集團公司公文管理制度

1、文件編號： *001生效日期： 2010/01/01 保密等級：內(nèi)部公開集團有限公司公文處理管理制度擬制審核批準簽名日期1 目的為了規(guī)范集團有限公司（以下簡稱“集團公司”）公文處理工作，提高公文處理的效率和質(zhì)量，根據(jù)國家行政機關(guān)公文處理辦法及省人民政府、集團公司、省國資委公文處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合集團公司的工作實際，制定本辦法。2 適用范圍本制度適用于集團公司總部及下屬單位（即分公司、子公司、辦事處等單位）。3 組織機構(gòu)與職責本制度由總裁辦公室擬定、審核，集團公司領(lǐng)導(dǎo)批準，集團公司發(fā)行。集團公司公文處理工作由（以下簡稱“總裁辦”）負責管理，并負責指導(dǎo)下屬單位公文處理工作。集團公司各下屬單位、總部

2、各部門負責人應(yīng)高度重視公文處理工作，加強對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查；總部各部門應(yīng)指定專人負責公文傳送、整理、歸檔工作?？偛棉k公室負責本制度的管理督導(dǎo)，本制度修改權(quán)和解釋權(quán)屬總裁辦公室。4 工作內(nèi)容與流程公文種類集團公司常用的公文種類和具體適用范圍如下：4.1.1 決定適用于對重要事項或重大活動作出決策和安排，獎懲有關(guān)單位和人員，變更或撤銷下屬單位不適當?shù)臎Q定事項。4.1.2 通知適用于傳達上級指示，批轉(zhuǎn)下級公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位及不相隸屬機關(guān)和單位的公文，公布規(guī)范性文件，傳達要求下屬單位辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項，任免和聘用干部。4.1.3 通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神

3、，交流重要情況。4.1.4 報告適用于向上級機關(guān)和單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級機關(guān)和單位的詢問。4.1.5 請示適用于向上級機關(guān)和單位請求指示。4.1.6 批復(fù)適用于答復(fù)下屬單位請示事項。4.1.7 意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。4.1.8 函適用于與不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。4.1.9 會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。此外，根據(jù)需要還可采用決議、規(guī)定、辦法、規(guī)則、制度等適用體式。公文格式4.2.1 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日

4、期、印章、附件、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期和印數(shù)等部分組成。a.秘密等級，按照國家保密局有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。密級公文的確定，由承辦部室提出，經(jīng)總裁辦核準。在首頁右上角標明“絕密”、“機密”、“秘密”，并標明份數(shù)序號。秘密等級和保密期限之間用“”隔開，例如“秘密6 個月”、“絕密5 年”。對于不涉及國家秘密的企業(yè)商業(yè)秘密及公司其他非公開資料，在秘密等級之后用半角括號加注“企”字， 以使文檔區(qū)別于國家秘密， 例如“秘密(企) 3 年”、“機密(企)3 個月”。b.緊急程度，可分為“特急”、“急件”，在頁右上角秘密等級之上標明。緊急程度的確定由承辦部室提出，需經(jīng)總裁辦核準。自被確定為緊急公

5、文起，特急件應(yīng)在當天辦結(jié)，急件一般應(yīng)在2天內(nèi)辦結(jié)。c.發(fā)文單位標識應(yīng)當使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱。d.發(fā)文字號，包括代字、年份、序號，由集團公司總裁辦統(tǒng)一編號。e.上行文應(yīng)在發(fā)文字號的右側(cè)注明簽發(fā)人姓名。f.公文標題應(yīng)當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類。公文標題中除規(guī)章、規(guī)范性文件名稱加書名號外，一般不用標點符號。g.主送單位，是公文的主要受理單位，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。h.公文如有附件，應(yīng)當注明附件順序和名稱。i.公文除會議紀要以外，應(yīng)當加蓋印章。j.公文的成文日期以集團公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準。k.公文如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)當加括號標注。l.公文應(yīng)當標注

