某置業(yè)公司規(guī)章制度與業(yè)務流程手冊范本

1、河南升龍置業(yè)有限公司規(guī)章制度及業(yè)務流程手冊一、管理制度及業(yè)務流程1、會議制度會議制度 為使各部門信息充分共享， 以利于公司整體工作進度的統籌安排， 提高工作效率， 特制訂本會議制度：一、 周例會 主持與記錄：綜合管理部負責召集，總經理主持；總經辦秘書擔任會議紀要。 時間：每周六 上午 9 ：30地點：會議室 參加人員：總經理、物業(yè)公司經理、各部門經理。例會內容： 各部門責任人就本周已完成的工作業(yè)績或工作進度進行溝通， 協調部門與 部門之間的工作，解決各部門溝通中出現的脫節(jié)，對相關業(yè)務、實施方案加以說明， 相互協助共同解決問題。二、部門例會：主持與記錄：由各部門主管召集并主持； 可由主管安排本部

2、門員工輪流進行會議記錄。 時間：每周一次部門例會，時間各部門自定。地點：各部門自定 參加人員：各部門主管、各部門全體員工。例會內容： 總結本周工作情況， 提出對上周工作情況的完善和解決的建議， 制定匯報 下周工作計劃，并安排實施。注：1、所有應參會人員均不得缺席、遲到、早退。2、每日會議紀要于當天 18 ：00 點之前由總經辦秘書呈送至總經理室。3 、周例會參會人員須到場，故周六各部經理不得調休。 4、各部門人員每周五中午 12 ：00 前須將本周的工作總結及下周工作計劃 交至綜合管理部，并由綜合管理部檔案人員編號存檔以備查 。后附會議紀要會議紀要會議名稱會議時間會議地 占 八、會議主持記錄人

3、缺席名 單出席名單會議內容落實 人會議記錄 （簽章）2、工裝管理制度工裝管理制度1目的為樹立和保持公司良好的社會形象，進一步規(guī)范員工工作服裝（以下簡稱“工裝”） 的正確使用管理。2范圍公司各個部門及分公司均適用。3參考文件員工手冊4定義無5 職責5.1 公司綜合管理部5.1.1 全面負責制定公司工裝及管理制度；5.1.2 負責定制員工工裝；5.1.3 監(jiān)督、檢查各部門、分公司工裝使用情況；5.1.4 計算、退還由員工個人承擔部分的工裝費用。5.2 各部門、分公司負責人5.2.1 負責對員工著裝進行監(jiān)督管理；5.2.2 指定使用人負責保管各自工裝；5.2.3 審批員工工裝領取申請；5.2.4 在

4、部門/ 分公司負責人的授權下對工裝及的使用進行登記5.3 部門員工5.3.1 申請、領用員工工裝，并對所領用的工裝負有保管責任；5.3.2 按照公司相關規(guī)定承擔工裝相關費用。6 程序6.1 工裝的定制6.1.1 工作服裝的定制由公司綜合管理部安排制作商承制；6.1.2 工作服裝大小尺碼由承制商套量而定。6.2 工裝的發(fā)放和領取6.2.1 工裝由公司綜合管理部負責發(fā)放，工裝發(fā)放對象為公司正式員工。試用期 未滿的員工 （含臨時工 ）服裝自備，但需符合公司著裝的基本要求。6.2.2 員工轉正后須完清相關個人資料（部分崗位需提供保證 / 擔保資料）后方可 領取工作服。6.2.3 員工工裝領取數量為：6

5、.2.3.1 男性員工：西裝二套、長袖襯衫二件、短袖襯衫二件、領帶二條；6.2.3.2 女性員工：西裝二套、長袖襯衫二件、短袖襯衫二件、短裙二條。6.2.4 工裝的領取程序6.2.4.1 各部門員工須先填寫工裝領用申請表，經部門/ 公司負責人簽字同意；624.2部門員工將經所屬部門的負責人批準報綜合管理部，由經辦人填寫工作請示單，經公司領導審批通過后方可安排承制商制作。6.3工裝的管理工裝費用的管理631.1公司員工自動離職者，自轉正后起算，按工作時間長短進行服裝歸屬 管理。在公司工作滿半年者，服裝歸個人所有；滿三個月而未滿半年離 職者，需繳納服裝購置費的30%，服裝歸個人所有；轉正而工作未滿

6、三 個月者，需繳納服裝購置費的80%，服裝歸個人所有，轉正而未滿一個 月者，需繳納全款，服裝歸個人所有。襯衣價格不再計入其中。公司在年度預算計劃中須按照員工增長比例計算列入員工置裝費用； 綜合管理部在購制員工工裝時須報請公司總經理審核經批準后按審 批的費用總額控制執(zhí)行。屬領導特批發(fā)放的服裝，個人工作未滿三個月離職者需繳納服裝購置 費的50%，服裝歸個人所有。工作超三個月而未滿半年，因特殊原 因公司未錄用的，個人需繳納服裝購置費的50%，服裝歸個人所有;工作滿半年而公司未錄用者，服裝歸個人所有。6.3.1.4 從公司調離到關聯公司的，其服裝隨其調離，新接受的公司不再制作 服裝。換發(fā)的服裝，自換之

