會(huì)議四個(gè)程序與登場(chǎng)人物

1、何謂會(huì)議為何要召開(kāi)會(huì)議為何要召開(kāi)會(huì)議會(huì)議主要是為了解決問(wèn)題、分享資訊、統(tǒng)一意見(jiàn)等目的而召開(kāi)的。答案基本會(huì)議的四大目的基本會(huì)議的四大目的雙擊添加標(biāo)題文字1234統(tǒng)一組織內(nèi)部的意見(jiàn)，形成相互協(xié)助合作的態(tài)勢(shì)。交換資訊并分享資訊賦予出席者責(zé)任感，并期許其提升能力借由交換意見(jiàn)解決職務(wù)的問(wèn)題借由交換意見(jiàn)解決職務(wù)的問(wèn)題一般的過(guò)程是由提出議題開(kāi)始，經(jīng)過(guò)意見(jiàn)發(fā)表、討論，然后做出結(jié)論會(huì)議是如何進(jìn)行的會(huì)議是如何進(jìn)行的答案會(huì)議四個(gè)程序會(huì)議四個(gè)程序341開(kāi)始開(kāi)始2討論討論意見(jiàn)發(fā)表意見(jiàn)發(fā)表結(jié)論結(jié)論會(huì)議開(kāi)始階段，會(huì)議的目的會(huì)議開(kāi)始階段，會(huì)議的目的及議題相關(guān)說(shuō)明，掌握會(huì)議及議題相關(guān)說(shuō)明，掌握會(huì)議現(xiàn)況。在參加者間建立良好現(xiàn)況。

2、在參加者間建立良好的人際關(guān)系，營(yíng)造出進(jìn)行意的人際關(guān)系，營(yíng)造出進(jìn)行意見(jiàn)交換的氣氛圍見(jiàn)交換的氣氛圍參加會(huì)議人員，盡可能集中目的在提供多數(shù)意見(jiàn)。為了讓會(huì)議討論內(nèi)容更廣泛，須注意不要拘泥在細(xì)項(xiàng)的討論充分交換意見(jiàn)后，充分交換意見(jiàn)后，進(jìn)入議師討論，對(duì)進(jìn)入議師討論，對(duì)各種意見(jiàn)進(jìn)行檢討各種意見(jiàn)進(jìn)行檢討。對(duì)于意見(jiàn)進(jìn)行取。對(duì)于意見(jiàn)進(jìn)行取舍選擇，直接切入舍選擇，直接切入問(wèn)題解決的核心問(wèn)題解決的核心經(jīng)過(guò)討論后，會(huì)議在找出目標(biāo)議題的解決方案時(shí)，導(dǎo)出依此為基準(zhǔn)的結(jié)論，展開(kāi)達(dá)成共同意見(jiàn)的協(xié)議會(huì)議的登場(chǎng)人物會(huì)議的登場(chǎng)人物（掌握會(huì)議成功的關(guān)鍵人物）（掌握會(huì)議成功的關(guān)鍵人物）會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者決定討論的主師，確保必要出決定討論

3、的主師，確保必要出席的人物支援意見(jiàn)交換，決定席的人物支援意見(jiàn)交換，決定最終的意見(jiàn)擔(dān)負(fù)決定事項(xiàng)的實(shí)最終的意見(jiàn)擔(dān)負(fù)決定事項(xiàng)的實(shí)際執(zhí)行責(zé)任，對(duì)于最終結(jié)果負(fù)際執(zhí)行責(zé)任，對(duì)于最終結(jié)果負(fù)有責(zé)任有責(zé)任職責(zé)職責(zé)會(huì)議的登場(chǎng)人物會(huì)議的登場(chǎng)人物（掌握會(huì)議成功的關(guān)鍵人物）（掌握會(huì)議成功的關(guān)鍵人物）會(huì)議主持人會(huì)議主持人職責(zé)職責(zé)從中立的立場(chǎng)指導(dǎo)立意見(jiàn)交換從中立的立場(chǎng)指導(dǎo)立意見(jiàn)交換的進(jìn)行引導(dǎo)參加者提出構(gòu)想，的進(jìn)行引導(dǎo)參加者提出構(gòu)想，并朝向具有建設(shè)性結(jié)論的發(fā)展并朝向具有建設(shè)性結(jié)論的發(fā)展方向方向歸納整理議題內(nèi)容，并提出讓歸納整理議題內(nèi)容，并提出讓會(huì)體參加者都能接受的結(jié)論會(huì)體參加者都能接受的結(jié)論會(huì)議的登場(chǎng)人物會(huì)議的登場(chǎng)人物（掌握

