會(huì)計(jì)電算化節(jié)節(jié)高升排版使用

1、第1章 了解會(huì)計(jì)電算化與財(cái)務(wù)軟件現(xiàn)在是信息化的時(shí)代，名稱術(shù)語滿天飛，幾天就會(huì)變換出新的花樣來，令人目不暇接。于是總會(huì)有人問我，什么是會(huì)計(jì)電算化？它和財(cái)務(wù)軟件有什么區(qū)別？亦或是有什么聯(lián)系？“會(huì)計(jì)電算化”這個(gè)名字聽起來好大、好寬泛、好嚇人，似乎是一個(gè)常人不容易觸及的高深領(lǐng)域?？墒强既?huì)計(jì)證時(shí)有一門功課就叫“會(huì)計(jì)電算化”，于是嚇著了許多想要入門者。其實(shí)，讓我來告訴你，你知道財(cái)務(wù)軟件嗎？你知道電腦記賬嗎？其實(shí)，所謂“會(huì)計(jì)電算化”只不過是通過財(cái)務(wù)軟件實(shí)現(xiàn)電腦記賬的“官方”術(shù)語罷了。這本書的目的，就是讓你從一點(diǎn)也不知道開始，快速成為一個(gè)會(huì)計(jì)電算化的高手。1-1 什么是會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)電算化是把電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)

2、代數(shù)據(jù)處理技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)工作中的簡稱，是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬和報(bào)賬，以及部分代替人腦完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測、決策的過程，其目的是提高企業(yè)財(cái)會(huì)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，從而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作的現(xiàn)代化。目前已經(jīng)時(shí)髦的叫做會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，其實(shí)說白了就是用財(cái)務(wù)軟件代替手工記賬而已。會(huì)計(jì)電算化也是當(dāng)前工業(yè)與信息化融合的典范，隨著全面信息化的時(shí)代前進(jìn)，會(huì)計(jì)的電算化、信息化程度也必將越來越高。財(cái)務(wù)軟件就是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的最重要的工具之一，當(dāng)然除此之外還需要人。沒有了人的操作，財(cái)務(wù)軟件也不會(huì)自動(dòng)工作。所以，只要有了一款合適的財(cái)務(wù)軟件，再有了你一個(gè)會(huì)計(jì)或希望成為一個(gè)會(huì)計(jì)的人，我們就可以實(shí)現(xiàn)理想中的“會(huì)計(jì)電算化”

3、了。1-1-1 會(huì)計(jì)電算化與手工記賬有什么不同會(huì)計(jì)電算化和手工記賬，一個(gè)基于計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，一個(gè)完全依賴于人的手腦，它們之間當(dāng)然存在著很多差別，但也不乏相互依存之處。這些雖然對(duì)我們做賬沒有什么實(shí)質(zhì)性的影響，但作為一個(gè)常識(shí)，還是讓我們簡單了解一下吧。1相同點(diǎn)r 目標(biāo)相同，都是為了提供會(huì)計(jì)信息，提高企業(yè)效益。r 依據(jù)相同，進(jìn)行核算的依據(jù)都是國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度和法律法規(guī)。r 結(jié)果相同，最終都是為記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，出具會(huì)計(jì)報(bào)表服務(wù)。對(duì)同一套賬最終處理結(jié)果完全相同。r 流程相同，業(yè)務(wù)核算的流程基本是相同，由從建賬開始，一直到出具報(bào)表。r 檔案保管方式相同，無論是手工記賬產(chǎn)生的憑證和賬簿，還是電算化軟件生成的

4、數(shù)據(jù)，均需要按規(guī)定保管。2不同點(diǎn)盡管手工賬與會(huì)計(jì)電算化有諸多相通之處，但他們的區(qū)別還是十分明顯的。手工記賬與會(huì)計(jì)電算化的區(qū)別如所示。手工記賬與會(huì)計(jì)電算化的區(qū)別項(xiàng) 目手工記賬會(huì)計(jì)電算化使用的工具不同算盤、計(jì)算器、筆計(jì)算機(jī)、財(cái)務(wù)軟件信息格式及載體不同固定格式的賬簿打印并自行裝訂的賬簿、存放在軟盤或硬盤的電子文件記賬規(guī)則不盡相同使用固定格式的賬簿記賬，更正錯(cuò)誤有劃線更正法、紅字沖銷法、藍(lán)字補(bǔ)記法，空白賬頁需要?jiǎng)濅N打印出的賬頁需自行裝訂，不能劃線更正，已記賬的憑證數(shù)據(jù)不能更改，只可紅字沖銷或藍(lán)字補(bǔ)記數(shù)據(jù)處理過程不同根據(jù)憑證記賬后，需要人工進(jìn)行賬證、賬賬、賬表核對(duì)等各項(xiàng)對(duì)賬結(jié)賬工作錄入憑證后，由程序進(jìn)行

5、各種勾稽關(guān)系的核對(duì)，自動(dòng)對(duì)賬結(jié)賬出報(bào)表組織體制、人員分工不同明細(xì)賬、日記賬、總賬由不同崗位人員按照不同的科目，分別在不同的賬冊(cè)上加以記錄，專人負(fù)責(zé)制作報(bào)表人員分工發(fā)生變化，只需要設(shè)置憑證錄入、審核、數(shù)據(jù)維護(hù)等崗位，后續(xù)工作全部自動(dòng)化無須專人負(fù)責(zé)，增加了計(jì)算機(jī)軟硬件維護(hù)人員。效率不同工作周期長、速度慢、效率低速度快、質(zhì)量高、便于查閱信息1-1-2 有了財(cái)務(wù)軟件還需要手工賬嗎盡管用計(jì)算機(jī)代替手工記賬是許多會(huì)計(jì)夢寐以求的事，但這并不是說一買了財(cái)務(wù)軟件，就可以完全甩掉手工賬了，即使大家都希望是這樣，因?yàn)槭止び涃~實(shí)在太麻煩、太容易出錯(cuò)了。因?yàn)樨?cái)務(wù)軟件畢竟是依靠機(jī)器來工作的，它的穩(wěn)定性還是需要時(shí)間來考察的

6、。為了保證會(huì)計(jì)電算化實(shí)施以后會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量，有一個(gè)大前提必須要滿足，那就是一般由手工賬轉(zhuǎn)電腦賬時(shí)，計(jì)算機(jī)與手工會(huì)計(jì)核算應(yīng)該并行3個(gè)月以上，并行期間計(jì)算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相互一致，財(cái)務(wù)軟件運(yùn)行也安全可靠。另外，從財(cái)務(wù)軟件中打印輸出的證賬表格式必須正確，簽名蓋章也必須齊全。也就是說，電腦記賬的同時(shí)還需要手工記賬一段時(shí)間，兩者互相印證，以免電腦出問題帶來大麻煩。1-1-3 應(yīng)用財(cái)務(wù)軟件前的準(zhǔn)備一個(gè)企業(yè)要想上一套財(cái)務(wù)軟件，應(yīng)該事先做一些基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作。1配有專用的或主要用于會(huì)計(jì)核算工作的軟硬件系統(tǒng)。設(shè)備是會(huì)計(jì)電算化的物質(zhì)基礎(chǔ)，必須配有足夠的專門或主要用于會(huì)計(jì)核算的計(jì)算機(jī)或終端，以及相應(yīng)的操作系統(tǒng)。軟硬件

7、系統(tǒng)的配置需要按照打算購買的財(cái)務(wù)軟件的類型和版本來進(jìn)行。 2配有與會(huì)計(jì)電算化工作需要相適應(yīng)的專職人員?？傊緯?huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位，可在保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置，保持相對(duì)穩(wěn)定。中小型單位和使用小規(guī)模會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的單位，可根據(jù)本單位的工作情況，設(shè)立一些必要的電算化崗位，許多崗位可以由一個(gè)人擔(dān)任。3建立健全相應(yīng)的內(nèi)部管理制度。包括崗位分工制度、操作管理制度、機(jī)房管理制度、會(huì)計(jì)檔案管理制度、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與軟件管理制度等。會(huì)計(jì)電算化中人員分工管理是十分重要的，每個(gè)人對(duì)財(cái)務(wù)軟件的操作權(quán)限都要嚴(yán)格規(guī)定，以免財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)被竄改、盜取或丟失。當(dāng)然，對(duì)于一個(gè)人員有限的小企業(yè)來說，嚴(yán)格的分工管理顯得不太實(shí)際

