淺談高職院校檔案管理信息化建設(shè)

1、    淺談高職院校檔案管理信息化建設(shè)    唐傳輝摘 要 隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和高等職業(yè)教育事業(yè)的迅速發(fā)展，高職院校檔案信息化建設(shè)也越來越受到職能部門的高度重視。推進(jìn)高職院校檔案信息化，就要充分了解檔案信息化的概念和內(nèi)容，明確高職院校檔案信息化存在的問題，并有針對性地找出高職院校檔案信息化的建設(shè)路徑，從而促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為高職院校教育教學(xué)工作提供強(qiáng)有力的保障。關(guān)鍵詞 高職院校 檔案管理 信息化： g271 ：a1檔案信息化的概念和內(nèi)容1.1檔案信息化的概念“檔案信息化是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程，亦有檔案信息化工

2、作、檔案信息化建設(shè)、檔案管理信息化、檔案工作信息化等稱謂。檔案信息化的概念具有自身特點(diǎn)，首先有動(dòng)態(tài)性，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息資源的不斷豐富，檔案信息化也會(huì)隨著社會(huì)整體信息化的推進(jìn)而不斷發(fā)展，每一個(gè)新的進(jìn)展是前一階段的結(jié)果，同時(shí)又是下一階段的新起點(diǎn)。其次是信息技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的全方位應(yīng)用，建設(shè)檔案信息化，信息技術(shù)要涵蓋檔案從生成到永久保存或銷毀的整個(gè)過程，如電子文件的生成、紙質(zhì)館藏?cái)?shù)字化、檔案自動(dòng)索引等。再次是檔案信息化建設(shè)要素的綜合性，即在應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程中，除了信息技術(shù)這個(gè)非常重要的要素外，檔案信息化建設(shè)還有其他非技術(shù)因素在共同起作用，包括符合檔案信息化要求

3、的檔案管理業(yè)務(wù)、檔案人才、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、政策法規(guī)、管理體制與機(jī)制等。1.2檔案信息化的內(nèi)容檔案信息化內(nèi)容的覆蓋面很廣，從工作性質(zhì)來看，主要包括環(huán)境構(gòu)建和資源建設(shè)。環(huán)境構(gòu)建主要是指檔案信息化建設(shè)的宏觀管理層，具體包括體制和機(jī)制的完善、法規(guī)政策的健全、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制訂、社會(huì)服務(wù)體系的完善、檔案人才的培養(yǎng)等內(nèi)容。資源建設(shè)主要是指檔案信息化的微觀操作層，是指在檔案從形成到保存或銷毀的整個(gè)生命周期中，合理應(yīng)用信息技術(shù)，促進(jìn)檔案管理效率和服務(wù)水平的提升，具體包括檔案資源創(chuàng)建、資源管理、系統(tǒng)設(shè)計(jì)與管理等內(nèi)容。高職院校的檔案信息化建設(shè)其外部環(huán)境構(gòu)建和內(nèi)部資源建設(shè)是相輔相成的，環(huán)境構(gòu)建是基礎(chǔ)，資源建設(shè)是核心。國家沒有

4、適宜的體制機(jī)制、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、人才服務(wù)等環(huán)境支撐，檔案信息化的發(fā)展便會(huì)緩慢且艱難；而資源建設(shè)會(huì)直接體現(xiàn)一所院校的檔案管理水平和檔案信息化的意義。2高職院校檔案管理信息化的必要性（1）檔案管理信息化能夠提供全面支撐給高職院校的有效管理。檔案資料記錄著各項(xiàng)工作的原始資料，能夠充分反映高職院校在不同階段的工作情況，比如每個(gè)時(shí)期的成果、教學(xué)等，這些基礎(chǔ)性原始資料通過檔案管理系統(tǒng)服務(wù)于學(xué)校的各項(xiàng)工作。檔案工作的不斷發(fā)展和進(jìn)步也能夠在檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)、信息來源、讀者服務(wù)渠道等方面反映出來。通過整理、統(tǒng)計(jì)、分析檔案能夠提供詳實(shí)、客觀、準(zhǔn)確的資料給決策層。（2）提供重要的科學(xué)依據(jù)給第三方考核評(píng)估。高職院校的檔案

