秘書與實(shí)務(wù)ppt內(nèi)容

1、第一章 第二節(jié) 秘書的定位一、秘書的職業(yè)定位秘書界定：職務(wù)名稱，處于樞紐地位，主要以辦文、辦會(huì)、辦事來(lái)輔助決策并服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的人員，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。秘書的職業(yè)角色：（1）秘書是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的人員：從職責(zé)上看秘書活動(dòng)具有被動(dòng)性、從職能上看秘書活動(dòng)具有從屬性 p7案例：按照總經(jīng)理的授意，某公司秘書起草了一份公司發(fā)展戰(zhàn)略報(bào)告，印刷和發(fā)表時(shí)，應(yīng)該如何署名？2）秘書是管理班子中不可缺少的重要組成部分：秘書處于樞紐地位，承上啟下、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外，承擔(dān)計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)等部分領(lǐng)導(dǎo)工作，是領(lǐng)導(dǎo)的“身邊人”利：在領(lǐng)導(dǎo)身邊服務(wù)，位置顯、機(jī)會(huì)多，有利于秘書人員的成長(zhǎng)，能夠開拓視野、經(jīng)受歷練、提高素質(zhì)能力弊：擔(dān)子重，要

2、求高；如果缺乏自律和監(jiān)督機(jī)制，釀成“保護(hù)傘”效應(yīng)，滋生和助長(zhǎng)不良風(fēng)氣二、秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 p8-91. 上下級(jí)、輔佐2. 同志、諍友 小結(jié)：如何理解參謀助手的作用？處理好主次關(guān)系1.擺正位置，發(fā)揮輔助性決策，不能越殂代皰2.發(fā)揮能動(dòng)作用，當(dāng)好“管家”，主動(dòng)為首長(zhǎng)和領(lǐng)導(dǎo)分憂，出謀劃策，不能事事依賴三、秘書的作用1.協(xié)調(diào)與樞紐作用2.參謀輔助作用：領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，既是秘書的基本職責(zé)，秘書和秘書工作所起的主要作用，即3.窗口與形象作用4.辦事與管理的作用四、秘書工作的原則例1：公司秘書在整理經(jīng)理辦公會(huì)的內(nèi)容紀(jì)要，因輸入法等原因，將“張長(zhǎng)興”寫為“張長(zhǎng)新”。例2：公司秘書在整理一份年終總結(jié)時(shí)，對(duì)銷售報(bào)

3、表的一個(gè)數(shù)字表示疑問(wèn)，但時(shí)間緊迫，未加核實(shí)地采用。例3：公司秘書小吳上班不久，電腦被一位熟悉的同事存儲(chǔ)文件而感染病毒，導(dǎo)致系統(tǒng)重裝和部分文件丟失。準(zhǔn)確 迅速 求實(shí) 創(chuàng)新五、秘書工作性質(zhì)1.輔助性、從屬性：這是秘書工作的根本特性。領(lǐng)導(dǎo)的授意和指令，是秘書工作的主線與核心，秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)的“左右手”2.機(jī)要性、政治性：階級(jí)性（黨性強(qiáng)，政治素質(zhì)過(guò)硬）、政策性（要有強(qiáng)烈的政策觀念、較高的政策水平），保守機(jī)密4.綜合性5.專業(yè)性6.程序性六、秘書工作的任務(wù)總體來(lái)講，包括掌管文書、輔助決策、綜合服務(wù)。第一章 第三節(jié) 秘書人員分類1.人員分類：工作性質(zhì)：公務(wù)秘書、私人秘書工作職責(zé)：機(jī)要秘書、行政秘書、文字秘