8、，但會(huì)計(jì)人員的自律就變得十分重要了。1-1-4 你知道哪些財(cái)務(wù)軟件目前市場上的財(cái)務(wù)軟件有很多，大的小的、簡單的復(fù)雜的，還有很多小公司出的小軟件可以免費(fèi)讓你用，要想了解得多一些，不妨上網(wǎng)搜一搜。每款軟件、特別是大型開發(fā)商開發(fā)的財(cái)務(wù)軟件都會(huì)區(qū)分不同的系列和版本，以適應(yīng)不同類型企業(yè)的需求。不過，一般的財(cái)務(wù)軟件在財(cái)務(wù)處理流程上都大同小異，只是每個(gè)軟件在界面上會(huì)有所差異，操作方法略有不同，但在賬務(wù)處理方面的主要功能差別并不大。因此，只要學(xué)會(huì)使用一款，其他的也就差不多了，基本可以依靠自學(xué)掌握。1-1 初識(shí)好朋友如果要問那款財(cái)務(wù)軟件被用得最多，我想大概要數(shù)好朋友財(cái)務(wù)軟件系列了。好朋友財(cái)務(wù)軟件應(yīng)該是我們國家最

9、早的一批電算化軟件之一，因而被廣大的老板們所熟知。如果你去一個(gè)地方應(yīng)聘財(cái)務(wù)，被問到會(huì)不會(huì)好朋友是常有的事。所以我們這本書的目的就是要教會(huì)大家如何使用好朋友財(cái)務(wù)軟件。1-1-1 版本及功能模塊簡介好朋友財(cái)務(wù)軟件分為幾個(gè)系列，適應(yīng)于不同規(guī)模的企業(yè)，每個(gè)系列下又有多個(gè)版本，在功能上有所調(diào)整。為目前好朋友財(cái)務(wù)軟件的各個(gè)系列的適用范圍以及所包含的功能模塊的大致情況如所示。好朋友財(cái)務(wù)軟件版本及功能簡表好朋友版本所包含的主要功能模塊所解決的需求適應(yīng)企業(yè)類型好朋友t3財(cái)務(wù)通普及版總賬（現(xiàn)金銀行/往來管理）財(cái)務(wù)報(bào)表核算管理賬務(wù)處理、報(bào)表處理滿足一般企業(yè)會(huì)計(jì)核算電算化要求創(chuàng)業(yè)型企業(yè)、小公司、兼職會(huì)計(jì)、記賬公司好朋

10、友t3好朋友通標(biāo)準(zhǔn)版總賬（現(xiàn)金銀行/往來管理/項(xiàng)目管理）財(cái)務(wù)報(bào)表、核算管理、工資管理、固定資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)分析業(yè)務(wù)通、出納通、老板通業(yè)務(wù)（購/銷/存）和財(cái)務(wù)一體化管理提供一般企業(yè)部門級(jí)應(yīng)用中小型企業(yè)好朋友普及型erp-t6企業(yè)管理軟件財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)總賬ufo報(bào)表固定資產(chǎn)工資管理出納管理網(wǎng)上銀行應(yīng)收款管理應(yīng)付款管理財(cái)務(wù)分析供應(yīng)鏈管理采購管理銷售管理庫存管理存貨核算委外管理生產(chǎn)制造管理簡單生產(chǎn)管理計(jì)劃生產(chǎn)管理財(cái)務(wù)管理或財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理提供中小企業(yè)全面應(yīng)用中小型企業(yè)好朋友erp u8系列財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)總賬ufo報(bào)表固定資產(chǎn)應(yīng)收款管理應(yīng)付款管理專家財(cái)務(wù)評(píng)估網(wǎng)上銀行現(xiàn)金流量表出納管理報(bào)賬中心網(wǎng)上報(bào)銷人力資源管理人事

11、管理人事合同管理薪資管理管理會(huì)計(jì)資金管理成本管理供應(yīng)鏈管理采購管理銷售管理庫存管理存貨核算生產(chǎn)制造管理決策支持系統(tǒng)集團(tuán)管理網(wǎng)絡(luò)分銷內(nèi)部控制 企業(yè)應(yīng)用集成企業(yè)全面應(yīng)用管理提供企業(yè)經(jīng)營管理平臺(tái)大中型企業(yè)好朋友nc管理軟件略對(duì)下屬企業(yè)進(jìn)行集中管理提供集團(tuán)企業(yè)全線管理平臺(tái)集團(tuán)型企業(yè)提示：并不是說一個(gè)軟件的功能越多就越好，要根據(jù)自己企業(yè)的規(guī)模大小、業(yè)務(wù)范圍等實(shí)際情況選擇不同的系列和版本購買和使用。1-1-2 運(yùn)行環(huán)境硬件環(huán)境：如果選擇安裝u872服務(wù)端（如應(yīng)用服務(wù)器、web服務(wù)器、數(shù)據(jù)服務(wù)器和文件服務(wù)器等），最好使用server版的操作系統(tǒng)，且磁盤分區(qū)的文件系統(tǒng)格式應(yīng)為ntfs；確保系統(tǒng)盤有1g以上的空

12、閑空間；如果安裝數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，則需要確保存儲(chǔ)數(shù)據(jù)文件的邏輯磁盤至少有10g以上的空閑空間，因u8產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)和臨時(shí)數(shù)據(jù)均存儲(chǔ)在這臺(tái)服務(wù)器的硬盤上。軟件環(huán)境：r windows 2000及以上操作系統(tǒng)（server版或professional版，打相應(yīng)版本關(guān)鍵補(bǔ)丁），同時(shí)安裝iisr ie6.0及以上版本r sql server 2000及以上版本的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)系統(tǒng)（打相應(yīng)版本關(guān)鍵補(bǔ)丁）r 若安裝有其他好朋友版本，必須全部卸載干凈。1-1-3 安裝與卸載在安裝好朋友財(cái)務(wù)軟件時(shí)必須安裝配套的數(shù)據(jù)庫程序。每個(gè)系列及版本所需要的數(shù)據(jù)庫支持版本可能是不同的，要安裝前一定要看清所購買版本中的安裝說明。安裝

13、注意事項(xiàng)：l 必須按順序安裝。安裝u8前要將數(shù)據(jù)庫及其他關(guān)鍵程序和補(bǔ)丁全部安裝好，否則好朋友安裝環(huán)境檢測無法通過。l 安裝數(shù)據(jù)庫過程中，要記住數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的名稱，以便安裝結(jié)束后u8與數(shù)據(jù)庫的連接測試。建議數(shù)據(jù)庫名稱不要起得太長。l 好朋友u8是一個(gè)功能復(fù)雜、相當(dāng)龐大的系統(tǒng)，對(duì)系統(tǒng)硬件要求比較高。如果你的電腦配置較低，而又將u8的所有服務(wù)（包括數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用服務(wù)）都安裝在了一臺(tái)電腦上，那么運(yùn)行u8將會(huì)相當(dāng)緩慢。1-1-4 基本操作流程好朋友u8是一款適用于大中型企業(yè)的集成財(cái)務(wù)管理軟件，不僅包括了財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)、還包含有供應(yīng)鏈管理、人力資源管理、生產(chǎn)制造管理等多項(xiàng)產(chǎn)品功能。不過，對(duì)于不同的功能，都有大

14、致相同的操作流程對(duì)于小企業(yè)來說，u8的模塊顯得太過繁復(fù)了。實(shí)際工作中我們能夠用到的功能非常有限，最主要的就是總賬的部分功能和ufo報(bào)表。本部分我們主要教給大家好朋友財(cái)務(wù)軟件的最基本的、最常用的，也是最有效的功能模塊總賬。好朋友總賬系統(tǒng)的操作流程如所示，希望大家有所了解，這對(duì)于我們以后的學(xué)習(xí)具有提示性作用，也便于大家今后在實(shí)際工作中遇到問題時(shí)進(jìn)行參考。好朋友總賬系統(tǒng)操作流程圖1-1-5 帶著你快速上道財(cái)務(wù)軟件的使用和手工做賬一樣，是一個(gè)流程性的工作，除了初始建賬時(shí)比較麻煩之外，以后的工作都是重復(fù)性的，僅有個(gè)別時(shí)候需要進(jìn)行些微調(diào)整。為了讓大家對(duì)好朋友u8有一個(gè)比較全面的認(rèn)識(shí)，我們?cè)陂_始系統(tǒng)學(xué)習(xí)之前