5、包括了很多方面，對單位各個(gè)階段的工作情況進(jìn)行了全面系統(tǒng)的記錄，充分反映了一個(gè)院校的校風(fēng)和校貌，給社會(huì)評(píng)價(jià)一個(gè)院校提供了準(zhǔn)確依據(jù)。3高職院校檔案管理普遍存在的問題高職院校檔案的管理、利用是以科學(xué)的信息化為載體，以分享、利用信息資源為目的，以提升教學(xué)質(zhì)量為最終要求的管理。他不同于以往各類學(xué)校以保管檔案為主要目標(biāo)的檔案管理，其是學(xué)校教學(xué)當(dāng)中的重中之重。但是多年來它都以各部門負(fù)責(zé)制的形式存在，作用常常被我們所忽視。目前很大一部分高等院校依然延續(xù)舊式的檔案管理方法管理自己的檔案，僅是起保管儲(chǔ)存作用，檔案信息的特定服務(wù)用途并未得到開發(fā)。4推進(jìn)高職院校檔案信息化建設(shè)的思考推進(jìn)高職檔案管理的信息化進(jìn)程，能很好

6、的解決當(dāng)前檔案管理方面的各種困難，讓高職院校的檔案管理工作變得更加科學(xué)，可以從以下幾個(gè)角度入手：（1）觀念轉(zhuǎn)變是解決高職院校檔案管理的首要條件。高職院校的檔案管理發(fā)展離不開相關(guān)人員思想的轉(zhuǎn)變，在高職院校比較發(fā)達(dá)的地區(qū)，檔案管理已經(jīng)與學(xué)校的管理創(chuàng)新相結(jié)合，走出了一條快速發(fā)展之路，相關(guān)院?？梢越M織管理人員到高職管理模式發(fā)展較好地區(qū)學(xué)習(xí)先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和管理模式，將相關(guān)經(jīng)驗(yàn)結(jié)合本院校的實(shí)際情況進(jìn)行整合，推出適合自身發(fā)展的管理模式。同時(shí)上級(jí)主管部門可以將信息化檔案管理作為學(xué)校發(fā)展的重要技術(shù)指標(biāo)來納入考核，督促學(xué)校加緊建設(shè)信息化檔案管理平臺(tái)。（2）加大檔案管理建設(shè)的投入，吸引專業(yè)人才的加入。高職檔案信息化管理

7、所帶來的學(xué)校管理提升是顯而易見的，較低的待遇和不專業(yè)的信息化系統(tǒng)吸引不到專業(yè)的人才加入，需要加大對學(xué)校檔案信息化的投入，同時(shí)提高檔案管理人員的工資待遇和升遷通道，有助于人才水平的發(fā)揮。硬件軟件設(shè)施可以采取向上級(jí)部門爭取一定的專項(xiàng)資金，利用資金建立或者改造平臺(tái)。人員的待遇問題需要學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校的工資基數(shù)和職稱評(píng)定分?jǐn)?shù)進(jìn)行調(diào)整，制定公平的人員管理機(jī)制，提高檔案管理人員的工作動(dòng)力。（3）增強(qiáng)檔案專業(yè)人才的培訓(xùn)和軟件開發(fā)的應(yīng)用。專業(yè)的培訓(xùn)可有效提高信息化準(zhǔn)確性，輸入信息不準(zhǔn)確主要是對軟件使用不熟練造成的，可以安排軟件開發(fā)者與學(xué)校的管理人員進(jìn)行一對一或是講座形勢上的授課和交流，將軟件的特點(diǎn)和細(xì)節(jié)了解清楚。加強(qiáng)軟件開發(fā)與未來學(xué)校發(fā)展信息需求的聯(lián)系，著眼未來，使檔案管理跟上學(xué)校發(fā)展的節(jié)奏。參考文獻(xiàn)1 陳智為，鄧紹興等. 檔案管理學(xué)m.北京：中國人民出版社，2008.2 胡政.淺談高職院校檔案管理