6、主題詞，由總裁辦在審稿時擬定。上行文按照上級單位的主題詞表標注主題詞。m.公文的抄送單位，指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他人員和單位，應(yīng)當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。4.2.2 公文中各組成部分的標識規(guī)則，參照國家行政機關(guān)公文格式國家標準執(zhí)行。4.2.3 公文用紙一般采用國際標準a4 型(210mm 297mm)左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。行文規(guī)則4.3.1 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍決定，一般不得越級請示和報告。4.3.2 公文處理工作要貫徹黨政分開的原則。 集團公司黨的工作以中共集團有限公司委員會、中共集團有限公司紀律檢查委員會或集團有限公司黨委辦名義行文；行

7、政業(yè)務(wù)工作以集團有限公司或集團有限公司總裁辦名義行文。4.3.3 請示類公文應(yīng)一事一文，一般主送一個機關(guān)或單位。需報送其他機關(guān)或單位的，可用抄送形式，但不得同時抄送其下屬單位，4.3.4 報告中不應(yīng)夾帶請示事項。4.3.5 集團公司內(nèi)部請示（報告）原則上只報送主管領(lǐng)導(dǎo)，由主管領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)其他領(lǐng)導(dǎo)，內(nèi)部請示（報告）由本單位（部門）總經(jīng)理（主任、部長）簽報，總經(jīng)理（主任、部長）不在時，由臨時主持工作的負責人簽報，并注明“代”字。4.3.6 向上級行文，一般不寫給領(lǐng)導(dǎo)個人。領(lǐng)導(dǎo)交辦或領(lǐng)導(dǎo)指示上報的請示性公文，應(yīng)附另頁說明。除領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作外，應(yīng)通過上級機關(guān)或單位的辦公室轉(zhuǎn)報。4.3.7 公文制作堅持“誰

8、承辦，誰負責”的原則。發(fā)文辦理4.4.1 發(fā)文辦理一般包括：草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、繕印、用印、分發(fā)等程序。4.4.2 草擬公文應(yīng)當做到：a.符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。b.情況確實， 觀點明確， 表述準確， 結(jié)構(gòu)嚴謹， 條理清楚， 直述不曲， 字詞規(guī)范， 標點正確，篇幅力求簡短。c.公文的文種應(yīng)當根據(jù)行文目的、發(fā)文的職權(quán)和與主送機關(guān)或單位的行文關(guān)系確定。d.擬制緊急公文，應(yīng)當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。e.人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當注明中文含義。日期應(yīng)當寫明具體的年、月、日。f.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第

9、二層為“（一）”，第三層為“1.”第四層為“（1）”。g.應(yīng)當使用國家法定計量單位。h.文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱， 應(yīng)當先用全稱并注明簡稱。 使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。i.公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)碼字。4.4.3 審核公文擬定后，擬稿人須按要求填寫發(fā)文稿紙，經(jīng)承辦部室負責人核稿后必須送總裁辦審稿。審核與核稿的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則，公文內(nèi)容、文字表達、文種使用、密級規(guī)定、格式是否符合公文擬制的有關(guān)規(guī)定等。4.

10、4.4 簽發(fā)以集團公司名義發(fā)出的上行文以及涉及集團公司全面工作、重大事項的公文，由董事長、黨委書記、總裁簽發(fā)。屬于單項業(yè)務(wù)工作的公文，由集團分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（根據(jù)集團公司領(lǐng)導(dǎo)分工確定請簽領(lǐng)導(dǎo)）。4.4.5 登記由總裁辦機要秘書統(tǒng)一編號登記。4.4.6 繕印與用印按照國家行政機關(guān)公文格式的規(guī)定進行公文繕印。用印時，加蓋公章的公文份數(shù)要與核準的一致，多余的不蓋。收文處理收文辦理一般包括：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、督辦。各部分環(huán)節(jié)的工作要求是：4.5.1 登記總裁辦機要室負責對收到的公文、資料、傳真和信函進行清點、簽收。按規(guī)定進行分類、編號、登記，對總裁辦主任實行一日一報制。4.5.2 擬辦

