淺談事業(yè)單位預算管理信息系統建設

1、    淺談事業(yè)單位預算管理信息系統建設    熊鑫摘要：預算管理是事業(yè)單位內部控制的核心，信息化是實施內部控制規(guī)范的重要手段。本文首先分析了預算管理信息系統的建設背景、建設目標，然后在總結基層事業(yè)單位預算管理信息系統實際開發(fā)應用經驗的基礎上，介紹了通過各個功能模塊設計，實現符合單位實際業(yè)務流程的預算編制、預算審批、預算執(zhí)行等全過程信息化管理，最后提出了系統開發(fā)應用面臨的主要問題及解決辦法，希望為事業(yè)單位預算管理信息化建設提供有價值的參考。關鍵詞：事業(yè)單位;預算管理;信息化：f275 文獻識別碼：a ：1001-828x（2016）027-000-02一

2、、預算管理信息系統的建設背景（一）國家對預算管控力度加大，但事業(yè)單位預算管理信息化程度低，預算管理的信息傳遞和分析結果不及時，無法達到對外部環(huán)境和內部能力的有效把握，容易造成整個預算過程管理困難以及最終決策數據失真。（二）中央基層事業(yè)單位預算編制軟件只具備單戶錄入功能，對于有下屬單位的二級預算單位，預算基礎數據的收集計算、預算指標的分解下達、明細預算的編制、審核與匯總等工作通常只能利用excel等傳統手工處理，耗時長且出錯率高。隨著國家對預算管理與財務科目進行同步，數據量已經擴大到手工很難完成的地步。（三）近年來，財務稽查、內外部審計等經常會發(fā)現事業(yè)單位存在超預算執(zhí)行政府采購、重復報銷差旅費等

3、問題，可以通過信息化手段落實整改。會議費、培訓費、差旅費等各種管理辦法的密集發(fā)布，政府會計改革的逐步實施，需要預算執(zhí)行過程的信息化來保證制度執(zhí)行和改革推進。二、預算管理信息系統的建設目標1.實現數據錄入自動，解決傳統預算編制耗時長，數據管理困難的問題。2.實現對預算全過程的支持，縱向環(huán)節(jié)上，形成預算編制、執(zhí)行到控制的反饋機制;橫向范圍內，包括業(yè)務預算、資本預算和財務預算，并提供組織機構等自定義預算。3.建立與預算管理接口的報銷系統，通過支出管理實現預算執(zhí)行的實時監(jiān)控，重點關注“三公”經費、會議培訓費、差旅費、勞務費等開支的規(guī)范性，確保費用報銷準確完整并實時共享。4.為單位各部門、下屬各單位提供

4、預算查詢平臺，實時查詢預算執(zhí)行情況，為科學決策提供支持。5.以預算管理為核心，以資金管理為關鍵，按照事業(yè)單位內部控制業(yè)務層面重點關注的幾個方面，在完善單位財務資產管理制度基礎上，為后續(xù)進一步完成政府采購、資產、建設項目、合同等管理系統的研發(fā)，并實現與單位oa辦公信息系統相銜接，逐步形成內部控制管理信息系統打下基礎。三、預算管理信息系統模塊功能設計與實現（一）預算管理通過梳理預算編制業(yè)務流程，開發(fā)基礎數據收集、資金來源與指標匹配、明細預算編制、與報銷系統接口等子模塊，在各個子模塊中，以往年預算編制各個階段的數據表格為模板設計操作界面，實現預算數據錄入修改、自動計算分級匯總、導入導出、預算分配下達

5、、編制上報等功能。在一上、一下/二上、二下等各個預算管理階段，完成預算口徑、預算任務下發(fā)接收，人員津貼、人員經費測算，日常公用經費測算（含管理費及其他、常規(guī)專項、一次性專項等），項目庫申報，各部門明細預算編制，預算匯總，整體審核等任務，最終依據預算批復指標調整各部門分項目、分科目的明細預算數，設定每條明細預算的使用權限，通過接口導入報銷系統。圖表1  預算管理（二）報銷管理依據單位財務報銷流程規(guī)范，開發(fā)系統設置、費用錄入和財務審核、憑證/報表等子模塊，實現基礎預算數據管理，借款、費用報銷錄入、單據審核、預算執(zhí)行報表生成等功能。圖表2  報銷管理根據事業(yè)單位的經費類型，將費用