4、書、職務(wù)層次：秘書長(zhǎng)、辦公廳（室）主任、秘書（科）處長(zhǎng)、科員；高級(jí)、中級(jí)、初級(jí)；一秘、二秘2.秘書機(jī)構(gòu)分類廣義的秘書機(jī)構(gòu)：承擔(dān)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務(wù)管理等全部秘書工作的部門，如省委辦公廳、市委辦公室、市府辦公室。狹義的秘書機(jī)構(gòu)：承擔(dān)以辦文辦會(huì)為主的秘書業(yè)務(wù)工作部門，一般冠以“秘書”字樣，如秘書處、秘書科、秘書股等。第二章 秘書的職業(yè)素養(yǎng)知識(shí)素養(yǎng)、能力素養(yǎng)、德行素養(yǎng)1.知識(shí)結(jié)構(gòu)：“雜家”基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、相關(guān)知識(shí)。三角從上到下p272.能力結(jié)構(gòu)：表達(dá)能力、觀察與調(diào)研能力、處理人際關(guān)系能力、辦事能力、操作能力、創(chuàng)新能力1.德性修養(yǎng)政治修養(yǎng)、道德修養(yǎng)、心理修養(yǎng)（1）政治：思想

5、端正、責(zé)任心強(qiáng)、覺悟高、忠于職守、廉潔奉公、服從安排、嚴(yán)守機(jī)密（2）道德：忠心可靠、甘居幕后、服從領(lǐng)導(dǎo)、待人以誠(chéng)、團(tuán)結(jié)合作（3）心理素質(zhì)：保持心理平衡，積極快樂(lè)、自信沉穩(wěn)、堅(jiān)忍豁達(dá)、自我調(diào)節(jié)、心胸開闊第三章 辦公室事務(wù)管理1接待工作一、接待類型、規(guī)格（一）類型一般性接待、個(gè)別性接待、團(tuán)體接待有約接待、無(wú)約接待（二）接待規(guī)格高規(guī)格接待對(duì)等規(guī)格接待低規(guī)格接待（三）接待準(zhǔn)備內(nèi)容1.環(huán)境準(zhǔn)備場(chǎng)地、氣氛（標(biāo)語(yǔ)、花束、花草）等2.物質(zhì)準(zhǔn)備：洽談、簽約材料和辦公用具住宿、餐飲、交通條件來(lái)客的參觀考察、拜訪3.心理準(zhǔn)備二、接待程序1.有約接待 迎候 引導(dǎo) 告退2.無(wú)約接待 了解身份來(lái)意 分流 婉拒來(lái)賓 禮貌相

6、送三、接待團(tuán)體來(lái)訪（一）接待準(zhǔn)備1.了解客人情況（職務(wù)、人數(shù)、來(lái)訪時(shí)間和意圖、性別等）2.擬定接待計(jì)劃：確定接待規(guī)格、時(shí)間表、流程等 接待計(jì)劃包含內(nèi)容 具體時(shí)間鐘點(diǎn)、地點(diǎn)、來(lái)訪內(nèi)容、主要負(fù)責(zé)人、參加人注意事項(xiàng)：（1）接待時(shí)間較長(zhǎng)、內(nèi)容較多，要把時(shí)間等逐項(xiàng)列出（2）接待時(shí)間較短、內(nèi)容簡(jiǎn)單，時(shí)間不必作為一欄詳細(xì)列出（二）接待實(shí)施迎接：接機(jī)、接站等會(huì)見、會(huì)談接待：座次、記錄、合影等宴請(qǐng)參觀、對(duì)口交流、實(shí)地走訪等報(bào)道送客Ps （三）接待工作總結(jié)整理記錄、宣傳和報(bào)道，內(nèi)容包括：1.時(shí)間、地點(diǎn)、人物2.交流內(nèi)容、成果（達(dá)成意向、簽訂合同）3.其他情況：來(lái)訪公司簡(jiǎn)介 (四)、組團(tuán)外出考察（與上相反）（一）聯(lián)

7、系：告知本團(tuán)的人數(shù)、職務(wù)、性別、考察內(nèi)容、時(shí)間等信息（二）作考察交流準(zhǔn)備材料、禮品、人員、內(nèi)容等第三章 辦公室事務(wù)管理2日程安排和電話管理日程安排（一）分類：1.周期：年計(jì)劃表、季度計(jì)劃、月計(jì)劃、周計(jì)劃等，一般在起始日制定2.活動(dòng)類型：日常工作日程、會(huì)議或大型活動(dòng)日程3.樣式：文字式、表格式年、季度、月計(jì)劃表（周期較長(zhǎng)）：又稱為“*年工作要點(diǎn)”周計(jì)劃表（周期較短）：*日程（二）編制步驟：第一步 根據(jù)需求確定日程表的周期； 收集該階段主要工作、活動(dòng)或任務(wù)； 對(duì)問(wèn)題矛盾進(jìn)行協(xié)商、調(diào)整第二步 制定計(jì)劃、繪制表格第三步，經(jīng)上司審核后修改、定稿、印發(fā)（三）編制內(nèi)容（組織和領(lǐng)導(dǎo)的主要活動(dòng)）各種接待、約會(huì)（