15、，帶領(lǐng)大家一起快速瀏覽一下好朋友財(cái)務(wù)處理的過程。第一步：以系統(tǒng)管理員登錄系統(tǒng)管理第二步. 新建用戶（即操作員）第三步 創(chuàng)建新賬套第四步 進(jìn)入企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，進(jìn)行初始設(shè)置。第五步 啟用其他模塊，進(jìn)行初始設(shè)置和日常業(yè)務(wù)處理第六步 進(jìn)入總賬系統(tǒng)，進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理第七步 對(duì)賬結(jié)賬第八步 生成報(bào)表第1章 建樓打地基系統(tǒng)設(shè)置從這一章開始，我們進(jìn)入到系統(tǒng)地學(xué)習(xí)使用好朋友u8的過程。無論是好朋友的哪個(gè)版本，首次使用時(shí)必須進(jìn)入到系統(tǒng)管理中進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，之后一些關(guān)鍵性的操作也仍需在系統(tǒng)管理中進(jìn)行。也就是說，系統(tǒng)管理是好朋友u8的工作起點(diǎn)，只有系統(tǒng)管理運(yùn)行正常，其他功能才能正常發(fā)揮作用。系統(tǒng)管理包括：新建賬套、新建

16、年度賬、賬套修改和刪除、賬套備份，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營管理中的不同崗位職能建立不同角色，新建操作員并為其分配不同的權(quán)限等功能。能夠通過系統(tǒng)管理進(jìn)行上述操作的人員包括兩類：系統(tǒng)管理員admin和賬套主管。1-2 進(jìn)入系統(tǒng)管理首次進(jìn)入系統(tǒng)管理模塊，先要以系統(tǒng)管理員的身份注冊(cè)登錄。新建賬套、增加賬套主管必須由系統(tǒng)管理員操作。好朋友u8默認(rèn)的系統(tǒng)管理員情況如下：操作員名稱：admin密碼：為空系統(tǒng)管理員的名稱不能修改，但密碼可以更改。提醒大家注意，更改登錄密碼要謹(jǐn)慎。在正式使用u8系統(tǒng)進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)，建議更改系統(tǒng)管理員登錄密碼以防非授權(quán)人員進(jìn)入，但在練習(xí)階段建議大家不要改密碼、而是保持為空較好。1-1-6 啟

17、動(dòng)并初始化數(shù)據(jù)庫默認(rèn)情況下，好朋友安裝完成后在“開始”菜單中生成程序組文件夾“好朋友erp-u872”，所有功能的啟用均可通過該文件夾實(shí)現(xiàn)。我們以在windows xp系統(tǒng)下安裝好朋友為例，啟動(dòng)系統(tǒng)管理的方法如下：步驟1. 依次打開“開始”“所有程序”“好朋友erp-u872”“系統(tǒng)服務(wù)”菜單，如所示。通過“開始”菜單啟動(dòng)好朋友u8的“系統(tǒng)管理”模塊步驟2. 最后單擊“系統(tǒng)管理”命令，進(jìn)入“系統(tǒng)管理”窗口。步驟3. 打開“系統(tǒng)”菜單，選擇“初始化數(shù)據(jù)庫”命令，彈出相應(yīng)對(duì)話框。步驟4. 依次輸入數(shù)據(jù)庫名稱和口令。這兩部分內(nèi)容是你在安裝sql server數(shù)據(jù)庫時(shí)設(shè)定的。一般情況下，數(shù)據(jù)庫取系統(tǒng)默

18、認(rèn)值即可，口令如果沒有設(shè)定即為空。步驟5. 單擊“確認(rèn)”按鈕，提示對(duì)話框。步驟6. 單擊“是”按鈕，接著彈出另一個(gè)提示對(duì)話框。因?yàn)槲覀冊(cè)诎惭b完成后曾經(jīng)做過數(shù)據(jù)庫連接測試，所以會(huì)有此一問。步驟7. 之后，可能還會(huì)出現(xiàn)各種提示是否覆蓋相關(guān)內(nèi)容的對(duì)話框出現(xiàn)，由于我們是初次使用，只需單擊“是”按鈕繼續(xù)即可。最后，系統(tǒng)進(jìn)入初始化數(shù)據(jù)庫過程，這一過程比較慢，需要一定的時(shí)間，請(qǐng)大家耐心等待。步驟8. 數(shù)據(jù)庫升級(jí)結(jié)束后，將會(huì)直接進(jìn)入如所示的“登錄”對(duì)話框。單擊“取消”按鈕，完成初始化數(shù)據(jù)庫的操作。有關(guān)系統(tǒng)登錄，我們隨后再進(jìn)行系統(tǒng)地學(xué)習(xí)。提示：初始化數(shù)據(jù)庫的操作只在初次使用時(shí)進(jìn)行，在系統(tǒng)各個(gè)模塊啟用后不要再輕易

19、執(zhí)行這一操作，以免數(shù)據(jù)丟失。1-1-7 以系統(tǒng)管理員身份注冊(cè)系統(tǒng)管理員是好朋友u8系統(tǒng)中權(quán)限最高的操作員。默認(rèn)情況下，系統(tǒng)管理員的名稱為admin，登錄密碼為空。步驟1. 依次選擇“開始”“所有程序”“好朋友erp-u872”“系統(tǒng)服務(wù)”“系統(tǒng)管理”命令，進(jìn)入系統(tǒng)管理界面。步驟2. 打開“系統(tǒng)”菜單，選擇“注冊(cè)”命令，彈出一個(gè)“登錄”對(duì)話框，如 所示。“登錄”對(duì)話框步驟3. 在“登錄到”下拉列表中選擇需要連接的數(shù)據(jù)庫。這個(gè)數(shù)據(jù)庫在前面初始化時(shí)已連接過，一般情況下，取系統(tǒng)默認(rèn)的結(jié)果即可，無需修改。步驟4. 在“操作員”文本框中輸入系統(tǒng)管理員的用戶名“admin”。默認(rèn)情況下顯示的就是該名稱，一般

20、無需修改。如果不是，則需要手動(dòng)輸入。步驟5. 在“密碼”文本框中輸入登錄密碼。默認(rèn)情況下，系統(tǒng)管理員的登錄密碼為空，也就是說不用輸入任何內(nèi)容。如果需要設(shè)置新密碼，可單擊選中“改密碼”復(fù)選項(xiàng)步驟6. 首次登錄時(shí)，保持默認(rèn)“賬套”選項(xiàng)即可，并保證“語言區(qū)域”為“簡體中文”。步驟7. 單擊“確定”按鈕，如果在前述步驟5.中選中了“改密碼”復(fù)選項(xiàng)，則會(huì)彈出如圖2.所示的“設(shè)置操作員密碼”對(duì)話框。分別在“新密碼”和“確定”兩行中輸入同一密碼，即可完成密碼的設(shè)置。這里我們主要是為了練習(xí)賬套，建議不要設(shè)置密碼，所以單擊“取消”按鈕退出即可。步驟8. 隨后，系統(tǒng)退出“登錄”對(duì)話框，返加“系統(tǒng)管理”界面，窗口上

21、部顯示成功注冊(cè)的信息，如所示?！跋到y(tǒng)管理”窗口上部顯示系統(tǒng)管理員已注冊(cè)的信息1-1-8 退出登錄如果需要取消當(dāng)前系統(tǒng)管理員的登錄狀態(tài)，只需打開“系統(tǒng)”菜單，從中選擇“注銷”命令即可，此時(shí)并不會(huì)退出系統(tǒng)管理狀態(tài)。1-1-9 退出系統(tǒng)管理如果需要退出系統(tǒng)管理窗口，只需打開“系統(tǒng)”菜單，從中選擇“退出”命令，即可退出系統(tǒng)管理。1-3 白手起家創(chuàng)建新賬套創(chuàng)建賬套是項(xiàng)重要且必要的工作，任何一個(gè)企業(yè)在初次使用u8進(jìn)行財(cái)務(wù)處理時(shí)，都需要首先為該企業(yè)建立一個(gè)新賬套。下面我們來為一個(gè)小企業(yè)創(chuàng)建一個(gè)賬套。該企業(yè)的具體信息如下所列：企業(yè)名稱：北京云海商貿(mào)有限責(zé)任公司企業(yè)簡稱：云海商貿(mào)成立時(shí)間：2009年2月主營業(yè)務(wù)