7、日起在公司繼續(xù)工作滿三個月歸個人所有。不滿 三個月則依原價的30%購置。公司轉正的正式員工被開除、辭退的，依離職時間按第五項第條執(zhí)行扣款。正常退休人員的工裝，歸個人所有，公司不再收取任何費用。員工工裝采購發(fā)放管理流程：轉正后滿6個月歸屬個人 綜合管理部兩年換發(fā)工裝的保管6.321工裝的保管由使用人自行負責；6.3.2.2 工裝的使用年限為2年，按領用之日起算。凡工作服如未達使用年限而丟失、被盜、破損時，由保管人本人提出 補發(fā)申請，交公司綜合管理部重新制發(fā)，其費用全部由本人承擔。6.4員工著裝規(guī)定員工工裝原則上為員工上班時間內的專用服裝，運營部員工在上班時間內必須穿著工裝，其他部門周一至周四須穿

8、著工裝。員工上班時間外出可根據情況決定是否著工裝。所有員工的工裝應保持整潔，經常清洗。公司員工穿著工裝時必須佩帶工作牌。男性員工著裝須系領帶；著襯衣時，不得挽起袖子或不系袖扣；不得穿著 白色襪子；女性員工在穿著短裙時必須穿肉色絲襪。員工上班應注意將頭發(fā)梳理整齊。男職員發(fā)不過耳，并一般不準留胡子； 女職員上班提倡化淡妝，金銀或其他飾物的佩戴應得當。6.5附則處罰規(guī)定違反著裝規(guī)定的處罰A公司行政人事部不定期檢查公司各部門員工著裝是否符合規(guī)定。凡在檢查中發(fā) 現違反上述規(guī)定的員工，應責令其立即糾正，并開具違紀提示單 ，給予 20 元次。對連續(xù)兩次檢查中發(fā)現的違紀員工， 按上述罰款金額加倍處罰， 并對違

9、紀員工給 予行政記過處分直至給予辭退或除名處理。B 各部主管應積極配合， 督促本部門員工遵守本規(guī)定。 一個月累計員工違反本規(guī) 定人次超過該部門員工總數 40 的，該部門主管罰款 100 元。C 綜合管理部每月集中將檢查到的違紀員工罰款及部門主管罰款從違紀員工及部門主管的工資中扣除，并在公司內予以通報。3、辦公室管理制度辦公室管理制度1、目的： 為加強我公司內部管理，規(guī)范辦公秩序和員工行為，優(yōu)化工作環(huán)境，提高工作效率，確保公司各項工作的正常開展，特制定本制度。2、職責：2.1 公司綜合管理部負責員工管理規(guī)定的修訂、解釋和執(zhí)行檢查。2.2 公司各部門領導按照本規(guī)定負責本部門員工的日常管理和監(jiān)督。2

10、.3 公司全體員工均需嚴格遵守本規(guī)定。3、辦公環(huán)境、安全、衛(wèi)生管理辦法3.1 自覺維護良好的工作環(huán)境，保持辦公場所整潔，不隨地吐痰，不亂扔廢紙、煙蒂， 不亂倒垃圾雜物，亂倒茶水，不在非吸煙區(qū)吸煙，不提倡在辦公區(qū)域進食。公 司辦公場所須保持整潔、有序的辦公環(huán)境以提高員工的工作效率，提升公司 的對外形象。3.2 辦公場所嚴禁吸煙， 注意用電安全， 嚴禁亂拉線、 亂搭線以及違章使用電器； 注意防火，如發(fā)現事故苗頭，必須立即處理并及時報告綜合管理部，及時消 除隱患3.3 保持辦公桌面整潔，物品擺放有序，不在擋板上貼掛裝飾品，報紙應及時整理并放置于報架。3.4 員工外出時桌椅、 抽屜應及時復位并注意鎖閉

11、抽屜。 注意將貴重物品、 重要 文件妥善保管，人員離開應將抽屜或保險柜鎖好，提高防盜意識。不要在辦 公桌存放大量現金或貴重物品，以免意外損失。3.5 公司綜合管理部不定期開展衛(wèi)生檢查活動，對各部門的環(huán)境衛(wèi)生情況進行評 比并給予公開通報。4、辦公秩序4.1 公司所有員工應嚴格遵守公司考勤制度，上下班按時簽到（退） 。4.2 公司員工應保持通訊工具 24 小時暢通，以便工作聯系溝通。4.3 辦公時間必須堅守工作崗位，需暫時離開時應與同事交代，并說明事由。4.4 辦公時間不得上網娛樂聊天、玩電腦游戲、辦私事、吃零食、打瞌睡。4.5 保持良好的工作氛圍，注意保持良好的上班秩序，不溜崗、串崗、不閑聊和大

12、 聲喧嘩。不得妨礙他人開展工作。4.6 未經公司領導同意，員工工作前，工作中不準飲酒。4.7 愛護公司財物和辦公設備， 輕拿輕放，不得隨意拆卸、 改裝辦公設備和電器； 未經許可，不得公物私用。4.8 保管好各自的領用物品，未經許可不得隨意使用他人物品。4.9 辦公用品、水電的使用，提倡節(jié)約，避免不必要的浪費；下班應隨手鎖門、 落窗、關閉所有電源。5 、言行儀表5.1 員工必須統一穿著公司制服，佩戴胸牌，保持制服筆挺整潔。未領取制服的 新員工必須穿著類似的職業(yè)裝。工作日應按季節(jié)變化穿著公司配發(fā)的制服， 注意保持儀表的整潔、大方、得體，注意維護公司的形象。男員工不可留長 發(fā)。（辦公室周一至周四；項