11、收文登記后，總裁辦公主任根據(jù)來文的內(nèi)容和部室職能分工，從有利于準確、及時、保密地處理公文的原則來擬辦文件。應(yīng)對來文及時提出擬辦意見送集團公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理。緊急公文，應(yīng)當明確辦理時限。4.5.3 批辦由集團公司領(lǐng)導(dǎo)對呈送文件作出批示。對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當明確簽署意見、姓名和審批日期。4.5.4 承辦各有關(guān)部室接到交辦的公文后，應(yīng)簽字并標注時間，按照集團公司領(lǐng)導(dǎo)的批示意見和來文時限要求，抓緊辦理，及時答復(fù)辦理結(jié)果。做到急事急辦、特事特辦，不積壓、不拖欠。4.5.5 督辦由集團公司總裁辦督辦室根據(jù)相關(guān)督辦制度督辦。公文傳送4.6.1 公文分發(fā)、送閱的一般原則：a.公文中明確規(guī)定

12、發(fā)送范圍的按規(guī)定的發(fā)送范圍分發(fā)、送閱。b.“機密”級以上公文及“密傳電報”報請集團主管領(lǐng)導(dǎo)，按批示要求傳閱、承辦。c.“閱件”送集團公司領(lǐng)導(dǎo)和工作有密切關(guān)系的有關(guān)部室。d.一般性的“辦件”送分管領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)的部室，重要的“辦件”送集團公司主要領(lǐng)導(dǎo)，然后按主要領(lǐng)導(dǎo)批示，分送分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部室。e.上級領(lǐng)導(dǎo)的批件和“傳批件”，除直接批給集團公司領(lǐng)導(dǎo)個人的外，凡批給單位的一般性的公文送集團公司分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部室，重要的送集團公司主要領(lǐng)導(dǎo)，然后按主要領(lǐng)導(dǎo)批示，分送集團公司分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部室。f.會議通知、請柬由總裁辦分送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部室。4.6.2 公文的傳批、傳閱，原則上按照集團公司領(lǐng)導(dǎo)的排序依次傳送（

13、如領(lǐng)導(dǎo)外出可待其返回后再送）?！伴喖庇汕跋蚝笏烷?，“內(nèi)部請示（報告）”由后向前送批?！稗k件”按擬辦要求送批，由多個部室承辦的“辦件”、“傳批件”按集團公司領(lǐng)導(dǎo)的批示，原件送主辦部室，復(fù)印件送各相關(guān)部室。傳閱文件在個人手中盡量不要過天，當日返還，不要橫傳。傳閱文件應(yīng)在15 天內(nèi)傳閱辦理完。4.6.3“機密”級以上公文和電報統(tǒng)一由機要室傳送，一般不在領(lǐng)導(dǎo)、部室之間橫傳，下午下班前由機要室收回。4.6.4 總部相關(guān)部室工作人員可根據(jù)需要經(jīng)批準后到機要室借閱公文或經(jīng)過批準在機要室閱讀標有密級的公文。公文歸檔4.7.1 公文辦理完畢后，應(yīng)根據(jù)中華人民共和國檔案法以及國家、省檔案局的有關(guān)規(guī)定，及時整理、

14、歸檔。4.7.2 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等進行整理，保證歸檔公文的齊全、完整。a.集團公司各部室負責起草的公文及呈辦公文處理任務(wù)完成后，應(yīng)及時將領(lǐng)導(dǎo)批示、 原件及正稿歸檔。b.集團公司及各部室工作制度、計劃、總結(jié)、會議材料均要歸檔。c.總部各部室同志外出參加各種會議所帶回的會議文件資料，應(yīng)及時歸檔。d.各部室或領(lǐng)導(dǎo)個人工作中形成的其他有保存價值的檔案資料，應(yīng)收集齊全， 分類整理，于本年度 12 月底送交檔案室歸檔。個人不得保存應(yīng)當歸檔的公文。e.公文歸檔的職能部門為總裁辦機要室。4.7.3 擬制、修改和簽批公文，書寫所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。4.7.4 機要室檔案人員應(yīng)搞好文書檔案的日常收集，及時分類整理、完成歸檔工作。并確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。公文管理4.8.1 公文由總裁辦統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀?？偛棉k要建立健全公文處理、公文保密、公文借閱等方面制度。4.8.2“絕密”、“機密”級公文禁止借閱和翻印，除“絕密”、“機密”級和注明“不準翻印”的外，其它公文經(jīng)總裁辦負責人