22、：電子產(chǎn)品的批發(fā)和零售，會(huì)計(jì)啟用期：2010年1月記賬本位幣：人民幣外幣業(yè)務(wù)：無企業(yè)類型：商業(yè)企業(yè)行業(yè)性質(zhì)：純內(nèi)資有限責(zé)任公司，注冊(cè)資本30萬元人民幣，小規(guī)模納稅人會(huì)計(jì)核算依據(jù)：執(zhí)行2001年新企業(yè)會(huì)計(jì)制度，尚未實(shí)施2006年新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則需要進(jìn)行下列核算：業(yè)務(wù)簡單，只使用總賬進(jìn)行會(huì)計(jì)處理，不設(shè)任何輔助核算，僅通過設(shè)置明細(xì)科目處理業(yè)務(wù)新建賬套的具體操作步驟如下：步驟1. 如果已經(jīng)退出了系統(tǒng)管理，那么就通過“開始”“所有程序”“好朋友erp-u872”“系統(tǒng)服務(wù)”“系統(tǒng)管理”命令，重新進(jìn)入系統(tǒng)管理界面吧。步驟2. 通過“系統(tǒng)”菜單下的“注冊(cè)”命令，以系統(tǒng)管理員admin的身份登錄系統(tǒng)。此時(shí)，“賬套”

23、菜單項(xiàng)就會(huì)由灰變黑顯示，如圖2.所示。步驟3. 打開如圖2.所示的“賬套”菜單，從中選擇“建立”命令，彈出“創(chuàng)建賬套”賬套信息對(duì)話框。步驟4. 依次輸入賬套的基本信息，輸入完成的對(duì)話框如圖2. 所示：“創(chuàng)建賬套”賬套信息對(duì)話框賬套號(hào)：一個(gè)賬套一個(gè)號(hào)碼，不能重復(fù)。默認(rèn)情況下，系統(tǒng)按順序給出當(dāng)前賬套的號(hào)碼，我們只需直接使用，不需修改。賬套名稱：自己按情況設(shè)置。這里，我們輸入“云海商貿(mào)2010年（原制度）”做為賬套名稱。賬套語言：取默認(rèn)選項(xiàng)，不要修改。賬套路徑：本套賬存放的位置。建議取默認(rèn)選項(xiàng)，不要修改。啟用會(huì)計(jì)期：本賬套準(zhǔn)備建立電子賬的日期，可以是任何一個(gè)月份。這里，我們選擇2010年1月會(huì)啟用期

24、，需要在“月”前面的文本框中輸入1其他均保持系統(tǒng)默認(rèn)值不變。步驟5. 設(shè)置完成后，單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入如圖2.所示的“創(chuàng)建賬套”單位信息對(duì)話框。步驟6. 依次輸入有關(guān)建賬單位的各類信息。其中“單位名稱”是必須輸入的內(nèi)容，其他內(nèi)容可不輸入。這里，我們?cè)诘谝恍休斎雴挝幻Q“北京云海商貿(mào)有限責(zé)任公司”；在第三行輸入單位簡稱“云海商貿(mào)”。步驟7. 輸入完畢后，單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入如圖2.所示的“創(chuàng)建賬套”核算類型對(duì)話框。步驟8. 在該對(duì)話框進(jìn)行下列設(shè)置，設(shè)置結(jié)果如圖2. 所示。從“企業(yè)類型”下拉列表中選擇“商業(yè)”；從“行業(yè)性質(zhì)”下拉列表中選擇“新會(huì)計(jì)制度科目”；保證“按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目”復(fù)選框

25、已被選中。因?yàn)槲覀冞€沒有設(shè)置操作員，所以“賬套主管”先不用指定，可先使用默認(rèn)選項(xiàng)。其他選項(xiàng)均取系統(tǒng)默認(rèn)值，無需修改。步驟9. 設(shè)置完畢后，單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入如圖2.所示的“創(chuàng)建賬套”基礎(chǔ)信息對(duì)話框。步驟10. 因?yàn)檫@個(gè)賬套很簡單，不進(jìn)行任何輔助核算，所以這些設(shè)置選與不選都對(duì)今后的賬務(wù)處理沒有影響，所以我們無需任何操作直接單擊“完成”按鈕，彈出提示對(duì)話框。步驟11. 單擊“是”按鈕，系統(tǒng)開始創(chuàng)建賬套，對(duì)話框下部出現(xiàn)進(jìn)度條如圖2.右圖所示。這一過程可能時(shí)間比較長，大家需要耐心等待。步驟12. 隨后，屏幕上彈出 “編碼方案”對(duì)話框。無需做任何修改，直接單擊“取消”按鈕，彈出如圖2.所示的“數(shù)據(jù)

26、精度”對(duì)話框。“數(shù)據(jù)精度”對(duì)話框步驟13. 不做任何修改直接作用系統(tǒng)默認(rèn)值，單擊“確定”按鈕，稍候片刻，彈出提示系統(tǒng)啟用的對(duì)話框。提示：系統(tǒng)啟用也可以不在這里進(jìn)行，而在企業(yè)門戶中設(shè)置。不過，任何一個(gè)賬套都必須要啟用總賬系統(tǒng)才可以進(jìn)行后續(xù)操作。所以我們建議在新建賬套時(shí)就同時(shí)啟用總賬系統(tǒng)。步驟14. 單擊“是”按鈕，進(jìn)入如圖2.所示的“系統(tǒng)啟用”窗口。步驟15. 單擊“總賬”前面的復(fù)選框，彈出日歷選擇框，如圖2.所示。將月份指定為“一月”，將日期指定為“1”日，這樣我們就設(shè)置為從2010年1月1日啟用總賬系統(tǒng)。提示：這一日期不能早于我們?cè)趧?chuàng)建賬套時(shí)在“啟用會(huì)計(jì)期”中設(shè)定的日期。1-4 添丁進(jìn)口增加

27、新操作員賬套建好了，必須有相應(yīng)的操作人員才能進(jìn)行賬務(wù)處理，如賬套主管、出納、審核人員等，這些人員都被統(tǒng)稱為“用戶”，又叫“操作員”。下面，我們來添加一個(gè)新的操作員，為新建的賬套做準(zhǔn)備。步驟1. 如果已經(jīng)退出了系統(tǒng)管理，那么就通過“開始”“所有程序”“好朋友erp-u872”“系統(tǒng)服務(wù)”“系統(tǒng)管理”命令，重新進(jìn)入系統(tǒng)管理界面吧。步驟2. 通過“系統(tǒng)”菜單下的“注冊(cè)”命令，以系統(tǒng)管理員admin的身份登錄系統(tǒng)。此時(shí)，“權(quán)限”菜單項(xiàng)就會(huì)由灰變黑顯示。步驟3. 打開“權(quán)限”菜單，選擇“用戶”命令，進(jìn)入如圖2.所示的“用戶管理”窗口。步驟4. 單擊“增加”按鈕，彈出如圖2.左圖的所示的“操作員詳細(xì)情況”

28、對(duì)話框。步驟5. 按下列提示依次輸入操作員信息，結(jié)果如圖2.中右圖所示：在“編號(hào)”文本框中輸入：0011。操作員編號(hào)由自己決定，沒定什么固定的編碼規(guī)則，但不能重復(fù)使用。記住自己的操作員編號(hào)，以備登錄總賬時(shí)使用。在“姓名”文本框中輸入：周海娟。在“認(rèn)證方式”下拉列表中選擇“用戶+口令(傳統(tǒng))”方式。分別在“口令”和“確認(rèn)口令”框中輸入密碼：123。一定要記住自己的口令，否則無法登錄總賬。按需要輸入其他內(nèi)容，也可以為空。步驟6. 在下側(cè)的“所屬角色”列表框中單擊“賬套主管”前面的復(fù)選框，將該操作員指定為賬套主管。提示：“賬套主管”這一角色將會(huì)擁有管理一個(gè)賬套的全部功能權(quán)限，在練習(xí)過程中以“賬套主管