13、目現場周一至周六）5.2 男員工必須理短發(fā)、系領帶、襯衫下擺應扎在皮帶內、穿黑色皮鞋；女員工 必須保持清雅、淡妝，不得穿拖鞋上班。5.3 辦公期間，員工應使用普通話和文明用語； 電話聯系盡量不超過三聲鈴響 （包 括附近無人接聽的辦公電話） ，使用文明的語言和手勢動作， 任何電話接聽統 一使用禮貌用語“您好，哈曼斯商業(yè)公司” 。 上班期間嚴禁使用電話聊 天，工作通話應簡明扼要。5.4 接待客戶（客人）應在會客區(qū)接待，外來人員未經批準不得進入辦公區(qū)域； 未經批準，嚴禁外來人員使用本公司電腦設備。6、嚴守機密6.1 不得將公司重要決策、營銷信息和其他業(yè)務資料泄露給他人。6.2 本人不在崗位時，應關閉

14、電腦，不得將公司重要文件和資料擺放在桌面上。6.3 公司員工嚴守機密，不得將公司重要決策、信息和業(yè)務資料泄露他人，員工 不在崗位時，不得將重要文件和資料擺放在桌面上；員工之間嚴禁相互打聽 和對外泄露薪酬情況7、罰則7.1 綜合管理部根據本規(guī)定，對公司全范圍開展定期和不定期檢查；各部門領導根據本規(guī)定，對本部門員工進行監(jiān)督檢查。發(fā)現違規(guī)者，給予警告（書面或 口頭）、通報批評、經濟處罰、辭退及開除等不同等級的處罰。7.1.1 違反“辦公環(huán)境”有關規(guī)定，每項處罰 10 元；7.1.2 違反“辦公秩序”有關規(guī)定， 4.1 、4.3 項按公司有關考勤制度處理； 4.2 項中高管職員若無故停止通訊聯系每次

15、50 元；其余各項處罰 20 元；7.1.3 違反“言行儀表”中有關規(guī)定，每項處罰 10 元；7.1.4 違反“嚴守機密”中有關規(guī)定，每項處罰 50 元；7.1.5 違規(guī)行為情節(jié)嚴重或屢教不改者，給公司造成極大不良影響或經濟損失，根據實際情況經綜合管理部審核報總經理批準后處理。7.2 員工違規(guī)，其直屬上級主管對違規(guī)行為未做出相應有效措施者附連帶責任。7.3 監(jiān)督檢查人員（包括綜合管理部員工及各部門領導）一旦發(fā)現違規(guī)情況，可 在員工處罰單上填寫違規(guī)事件及處罰意見，由當事人或見證人簽字確認 后，監(jiān)督檢查者核實報綜合管理部備案。7.4 員工對違規(guī)行為處理結果有爭議者，以書面報告形式向綜合管理部或上級

16、領 導提出上訴。綜合管理部將針對上訴情況進行調查和反饋。4、辦公用品管理制度辦公用品管理制度第一條 為規(guī)范采購程序，降低采購成本，保證日常辦公需要，特制訂本制度。第二條 本制度所稱辦公用品分為日常消耗品、管理用品和辦公設備三類2.1 日常消耗品：鉛筆、自動鉛筆、簽字筆、水筆芯、水彩筆、文件冊、文件袋、文件夾、文件框、橡皮、印泥、印油、圓珠筆、蠟筆、鋼尺、熒光筆、信封、大頭針、回形針、漿糊、工號牌、保安帽徽、便簽本、便條紙、標簽紙、長尾夾、傳真紙、檔案袋、檔案盒、筆記本、拉桿夾、皮筋、刀片、訂書針、稿紙、拷貝紙、口取紙、寬 膠帶、固體膠、雙面膠、膠水、透明膠、涂改液、飲用水、礦泉水、電池、復印紙

17、、 復印機加粉、打印機墨盒、打印機加粉、光盤、海綿缸、憑證封皮、憑證盒、手套、 傳真機色帶、鐵甲子、拖把、毛巾、香皂、垃圾袋、一次性鞋套、盒抽、卷紙、手紙、 固體清新劑、噴壺、熱得快、清潔劑、粘勾、塵推、小水桶、打掃把等；2.2 管理用品： 筆筒、剪刀、裁紙刀、訂書機、 起釘器、三角板、三棱尺、排插、 卷筆刀、直尺、臺式筆、臉盆、香皂盒、地毯、雙面玻璃擦、網線、空白 DV 帶、鼠 標、紙簍、激光筆、計算器等；2.3 辦公設備：函數計算器、 復印機、電腦、保險柜、打印機、路由器、傳真機、 電腦服務器、鐵皮柜、文件柜、裝訂機、驗鈔機、飲水機、打卡機、安全帽、數碼相 機、U盤、桌子、椅子、筆記本電腦

