文書檔案現(xiàn)代化管理策略分析

1、    文書檔案現(xiàn)代化管理策略分析    葉偉摘 要：各機(jī)關(guān)單位在社會(huì)活動(dòng)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的文書檔案，隨著文書檔案數(shù)量的增加，利用傳統(tǒng)方式對(duì)其進(jìn)行管理會(huì)存在較大的難度，在當(dāng)前信息化技術(shù)快速提升的新形勢(shì)下，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和方法來(lái)加強(qiáng)文書檔案管理工作，可以有效的提高文書檔案的管理水平，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化。文中分析了文書檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢(shì)，并進(jìn)一步對(duì)加強(qiáng)文書檔案現(xiàn)代化管理的策略進(jìn)行了具體的闡述。關(guān)鍵詞：文書檔案；現(xiàn)代化管理；優(yōu)勢(shì)；策略文檔檔案作為重要的檔案資源，同時(shí)也是構(gòu)成各種政務(wù)活動(dòng)的重要要素。近年來(lái)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)取得了較快的發(fā)展，文書檔案現(xiàn)代化管

2、理已成為檔案管理和利用的必然趨勢(shì)。因此在實(shí)踐工作中，各機(jī)關(guān)單位在文書檔案數(shù)量不斷增加的新形勢(shì)下，需要做好文書檔案的現(xiàn)代化管理工作，全面提高文書檔案管理工作的效率，確保文書檔案能夠與新形勢(shì)發(fā)展需求更好的適應(yīng)。一、文書檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢(shì)（一）提高檔案歸檔人員的工作效率通過(guò)做好文書檔案現(xiàn)代化管理工作，可以進(jìn)一步規(guī)范文書檔案管理的流程，改變傳統(tǒng)的文書檔案管理方式，全面提高文書檔案管理工作的效率。而且通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)對(duì)文書檔案進(jìn)行整理和歸檔，可以有效的減輕檔案管理人員的工作量，文件信息資料的收集、存放、分類等工作更為快捷和便利，提高檔案管理工作的效率。（二）提高檔案的查閱速度利用現(xiàn)代化管理方式

3、來(lái)做好文書檔案管理工作，可以有效的提高文件查閱速度。在實(shí)際工作中，通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠隨時(shí)對(duì)文書檔案資源進(jìn)行檢索，檔案使用者在利用檔案信息時(shí)不受時(shí)間和空間的限制，能夠在極短時(shí)間內(nèi)查到自己所需要的資料，有利于檔案利用工作的效率的大幅度提高，實(shí)現(xiàn)了人力和物力資源的有效節(jié)約。（三）提高文件的傳遞速度和安全性文書資料在日常公文處理過(guò)程中，傳遞時(shí)極易發(fā)生丟失的情況。通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，文書資料可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞和流轉(zhuǎn)，有效的提高了文書資料的傳遞速度，保證了文件的安全性。同時(shí)還可以通過(guò)檔案管理系統(tǒng)來(lái)對(duì)檔案密級(jí)進(jìn)行確定，并設(shè)置具體的操作權(quán)限，以此來(lái)保證文書檔案信息的安全。另外，現(xiàn)代化管理方

4、式下的電子文書檔案，有效的提高了檔案信息的利用率和檔案管理工作的效率。二、加快文書檔案現(xiàn)代化管理的策略分析（一）建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度強(qiáng)化文書檔案的制度化建設(shè)，對(duì)于提高文書檔案管理效率具有重要意義。現(xiàn)代化文書檔案管理制度與技巧的結(jié)合，可有效保護(hù)存儲(chǔ)文書檔案。建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度，要求機(jī)關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)摒棄過(guò)往傳統(tǒng)的管理制度與體系，以國(guó)家文書檔案管理基本原則為指導(dǎo)，結(jié)合組織內(nèi)部的管理體制和組織架構(gòu)等實(shí)際情況，建立起符合自身實(shí)際情況的文書檔案管理制度，所建立的制度應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，且具備鮮明的科學(xué)性、靈活性與合理性，如堅(jiān)持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質(zhì)檔案與電子檔案共存等?，F(xiàn)代化文書檔案