4、會(huì)議成功的關(guān)鍵人物）（掌握會(huì)議成功的關(guān)鍵人物）記錄者記錄者職責(zé)職責(zé)記錄議題內(nèi)容并支援協(xié)助會(huì)議記錄議題內(nèi)容并支援協(xié)助會(huì)議主持人制作記載結(jié)論或決議事主持人制作記載結(jié)論或決議事項(xiàng)的會(huì)議報(bào)告書(shū)、議事記錄項(xiàng)的會(huì)議報(bào)告書(shū)、議事記錄會(huì)議的登場(chǎng)人物會(huì)議的登場(chǎng)人物（掌握會(huì)議成功的關(guān)鍵人物）（掌握會(huì)議成功的關(guān)鍵人物）計(jì)時(shí)人員計(jì)時(shí)人員職責(zé)職責(zé)能夠于時(shí)間內(nèi)結(jié)束意見(jiàn)交換，能夠于時(shí)間內(nèi)結(jié)束意見(jiàn)交換，一旁對(duì)于時(shí)間進(jìn)行管理，也同一旁對(duì)于時(shí)間進(jìn)行管理，也同理支援協(xié)助會(huì)議主持人理支援協(xié)助會(huì)議主持人會(huì)議的登場(chǎng)人物會(huì)議的登場(chǎng)人物（掌握會(huì)議成功的關(guān)鍵人物）（掌握會(huì)議成功的關(guān)鍵人物）簡(jiǎn)報(bào)者簡(jiǎn)報(bào)者職責(zé)職責(zé)對(duì)于會(huì)議的參加者進(jìn)行簡(jiǎn)報(bào)說(shuō)對(duì)于會(huì)議

5、的參加者進(jìn)行簡(jiǎn)報(bào)說(shuō)明，努力朝著自己期望的結(jié)果明，努力朝著自己期望的結(jié)果方向進(jìn)行解說(shuō)。方向進(jìn)行解說(shuō)。會(huì)議的登場(chǎng)人物會(huì)議的登場(chǎng)人物（掌握會(huì)議成功的關(guān)鍵人物）（掌握會(huì)議成功的關(guān)鍵人物）參加者參加者（聽(tīng)眾）（聽(tīng)眾）職責(zé)職責(zé)參加會(huì)議，根據(jù)主持人的會(huì)議參加會(huì)議，根據(jù)主持人的會(huì)議進(jìn)行步調(diào)提出意見(jiàn)，協(xié)助能夠進(jìn)行步調(diào)提出意見(jiàn)，協(xié)助能夠引導(dǎo)出具有建設(shè)性的結(jié)論引導(dǎo)出具有建設(shè)性的結(jié)論 參加會(huì)議參加會(huì)議的準(zhǔn)備事項(xiàng)參加會(huì)議的準(zhǔn)備事項(xiàng)搜集會(huì)議相關(guān)資料，并且事前聽(tīng)取部門(mén)內(nèi)的意見(jiàn)答案會(huì)議的種類(lèi)與要點(diǎn)會(huì)議的種類(lèi)與要點(diǎn)報(bào)報(bào)告告會(huì)會(huì)議議資訊交換會(huì)議為了整合每個(gè)人擁有為了整合每個(gè)人擁有的資訊的會(huì)議，因此的資訊的會(huì)議，因此要確實(shí)記錄以防

6、止重要確實(shí)記錄以防止重要資訊漏失。要資訊漏失?？驮V報(bào)告會(huì)議確實(shí)記錄來(lái)自顧客的確實(shí)記錄來(lái)自顧客的投訴內(nèi)容。在最短的投訴內(nèi)容。在最短的時(shí)候時(shí)內(nèi)，讓上司掌時(shí)候時(shí)內(nèi)，讓上司掌握客訴的應(yīng)對(duì)方法。握客訴的應(yīng)對(duì)方法。會(huì)議的種類(lèi)與要點(diǎn)會(huì)議的種類(lèi)與要點(diǎn)協(xié)協(xié)調(diào)調(diào)會(huì)會(huì)議議問(wèn)題解決會(huì)議掌握問(wèn)題及原因，尋掌握問(wèn)題及原因，尋求解決策略。職取各求解決策略。職取各種不同的意見(jiàn)并與自種不同的意見(jiàn)并與自己的意見(jiàn)進(jìn)行比較，己的意見(jiàn)進(jìn)行比較，找出最佳方案。找出最佳方案。緊急會(huì)議確實(shí)記錄來(lái)自顧客的確實(shí)記錄來(lái)自顧客的投訴內(nèi)容。在最短的投訴內(nèi)容。在最短的時(shí)候時(shí)內(nèi)，讓上司掌時(shí)候時(shí)內(nèi)，讓上司掌握客訴的應(yīng)對(duì)方法。握客訴的應(yīng)對(duì)方法。發(fā)言時(shí)注意事項(xiàng)