18、、移動硬盤、微波爐、投影儀、DV機、碎紙機、廣聯達軟件、音響、彩電、液晶電視、空調、攝像機、錄音筆、冰箱、鐵鍬、軍用被 子、武裝帶、被罩、帽子、領帶、床單、枕頭、床墊、加濕器、真皮座椅、電暖器、 更衣柜、網卡等；2.4 辦公用品管理原則：采購環(huán)節(jié)與日常管理環(huán)節(jié)分開，入庫、出庫手續(xù)齊全， 盤點和核查相結合。2.5 日常辦公用品必須有充足的庫存，能夠保證日常需要，色帶、電池、墨盒、 硒鼓等要控制庫存，管理部門按照需求臨時申請采購。第三條 辦公用品的采購管理3.1 申購環(huán)節(jié)3.1.1 日常消耗品和管理用品的購買， 每月 25 日由公司各職能部門的資產管理 員將填寫好的次月日常消耗品申請單 （附表一）

19、經部門經理審簽后，送達綜合管26 日交理部采購員處。采購員匯總各職能部門的日常消耗品申請單后，于每月 綜合管理部經理審核后，方可購買。 日常消耗品申請單應有“上月金額” 、“本月 金額”、“本月累計金額”欄目，由采購員填寫。3.1.2 辦公設備的購買，由公司各職能部門使用人填寫資產購置請購單 （附 表二）經部門經理審簽后， 報綜合管理部。 綜合管理部根據公司辦公用品的配置規(guī)定， 進行市場詢價，給予合理建議，由部門負責人進行審簽。送至財務部審核金額后，報 常務副總經理，總經理及總裁審批。3.2 資產購置請購單涉及金額在 3000 元（含 3000 元以內）的需報總裁簽 批。3.3 總經理及總裁審

20、批后，由綜合管理部采購員進行采購。3.4 采購環(huán)節(jié)3.4.1 綜合管理部必須建立辦公用品合格供應商名冊 ，出具辦公用品供方 信譽調查表（附表三）備案，并與供方簽訂辦公用品供應服務合同 （附后）。采 購時，必須在辦公用品合格供應商名冊中選擇。如發(fā)現綜合管理部采購員未按規(guī) 定自行選擇商家購買，所產生費用由個人承擔。3.4.2 部分新、特、進口辦公用品，辦公用品合格供方不能提供，必須在其他供 應商處購買時，應將該供應商補充進辦公用品合格供應商名冊 。3.4.3 辦公用品合格供應商名冊至少包括大型商場和個體文具專業(yè)批發(fā)商。3.4.4 必需品、不易采購或耗用量大者應酌量庫存， 特殊辦公用品無法采購的情

21、況，可以經常務副總經理同意授權由需求部門及采購員共同采購。3.4.5 綜合管理部采購員進行采購時，必須進行三家供貨商報價后，咨詢市場價格，出具報價表簽字報經理批準后，再購入。3.4.6 采購完成后應及時辦理入庫手續(xù)， 由倉庫管理員對所購物品的質量、 型號、 品牌、規(guī)格進行檢查，確認完好可入庫后，采購人員憑入庫單、資產購置請購單及正 規(guī)發(fā)票辦理報銷手續(xù)。 入庫單一式三聯， 財務報銷一聯、倉庫保管員一聯、 存根一聯。3.4.7 除公司臨時急用及領導特批以外的物品，未經批準，嚴禁擅自采購。倉庫 管理員有權拒絕辦理入庫手續(xù)。3.4.8 綜合管理部采購員每月 28 日應對合格供方名冊中供應商的信譽進行

22、評價，出具辦公用品供方階段評表 （附表四），寫出書面建議，提交給部門經理。 如發(fā)現信譽低，未按辦公用品供應服務合同履行的供方，立即終止合作關系。3.4.9 綜合管理部采購員應不定期對辦公用品的質量、價格，進行市場調研。3.4.10 綜合管理部采購員、倉庫管理員不得與供方惡意串通，將入庫的產品以 假充真，以次充好、以不合格產品冒充合格產品。如發(fā)現有上述違規(guī)操作行為，視情 節(jié)嚴重，公司將給予處罰或解除勞動關系。第四條 辦公用品報銷程序4.1 所購物品入庫后，由采購員持入庫單、出庫單、 資產購置單請購單及正 規(guī)發(fā)票辦理報銷手續(xù)。4.2 如資產購置請購單 所購買的物品因時間順序需要分開報銷的， 先以原

23、件 為報銷依據，再次報銷用復印件，采購員應簽名備注：原件已于 * 年*月*日報銷使用， 該復印件為第 *次報銷。4.3 對于日常消耗類物品和管理用品類， 每次送貨由供方提供供貨詳單， 采購員 和倉庫管理員進行對賬簽字確認后，雙方各持一份，于每月 25 日由采購員根據供貨 詳單和正規(guī)發(fā)票，月底統一報銷。4.4 供方提供轉賬帳號的， 由財務部轉賬后， 及時告知綜合管理部， 采購員應告 知供方進行查收和確認。第五條 辦公用品領用5.1 辦公用品分為個人領用與部門領用兩種。 “個人領用” 系個人使用保管用品， 如圓珠筆、橡皮；“部門領用”系本部門共同使用用品如辦公設備和打孔機、大型訂 書機、裝訂機等。