29、”的身份登錄，有利于順利學(xué)習(xí)所有的功能。另外，在新增操作員就將其設(shè)定為賬套主管，該操作員將會(huì)作為所有賬套的賬套主管對(duì)所有賬套具有全部操作權(quán)限。步驟7. 單擊對(duì)話框下方的“增加”按鈕，新的操作員增加成功。此時(shí)可以接著在“操作員詳細(xì)情況”對(duì)話框中增加其他操作員。在這里，目前我們只增加一個(gè)操作員，單擊按鈕退出即可。步驟8. 新增加的操作員將顯示在“用戶管理”窗口的操作員列表中。單擊“退出”按鈕，關(guān)閉“用戶管理”窗口即可。1-5 分配任務(wù)為新賬套指定賬套主管一個(gè)賬套必須至少指定一個(gè)賬套主管。賬套主管擁有全部的操作權(quán)限。如果在增加操作員時(shí)并沒有將其指定為賬套主管，那么可以在以后再將其指定為某一賬套的賬套

30、主管。現(xiàn)在，我們來增加第二個(gè)操作員，并將其指定為我們前面新建的001賬套的賬套主管。具體操作步驟如下：步驟1. 按照前述步驟，通過“權(quán)限”“用戶”菜單，新增一個(gè)操作員，該操作員的基本信息如下如列（注意，不要在這里設(shè)定角色）：編號(hào)：0012姓名：張和平認(rèn)證方式：用戶+口令(傳統(tǒng))口令：456其他：為空或系統(tǒng)默認(rèn)所屬角色：無步驟2. 增加完成后，退出“用戶管理”窗口。然后打開“權(quán)限”菜單，選擇“權(quán)限”命令，彈出如圖2.所示的“操作員權(quán)限”窗口。步驟3. 在左側(cè)的操作員列表中單擊選中需要指定權(quán)限的操作員“0012 張和平”。步驟4. 在右上方的賬套下拉列表中選擇賬套“001云海商貿(mào)2010年”。步驟

31、5. 接著單擊選中賬套名稱左側(cè)的“賬套主管”復(fù)選框，將會(huì)彈出一個(gè)提示對(duì)話框。步驟6. 單擊“是”按鈕，張和平即被指定為001賬套的賬套主管。提示：在這里指定的賬套主管，只對(duì)當(dāng)前選定的賬套有效，無權(quán)對(duì)其他賬套進(jìn)行操作，這是與在增加操作員時(shí)就指定賬套主管的重大區(qū)別。步驟7. 單擊“操作員權(quán)限”窗口右上側(cè)的“退出”按鈕，完成操作員權(quán)限的指定操作。步驟8. 退出系統(tǒng)管理，至此，我們已完成了系統(tǒng)管理的基本操作，可以進(jìn)入賬套處理系統(tǒng)了。1-6 自己動(dòng)手吧1. 練習(xí)以系統(tǒng)管理員的身份登錄系統(tǒng)管理，如果已登錄，不妨先退出來。2. 增加一個(gè)操作員，具體信息如下：編號(hào)：0021姓名：曾小軍認(rèn)證方式：用戶+口令(傳

32、統(tǒng))口令：789其他：為空或系統(tǒng)默認(rèn)所屬角色：無第2章 在總賬中進(jìn)行基礎(chǔ)賬務(wù)處理本章，我們開始進(jìn)入好朋友u8的核心模塊總賬系統(tǒng)的學(xué)習(xí)。為了滿足大量的規(guī)模不大、業(yè)務(wù)簡單的小型企業(yè)的賬務(wù)處理需求，我們?cè)谶@里只學(xué)習(xí)最基本、最常用的、必不可少的總賬功能，其中包括：總賬的基礎(chǔ)初始化設(shè)置，一個(gè)賬套只需進(jìn)行一次，后期可根據(jù)需要部分調(diào)整。對(duì)憑證進(jìn)行管理：錄入、修改、刪除、審核、打印憑證，這是財(cái)務(wù)處理的基礎(chǔ)。出納管理：生成并查詢銀行日記賬和現(xiàn)金日記賬、進(jìn)行銀行對(duì)賬。記賬、對(duì)賬和結(jié)賬：其中包括期末損益自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)的設(shè)置和生成。對(duì)賬簿進(jìn)行管理：賬簿的生成、查詢、打印。以上功能都是在我們上一章創(chuàng)建好的001賬套中實(shí)現(xiàn)的，

33、有關(guān)具體的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，將會(huì)在錄入憑證時(shí)一一給出。2-1 賬務(wù)處理第一步首先我們要掌握的是有關(guān)總賬系統(tǒng)的初始化基本設(shè)置，這些設(shè)置是總賬順利運(yùn)行的基礎(chǔ)?？傎~系統(tǒng)的初始化設(shè)置其實(shí)包括很多項(xiàng)目，但并一定每個(gè)人、每套賬都會(huì)用到所有的項(xiàng)目。不過，下列的基礎(chǔ)設(shè)置是創(chuàng)建每個(gè)新賬套后都必須進(jìn)行的，也是大家必須掌握的：設(shè)置總賬運(yùn)行的基本業(yè)務(wù)參數(shù)：如是否需要出納簽字。設(shè)置會(huì)計(jì)科目：對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行增刪修改。設(shè)置會(huì)計(jì)憑證的類別。錄入期初余額：對(duì)于非新建企業(yè)，必須錄入期初余額。1-1-10 進(jìn)入工作平臺(tái)企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)是一個(gè)集成的工作環(huán)境。在早一些的版本中，則被稱為“企業(yè)門戶”。為使企業(yè)能夠存儲(chǔ)企業(yè)內(nèi)部和外部的各種信息，使各方

34、使用者能夠從單一的渠道訪問其所需的個(gè)性化信息，好朋友u872為我們提供了“企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)”這一集成界面。通過企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，我們可以訪問u8下已啟用的所有系統(tǒng)模塊，定義自己的業(yè)務(wù)工作，并設(shè)計(jì)自己的工作流程。這個(gè)平臺(tái)方便了企業(yè)信息的及時(shí)溝通，資源的有效利用。一般來說，作為小型企業(yè)的財(cái)務(wù)人員使用u8，主要是通過企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)來方便地進(jìn)入已啟用的系統(tǒng)模塊，如總賬、固定資產(chǎn)管理等，并進(jìn)行各類操作，如錄入憑證、查詢賬簿等；而對(duì)于管理類的功能如企業(yè)流程等則很少使用，因此我們作為普通的財(cái)務(wù)人員在初學(xué)時(shí)可以不關(guān)注這些內(nèi)容。1. 啟動(dòng)企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)下面，我們以上一章增加的操作員0011周海娟的名義登錄新創(chuàng)建的001賬套

35、。步驟1. 依次打開“開始”“所有程序”“好朋友erp-u872”菜單。步驟2. 從中選擇“企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)”命令，彈出“登錄”對(duì)話框，如圖3.所示。通過“開始”菜單進(jìn)入到“登錄”對(duì)話框步驟3. 在“操作員”文本框中直接輸入操作員編號(hào)：0011，或者姓名：周海娟。步驟4. 在“密碼”文本框中輸入設(shè)置好的口令：123。為了保密，密碼不會(huì)顯示出來。步驟5. 單擊“賬套”右側(cè)的下拉箭頭，從列表中選擇001號(hào)賬套。步驟6. 設(shè)定操作日期：默認(rèn)情況下，操作日期顯示系統(tǒng)當(dāng)前日期，可以修改。由于我們創(chuàng)建賬套和啟用總賬的日期均為2010年1月，為了操作方便，我們將操作日期改為2010年1月31日，修改的方法是：輸