6、報銷按常規(guī)事業(yè)費、基建項目、科研項目三大類進行細化并拆分，費用報銷時按不同的費用類型對可列支的經費來源進行過濾篩選。常規(guī)事業(yè)費、基建項目按支出經濟科目進行拆分，但只需將“三公”經費、會議費、培訓費、勞務費（含咨詢費）、差旅費等報銷界面單獨設計，實現一些經費支出標準的控制（如接待標準、會議標準、差旅各地住宿、補助標準等），并完成較為完整的基礎信息錄入，基本可以滿足各類檢查或報表的數據需求?？蒲许椖堪丛O備費、材料費、測試化驗加工費等13個預算科目進行拆分，實現每筆費用支出的明細化，提供科研項目經費公示所需的信息內容和財務數據。（三）其他輔助功能的開發(fā)運用1.財務記賬憑證自動生成功能。與用友財務軟件

7、接口，在用友賬套科目項目設置標準化的基礎上，根據單筆費用錄入單據實現生成財務記賬憑證功能。制單后出納按照憑證辦理業(yè)務，然后將付款的票據信息再通過出納插件在系統中進行補充錄入，并導入用友財務軟件，也可在報銷系統中對生成的憑證進行查詢及修改，實現報銷系統數據與用友財務總賬的對賬功能。2.工資管理。與工資賬務系統進行接口，實現按在職、離退休、退養(yǎng)等類別在系統中展示各類人員的工資情況，在職人員可實時、自主查詢本人每月工資發(fā)放情況。為保護職工的個人隱私，工資查看需設定權限，工資管理人員及社保、公積金管理相關人員有查看所有人員的權限，其他人員只有查看本人工資的權限，且用戶在查看工資時需進行附加驗證（如工資

8、卡號等信息）。系統中有簡單的統計匯總和數據導出（excel格式）功能，便于工資查看和分析。3.公務卡信息管理。費用報銷系統中結算方式為公務卡的，對該公務卡的還款明細進行逐條記錄，系統需有界面記錄公務卡持有人、卡號、刷卡金額、日期等信息，根據明細生成每張公務卡的支付、還款及余額明細表和匯總表，實現公務卡使用、報銷及還款整個流程的管理。與預算管理系統進行接口，建立預算項目與用友賬套、還款銀行對照表，根據各類費用報銷生成費用銀行代發(fā)賬。4.供應商信息管理。開發(fā)供應商基礎數據的維護管理功能，費用報銷管理系統中報銷錄入界面設計為從基礎數據選擇調用的方式，對涉及到需給供應商轉賬付款的費用報銷單進行統計并生

9、成費用代發(fā)賬。（四）與單位oa辦公信息系統的銜接以鏈接方式接入單位oa辦公信息系統，減少系統間切換，實現會議計劃、培訓計劃、出差審批等事項聯網審批，費用報銷網上簽批，信息通知（如對報銷單審核、支付結果的短信通知，對有未處理完的借款予以提醒等）、政策發(fā)布功能（如最新財務報銷制度、解讀等，新政策新制度的宣傳信息可在發(fā)布界面置頂或其他方式醒目顯示），支持內部人員相關文件的上傳及下載共享單位oa辦公信息系統平臺。四、系統開發(fā)應用面臨的主要問題及解決辦法1.系統開發(fā)初期會遇到交互界面操作感差、業(yè)務流程不完善等一系列問題，如界面大小無法調整、錄入步驟不清晰等，這都需要財務人員在試運行期間，通過錄入數千筆費

10、用報銷單據，不斷發(fā)現問題，積極地與技術人員溝通，提出完善建議，進行界面、流程優(yōu)化。比如盡量增加必錄項標識，未完整錄入的將會報錯（如接待費的接待地點，會議費的會議類別、參會人數等）;盡量增加費用錄入項的邏輯判斷（如應在勞務費欄目錄入的值班費在其他費用欄目將不能錄入等）。2.系統全面推行初期，受到傳統手寫填制報銷單據方式的既定思維以及對新鮮事物的排斥等因素影響，單位職工會對系統的使用產生一些抵觸情緒，因此必須要求財務人員首先熟悉系統的使用，在推行過程中積極幫助并耐心指導費用報銷經辦人員正確完成費用錄入與憑證打印。3.系統實際使用過程中，雖然開支科目和范圍受到系統控制，但是因單位職工不了解預算管理制度，加之部門負責人重視程度不夠，常常會出現費用列支內容與