行政部職能及崗位職責(zé)

1、行政部職能及崗位職責(zé)職能及崗位職責(zé) 編號(hào)：xx/ZGC-XZ-02-2002行政部職能 及崗位職責(zé)一.目的為明確本部的權(quán)責(zé)職，為有效的控制全公司質(zhì)量 體系的有效運(yùn)行，現(xiàn)擬制本部職能及崗位職責(zé)要求。二部門設(shè)置部門經(jīng)理：1名。行政秘書：1名。前臺(tái)人員：1名。后勤服務(wù)：2名。司機(jī)：1名。直接上級(jí)：行政副總（管理者代表）。三. 部門本職行政部辦公事務(wù)管理，人力資源開發(fā)利用管 理，后勤服務(wù)管理，牽頭編制企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)，搜集整理，分析核 算企業(yè)經(jīng)營結(jié)果，制訂企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，督促檢查執(zhí)行。四. 主要職能及崗位職責(zé)（1）主要職能R維護(hù)辦公秩序正?；?；b）草擬.審核公司文件，公文收發(fā)批 辦，建檔歸檔；c）印簽.介紹

2、信的使用管理；d）召集公司行政工作 會(huì)議，牽頭組織實(shí)施公司重大活動(dòng)；e）負(fù)責(zé)與地方政府職能部 門，社會(huì)團(tuán)體的聯(lián)系與溝通，并按照要求上報(bào)相關(guān)的企業(yè)經(jīng)營情 況；f）辦理企業(yè)經(jīng)營所需的各類證照；g）管理辦公設(shè)備，保管.發(fā) 放辦公用品；h）控制與核算辦公費(fèi)用；i）人力資源開發(fā)利用管理; j）后勤服務(wù)管理；k）防火防盜，安全管理；1）主持編制企業(yè)年度 經(jīng)營目標(biāo)；m）搜集.整理.分析核算企業(yè)經(jīng)營完成情況；n）組織制 訂企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，督促檢查執(zhí)行；o）負(fù)責(zé)企業(yè)策劃和形象宣傳工 作；P）不斷提高行政部工作效能，及時(shí)提供本部門工作議案。（2）崗位職責(zé)A部門經(jīng)理崗位職責(zé)：權(quán)利：R檢查部門人員執(zhí)行決策.制度情況.紀(jì)

3、律情況，提岀獎(jiǎng)懲措 施的權(quán)利；b）決定審查對(duì)優(yōu)秀員工獎(jiǎng)勵(lì).調(diào)資.晉級(jí)的申請(qǐng)的權(quán)利；c）調(diào)遣.部署部門人員工作的權(quán)利；d）負(fù)責(zé)本部人員工作檢查，業(yè)績(jī)審查.考核.評(píng)估的權(quán)利；e） 根據(jù)本部門工作任務(wù)的需要，確定員工招聘任用.調(diào)動(dòng)等有關(guān)事 宜；f）參與競(jìng)選上一級(jí)崗位負(fù)責(zé)人；g）核準(zhǔn)所轄部門員工經(jīng)費(fèi)費(fèi)用報(bào)銷；h）有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)所轄員工進(jìn)行警告.記過.降職等處 分。主要職責(zé)：R肩負(fù)部門之職責(zé)；b）主動(dòng)向上級(jí)請(qǐng)示.匯報(bào)工作，傳達(dá)上級(jí)指令；c）規(guī)劃.組織.協(xié)調(diào)部門之間關(guān)系，對(duì)邊緣問題提出解決方案 或向上級(jí)匯報(bào)情況，請(qǐng)示解決方法；d）對(duì)本部門員工績(jī)效（工作業(yè)績(jī).經(jīng)濟(jì)效益）負(fù)責(zé)；e）對(duì)本部門員工業(yè)務(wù)水平進(jìn)步