24、5.2 綜合管理部倉庫管理員應及時辦理出庫手續(xù)， 建立電子臺帳， 定期盤點和核 對。出庫單一式三聯，領用部門、保管員和財務部各存一聯。出庫單作為公司核算各 部門費用的依據。5.3 綜合管理部制定領用管理基準（如圓珠筆每月發(fā)放一支） ，并可隨部門或人 員的工作調整發(fā)放數量和發(fā)放時間。 管理用品文具應限定人員使用， 自第三次發(fā)放起， 必須以舊品替換新品，日常消耗品不在此限。5.4 管理性辦公用品和辦公設備列入移交管理，如有故障或損壞，應以舊換新， 如遺失應由個人或部門賠償或自購。5.5 日常消耗類物品每月一日發(fā)放。 但管理用品和辦公設備的請領不受上述時間 限制。5.6 各部門設立辦公用品領用記錄表

25、（附表五），由部門物資保管員統一保管， 于辦公用品領用時分別登記，建立電子臺帳，并控制辦公用品領用狀況。 辦公用品 領用記錄表及電子臺帳為綜合管理部日常工作檢查項之一。第六條 每月最后一天部門物資保管員與行政部倉庫管理員、財務人員應及時盤 點、對帳，保證物品數量、質量和安全無誤。第七條 新進人員入職時由所在部門提出辦公用品申請，向綜合管理部請領辦公 用品，并簽字領用，人員離職時，應將剩余辦公用品一并繳交部門部門資料管理員第八條 印刷品（如信紙、信封、表格 ）除各部門特殊表單外，其印刷、保 管均由綜合管理部統一印刷、保管。第九條打字、復印耗材的使用9.1公司各部門要節(jié)約使用打印紙。綜合管理部倉庫

26、管理員要做好領用登記，每 季度公布一次。9.2復印時，要嚴格按照規(guī)程操作，并自覺登記。復印的作廢紙張，應留存，當 作反面紙使用。9.3嚴禁復印與工作無關的資料，嚴禁私用紙張，一經發(fā)現，公司按 0.5元/頁 計費：行政主管將處罰單報部門經理審核，由人力資源部在當月工資中扣除。第十條 除了對外報送的文件資料，公司內部的紙張必須正反面使用。第十一條 綜合管理部辦公用品倉庫管理員月末、年末要盤點清查庫存，在滿足 日常工作的前提下，盡量減少庫存量，使庫存量結構合理化。年末綜合管理部配合財 務部組織盤點辦公用品在各部門的使用情況，做到反映實際庫存狀況及帳實相符。第十二條 每年1月5日前，綜合管理部采購員匯

27、總全年的辦公用品實際耗用量 和金額，分析與計劃預算的偏差情況，寫成總結報告，報綜合管理部經理留存，并作 為編制下一預算年度的依據。第十三條 本制度由綜合管理部負責解釋，自發(fā)布之日執(zhí)行。辦公用品管理流程圖日常消耗類辦公用品申請各部門附表-河南升龍置業(yè)有限公司日常消耗品申請單物品名稱用途規(guī)格數量單價金額備注日附表二：:資產購置單日期：年月申請部1、:申購原因或用途:1 > n h I 11 '八 J /AJ、V卩七人| 7 1人竺申請人:采購人規(guī)格型| 口.單/位數量預【計單價/合計金額/資產名稱規(guī)格型丄號-單位數量元元上月金額本月金額本月累-計金額部門：年 月 日注:每月25號由各

28、部門經理審簽后交綜合管理部統一購置， 此表只用于申購日常消耗品?？傆嫿痤~：（大寫）保管責任人（或驗收人）簽字：備注：1、此單在報銷時連同發(fā)票作報銷憑證附件2、此單適用固定資產、低值易耗品請購總 裁：總經理：部門經理：綜合管理部：附件三辦公用品供方信譽調查表年 月 日編號：類別:供方名稱地址總經理電話聯系人電話企業(yè) 概 況技術力量與人員素質產品質里與服務其他調查結論調查人:附件四辦公用品供方階段評表年 月 日編號：類別:供方名稱項目負責人提供產品（服務）類別供方階段工作綜述:評審人員:綜合評分序號項目權重評分（滿分100）成績主要存在冋題1質量40%2價格30%3信譽20%4配合度10%5實際得

29、分：e=a+b+c+d供方等級措施對照表序號得分等 級措施A90以上優(yōu)秀供方加大合作按合同付款B7589合格供方繼續(xù)合作按合同付款C6074仍為合格供方需警告減少合作推遲付款或保留部分余款D60以下不合格淘 汰處理完具體問題視情況付款附件五河南升龍置業(yè)有限公司辦公用品領用記錄表部門：物品名稱規(guī)格數量簽字備注注：每月30日將此單交于綜合管理部倉庫管理員處5、檔案管理辦法河南升龍置業(yè)有限公司檔案管理辦法（試行）第一章總則第一條 為確保公司檔案完整、齊全、高質，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持 續(xù)補充，特制定本辦法。第二條公司檔案分為文書檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案和聲像檔案五大類。（一）文