7、為何？發(fā)言時(shí)注意事項(xiàng)為何？答案意識(shí)到不同的發(fā)言種類(lèi)，注意不要出現(xiàn)武斷性的口吻。發(fā)言的種發(fā)言的種類(lèi)類(lèi)對(duì)于議題的問(wèn)題點(diǎn)，對(duì)于議題的問(wèn)題點(diǎn)，或是現(xiàn)在發(fā)生了或是現(xiàn)在發(fā)生了怎樣的問(wèn)題等怎樣的問(wèn)題等提出質(zhì)疑提出質(zhì)疑。對(duì)于與議題對(duì)于與議題相關(guān)的資料相關(guān)的資料或資訊等進(jìn)行報(bào)告或資訊等進(jìn)行報(bào)告關(guān)于議題的解決關(guān)于議題的解決方案或改善方法方案或改善方法等進(jìn)行提案等進(jìn)行提案發(fā)言的種發(fā)言的種類(lèi)類(lèi)對(duì)于其他參加對(duì)于其他參加者發(fā)言的感想者發(fā)言的感想對(duì)于其他參加者對(duì)于其他參加者發(fā)言的疑問(wèn)發(fā)言的疑問(wèn)點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)針對(duì)自己發(fā)言針對(duì)自己發(fā)言的疑問(wèn)進(jìn)行回答的疑問(wèn)進(jìn)行回答無(wú)法贊同其他參無(wú)法贊同其他參加者提出的意見(jiàn)加者提出的意見(jiàn)時(shí)，

8、進(jìn)行其他意時(shí)，進(jìn)行其他意見(jiàn)的提案見(jiàn)的提案發(fā)言的種發(fā)言的種類(lèi)類(lèi)贊同其他參加贊同其他參加者提出的意見(jiàn)，者提出的意見(jiàn)，對(duì)于自己也持相同對(duì)于自己也持相同看法表明共同立場(chǎng)看法表明共同立場(chǎng)將所有被提將所有被提出的意見(jiàn)進(jìn)行出的意見(jiàn)進(jìn)行整理，明確找出整理，明確找出對(duì)立的不同意見(jiàn)對(duì)立的不同意見(jiàn)充分議題討論之充分議題討論之后，確認(rèn)達(dá)成共后，確認(rèn)達(dá)成共識(shí)識(shí)會(huì)議的準(zhǔn)備 訂定能夠引導(dǎo)出會(huì)議的目的與目標(biāo)，并以目標(biāo)達(dá)成的過(guò)程訂定能夠引導(dǎo)出會(huì)議的目的與目標(biāo)，并以目標(biāo)達(dá)成的過(guò)程為議題的會(huì)議！為議題的會(huì)議！目的為什么要召開(kāi)會(huì)議？主辦者是否能夠掌握現(xiàn)狀和目的？參加者是否能夠掌握現(xiàn)狀和目的？參加者參加者的人數(shù)是否適當(dāng)？參加者是否準(zhǔn)備

9、萬(wàn)全？是否從各單位部門(mén)選擇參加者方法司儀與會(huì)議主持人是否已經(jīng)決定？會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者參與會(huì)議的程度為何？費(fèi)用會(huì)議的所需花費(fèi)是否控制在預(yù)算內(nèi)？對(duì)于臨時(shí)的花費(fèi)支出是否有預(yù)先準(zhǔn)備？場(chǎng)所是否是參加者容易聚集的場(chǎng)所？是否選擇符合參加人數(shù)的會(huì)議場(chǎng)所？是否有沒(méi)有噪音干擾的環(huán)境？目標(biāo)主辦者是否能夠掌握目標(biāo)？參加者是否能夠掌握目標(biāo)？?jī)?nèi)容議題是否有經(jīng)過(guò)適當(dāng)?shù)睾Y選？必要的資料是否自己經(jīng)送達(dá)各參加者的手上？時(shí)間是否參加者容易聚集的日期？議題是否符合開(kāi)會(huì)的時(shí)機(jī)？能控制在二個(gè)小時(shí)之內(nèi)結(jié)束會(huì)議嗎？召開(kāi)會(huì)議時(shí)，首先應(yīng)該要做什么？如何預(yù)測(cè)會(huì)議所需花費(fèi)的時(shí)間如何預(yù)測(cè)會(huì)議所需花費(fèi)的時(shí)間？答案答案使用一個(gè)人的發(fā)言時(shí)間X次數(shù)X出席人數(shù)+十分鐘

