信息化時代電力企業(yè)檔案管理面臨的問題與對策

1、    信息化時代電力企業(yè)檔案管理面臨的問題與對策    趙彩俠摘 要：本文主要介紹了電力企業(yè)中實行信息化檔案的作用，剖析了現(xiàn)階段電力企業(yè)建設(shè)檔案信息化存在的問題，并提出了提高電力企業(yè)檔案信息化管理的措施。關(guān)鍵詞：信息化時代 電力企業(yè) 檔案管理 措施1引言信息化技術(shù)對電力企業(yè)的檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用，傳統(tǒng)上，電力企業(yè)保管檔案的主要形式是紙質(zhì)檔案，檔案管理人員通過分類、編號，將紙質(zhì)文件整理成冊，并放在專門保存檔案的地方，工作流程復(fù)雜而又不便。進(jìn)入信息化時代之后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)受到了極大的沖擊，為了滿足電力企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展需求，必須改變傳統(tǒng)

2、的檔案管理模式，采用先進(jìn)的信息化管理模式，以促進(jìn)電力企業(yè)管理效率的提升。2電力企業(yè)中實行信息化檔案的作用2.1信息化貫穿檔案管理整個過程從檔案開始形成到檔案被銷毀的整個過程，信息化貫穿始終，并能夠?qū)n案信息進(jìn)行有效的控制，如檔案的目錄編輯、檔案的歸類等。當(dāng)前，我國對電力企業(yè)檔案管理信息化有著嚴(yán)格的要求，信息化檔案不僅要有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的功能，更要有管理不同類型檔案，特別是虛擬化檔案的作用。信息化檔案在對資料和信息進(jìn)行收集、分類、編目的基礎(chǔ)上，對信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，形成相關(guān)的錄音、圖像、圖片等數(shù)字化的文件，記錄與電力企業(yè)運(yùn)營相關(guān)的檔案資料。信息化檔案的主要功能之一就是編制圖像和聲音，這個功能主要依

3、托于信息化的有效運(yùn)用，使檔案管理更加形象，檔案管理工作的效率得以有效提升。2.2保證電力企業(yè)檔案管理數(shù)字化信息化檔案可以有效地保證電力企業(yè)的檔案管理相數(shù)字化工作流程邁進(jìn)。信息化檔案管理與實際中的檔案管理工作息息相關(guān)，在完成實體的紙質(zhì)檔案資料整理后，就要進(jìn)行相關(guān)的電子化檔案處理，這個過程要注意前后流程的緊密銜接，確保檔案信息的完整性，確定每份實體檔案都實行了信息化管理，進(jìn)而提高了檔案管理的效率和水平，更避免了檔案資料的丟失。另外，有些電力企業(yè)內(nèi)部建立了專門的電子檔案館，還建設(shè)了專門的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，這樣做不僅能夠加快電力企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，更提高了信息資源的利用效率，為電力企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展

4、奠定了堅實的信息資源基礎(chǔ)。3現(xiàn)階段電力企業(yè)建設(shè)檔案信息化存在的問題3.1檔案管理人員的管理理念相對落后現(xiàn)階段，信息時代對電力企業(yè)的影響程度尚處于初級階段，相關(guān)人員對信息化的認(rèn)識還不夠準(zhǔn)確、不夠深刻，認(rèn)為信息化檔案就僅僅是利用計算機(jī)對檔案進(jìn)行監(jiān)督和管理，而沒有將檔案管理工作與信息收集、獲取和瀏覽工作結(jié)合起來。這種做法實際上將檔案管理工作與信息工作分離開來，只是將信息化作為檔案管理的其中一個工作流程，稱不上真正的信息化。3.2檔案管理信息化投入不足當(dāng)前，電力企業(yè)檔案管理信息化仍然處于起步階段，在硬件和軟件的投入上都顯得異常不足。一方面，在硬件上，電力企業(yè)現(xiàn)有的計算機(jī)等硬件設(shè)備都是老化的機(jī)器，不能適