30、書檔案：即在公司管理過程中產生的有保存價值的普發(fā)性內外部文件。（二）基建檔案：即以竣工圖為核心的在工程建設過程中形成的專業(yè)材料。（三）會計檔案：即在公司經濟活動中產生的會計憑證、帳簿和財務報告等具有保 存價值的會計核算專業(yè)材料。（四）人事檔案：即公司員工在應聘、轉正、考評等人事活動中形成的反映個人基 本情況、工作表現的個人資料。（五）聲像檔案：即在公司生產經營活動中形成的有保存價值的、以音像或圖象記 錄在特殊載體上的并配有文字說明的歷史記錄。第三條公司檔案按統一領導、分級管理的辦法進行組織管理，即檔案室負責公司檔 案的總體管理；部門資料員負責本部門的立卷歸檔工作， 檔案室對各部室進 行業(yè)務上的

31、指導、監(jiān)督和檢查。第四條 鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案人力資源部自行管理，人力資源部經 理指定專人按集中管理、嚴格保密的原則進行管理。第二章立卷歸檔第五條立卷歸檔是文件轉化為檔案的一個關口，由各部室資料員配合檔案室進行 其具體流程如下：各部室資料員在每年年初， 根據以往本部門文件運轉情況， 預計當年可能形成的文件,擬制或修訂立卷類目，如行政管理部可制定“人事發(fā)文”、“周記”等，并將空白的文件清單置于每個類目文件的最前面。隨時將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時歸入卷內-并按文件收進順序隨時填寫1文書檔案件清單。年為一基建檔案在竣會計檔案在會單位工程聲像檔個歸檔周期。各部室資工決算工作完計

32、年度終了!預決算可案的歸料員在逢偶數年的6成后兩個月內后，暫由財務在清尾款檔時間月底一，將前兩年形成的1較長歸®段后目對手頭泊計統部保進行清理里，對后半年內同文書文件整理后向檔案室不需歸卷期資料材料后備文:件:夾單獨再存放于歸檔。檔案。移交。歸檔。檔案室。第六條 各部室資料員向檔案室移交檔案時，須遵循如下要求：（一）各部室向檔案室移交檔案時，均需附上移交清單（從文件清單轉化而來）一式兩份。移交時，交接雙方據此進行清點簽收，并各自保存一份。（二）各部室向檔案室移交檔案時要做到種類齊全、份數完整，檔案室不接收未 經系統整理的零散文件。（三）文件在各部室保存階段，要注意保持字跡清晰、份數完

33、整，防止發(fā)生霉變等。 復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印存檔。（四）聲像檔案應同紙質文件進行統一整理、編目，但要分別存放，在案卷目錄上注 明互見號，以保持文件間的歷史聯系。（五）對于不同保存價值的文件應當分開組卷。（六）卷內文件排列應條理系統，一般可按重要程度或時間順序依次排列， 具有密切 聯系的文件應依一定的次序排列在一起，即批復在前、請示在后；正件在前、 附件在后。（七）音像文件應用文字標出它們的對象、時間、地點、內容和責任者等事項，便于 保存和利用。（八）各部室可根據實際工作需要保存文件， 但向檔案室移交檔案時，則應按規(guī)定的 歸檔范圍進行。A、綜合管理部：會議紀要、董事會文件、訴

34、訟文書、有關公司送交的文件、各 部室送交的文件、 外來文件、外送文件、 大事記、部門周記、 合同、質保文件、 內部發(fā)文等人事發(fā)文、企業(yè)設立與登記材料、員工人事資料（應聘表、編制表、工資單等） 培訓記錄、部門周記等B 、總工辦： 設計變更、外送文件、外來文件、部門周記等C 、工程部： 前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內業(yè)資 料、竣工資料、設備說明書等） ，其中前期文件由工程部負責收集，竣工圖由 施工單位負責編制；文書如外送文件、外來文件、有關人員出差帶回的文件、 部門周記等D 、財務部： 財會檔案見財務檔案管理辦法E 、審計部： 結算書、隱蔽記錄簽證、外送文件、外來文件、部門

35、周記等F 、材料部： 材料定價單、外送文件、外來文件、部門周記等G 、營銷部： 售樓合同、協議、廣告宣傳資料、市場調研資料、外送文件、外來 文件、部門周記、聲像資料等H 、外聯部： 政府文件、外送文件、外來文件、部門周記等I 、招商部： 外送文件、外來文件、部門周記等 注：重復文件、一般事務性的無查考保存價值的文件、未成文的草 稿及一般性文件的歷次修改稿、 未經會議討論和領導審閱簽發(fā) 的未生效文件均屬于不須歸檔的文件材料。第三章 整理上架第七條 各部室在規(guī)定的時間按規(guī)定的歸檔范圍向檔案室移交檔案后，檔案室檔案員須對移交檔案進行整理上架，其具體流程如下：第八條 檔案室檔案員對移交檔案進行整理時，