4、負(fù)責(zé);f）準(zhǔn)時(shí).保質(zhì).保量完成上級(jí)或同級(jí)部門間交予的任務(wù)；g）切決策行為對(duì)上級(jí)主管負(fù)責(zé)。輔助職責(zé)：R受總經(jīng)理（行政副總）指揮，并匯報(bào)公司相關(guān)工作；b）協(xié)調(diào)相關(guān)部門完成公司的相關(guān)工作；c）對(duì)公司管理提出議案，改善公司管理體制；d）以誠懇.友善的態(tài)度與其他單位協(xié)調(diào)聯(lián)系，并就提岀的對(duì)單 位的要求和問題給予解答。B ）行政秘書職責(zé)：R完成總經(jīng)理.副總經(jīng)理交辦的辦公事務(wù)；b）負(fù)責(zé)公司會(huì)議記錄，重要內(nèi)容根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖形成文件，并 督促檢查報(bào)告會(huì)議決議的執(zhí)行情況；c）負(fù)責(zé)公司文件外來函電的收發(fā).分轉(zhuǎn).催辦.立券歸檔.建檔. 存檔.打印等管理工作；d）負(fù)責(zé)公司印鑒.介紹信的使用與管理工作；e）負(fù)責(zé)行政部文字資料

5、打印工作；f）保管與發(fā)放分管的辦公用品，做到妥善保管，領(lǐng)料手續(xù)完 備，帳物相符，按月按部門結(jié)算費(fèi)用；g）征訂.保管.借閱各類技術(shù)管理書籍；h）負(fù)責(zé)傳真機(jī)收發(fā)文的分送.登記工作，并對(duì)傳真機(jī)進(jìn)行日常 清潔維護(hù)保養(yǎng)；i）負(fù)責(zé)使用的長(zhǎng)途電話的登記管理工作；j）督促檢查公司各部門做好公文管理和保密工作；k）負(fù)責(zé)公司榮譽(yù)獎(jiǎng)狀.獎(jiǎng)品.禮品的保管與管理；l）收保整理公司工作大事記錄；m）管理公司電子郵箱，定期整理報(bào)告所收郵件重要內(nèi)容，并 負(fù)責(zé)網(wǎng)上招聘及發(fā)送招聘信息；n）策劃組織公司文娛活動(dòng)；o）完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交待的臨時(shí)任務(wù)。C ）前臺(tái)接待員職責(zé)及崗 位要求R值班時(shí)使用標(biāo)準(zhǔn)的普通話，儀表整潔.端莊.態(tài)度親切.聲間

6、 甜美，使用規(guī)范語“您好！海普公司”；b）熟悉交換機(jī)的性能，并熟練操作簡(jiǎn)單的故障排除；c）編排公司的分機(jī)號(hào)碼，熟識(shí)各分機(jī)的電話；d）接外線時(shí)，準(zhǔn)確及時(shí)地轉(zhuǎn)接各部門分機(jī)電話；e）隨時(shí)檢查各分機(jī)運(yùn)行情況，如分機(jī)出現(xiàn)故障應(yīng)及時(shí)排除； 如遇不能解決時(shí)，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系廠家解決，以保證公司通訊正常；f）不得隨意離崗，不得閑聊，不得打私人電話；g）每月按時(shí)打印分機(jī)使用情況及費(fèi)用表，速交財(cái)務(wù)部；h）若有時(shí)外出或吃飯，必須采用電腦值班；i）熱情接待來賓，并負(fù)責(zé)客人的來迎送往，為客人按電梯按鈕；j）外出證的嚴(yán)格檢查.保管，不得遺失，月底交行政部作為考 勤的依據(jù)之一；k）對(duì)公司員工的儀表.儀容.工作證的佩戴.工作裝的檢

7、查；l）負(fù)責(zé)監(jiān)督公司員工的簽到工作，并匯總考勤，月底交行政 部和財(cái)務(wù)部各一份；m）辦公用品的管理.發(fā)放及每月盤存工作；n）公司環(huán)境綠化的維護(hù)；o）公司宣傳資料及書籍的歸類管理，辦理借閱手續(xù)；P）負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集整理分類.立卷.歸檔工作；q）保障檔案的完整.安全.秘密性；r）做好檔案借閱登記及檔案銷毀程序工作；s）做好檔案四防工作和“防火.防盜.防水.防潮” o D ）后勤 人員工作職責(zé)及崗位要求R打掃并維護(hù)公司活動(dòng)場(chǎng)所清潔衛(wèi)生，應(yīng)隨時(shí)保持公司公共 衛(wèi)生清潔.干凈，特別注意對(duì)死角要進(jìn)行徹底地清掃；b）負(fù)責(zé)清除各部門垃圾袋；c）負(fù)責(zé)每日清掃正.副總經(jīng)理辦公室（地面.桌面.柜面及桌上 擺放物品