10、預(yù)留的公式需要花費(fèi)長(zhǎng)時(shí)間的會(huì)議與短時(shí)間就能結(jié)束的會(huì)議需要花費(fèi)長(zhǎng)時(shí)間的會(huì)議與短時(shí)間就能結(jié)束的會(huì)議決定會(huì)議場(chǎng)所的重點(diǎn)？答案答案以最少的成本和以最少的成本和時(shí)間能夠聚集的場(chǎng)地，時(shí)間能夠聚集的場(chǎng)地，選擇出配合人數(shù)選擇出配合人數(shù)的會(huì)議場(chǎng)所。的會(huì)議場(chǎng)所。準(zhǔn)備必備用品時(shí)，哪些是應(yīng)該留意的事項(xiàng)?答案答案必備用品必須事先大量準(zhǔn)必備用品必須事先大量準(zhǔn)備，以避免會(huì)議進(jìn)行中有備，以避免會(huì)議進(jìn)行中有不足夠的情形發(fā)生。不足夠的情形發(fā)生。的操作等成為的操作等成為現(xiàn)代會(huì)議中不可或缺現(xiàn)代會(huì)議中不可或缺的工俱。視覺(jué)化處理的工俱。視覺(jué)化處理簡(jiǎn)單且美觀，也可以簡(jiǎn)單且美觀，也可以加入照片加入照片將影帶或電腦畫(huà)面將影帶或電腦畫(huà)面擴(kuò)大播放

11、時(shí)所必須的工具。擴(kuò)大播放時(shí)所必須的工具。影帶國(guó)為是利用動(dòng)畫(huà)作影帶國(guó)為是利用動(dòng)畫(huà)作為資料使用的關(guān)系，除了視為資料使用的關(guān)系，除了視覺(jué)上的效果，聽(tīng)覺(jué)上也都更覺(jué)上的效果，聽(tīng)覺(jué)上也都更有助于聽(tīng)眾的理解有助于聽(tīng)眾的理解當(dāng)會(huì)議不只是單純?yōu)榱藗鬟_(dá)資訊就結(jié)束時(shí)，有可能需要使用到各種的AV機(jī)器。為了因應(yīng)這樣的需求，必須事前調(diào)度備妥所需的機(jī)器。除了召開(kāi)會(huì)議者、會(huì)除了召開(kāi)會(huì)議者、會(huì)議的目的、時(shí)間與場(chǎng)議的目的、時(shí)間與場(chǎng)所、議題和目標(biāo)之外所、議題和目標(biāo)之外，準(zhǔn)備事項(xiàng)也務(wù)必加，準(zhǔn)備事項(xiàng)也務(wù)必加以注明。以注明。會(huì)議的概要會(huì)議的概要目的、目標(biāo)、議題、時(shí)間和場(chǎng)所目的、目標(biāo)、議題、時(shí)間和場(chǎng)所 .議程的制作議程的制作參加者的準(zhǔn)備項(xiàng)

12、目務(wù)必加以注明參加者的準(zhǔn)備項(xiàng)目務(wù)必加以注明對(duì)于會(huì)議的關(guān)鍵人物，在議程制作完成對(duì)于會(huì)議的關(guān)鍵人物，在議程制作完成前以及發(fā)布后到會(huì)議召開(kāi)的幾天前，一前以及發(fā)布后到會(huì)議召開(kāi)的幾天前，一定要事先確認(rèn)出席。定要事先確認(rèn)出席。參加者的決定參加者的決定選擇富有變化的成員構(gòu)成選擇富有變化的成員構(gòu)成避免人數(shù)過(guò)多，以必要的最避免人數(shù)過(guò)多，以必要的最少人數(shù)為原則少人數(shù)為原則收到議程的參收到議程的參加者，依照議程加者，依照議程內(nèi)容針對(duì)會(huì)議進(jìn)內(nèi)容針對(duì)會(huì)議進(jìn)行準(zhǔn)備行準(zhǔn)備于一周前發(fā)布通知：于一周前發(fā)布通知：1.1.口頭口頭2.2.電話電話3.3.傳真?zhèn)髡?.4.電子郵件書(shū)類(lèi)的傳閱、親自送達(dá)、郵寄電子郵件書(shū)類(lèi)的傳閱、親自送達(dá)