5、制度的建立，能夠改變過(guò)往不合時(shí)宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進(jìn)而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應(yīng)當(dāng)注重文書檔案編修制度的規(guī)格與健全。在文書檔案管理工作中，有計(jì)劃對(duì)文書檔案的編修制度進(jìn)行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)，還有必要建立文書檔案管理績(jī)效考評(píng)制度，強(qiáng)化對(duì)工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當(dāng)中，增強(qiáng)制度的實(shí)效性。（二）應(yīng)用先進(jìn)手段實(shí)現(xiàn)文書檔案現(xiàn)代化管理當(dāng)前辦公自動(dòng)化系統(tǒng)得以普及，在具體辦公過(guò)程中，通過(guò)oa流轉(zhuǎn)即能夠完成收文和發(fā)文，這就要求檔案管理人員要加快文書檔案管理觀念

6、的轉(zhuǎn)變，充分的利用現(xiàn)代化化手段來(lái)提高文書檔案的管理水平。因此在文書檔案管理工作中，需要充分的運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件，依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)對(duì)文書檔案進(jìn)行整理、儲(chǔ)存和查閱。同時(shí)還要通過(guò)創(chuàng)建oa系統(tǒng)軟件與現(xiàn)代化管理軟件的接口，實(shí)現(xiàn)來(lái)完成公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的無(wú)縫對(duì)接，這樣電子文件數(shù)據(jù)通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)即能夠直接進(jìn)入到檔案管理系統(tǒng)中，完成歸檔工作。而且有效的保證了紙質(zhì)檔案與電子文檔之間信息的一致性。另外，各機(jī)關(guān)單位還要通過(guò)運(yùn)用相應(yīng)的軟件來(lái)加快推動(dòng)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，在保證文書檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)上，全面提升文書檔案的應(yīng)用價(jià)值，加快促進(jìn)文書檔案管理的現(xiàn)代化水平。（三）提高文書檔案檢索效率在文書檔案檢索

7、方面，首先通過(guò)對(duì)當(dāng)前的文書檔案進(jìn)行全面的普查，根據(jù)各行業(yè)發(fā)展的需要，針對(duì)一些不具有利用價(jià)值的文書檔案進(jìn)行移除，以減少文書檔案管理工作中內(nèi)容的重復(fù)性；而對(duì)文書檔案進(jìn)行普查與無(wú)用檔案的清除，也是文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化的前提。其次，通過(guò)對(duì)文書檔案進(jìn)行組合，對(duì)于一些內(nèi)容較多的文書檔案將其分為幾個(gè)類別清晰的案卷，并重新梳理內(nèi)容繁雜的檔案，將各檔案之間的聯(lián)系明確，以促進(jìn)文書檔案資料的利用率以及檢索效率。與此同時(shí)，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范檔案題名，以提高文書檔案檢索的準(zhǔn)確性與效率。因?yàn)閷?shí)施文書檔案的規(guī)范分類，其目的是為了能夠快速檢索與提高利用效率，而只有提高文書檔案的題名準(zhǔn)確性，才能使檔案發(fā)揮其具

8、體的效用。（四）不斷完善和健全文書檔案管理體系為了能夠更好的提高文書檔案管理水平，需要在日常工作中注重構(gòu)建完善的文書檔案管理體系，進(jìn)一步完善文書檔案管理要求。在實(shí)際工作中，各單位需要針對(duì)自身的實(shí)際情況，并按照文書檔案管理的要求來(lái)建立健全文書檔案管理體系。同時(shí)還要注重文書檔案綜合管理水平的提升，各部門之間在日常工作要做好協(xié)調(diào)工作，加強(qiáng)工作中的交流和配合，確保實(shí)現(xiàn)信息的全面?zhèn)鬏敽蛯?shí)現(xiàn)對(duì)文書信息的完整記載。文書檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性及繁瑣的工作，需要在實(shí)際工作中配備專業(yè)的檔案管理人員，并在實(shí)際工作嚴(yán)格按照具體的要求來(lái)做好檔案資料的收集和整理工作，確保檔案管理人員整體素質(zhì)的提升，并對(duì)每一個(gè)檔案人員的相應(yīng)職責(zé)進(jìn)行明確，全面提升文書檔案現(xiàn)代化管理的質(zhì)量。三、結(jié)束語(yǔ)：機(jī)關(guān)單位文書檔案管理水平直接體現(xiàn)出其基礎(chǔ)性管理工作的水平，因此在當(dāng)前新形勢(shì)下，文書檔案管理工作要與時(shí)代發(fā)展需要相適應(yīng)，進(jìn)一步完善相關(guān)的管理制度，并充分的運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方法和手段，全面提升文書檔案的檢索效率，并在日常工作中重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，以此來(lái)推動(dòng)文書檔案工作的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化發(fā)展進(jìn)程，為檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。參