36、入：可以在“操作日期”文本框中直接輸入：2010-01-31；選擇：單擊“操作日期”右側(cè)的下拉箭頭，打開如圖3.所示的日歷，單擊標(biāo)題欄左右兩側(cè)的箭頭可以改變年份；單擊標(biāo)題欄的月份處選擇一月，單擊選擇日期列表中的31，設(shè)定完畢后在日歷框外任意處單擊即可關(guān)閉日歷。步驟7. 單擊“確定”按鈕，就會(huì)進(jìn)入如圖3.所示的企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)窗口。2. 企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)的界面組成我們來看看這個(gè)平臺(tái)窗口都由什么組成，每個(gè)組成部分都有哪些作用。工具欄：提供一些常用功能的快捷方式按鈕，如單擊“重注冊(cè)”按鈕可在不退出平臺(tái)情況下以其他操作員身份重新登錄。單擊其中的“退出”按鈕，即可關(guān)閉企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)。業(yè)務(wù)導(dǎo)航視圖：默認(rèn)情況下位于工

37、作區(qū)右側(cè)，分為上下兩部分，下半部分顯示一系列選項(xiàng)卡，表示不同的操作大類，如“業(yè)務(wù)工作”選項(xiàng)卡，包括當(dāng)前賬套所能夠操作的所有功能模塊。上半部分顯示當(dāng)前選項(xiàng)卡下能夠?qū)崿F(xiàn)的所有功能列表。好朋友u8提供給我們?cè)S多視圖模式，在不同的視圖下可進(jìn)行不同的工作。通過如圖3.所示“視圖”菜單可以控制某一個(gè)視圖及工具欄的顯示與否。通常情況下，我們會(huì)始終保持“業(yè)務(wù)導(dǎo)航視圖”呈顯示狀態(tài)，以便進(jìn)行各項(xiàng)操作和設(shè)置。消息中心：也是默認(rèn)情況下顯示的視圖，對(duì)于一臺(tái)單機(jī)使用u8的電腦來說，這個(gè)視圖沒有什么作用，可以通過“視圖”菜單將其關(guān)閉。狀態(tài)欄：位于窗口的最下方，顯示當(dāng)前登錄的賬套、操作員、操作日期等信息。3. 業(yè)務(wù)導(dǎo)航視圖基

38、本操作方法對(duì)于我們來說，業(yè)務(wù)導(dǎo)航視圖最重要、也最常用，有必要掌握它的操作方法。下方的選項(xiàng)卡：單擊下方的某一選項(xiàng)卡，即可選擇該選項(xiàng)卡，上方相應(yīng)顯示該選項(xiàng)卡可選擇的功能列表。上方的功能列表：雙擊列表中的某一選項(xiàng)，即可展開下級(jí)列表（選項(xiàng)前方帶有加號(hào)標(biāo)記表示有下級(jí)列表）。如果是末級(jí)選項(xiàng)，雙擊則會(huì)打開相應(yīng)的工作窗口。1-1-11 設(shè)置總賬業(yè)務(wù)參數(shù)有些條件需要在進(jìn)行賬務(wù)處理之前就需要設(shè)定，這樣在賬務(wù)處理過程中才能發(fā)揮作用，如“赤字控制”，也就是說如果在錄入憑證的過程中沒有完全按照業(yè)務(wù)發(fā)生的順序來進(jìn)行，那么可能會(huì)出現(xiàn)現(xiàn)金余額為負(fù)數(shù)這樣的不正?，F(xiàn)象。發(fā)生這種情況時(shí)是否需要系統(tǒng)進(jìn)行提示，就應(yīng)該事先進(jìn)行業(yè)務(wù)參數(shù)的

39、設(shè)定。在這里，我們要指定與現(xiàn)金和銀行存款有關(guān)的憑證必須經(jīng)由出納簽字后才能記賬。具體的操作步驟如下：步驟1. 如前所述，啟動(dòng)企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，以0011號(hào)操作員的身份登錄001賬套。步驟2. 單擊“業(yè)務(wù)導(dǎo)航視圖”左下角的“基礎(chǔ)設(shè)置”選項(xiàng)卡。步驟3. 從上方的功能列表中依次雙擊選擇“業(yè)務(wù)參數(shù)”“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)”“總賬”，打開如圖3.所示的“選項(xiàng)”對(duì)話框。步驟4. 在這個(gè)對(duì)話框中可以進(jìn)行各項(xiàng)基礎(chǔ)參數(shù)的設(shè)置，其中就包括我們前面提到的“赤字控制”。大家不妨瀏覽一下每個(gè)選項(xiàng)卡中都提供了哪些參數(shù)，但是不必對(duì)其進(jìn)行修改。步驟5. 單擊“權(quán)限”選項(xiàng)卡，進(jìn)入相應(yīng)的設(shè)置窗口。步驟6. 單擊右下方的“編輯”按鈕，進(jìn)入可修改狀態(tài)

40、。步驟7. 單擊選中其中的“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”復(fù)選框。步驟8. 單擊“確定”按鈕，完成設(shè)置同時(shí)退出對(duì)話框。提示：“選項(xiàng)”對(duì)話框中包含許多重要的系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置，隨著學(xué)習(xí)的深入，你會(huì)發(fā)覺很多功能要想實(shí)現(xiàn)，必須先要在這里進(jìn)行設(shè)置。所以我們建議大家認(rèn)真瀏覽該對(duì)話框中的每個(gè)選項(xiàng)卡，了解其中包含了的哪些內(nèi)容，這樣以后用到時(shí)心中就會(huì)有印象。1-1-12 設(shè)置會(huì)計(jì)科目每一個(gè)新建賬套第一次使用時(shí)，或多或少都要對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行增刪修改；在錄入憑證的過程中，也可能隨時(shí)需要增加一些新的明細(xì)科目；每個(gè)新年度建賬時(shí)，也許需要對(duì)上年度所使用的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。總之，會(huì)計(jì)科目的使用是賬務(wù)處理的基礎(chǔ)，會(huì)計(jì)人員必須掌握如

41、何調(diào)整會(huì)計(jì)科目，能夠熟練進(jìn)行會(huì)計(jì)科目的增加、刪除、修改等操作。本節(jié)我們來為前述已創(chuàng)建完成的賬套001設(shè)置會(huì)計(jì)科目。1. 進(jìn)入“會(huì)計(jì)科目”設(shè)置窗口會(huì)計(jì)科目可以按資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益等類別分類列示。通過單擊會(huì)計(jì)科目列表上方的類別選項(xiàng)卡中的不同按鈕，可以選擇顯示不同的類別。例如：單擊“負(fù)債”按鈕，列表中即可顯示所有負(fù)債類的會(huì)計(jì)科目。2. 設(shè)置會(huì)計(jì)科目的基本原則盡管從理論上講，系統(tǒng)允許我們對(duì)會(huì)計(jì)科目隨意進(jìn)行增加、刪除和修改操作，但從實(shí)務(wù)的角度出發(fā)，我們?nèi)孕枰裱恍┗驹瓌t：會(huì)計(jì)科目編碼：由系統(tǒng)指定為4-2-2格式，表示一級(jí)科目編碼4位，二級(jí)和三級(jí)明細(xì)科目編碼分別為2位，每個(gè)科目必須有對(duì)應(yīng)的科目編碼

42、，且是唯一的。為了以后自動(dòng)編制會(huì)計(jì)報(bào)表的需要，建議大家、特別是初學(xué)者不要改變系統(tǒng)預(yù)置的科目編碼，否則可能無法生成正確的會(huì)計(jì)報(bào)表。一級(jí)會(huì)計(jì)科目：一級(jí)科目名稱一般是由企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定好的。這里我們選用的是由財(cái)政部2000年頒布、2001正式實(shí)施、適用于所有企業(yè)的的企業(yè)會(huì)計(jì)制度規(guī)定的會(huì)計(jì)科目。建議大家不要過多修改一級(jí)會(huì)計(jì)科目名稱，并且盡量不要增加新的一級(jí)會(huì)計(jì)科目。新增一級(jí)會(huì)計(jì)科目，可能導(dǎo)致無法正確自動(dòng)生成會(huì)計(jì)報(bào)表。也不要隨便刪除一級(jí)科目，即使你不打算使用它。二、三級(jí)明細(xì)科目：除了一般納稅人“應(yīng)交稅費(fèi)（新準(zhǔn)則）/應(yīng)交稅金（原制度）”下的明細(xì)科目由于稅務(wù)法規(guī)的要求一般情況下是固定的外