13、、郵寄可以選擇對(duì)專(zhuān)業(yè)用語(yǔ)具有可以選擇對(duì)專(zhuān)業(yè)用語(yǔ)具有某種程度理解、字體工整某種程度理解、字體工整的人做會(huì)議記錄。的人做會(huì)議記錄。何謂引導(dǎo)型會(huì)議？答案由會(huì)議主持人擔(dān)任主由會(huì)議主持人擔(dān)任主導(dǎo)者，以中立的立場(chǎng)導(dǎo)者，以中立的立場(chǎng)主持，由全體成員參主持，由全體成員參加的會(huì)議。加的會(huì)議。通常在會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者所負(fù)責(zé)執(zhí)行的會(huì)議中決定事通常在會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者所負(fù)責(zé)執(zhí)行的會(huì)議中決定事項(xiàng)多半會(huì)以領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)人意思為基準(zhǔn)。參加者項(xiàng)多半會(huì)以領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)人意思為基準(zhǔn)。參加者會(huì)有受限的感受，絕大部分這類(lèi)型的會(huì)議會(huì)發(fā)會(huì)有受限的感受，絕大部分這類(lèi)型的會(huì)議會(huì)發(fā)生信服或滿意度偏低的情形。生信服或滿意度偏低的情形。一方面誘導(dǎo)全體參加者提出一方面誘導(dǎo)

14、全體參加者提出意見(jiàn)，另一方面要掌控管理意見(jiàn)，另一方面要掌控管理會(huì)議進(jìn)行。會(huì)議進(jìn)行。答案答案會(huì)議的進(jìn)行會(huì)議的進(jìn)行進(jìn)間的控制進(jìn)間的控制促使目標(biāo)達(dá)成的議論進(jìn)行受到控制促使目標(biāo)達(dá)成的議論進(jìn)行受到控制誘導(dǎo)全體參加誘導(dǎo)全體參加從中立的立場(chǎng)引導(dǎo)出參加者的意見(jiàn)從中立的立場(chǎng)引導(dǎo)出參加者的意見(jiàn)讓參加者沒(méi)有上下位階關(guān)系的意識(shí)讓參加者沒(méi)有上下位階關(guān)系的意識(shí)會(huì)議的進(jìn)行方式會(huì)議的進(jìn)行方式首先會(huì)議主持人必須做的事情是什么？首先將期待的事項(xiàng)傳達(dá)首先將期待的事項(xiàng)傳達(dá)給知參加者，試圖提升給知參加者，試圖提升參加者的動(dòng)機(jī)參加者的動(dòng)機(jī)答案答案會(huì)議規(guī)則的設(shè)定為了召開(kāi)具有建設(shè)性的會(huì)議，在一開(kāi)始就訂定會(huì)議規(guī)則是非常重要的。規(guī)則當(dāng)中必須制定

15、發(fā)言的方式以及發(fā)言時(shí)間等。對(duì)于發(fā)言內(nèi)容，類(lèi)似反正都是不會(huì)成功的、一直以來(lái)都是這么做的等否定性言語(yǔ)或只想維持現(xiàn)狀的言語(yǔ)，都是禁止的事項(xiàng)。跳脫上下位階關(guān)系及部屬的利益等藩離，設(shè)定包括能夠自由提出相反言論等的規(guī)則，是絕對(duì)有必要的。嚴(yán)禁否定性發(fā)言如何使偏離方向的討論回到主題？如何使偏離方向的討論回到主題？在會(huì)議的過(guò)程中進(jìn)行整理與歸納在會(huì)議的過(guò)程中進(jìn)行整理與歸納，針對(duì)整體觀念進(jìn)行再確認(rèn)。，針對(duì)整體觀念進(jìn)行再確認(rèn)。答案答案1234情緒逐漸高漲而演變情緒逐漸高漲而演變成激烈辨論的開(kāi)始成激烈辨論的開(kāi)始出現(xiàn)許多意見(jiàn)后，忘出現(xiàn)許多意見(jiàn)后，忘記之前已經(jīng)提出過(guò)什記之前已經(jīng)提出過(guò)什么意見(jiàn)么意見(jiàn)忘記本來(lái)的目標(biāo)，失忘記本來(lái)

