淺議辦公室文書檔案的收集與歸檔管理工作

1、    淺議辦公室文書檔案的收集與歸檔管理工作    佘朝雯摘 要：在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的當(dāng)下，辦公室文書管理工作在促進社會穩(wěn)定發(fā)展的過程中發(fā)揮著重要的作用。而在辦公室文書檔案管理工作中，文書檔案的收集與歸檔是一項重要的工作內(nèi)容，只有做好該項工作，才能夠真正實現(xiàn)高效的公文處理，反之，將會對辦公處理效果產(chǎn)生十分不利的影響。所以，為了能夠更好的進行辦公室文書工作，本文首先分析了文書檔案收集與歸檔管理工作的重要性，并對實際工作過程中出現(xiàn)的問題進行研究，提出相應(yīng)的解決策略，為辦公室文書檔案管理工作更好的進行提供借鑒參考。關(guān)鍵詞：辦公室；文書檔案；收集與歸檔；管理策

2、略日常工作中會利用信函來進行事務(wù)處理、關(guān)系溝通和組織與組織、組織與個人之間的聯(lián)系。這些信函在不斷發(fā)展和演變的過程中，為了更加實用便形成了固定的格式，以便于更好的進行事務(wù)處理和溝通關(guān)系，這些文字材料統(tǒng)稱為文書1。以辦公室工作中文書檔案收集和歸檔工作十分重要，它是其他工作順利進行的基礎(chǔ)與保障。隨著社會的發(fā)展，辦公室文書檔案的內(nèi)容在不斷的增加，種類也隨之增多，使得管理工作變得越來越復(fù)雜，給順利完成工作造成了困難。所以，為了辦公室工作更好的開展，就需要相關(guān)內(nèi)容進行探討。1 文書檔案收集與歸檔管理工作的重要性1.1 促進工作有效開展辦公室工作中所有重要的工作內(nèi)容都是通過文書檔案進行記錄的，所以，收集和整

3、理文書檔案是辦公室管理最為重要的一項工作內(nèi)容，并且，這也是一項重要的職責(zé)。通過收集和整理辦公室文書檔案，可以使辦公室工作能夠有序、合理的進行，這不僅能夠促進辦公室工作順利開展，同時，也是保障相關(guān)單位工作效率提升的重要工作。所以，相關(guān)工作人員不僅要熟悉文書檔案工作，而且，也要對其加強重視。1.2 記錄單位發(fā)展歷程辦公室文書檔案工作人員要想對單位的發(fā)展歷程和活動目的記錄，就需要進行文書檔案的收集、記錄和歸檔。要想達到這一目的，工作人員需要規(guī)范、科學(xué)的整合單位運營中的所有書面材料，并以文書檔案收集歸檔進行呈現(xiàn)2。這樣可以滿足檔案考核與評定工作需求，并且，還能夠更好的方便相關(guān)工作人員進行查閱和使用。1

4、.3 便于管理決策制定因為，單位的發(fā)展歷程是通過文書檔案進行詳細和全面的記錄與呈現(xiàn)的，所以，單位的領(lǐng)導(dǎo)與決策者若想了解單位的運行狀況，就可以通過對文書檔案進行查閱來實現(xiàn)。之后，決策者才能夠根據(jù)單位的實際情況、發(fā)展需要來進行單位發(fā)展計劃的制定。由此可見，文書檔案有利于管理者對重大事件進行正確的決策制定。2 在實際工作中遇到的困難2.1 工作人員對工作重視度不足當(dāng)前，很多單位檔案工作人員對于文書檔案收集和歸檔的重視度不夠，對其作用認識不足，使得工作人員對于工作較為疏忽，造成很多紕漏。在進行檔案收集與歸檔過程中，枝江工作重點放在紅頭文件上，而對于其他的文件則不夠用心，沒有真人的進行整理。所以，相比于

5、紅頭文件這類重要文件，文書檔案收集和歸檔的整體工作效率較低，不僅收集不夠全面，經(jīng)常會出現(xiàn)信息收集錯誤、缺損現(xiàn)象，而且，歸檔了力度也不夠。歸根結(jié)底，出現(xiàn)上述問題的主要原因就是工作人員對于該工作重視度不足，當(dāng)問題發(fā)生時沒有第一時間給予糾正，使問題不斷擴大，最終對整體工作造成不良影響。2.2 文書檔案收集歸檔不夠全面在辦公室文書檔案管理工作進行的過程中，收集歸檔不全面是非常常見的一個問題，這是由于，工作人員思想不夠重視，導(dǎo)致工作不夠上心，實際進行工作的過程中，將文書檔案文件遺漏，造成無法回收的現(xiàn)象。文書檔案內(nèi)容較多，具有廣泛的資源渠道，價值巨大，一旦文件收集內(nèi)容欠缺，或者丟失，出現(xiàn)信息泄露問題，將會

