項(xiàng)目可行性報(bào)告 申請(qǐng)表七、有效書面溝通的標(biāo)準(zhǔn)七、有效書面溝通的標(biāo)準(zhǔn)清晰清晰完整完整準(zhǔn)確準(zhǔn)確省時(shí)省時(shí)樹(shù)立良好信譽(yù)樹(shù)立良好信譽(yù)建立友善關(guān)系建立友善關(guān)系八、有效書面溝通的策略八、有效書面溝通的策略 正確運(yùn)用語(yǔ)氣正確運(yùn)用語(yǔ)氣專業(yè)而不僵硬友善而不虛偽自信而不傲慢禮貌但不卑微克服書面溝通的心理障礙克服書面溝通的心理障礙積極參加公司活動(dòng) 掌握各種寫作技巧樹(shù)立寫作信心多與他人交流 對(duì)不同個(gè)體進(jìn)行分析