5、應(yīng)先進(jìn)信息化技術(shù)應(yīng)用的客觀條件；另一方面。在軟件上，電力企業(yè)沒有適時更新最新的檔案管理軟件，導(dǎo)致檔案管理的工作效率得不到有效的提升。3.3檔案管理缺乏安全性電力企業(yè)檔案信息化管理雖然減輕了檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，但是處于各種原因，信息化檔案的安全性遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及紙質(zhì)檔案?，F(xiàn)如今，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相當(dāng)發(fā)達(dá)，一些不法分子利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的便利，隨時有可能實施竊取信息的犯罪行為，甚至完全讓人查不到蹤跡，這種情況威脅著電力企業(yè)檔案信息的安全。4提高電力企業(yè)檔案信息化管理的措施4.1提高對信息化檔案的認(rèn)識隨著人們生產(chǎn)和生活對電力需求的增多，電力企業(yè)要管理的檔案數(shù)量也會不斷增加。檔案是電力企業(yè)經(jīng)營管理的重要依據(jù)，要想解決檔案

6、管理信息化建設(shè)過程中遇到的問題，電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)首先必須加強(qiáng)對信息化檔案的認(rèn)識，充分認(rèn)清信息化檔案的重要性，只有從領(lǐng)導(dǎo)層面加強(qiáng)了對信息化檔案的重視程度，才能保證信息化管理的有效開展。4.2加大檔案信息化管理的投入力度在硬件上，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極加大對硬件設(shè)備的投入，替換原有的老化的計算機(jī)等智能設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，同時，對現(xiàn)有的設(shè)備注意維修和系統(tǒng)更新保證檔案管理工作的順利開展；在軟件上，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重先進(jìn)檔案管理軟件的引進(jìn)，實行轉(zhuǎn)款專用，不僅要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，也要重視安全軟件的應(yīng)用，軟件引進(jìn)之后更要注重后期的更新與殺毒工作。4.3切實保證檔案管理的安全性信息技術(shù)為檔案管理工作帶來極大便利的

7、同時，也給檔案帶來了一定的安全隱患。為了保障電力企業(yè)檔案信息的安全，應(yīng)當(dāng)設(shè)置相關(guān)的安全管理規(guī)范，采取必要的安全防范技術(shù)和手段從根源上隔絕安全隱患。針對電力企業(yè)的重要既要文件，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限并嚴(yán)格監(jiān)管，避免惡意竊取和泄露檔案信息的現(xiàn)象出現(xiàn)。4.4建立健全檔案信息化管理制度制度是檔案管理工作規(guī)范化的保障，有了制度的保駕護(hù)航，電力企業(yè)檔案信息化管理工作就能越來越高效。電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)將檔案信息化管理工作制度化，在企業(yè)內(nèi)部建立一個分工負(fù)責(zé)、職責(zé)明確的工作體系，保證電力企業(yè)檔案管理工作人員能夠切實貫徹執(zhí)行信息化管理制度。同時，將信息化管理的工作責(zé)任納入到工作人員的考核制度中，使信息化管理的責(zé)任跟績效掛鉤，督促檔案管理人員提高工作質(zhì)量。4.5提高檔案管理人員信息化技術(shù)水平檔案管理人員是電力企業(yè)實行檔案管理信息化建設(shè)的主力軍，要想做好電力企業(yè)檔案管理工作，就必須提高檔案管理人員的素質(zhì)和職業(yè)技能。一方面，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)優(yōu)秀管理人才的引進(jìn)，優(yōu)秀管理人才必須具備較高的信息化技術(shù)水平，能夠熟練地運(yùn)用信息化技術(shù)開展檔案管理工作；另一方面，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對現(xiàn)有人員的培養(yǎng)，組織他們參加有關(guān)信息知識和技能的培訓(xùn)，使他們具備適應(yīng)工作必備的知識和技能。5結(jié)語總之，為了在激烈的