8、約見、會(huì)見活動(dòng)的區(qū)別）商務(wù)旅行活動(dòng)：出訪、參觀考察、調(diào)研參加各類會(huì)議基層調(diào)研、指導(dǎo)重大活動(dòng)安排（四）、編制方法（1）簡(jiǎn)易日程表的編排編排內(nèi)容：時(shí)間（日期、鐘點(diǎn)）、地點(diǎn)、重要事務(wù)規(guī)范全稱、責(zé)任人等編排方式：（1）橫列為時(shí)間、豎列為事項(xiàng)；（2）豎列為時(shí)間、橫列為事項(xiàng)（2）復(fù)雜日程表的編排如周期長(zhǎng)、地點(diǎn)多的日程表，如月日程表、重大活動(dòng)日程表，無(wú)法用單張表格排列，需要用套表、分表、手冊(cè)等電話管理一、接打電話（一）撥打電話1.流程自我準(zhǔn)備：心理/內(nèi)容/正確號(hào)碼、撥打?qū)ο髸r(shí)機(jī)：避開節(jié)假日、休息時(shí)間、時(shí)差中國(guó)北京是中午12點(diǎn),日本是東京幾點(diǎn)東京時(shí)間比北京時(shí)間快兩小時(shí) ，首爾比北京快一小時(shí)，悉尼比北京快三小時(shí)

9、 北京下午16點(diǎn)，英國(guó)是幾點(diǎn)北京比倫敦早8小時(shí)自我介紹陳述清楚2.特殊情況的電話撥打替領(lǐng)導(dǎo)撥叫電話：(本地、外地呼叫)（二）接聽電話姿勢(shì)：接聽時(shí)間自我介紹確定對(duì)方身份、來(lái)電目的、記錄準(zhǔn)備復(fù)誦來(lái)電內(nèi)容、認(rèn)真聽記掛機(jī)和道謝（三）電話技巧簡(jiǎn)潔、少打 語(yǔ)速適中 禮貌用語(yǔ) 最多等待7秒鐘 避免喧嘩 修正口頭禪 調(diào)整情緒勿同時(shí)接聽多個(gè)電話 做好記錄（四）特殊電話處理1.直接找領(lǐng)導(dǎo)的電話了解對(duì)方身份、目的2.糾纏電話態(tài)度明確，禮貌應(yīng)答3.投訴電話4.匿名電話印章管理專人保管先簽批、后用印用印登記：日期，用印、次數(shù)、用印部門或個(gè)人不得帶出辦公室或交他人使用蓋印要領(lǐng)（1）用印端正、有力、清晰 上不壓正文下騎年蓋

10、月（2）需要多個(gè)印章時(shí)，有序排列、留好間距，不重疊（3）用印完畢，適當(dāng)晾干，避免涂抹第四章 公文概述、公文格式辦文：文書的制作和處理（起草、收發(fā)、傳遞、處理等）文書：包括公務(wù)文書和私人文書，是人們?yōu)榱藨{證和傳遞的需要，在一定介質(zhì)上記錄文字、圖像信息而形成的書面材料。（一） 文書分類法定公文、常用事務(wù)公文、信函文書、經(jīng)濟(jì)文書（二）公文分類1.按行文關(guān)系上行文 下級(jí)機(jī)關(guān)向所屬上級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文，如請(qǐng)示、報(bào)告。下行文 上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文， 如：命令、決定、決議、布告、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)等。平行文 平行機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的發(fā)文，如“函”2.保密要求（1）保密文書密級(jí)分為絕密（30