43、，其他科目明細(xì)完全由自己確定，因而可以任意進(jìn)行增刪修改，沒有什么限制，也不會(huì)影響報(bào)表的編制。增設(shè)明細(xì)的限制：會(huì)計(jì)科目一經(jīng)使用，就不能再增設(shè)下級(jí)科目，而只能增加同級(jí)科目。例如：我們已經(jīng)制作了一張?zhí)岈F(xiàn)的記賬憑證，用到了“現(xiàn)金”和“銀行存款”兩個(gè)科目。如果在這之前沒有在“銀行存款”下設(shè)置不同賬號(hào)的明細(xì)科目，那么就無法再設(shè)置分賬號(hào)明細(xì)了?；谶@一點(diǎn)，要求大家在真正進(jìn)行賬務(wù)處理之前，要認(rèn)真考慮好會(huì)計(jì)科目的明細(xì)設(shè)置，為需要進(jìn)行明細(xì)核算的科目先行增加至少一個(gè)下級(jí)科目。例如，“管理費(fèi)用”通常是需要分設(shè)明細(xì)進(jìn)行核算的，如果在設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)并不能確定究竟需要設(shè)多少、設(shè)哪些明細(xì)科目，可以先為其僅增加一個(gè)“工資”明細(xì)

44、，這樣在以后需要時(shí)就可以方便地增加平級(jí)的明細(xì)科目了。3. 增加會(huì)計(jì)科目一般情況下，一級(jí)科目是無需增加的，但是明細(xì)科目的增加卻是不可避免的。提示：現(xiàn)在你明白了嗎？要想添加下級(jí)科目，必須要知道其所屬上級(jí)科目的編碼，這個(gè)編碼可以在“會(huì)計(jì)科目”窗口的科目列表中查找。如果需要在“管理費(fèi)用工資”下再增加下級(jí)科目“管理人員”，就需要輸入編碼“55020101”，當(dāng)然代表本級(jí)科目的最后兩位編號(hào)可以從任意數(shù)字開始，如55020111，不過一般情況下我們建議從01開始比較符合正常思維。4. 復(fù)制會(huì)計(jì)科目管理費(fèi)用和營業(yè)費(fèi)用下的明細(xì)科目大都相同，我們可以通過復(fù)制的方式將已添加好的管理費(fèi)用明細(xì)批量增加到營業(yè)費(fèi)用下，從而

45、省去一一錄入的麻煩。步驟1. 如果已經(jīng)退出，則從“基礎(chǔ)設(shè)置”選項(xiàng)卡下依次雙擊“基礎(chǔ)檔案”“財(cái)務(wù)”“會(huì)計(jì)科目”，打開如圖3.所示的“會(huì)計(jì)科目”窗口。步驟2. 打開如圖3.所示的“編輯”菜單。會(huì)計(jì)科目窗口中的“編輯”菜單步驟3. 從中選擇“成批復(fù)制”命令，彈出如圖3.所示的“成批復(fù)制”對(duì)話框步驟4. 在第一行“科目編碼”文本框中輸入管理費(fèi)用的編碼“5502”。在第二行“科目編碼”文本框中輸入營業(yè)費(fèi)用的編碼“5501”，表示將前者下的明細(xì)科目復(fù)制到后者下使用。步驟5. 保證左下角的“本賬套”被選中，單擊“確認(rèn)”按鈕，稍候片刻復(fù)制完成，結(jié)果如圖3.所示。這種復(fù)制操作還可以在不同的賬套間進(jìn)行：只需在“成

46、批復(fù)制”對(duì)話框中單擊選中左下角的“其他賬套”即可進(jìn)行設(shè)置。5. 刪除會(huì)計(jì)科目不使用的會(huì)計(jì)科目可以刪除，包括一級(jí)科目，不過建議大家如果沒有十足把握，不要?jiǎng)h除系統(tǒng)默認(rèn)提供的一級(jí)科目。在這里，我們要?jiǎng)h除兩部分多余科目：前面復(fù)制的“營業(yè)費(fèi)用”明細(xì)科目中，“辦公費(fèi)”和“印花稅”是多余的，需要?jiǎng)h除?！皯?yīng)交稅金應(yīng)金增值稅”下的三級(jí)明細(xì)科目。因?yàn)橘~套001云海商貿(mào)公司是個(gè)小規(guī)模商業(yè)企業(yè)，增值稅的核算無需分明細(xì)。提示：一個(gè)會(huì)計(jì)科目一旦被使用，例如科目已錄入期初余額或已在錄入憑證時(shí)引用過，則不能刪除。另外，非末級(jí)會(huì)計(jì)科目不能刪除，也就是說，如果想要?jiǎng)h除某級(jí)科目，就需要將該科目的下級(jí)科目全部刪除。6. 修改會(huì)計(jì)科目

47、會(huì)計(jì)科目的名稱、屬性可以被修改。會(huì)計(jì)科目名稱可以隨時(shí)修改，即使已被使用過。而科目的屬性則不一定，有一些在使用后也可以修改，如設(shè)為“日記賬”，而另一些則不能，如科目性質(zhì)（余額方向）。以下我們要進(jìn)行的操作是：改科目名稱：將“其他應(yīng)付款”下的明細(xì)“王老板”改為“王一丁”。改屬性：將“現(xiàn)金”科目設(shè)為“日記賬”，將“銀行存款”科目指定為“日記賬”和“銀行賬”。只有經(jīng)過這項(xiàng)設(shè)置，才可以查詢現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。這項(xiàng)設(shè)置也可以在以后進(jìn)行，不影響憑證的錄入和科目的使用。修改會(huì)計(jì)科目的具體操作步驟如下：步驟1. 進(jìn)入“會(huì)計(jì)科目”窗口，首先在科目列表中單擊選擇要修改的科目“218101 王老板”。步驟2.

48、單擊工具欄中的“修改”按鈕，彈出如圖3.所示的“會(huì)計(jì)科目_修改”對(duì)話框。步驟3. 單擊右下角的“修改”按鈕，進(jìn)入修改狀態(tài)。步驟4. 將“科目名稱”改為“王一丁”，單擊“確定”按鈕，確認(rèn)修改完成。步驟5. 在未進(jìn)入修改狀態(tài)之前，對(duì)話框的左下角有一排翻頁按鈕。單擊第一個(gè)按鈕，直接翻到首個(gè)科目“現(xiàn)金”步驟6. 單擊右下角的“修改”按鈕，進(jìn)入修改狀態(tài)，單擊選中“日記賬”復(fù)選框，如圖3.所示，然后單擊“確定”按鈕，確認(rèn)修改。步驟7. 接著單擊翻頁按鈕的第三個(gè)，翻到下一個(gè)科目“1002 銀行存款”。步驟8. 單擊“修改”按鈕，同時(shí)選中“日記賬”和“銀行賬”兩個(gè)復(fù)選框。步驟9. 先單擊“確定”按鈕，確認(rèn)修改

49、，再單擊“返回”按鈕，退出科目修改對(duì)話框。步驟10. 至此，我們完成了會(huì)計(jì)科目的的設(shè)置，單擊“會(huì)計(jì)科目”窗口工具欄中的“退出”按鈕，關(guān)閉相應(yīng)窗口。1-1-13 設(shè)置憑證類別在錄入憑證之前，必須要先指定一下憑證類別，否則無法進(jìn)行制單。一般情況下，由于一個(gè)中小企業(yè)的財(cái)務(wù)人員少、分工不詳細(xì)，所以沒有必要使用“收付轉(zhuǎn)”等復(fù)雜類型的憑證，只需選用統(tǒng)一的記賬憑證即可。設(shè)置憑證類別的方法是：步驟1. 在“基礎(chǔ)設(shè)置”選項(xiàng)卡，依次雙擊“基礎(chǔ)檔案”“財(cái)務(wù)”“憑證類別”，打開如圖3.所示的“憑證類別預(yù)置”對(duì)話框?！皯{證類別預(yù)置”對(duì)話框步驟2. 保證“記賬憑證”選項(xiàng)處于選中狀態(tài)，否則單擊選擇它。步驟3. 單擊“確定”