36、應注意如下要求：（一）卷內文件的排列應條理系統。文書檔案按時間順序依次排列， 具有密切聯系的 文件應依一定的次序排列在一起，即批復在前、請示在后；正件在前、附件在 后；基建檔案的卷內排列順序為文前圖后。（二）不同保存價值的文件應分開組卷。（三）凡有文字部分的均應打上號碼（采用打號機，正面右上角，背面左上角）。（四）文件材料裝訂前應剔除金屬物。（五）圖紙采用手風琴式折疊法，規(guī)格為 30cm x 21cm ;裝訂邊應加墊紙以使左右 平整并注意露出圖標。第四章保管第九條檔案整理上架后隨即進入保管階段。檔案庫房作為保存檔案的基地，它的管理應滿足各類檔案的安全保管與方便調閱。庫房應集中布置、自成一區(qū)，不

37、堆放與檔案資料無關的物品，不從事與庫房管理無關的活動。（一）除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫房，確需進庫的（如維修庫房或設備等），則須有檔案員陪同并相伴始終。（二）庫房設有中央空調、除濕機、溫濕度測量儀和消防噴淋等設備，檔案員要定期檢查，以確保以上設施的安全有效。（三）隨時注意庫房溫濕度的具體指數，務必使溫度保持在 14°C20°C,相對濕度50%65%。（五）檔案入庫前要進行嚴格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位；同時對檔案必須進行定期的防疫檢查，有計劃、分期分批地對檔案進行翻動。（六）每月中旬定期對庫房進行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對一些小角

38、落、縫隙要進行清潔消毒以防害蟲滋生。（七）檔案員離開庫房時應隨手鎖門，并注意檢查庫房門窗的緊閉性。（八）檔案按部室存放，檔案裝具的編號及檔案的存放順序為自門口起，從左自右，從上到下。第十條 檔案上架入庫后，經常處于使用的狀態(tài)中，因此須注意流動中的安全防護。（一）檔案在庫房外未被使用時， 不允許長時間攤放在桌子上， 而應及時放入庫房或專用的柜子 中鎖好，更不準擅自帶離規(guī)定的使用場所。（二）未經許可，利用者不得將所借檔案轉借他人，以防泄密。（三）未經許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復印。（四）盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時間，以防因檔案外借時間過長而出現的泄密現象。第十一條 檔案保管有一

39、定的保管期限。在我司，可分為永久和定期保管兩種。定期保管期限為3 年、 10 年。保管期限從移交之日算起。 （詳見附件一河南升龍置業(yè)有限公司檔案保管 期限表）第五章 提供利用第十二條 檔案室檔案員須提供多種利用途徑，為員工查檔創(chuàng)造條件。（一）加強基礎工作：A、編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案用戶提供必要的檢索工具。B 、安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率。C、開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。（二）開展查借服務：A、借閱：a）公司內部人員借閱檔案時，須填寫檔案借閱登記表，閱畢及時歸還。非公司人員借閱檔案時，須持有關單位介紹信，并經公司相關部門主管和分管領導同 意辦理借閱審批手續(xù)

40、后方可借閱。b）借閱者必須愛護所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標記； 不得撕去檔案內頁。c）借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。B 、借出：a）檔案使用人如需借出檔案，一般檔案須填寫檔案借出登記表，并按規(guī)定于1個月內歸還，不能及時歸還的，經檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù)。重要檔案的借閱需經公司相關部門主管和分管領導同意辦理借閱審批手續(xù)后方可借閱。b）非公司人員若需借出檔案，須持有關單位介紹信，并經公司相關部門主管和分管領導同意辦理借閱審批手續(xù)后方可借閱。c）借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉借，并負有保密的完全責任。C、復?。篴）檔案使用人若需復印檔案資料，

41、須經檔案員同意。b）圖紙資料若需借出復印，須經檔案員同意并嚴格控制復印份數。第六章銷毀第十三條 對已到保管期限的檔案，檔案室檔案員可根據其實際利用情況組織銷毀。其具體流程如下:第十四條 檔案銷毀時，應注意如下要求：A、準備銷毀的檔案材料在未批準前應單獨保管B、批準銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機銷毀，嚴禁將需要銷毀的檔案作 其他用途，更不允許出賣。C、檔案銷毀時，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字以示負責第七章附則第十五條本辦法解釋權歸檔案室。第十六條 本辦法自頒布之日起施行。附件河南升龍置業(yè)有限公司檔案保管期限表序號檔案名稱使用部門保管部門暫定保管期限1會議性文件各部室檔案室10年2外

42、來文件各部室檔案室10年3外送文件各部室檔案室10年4部門之間往來文書各部室檔案室10年5制度文件各部室檔案室永久6請示單各部室檔案室3年7音像檔案各部室檔案室永久8董事會文件董事會檔案室永久9各登記表單各部室各部室3年10訴訟文書綜合管理部檔案室執(zhí)行完結后5年11企業(yè)設立與登記材料綜合管理部檔案室永久12企業(yè)年檢資料綜合管理部檔案室永久13員工檔案綜合管理部綜合管理部員工離開公司后3年114培訓資料綜合管理部檔案室員工離開公司后3年15職工編制表綜合管理部檔案室10年16工資單綜合管理部/財務部檔案室10年17財產領用登記表綜合管理部綜合管理部10年18公司刊物綜合管理部檔案室永久19人事發(fā)