6、造成非常大的損失3。在大部分單位中，檔案管理部門的地位并不高，工作的人員也并非專業(yè)人才，多數(shù)為兼職人員，這也是影響文書檔案收集歸檔的另一個重要原因。各單位必須要對此問題加以重視，只有這樣才能夠盡早解決問題。2.3 文書檔案收集歸檔方式陳舊由于文書檔案工作人員管理意識缺失，所以，出現(xiàn)較多問題，例如，對于文件資料亂堆亂放，未制定完善的管理流程和規(guī)范，以及管理方式陳舊等。其中，管理方式陳舊是限制檔案管理收集和歸檔工作效率的重要因素。 現(xiàn)階段，大多數(shù)單位在進行收集的過程中，依然采用傳統(tǒng)陳舊的模式，對于先進技術(shù)應(yīng)用較少，使得收集效率降低。然而，由于單位不斷發(fā)展，檔案資料種類發(fā)生了較大變化，數(shù)量也在逐漸增

7、多，傳統(tǒng)收集方式無法滿足當(dāng)下需求。除此之外，應(yīng)用陳舊的收集和歸檔模式，還會使信息發(fā)生誤差與錯誤，進而導(dǎo)致歸檔延誤的情況發(fā)生。與此同時，由于無法全面收集文書檔案這一普遍問題的發(fā)生，導(dǎo)致歸檔工作困難重重。3 完善辦公室文書檔案的收集與歸檔管理工作策略3.1 提高文書檔案收集和歸檔工作重視度為了能夠更好的進行文書檔案收集與歸檔工作，首先應(yīng)該改變工作態(tài)度，提升工作人員對該工作的重視度，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強對于該項工作的宣傳力度，這樣才能夠保障文書檔案收集與歸檔工作順利進行。為了能夠提高工作人員的重視度，就要對工作人員進行合理的引導(dǎo)，提高其管理意識，讓其可以認真、主動的進行工作，同時，也要讓其他工作人員了解到文

8、書檔案收集與歸檔工作的重要性，這樣才能夠積極的配合工作。3.2 完善辦公室文書檔案管理工作的制度首先，應(yīng)該在制度中明確收集時間、保管期限、歸檔范圍以及注意事項等內(nèi)容，這樣可以使文件檔案收集與歸檔工作更加流程化，從而提升文書檔案管理工作的效率。其次，要結(jié)合單位實際情況與現(xiàn)有的規(guī)章制度來明確工作責(zé)任，一定要做到明確到個人，使每個人都能夠清楚自身的工作內(nèi)容和職責(zé)，保障文書檔案管理工作更加的科學(xué)、合理。最后，應(yīng)該把歸檔期限在制度中明確規(guī)定出來，要對文書檔案進行統(tǒng)一管理，進而提升文書檔案收集與歸檔的整體效率，并且，實施制度還能夠達到一勞永逸的作用，便于為單位開展其他工作提供基礎(chǔ)保障和依據(jù)。3.3 創(chuàng)建文

9、書檔案收集與歸檔管理新方法文書檔案發(fā)生破損、殘缺和流失是影響收集與歸檔工作的重要問題，為了很好的解決這些問題，就需要改變傳統(tǒng)管理方式，利用新的方法進行管理?，F(xiàn)如今，已經(jīng)進入信息時代，信息技術(shù)的普及給文書檔案管理工作帶來了一定的便利，在進行文書檔案收集與歸檔工作時，可以利用先進的信息技術(shù)，這樣能夠使人為誤差降到最低，并且，有效提升工作質(zhì)量，讓文書檔案應(yīng)有的價值最大化的發(fā)揮出來。同時，也要對辦公室文書檔案進行數(shù)字化的管理，通過計算機對文書檔案進行整理，這樣可以使歸檔工作量減少，只要將檔案收錄到數(shù)據(jù)庫即可。4 結(jié)語綜上所述，文書檔案管理是辦公室工作中的一項重要內(nèi)容，做好文書檔案的收集與歸檔是文書檔案管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容，是促進辦公室工作良性發(fā)展的重要保障。所以，在實際進行文書檔案收集與管理工作的過程中，必須要對該工作的重要性予以充分的認識，并且，認真的對待，要剔除不合要求的文書檔案內(nèi)容，并且，還要及時退回補齊缺項記錄，當(dāng)存在書寫質(zhì)量不合格不規(guī)范的文書，應(yīng)要求工作人員進行更正與填補。只有這樣才能夠保證辦公室文書的完整性，便于儲藏的同時，也方便進行查閱，最大限度的提升辦公室文書檔案管理工作質(zhì)量，保障辦公室各項工作順利進行，從而創(chuàng)造更多的效益。