50、按鈕，彈出如圖3.所示的“憑證類別”窗口。步驟4. 無需進(jìn)行任何操作，單擊工具欄中的“退出”按鈕，即可完成設(shè)置。1-1-14 錄入期初余額如果不是新建企業(yè)，也不是從企業(yè)成立的第一個(gè)月就開始啟用賬套，那么總會(huì)有部分的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益科目存在余額，也樣就會(huì)涉及到期初余額的錄入。如果期初余額錄入不正確，那么就無法結(jié)賬、也不能正確生成報(bào)表。賬套001云海商貿(mào)公司于2009年2月成立，2010年1月開始使用好朋友軟件建賬。其2010年年初余額（即2009年年末余額）如表3.所示。因?yàn)橘~套001的啟用期為1月1日，所以它的期初余額就是年初余額。提示：期初余額和年初余額是有區(qū)別的。每個(gè)會(huì)計(jì)年度的年初余

51、額只有一個(gè)，那就是本年度1月1日的余額（也即上年度12月31號(hào)的年末余額）。而期初余額與會(huì)計(jì)期間相聯(lián)系，一年中會(huì)有多個(gè)。如1月份的期初余額即是年初余額，而2月份的期初余額則為1月份的期末余額。如果建賬及啟用賬套的日期在年中，比如3月份，那么3月份的期初余額年初余額1-2月增加額1-2減少額。1. 錄入期初余額下面，我們來按照表3.所示的數(shù)據(jù)錄入賬套001的期初余額。注意：其中的合計(jì)額由系統(tǒng)自動(dòng)生成，無需錄入。步驟1. 首先保證登錄的是001號(hào)賬套。在“業(yè)務(wù)導(dǎo)航視圖”下單擊“業(yè)務(wù)工作”選項(xiàng)卡。步驟2. 依次雙擊功能列表中的“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)”“總賬”“設(shè)置”“期初余額”，彈出如圖3.所示的“期初余額錄入

52、”窗口。提示：如果賬套啟用時(shí)間不是1月份，那么這個(gè)窗口的顯示有所不同，會(huì)增加年初余額、借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額三列。此時(shí)，只需要分別輸入期初余額、借貸方發(fā)生額，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)計(jì)算出年初余額。年初余額是為了生成報(bào)表時(shí)取數(shù)。步驟3. 在“現(xiàn)金”行后的“期初余額”欄中單擊或雙擊鼠標(biāo)，輸入2489.30，按回車鍵表示輸入結(jié)束。步驟4. 在“應(yīng)收賬款”的下級(jí)科目“東方三星公司”行后的“期初余額”欄中輸入160000.00，回車確認(rèn)，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算其上級(jí)科目“應(yīng)收賬款”的金額。提示：對(duì)于有下級(jí)明細(xì)的科目，不可能直接如入其余額。而是需要依次錄入其下級(jí)科目的余額，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)合計(jì)出該科目的余額。步驟5. 向下拖動(dòng)右

53、側(cè)的滾動(dòng)條，找到“利潤分配”這個(gè)科目。在其下級(jí)科目“未分配利潤”行后的“期初余額”欄中輸入：-117060.90。這是因?yàn)樵摽颇康挠囝~方向我們表3中的實(shí)際余額方向不一致。提示：在好朋友u8中，下級(jí)科目的余額方向必須和其所屬上級(jí)科目一致。正常情況下，“本年利潤”和“利潤分配”兩個(gè)科目作為權(quán)益類科目，余額應(yīng)該在貸方。但是，企業(yè)經(jīng)營虧損可能會(huì)導(dǎo)致利潤額為負(fù)數(shù)，這時(shí)，在錄入期初余額就需要注意科目的余額方向。如果某個(gè)科目的實(shí)際余額與系統(tǒng)規(guī)定的余額方向不一致，則應(yīng)錄入負(fù)數(shù)來表示。步驟6. 按照表3.中所列，依次錄入其他科目的期初余額。2. 調(diào)整余額方向一級(jí)科目的余額方向由系統(tǒng)根據(jù)所選用的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定設(shè)定

54、，而新增下級(jí)科目的余額方向與其上級(jí)科目相同，所以一般情況下，科目的余額方向不用。不過，凡事都會(huì)有例外，萬一有個(gè)不小心將余額方向搞錯(cuò)了，就需要調(diào)整余額方向了。調(diào)整余額方向途徑有兩條：第一，在設(shè)置或修改會(huì)計(jì)科目時(shí)，在“科目性質(zhì)（余額方向）”處進(jìn)行指定。第二，在錄入期初余額時(shí)，方法是：步驟1. 在“期初余額錄入”窗口中，單擊選擇需要調(diào)整余額方向的科目所在行。步驟2. 單擊工具欄中的“方向”按鈕，彈出如圖3.所示的提示對(duì)話框。步驟3. 單擊“是”按鈕，完成調(diào)整。3. 修改期初余額當(dāng)發(fā)現(xiàn)錄入的期初余額發(fā)生錯(cuò)誤，就需要修改，方法非常簡單：雙擊要修改的數(shù)字進(jìn)入修改狀態(tài)，重新輸入正確的即可。4. 試算平衡與對(duì)

55、賬期初余額錄入完畢之后，必須進(jìn)行試算和對(duì)賬兩項(xiàng)操作，以保證期初余額錄入的正確性。進(jìn)行試算平衡：目的是檢查借貸方金額是否相等，期初試算平衡結(jié)果應(yīng)該符合會(huì)計(jì)等式：資產(chǎn)=負(fù)債+所有者權(quán)益。單擊工具欄中的“試算”按鈕，系統(tǒng)開始進(jìn)入試算平衡，圖3.所示結(jié)果表明期初余額錄入有誤。期初試算平衡表顯示結(jié)果不平衡，表明期初余額錄入有誤單擊“確定”按鈕退出，然后仔細(xì)檢查所錄入的余額數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)少錄了“低值易耗品”余額2470，重新錄入后，再次進(jìn)行試算平衡，直到期初余額已平衡。進(jìn)行對(duì)賬：對(duì)賬的目的是為了核對(duì)總帳和明細(xì)帳余額是否相符。如果不符，也不能認(rèn)為期初余額錄入正確。步驟1. 單擊工具欄中的“對(duì)賬”按鈕，彈出如圖3

56、.所示的“期初對(duì)賬”對(duì)話框。步驟2. 單擊“開始”按鈕，系統(tǒng)開始對(duì)賬。當(dāng)設(shè)置了輔助核算時(shí)，對(duì)賬操作尤其重要。關(guān)于輔助核算，我們將會(huì)在后面學(xué)到。對(duì)賬完畢，顯示對(duì)賬結(jié)果，表示所有核對(duì)均正確。步驟3. 單擊“取消”按鈕退出對(duì)話框即可。步驟4. 至此，所有有關(guān)期初余額工作都已完成，單擊工具欄中的“退出”按鈕，關(guān)閉“期初余額錄入”窗口。提示：只有期初試算平衡、對(duì)賬全部正確后，才表示期初余額錄入正確，可以放心地進(jìn)行后續(xù)的賬務(wù)處理了。如果期初余額試算不平衡，雖然可以填制憑證，但系統(tǒng)不允許進(jìn)行當(dāng)月的期末記賬、結(jié)賬工作，下個(gè)月的工作也就無法開始。2-2 填制憑證前述的基礎(chǔ)設(shè)置工作非常繁復(fù)，但又是必不可少的，幸好這不是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，只有新建一個(gè)賬套才如此麻煩，此后只有必要時(shí)才會(huì)有個(gè)別改動(dòng)，如新增一個(gè)明細(xì)科目等。到現(xiàn)在為止，那些必須的基礎(chǔ)設(shè)置工作都已經(jīng)結(jié)束了，我們終于可以開始日常工作。本節(jié)，我們就來為001賬套錄入1月份的憑證，這才是項(xiàng)經(jīng)常性的、最主要的日常工作。本節(jié)所用到的資料：根據(jù)云海商貿(mào)公司2010年1月份發(fā)生的業(yè)務(wù)，我們給出了如表3.所示的相關(guān)會(huì)計(jì)分錄