11、）、機(jī)密（20 ）、秘密（10）內(nèi)部資料、公開資料（2）普通文書（3）公開文書3.按辦理時(shí)限劃分平件：不超過(guò)7天急件：不超過(guò)3天特急件：不超過(guò)24小時(shí)4.按稿本分：草本：草稿、討論稿、送審稿、草案、表決稿（三）、公文的特點(diǎn)1. 法定的作者能以自己的名義行使職權(quán)和承擔(dān)義務(wù)的機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位。公文起草者，只是組織的代筆人。2.權(quán)威的作用具有代行法定職權(quán)的功能，對(duì)受文機(jī)關(guān)，在法定的時(shí)間和空間范圍內(nèi)，具有強(qiáng)制性。3.現(xiàn)實(shí)時(shí)效性公文主要在現(xiàn)行工作中使用。公文的效用又具有一定的時(shí)間性，任何公文都不是永遠(yuǎn)有效的。4.規(guī)范的格式公文的格式，必須符合黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例規(guī)定的格式黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例

12、第三章規(guī)定：公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。一份完整的公文，由眉首、主體、版記三個(gè)部分組成。眉首公文的“頭”主體公文的“身”版記公文的“腳”一、文頭發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（文件名稱）：發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱+“文件”。發(fā)文字號(hào)：發(fā)文機(jī)關(guān)一年度內(nèi)發(fā)文總號(hào)中的序號(hào)（發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)）簽發(fā)人（部分公文）：上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。份號(hào)：左上角（最上方），指將印制若干份時(shí)的序號(hào)。秘級(jí)：左上角（份號(hào)下）， 如“機(jī)密10年”緊急程度（急度） ：左上角

13、（密級(jí)下），分“特急”、“急件”。二、主文三、文尾字號(hào)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、標(biāo)題（宋二號(hào)）、正文（三號(hào)仿宋）。1.試析下列標(biāo)題(發(fā)文機(jī)關(guān)略)的毛?。?）關(guān)于禁止賭博的處罰通知（2）自然科學(xué)獎(jiǎng)勵(lì)條例（3）關(guān)于撤銷鮮花縣設(shè)立鮮花市的請(qǐng)示（4）關(guān)于進(jìn)一步管好、用好留成外匯的決定（5）關(guān)于水災(zāi)恢復(fù)工作的報(bào)告（6）機(jī)構(gòu)調(diào)整問(wèn)題的請(qǐng)示（1）答案：關(guān)于禁止賭博的通知（2）答案：自然科學(xué)成果獎(jiǎng)勵(lì)條例（3）答案：關(guān)于設(shè)立鮮花市的請(qǐng)示（“撤銷鮮花縣”在文中說(shuō)明）（4）答案：關(guān)于進(jìn)一步管好留成外匯的決定（5）答案：關(guān)于水災(zāi)后恢復(fù)工作的報(bào)告（6）答案：關(guān)于機(jī)構(gòu)調(diào)整問(wèn)題的請(qǐng)示第四章 第三節(jié) 公文處理發(fā)文1.擬稿2.審核：審核人

14、：秘書部門負(fù)責(zé)人（辦公室主任等）審核內(nèi)容：（1）公文正文（是否行文、行文方式）（2）公文格式審核意見：“擬同意”3.簽發(fā)（1）簽發(fā)人：主辦單位一把手或分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（2）會(huì)簽（會(huì)稿）：主辦單位主動(dòng)與有關(guān)單位協(xié)商、核簽的一種辦文程序會(huì)簽條件：公文內(nèi)容涉及本單位的多個(gè)部門或與其他單位有關(guān)時(shí)，需要進(jìn)行會(huì)簽。例：廣東省科技廳、農(nóng)業(yè)廳等聯(lián)合舉辦第七屆農(nóng)村青年科技月活動(dòng)4.復(fù)核（簽發(fā)之后、繕印之前）審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備材料是否齊全格式是否規(guī)范5.編號(hào)：編排發(fā)文字號(hào)（編號(hào)的方法）6.繕印（繕校）繕?。焊鶕?jù)定稿制作正本、對(duì)已簽發(fā)文稿謄抄或打印7.用印蓋印要領(lǐng)（1）用印端正、有力、清晰 上不壓正文下騎年蓋月