8、的清潔）:d）每周進(jìn)行一次大掃除。（除日常清掃外，還包括對(duì)窗簾.窗 沿玻璃瓷磚.墻面.木門的清潔）；e）防火.防盜，安全管理；f）負(fù)責(zé)公司員工屮餐飲食；g）伙食費(fèi)用預(yù)算；h）負(fù)責(zé)下午受行政部或總經(jīng)理指派發(fā)送公司信件或購買辦公 用品；i）在班期間要認(rèn)真負(fù)責(zé)，不得擅離職守。j ）妥善保管鑰匙, 不得攢自交予其他人員；k）妥善保管各清潔用具，若因其職責(zé)問題而損壞或丟失，則 按全價(jià)賠償；l）清潔用具由清潔工列出清單經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行采購，相關(guān)費(fèi)用 到財(cái)務(wù)處報(bào)銷。采購潔具勵(lì)行節(jié)約，不得鋪張浪費(fèi)；m）負(fù)責(zé)監(jiān)督公司衛(wèi)生情況，發(fā)現(xiàn)公司環(huán)境已被破壞或正被破 壞，應(yīng)向上級(jí)反映或直接給予禁止；n）晚上睡覺前應(yīng)檢查并關(guān)好公

9、司所有門窗，防止偷盜及火災(zāi) 等隱患的發(fā)生；°）每月可享受兩天正休假，節(jié)假日不放假。E ）司機(jī)職責(zé)及 崗位要求R接聽總經(jīng)理/副總經(jīng)理安排出車；b）負(fù)責(zé)車輛的日常護(hù)理，保持車輛完好.清潔；c）遵守國家交通法規(guī)；d）注意安全。五.行政部人員行為規(guī)范遵守公司各種規(guī)章制度。六.行政部人員的素質(zhì)要求 部門經(jīng)理：a）生理天賦要求 容 貌端莊.身體健康b）品質(zhì)要求善于溝通交流.為人友善.具團(tuán)隊(duì)合 精神c）知識(shí)閱歷要求計(jì)算機(jī)/管理相關(guān)專業(yè)?？埔陨蠈W(xué)歷兩年 以上人力資源管理工作經(jīng)驗(yàn)技能要求：具有一年行業(yè)管理工作經(jīng) 驗(yàn)較豐富的人力資源管理經(jīng)驗(yàn)流利的語言及文字表達(dá)能力計(jì)算 機(jī)應(yīng)用操作能力有較強(qiáng)的原則性.靈活

10、性善于組織規(guī)劃行政秘 書：a）生理天賦要求 容貌端莊.身體健康.氣質(zhì)佳b）品質(zhì)要求 善于溝通交流.為人友善.具團(tuán)隊(duì)合精神.忍心仔細(xì)c）知識(shí)閱歷要 求管理/屮文秘書相關(guān)專業(yè)?？埔陨蠈W(xué)歷一年以上相關(guān)工作經(jīng) 驗(yàn)技能要求：較豐富的行政文秘工作經(jīng)驗(yàn)流利的語言及文字表 達(dá)能力計(jì)算機(jī)應(yīng)用操作能力思路清晰，善于歸納總結(jié)前臺(tái)接待：生理天賦要求容貌端莊.身體健康.氣質(zhì)佳b）品 質(zhì)要求普通語標(biāo)準(zhǔn).流利，善于溝通交流.為人友善.具團(tuán)隊(duì)合精 神.忍心仔細(xì)C）知識(shí)閱歷要求高中以上學(xué)歷有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn) 技能要求：有的行政工作經(jīng)驗(yàn)流利的語言及文字表達(dá)能力有計(jì) 算機(jī)應(yīng)用操作能力思路清晰，善于歸納總結(jié)后勤服務(wù)人員：a）生理天賦要求容貌端莊.身體健康b）品 質(zhì)要求為人友善.具團(tuán)隊(duì)合精神能吃苦耐勞c）知識(shí)閱歷要求 高中文化水平以上一年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn) 技能要求：善于燒菜 作飯司