43、文綜合管理部檔案室10年20合冋類文件各部室財務部永久21工程技術檔案工程部檔案室永久22財會檔案財務部存放于財務部見會計檔案管理辦法23結算資料審計部檔案室永久24材料定價單材料部檔案室10年25廣告宣傳資料營銷部檔案室永久26客戶資料營銷部檔案室永久6、文件資料歸檔、借閱程序河南升龍置業(yè)有限公司公司文件資料歸檔、借閱程序1、目的和范圍：為了確保公司文件資料的機密性和完整性， 避免文件資料的丟失和損 壞，根據公司檔案管理辦法及合同管理制度，特制訂本程序。本程序所指 文件資料包括合同、紅頭文件及公司在經營過程中所形成的具有保存價值的相關 材料。2、職責:2.1經辦人員負責本部門文件及合同的報批

44、工作。2.2部門資料員負責將領導手稿、用章審批單或合同會簽單并文檔原件 同時收集。2.3印章管理人員負責對文件資料加蓋公章或合同專用章及法人章。2.4檔案管理員負責對公司擬定的重要文件的整理、歸類、保管及借用。2.5文件資料使用人員負責保障所用文件資料的完好無損，并嚴格遵守公司保密制度，嚴守機密，妥善保管。3、工作流程：3.1文件資料歸檔程序：經辦人將審批過后的文件資料交印章管理人員蓋章印章管理人員將收回的文件資料，于1個工作日內送交檔案室留存，并在合 同歸檔登記表上登記（若有多份原件時，須注明去向用途），留復印件供相關部門使用；對于在蓋章時未能及時收回的文件資料，印章管理人員于丄個工作 日內

45、將用章審批單送交檔案專員。對于在蓋公司章時未能留存的文件資料，經辦人在完成使用后于丄個工作日內，將文件資料全部原件送交檔案室留存并在檔案交接表上登記，留復印件 供相關部門查閱。、檔案專員對未能及時收回的文件資料可根據用章審批表進行催要。3.2、文件資料查閱流程：紅頭文件（未涉及公司機密類）：使用者可根據工作需要，到檔案室辦理相關查閱手續(xù)后即可查閱。涉及公司機密類文件：查閱者需填寫檔案借閱登記表，并經本部門經理、經辦部門經理、分管領導、 總經理審批后方可查閱。公司各類證件（營業(yè)執(zhí)照及公司土地使用證等）借閱者經本部門經理同意，報分管領導、總經理審批后方可借閱。公司合同：公司合同根據簽訂部門及相關內

46、容分為三類：本部門簽訂合同：查閱者需填寫檔案借閱登記表，報部門經理審批后即可查閱。其它部門簽訂合同：查閱者需填寫檔案使用審批單，經本部門經理審批后，報經辦部門經理審 批完成后即可查閱。重大合同（合作、征地等涉及公司機密類合同）：查閱者需填寫檔案借閱登記表經本部門經理、經辦部門經理、分管領導、總經理審批后方可查閱查閱檔案應在檔案室進行，如需摘抄應通過檔案專員同意；如需復制應在檔 案借閱登記表上注明；如需借出應在檔案借出登記表上登記。外單位人員原則上不得查閱本公司檔案， 如因工作需要必須查閱者須持所在單位正規(guī)介紹信，經本公司分管領導、總經理批準后方可進行查閱。4、相關表格：4.1 附件一合同歸檔登

47、記表河南升龍置業(yè)有限公司租賃合同交檔案室登記表日期：年 月 份部門經手人名稱合同編號移交人接收人移交日期合同存檔份數備注4.2其它表格見相應文件頁號:順序號銷毀時間銷毀案卷名稱案卷號銷毀及監(jiān)銷人備注附件三河南升龍置業(yè) 有限公司檔案借閱登記表頁號:序號使用者情況檔案資料情況用途復印歸還否簽收人備注姓名部門電話名稱責任者類型檔號復印否份數批準： 審核： 編制：日期： 日期： 日期：附件四河南升龍置業(yè) 有限公司合同歸檔登記表序號歸檔時間合同名稱合作單位名稱合同金額服務期限責任人經辦人檔號印花稅備注7、證章管理制度證章管理制度1、目的： 加強公司的證章控制，避免因管理不當造成損失，特制訂本制度。2、職

48、責2.1 行政管理部：負責印章的制發(fā)和管理，公司及本部門印章的保管和使 用，檢查各部門證章的保管和使用情況。2.2 各相關部門：負責本部門印章和存放于本部門的公司證章的使用和保 管。3 、工作程序3.1 證章的定義和分類3.1.1 證章是指公司重要文件、證照和印章。3.1.2 重要文件及證照包括：3.1.2.1 公司的營業(yè)證照、組織機構代碼證、資質證書等證照；3.1.2.2 國有土地使用有關文件、合同及評估報告；3.1.2.3 規(guī)劃、建設許可證及相關文件；3.1.2.4 公司合同、章程、法人身份證明及董事會文件；3.1.2.5 與公司有關的政府部門專門文件；3.1.2.6 公司其他重要文件。3.1.3 印章包括：3.1.3.1 公 章：河南升龍置業(yè)有限公司；3.1.3.2 私 章：公司法定代表人、董事長及總經理私人印章；3.1.3.3 部門章：刻有公司部門名稱的印章；3.1.3.4 專用章：財務專用章、合同專用章、文件編號章。3.2 重要文件及證照管理3.2