15、（2）需要多個(gè)印章時(shí)，有序排列、留好間距，不重疊（3）用印完畢，適當(dāng)晾干，避免涂抹8.發(fā)文登記收文1.簽收 核對(duì)件數(shù)、袋數(shù) 查看投寄地址 查對(duì)編號(hào)2.登記 簿式登記聯(lián) 單式登記 簿單結(jié)合登記3.收文審核審核重點(diǎn)內(nèi)容：發(fā)送機(jī)關(guān)、行文規(guī)則、具體事項(xiàng)、會(huì)簽情況、發(fā)出時(shí)間4.擬辦對(duì)于一些需研究解決的問(wèn)題，秘書部門負(fù)責(zé)人或秘書人員提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人參考（1）擬辦意見的撰寫對(duì)于牽涉范圍窄、內(nèi)容簡(jiǎn)單的公文，或無(wú)法把握的重大問(wèn)題，無(wú)需提具體擬辦意見。 如：“請(qǐng)*領(lǐng)導(dǎo)（分管領(lǐng)導(dǎo)）閱”、“請(qǐng)*部門閱”“擬請(qǐng)*部門辦理”、“擬請(qǐng)*部門會(huì)同*部門辦理”對(duì)于牽涉范圍窄、內(nèi)容簡(jiǎn)單的公文，或無(wú)法把握的重大問(wèn)題，無(wú)需提具

16、體擬辦意見。 如：“請(qǐng)*領(lǐng)導(dǎo)（分管領(lǐng)導(dǎo)）閱”、“請(qǐng)*部門閱”“擬請(qǐng)*部門辦理”、“擬請(qǐng)*部門會(huì)同*部門辦理”5.批辦領(lǐng)導(dǎo)人辦理領(lǐng)導(dǎo)批辦意見的處理及時(shí)向有關(guān)個(gè)人或部門反饋，交由承辦，必要時(shí)附送批辦復(fù)印件以“意見”等印發(fā)公文形式反饋、辦理，簡(jiǎn)述領(lǐng)導(dǎo)的處理情況和最終意見，提出事項(xiàng)處理的措施、責(zé)任人、時(shí)間等6.傳閱分清主次先后、避免“橫傳”：領(lǐng)導(dǎo)人繞開秘書自行橫向傳閱文件。例：秘書、 A、B、C、D、E7.承辦8.催辦9.辦結(jié)二、立卷歸檔要求1.立卷歸檔范圍立卷歸檔的規(guī)范要求具有查考價(jià)值的已處理完畢的公文文件（頁(yè)數(shù)）齊全、內(nèi)容完整；排序正確文件字跡材料為碳素墨水、藍(lán)黑墨水、黑色或彩色油墨打印對(duì)不符合上

17、述字跡要求、確需長(zhǎng)期保存的檔案文件，要求原件+復(fù)制件不屬于歸檔范圍的訴訟文書材料答復(fù)來(lái)信來(lái)訪人到有關(guān)單位申訴的；轉(zhuǎn)交有關(guān)單位辦理的；沒有參考價(jià)值的信封、轉(zhuǎn)辦單、工作材料；內(nèi)容相同的重份申訴材料；法規(guī)、條例復(fù)制件；一般的法律文書草稿（未定稿）；與本案無(wú)關(guān)的材料。（二）立卷歸檔的步驟：分類：“保管期限-年度-問(wèn)題”確定整理單位：以1件為單位排序： 裝訂：編號(hào)：編制件號(hào)、頁(yè)號(hào)、加蓋歸檔章裝盒：裝檔案盒、填寫檔案盒背脊編目：歸檔文件目錄、編寫整理說(shuō)明文書歸檔和保管方式1.分類一般文件材料歸入其形成年度；跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度，無(wú)批復(fù)的請(qǐng)示歸入請(qǐng)示年度；跨年度的會(huì)議文件，歸入會(huì)議開幕的年度；法規(guī)性文件，歸入公布或批準(zhǔn)年度；跨年度的非訴訟案件材料，歸入結(jié)案的年度2.確定立卷單位：（1件）正文+處理單（發(fā)文稿紙、擬辦單、批辦單）正本+附件原件+復(fù)制