16、的目標(biāo)，失去會(huì)議的方向去會(huì)議的方向只在意細(xì)部問(wèn)題，而只在意細(xì)部問(wèn)題，而忽視整體的樣貌似忽視整體的樣貌似會(huì)議的歸納方法會(huì)議的歸納方法1.討論中斷時(shí)2.持續(xù)不斷提出意見(jiàn)時(shí)3.對(duì)立的意見(jiàn)發(fā)展成激烈辯論時(shí)4.討論冗長(zhǎng)時(shí)5.休息之后6.討論的方向性已經(jīng)偏離本來(lái)的目標(biāo)時(shí)7.不再有意見(jiàn)被提出時(shí)歸納整理意見(jiàn)的行為，可以讓發(fā)生糾紛或演變成激烈辯論的會(huì)議稍微冷靜下來(lái)，也具有讓陷于膠者狀態(tài)的討論重新活絡(luò)化的功能。擔(dān)任會(huì)議主持人，這是一項(xiàng)必須具備的技巧。會(huì)議的總結(jié)方法制作能夠書(shū)寫(xiě)會(huì)議形式及內(nèi)容的表格模式，制作能夠書(shū)寫(xiě)會(huì)議形式及內(nèi)容的表格模式，并制作報(bào)告書(shū)。并制作報(bào)告書(shū)。會(huì)議結(jié)束后。制作會(huì)議報(bào)告書(shū)會(huì)議結(jié)束后。制作會(huì)議報(bào)

17、告書(shū)會(huì)議報(bào)告書(shū)的效果會(huì)議報(bào)告書(shū)的效果明確表示會(huì)議明確表示會(huì)議的結(jié)論及實(shí)際的結(jié)論及實(shí)際項(xiàng)目項(xiàng)目成為作為會(huì)議成為作為會(huì)議評(píng)價(jià)和反省用評(píng)價(jià)和反省用的資料的資料可以參加者之可以參加者之間形成共識(shí)間形成共識(shí)防止不必要防止不必要誤解的產(chǎn)生誤解的產(chǎn)生保存文化部會(huì)保存文化部會(huì)議記錄，并能議記錄，并能在日后加以在日后加以活用活用會(huì)議報(bào)告書(shū)的制作方法淺顯易懂的報(bào)告書(shū)制作重點(diǎn)。淺顯易懂的會(huì)議淺顯易懂的會(huì)議報(bào)告書(shū)的報(bào)告書(shū)的7 7大原大原則則以公正的立場(chǎng)書(shū)寫(xiě)不加入個(gè)人的意見(jiàn)或評(píng)價(jià)，依照事實(shí)記當(dāng)內(nèi)容。嚴(yán)禁偏向于特定參加者的立場(chǎng)，或是迎合上司或前輩的書(shū)寫(xiě)方式簡(jiǎn)短書(shū)寫(xiě)條列式書(shū)寫(xiě)，注意寫(xiě)一條項(xiàng)目的文字要簡(jiǎn)短扼要，不要變成長(zhǎng)篇文章。圖表另行整理在其他紙上，作為參考圖表明確寫(xiě)出反對(duì)意見(jiàn)的否決理由確認(rèn)被否認(rèn)掉反對(duì)意見(jiàn)的否決理由，以防止日后有疑問(wèn)發(fā)生以具體的表面書(shū)寫(xiě)避名暖昧的表現(xiàn)，將決定事項(xiàng)和實(shí)施項(xiàng)目清楚明了加以記錄書(shū)寫(xiě)明確寫(xiě)出會(huì)議會(huì)該做些什么會(huì)議后參加者的實(shí)施項(xiàng)目，應(yīng)明確記載到什么時(shí)候止、由誰(shuí)必須做些什么事情明確提出決定方案的根據(jù)明確提出被用意見(jiàn)的采用理由，以防止日后有疑問(wèn)發(fā)生。寫(xiě)出達(dá)成決定之前的中間過(guò)程出現(xiàn)什么的意見(jiàn)、經(jīng)過(guò)什么的過(guò)程，以及達(dá)成什么的結(jié)論等，都應(yīng)正確加以記錄書(shū)寫(xiě)。根據(jù)七項(xiàng)重要原則為基楚，制作簡(jiǎn)單易懂的報(bào)告書(shū)。讓決定事項(xiàng)確實(shí)實(shí)行的方法分發(fā)明確記載由誰(shuí)、該在什么時(shí)候?yàn)橹?、完成什么事情?/p>