檔案管理制度及流程

1、公司文件檔案管理制度及流程一、目的加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。二、 適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、 術(shù)語和定義1、 檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。2、 檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。四、 職責(zé)1、 行政人事部：1） 負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)

2、行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；2） 建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3） 收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；4） 負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；5） 提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；6） 負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。2、 其他各部門相關(guān)人員：1）負(fù)責(zé)在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；4）財務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資

3、料；3、 各部門檔案主管人員1）負(fù)責(zé)部門檔案的管理。4、 各部門負(fù)責(zé)人1）負(fù)責(zé)對部門檔案管理監(jiān)督檢查。五、 工作程序1、 檔案資料的收集1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門文件（合同）管理記錄目錄。2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制移交目錄每季度向行政人事部移交。a)歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月25日前。b)檔案資料的標(biāo)識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。c)檔案資料的日常管理：電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制文件（合同）管理記

4、錄目錄，以便檢索利用。文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件檔案柜中。d)檔案借閱(1)借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫借閱審批單。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；e)檔案銷毀對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申

5、請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。2、 檔案管理細(xì)則1）檔案資料的歸檔范圍公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；公司收到的公文， 如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘

6、等；公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、 本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；外出公務(wù)活動 （如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等） 所獲得或形成的檔案資料；財務(wù)檔案資料；各種實物檔案；其他具有利用和保存價值的文件資料。3、檔案資料的歸檔要求歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。一般資料按一

7、份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。4、檔案資料的歸檔時間即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：a) 公

8、司規(guī)定的密級文件；b) 重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；c) 合同、協(xié)議書等正本及過程資料；d) 公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；e) 其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。定期歸檔a) 部門應(yīng)在每月 25 日前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政人事部；b) 部門每年 3 月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；電子聲像檔案的歸檔a) 重要電子聲像檔案應(yīng)實時進(jìn)行、隨辦隨歸。b) 一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。c) 每年 3 月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機

9、保管。5、歸檔文件的等級劃分及保管期限1）需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：文件等級文件類型保管期限一級秘密文件公司各項規(guī)章制度、 簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽、經(jīng)營計劃、 管理決策，單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件， 公司內(nèi)部人員任免、 獎勵、處分等文件材料，財務(wù)報表、 賬冊、資產(chǎn)核算，合同及司法文書等永久二級重要文件會議記錄、重要談話、各種總五年以上6、檔案交接部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫檔案移交清單，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。7、檔案移交公司的流程a) 經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；b) 行政人事部根據(jù)移

10、交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；c) 檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；8、檔案保管檔案編號a) 檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱， 其名稱應(yīng)簡明扼要， 以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。b) 檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照檔案分類編號表，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。c) 檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補之用。d) 檔案分類及編號的增補、 修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。結(jié)、報告

11、、請示批復(fù)、 企劃方面的宣傳方案、 形象展示、涉及工程的文件等三級普通文件員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、倉庫管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、 保管、檔案方面的管理指導(dǎo)、 檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費用申請、辦公用品管理、采購、出車及維修三年e) 建立檔案目錄存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。9、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負(fù)責(zé)解釋。六、 相關(guān)記錄1、 文件（合同）管理記錄目錄2、 文件檔案移交目錄3、 檔案移交清單表4、 檔案借閱審批單5、 檔案分類編號表6、 檔案管理流程文件（合同）管理記錄目錄記錄編號 : 日期：序號文件（合同）編號標(biāo)題需抄送的相關(guān)

12、部門接收部門原/ 復(fù)接收人備注移交目錄記錄編號 : 日期：序號文件（合同）編號標(biāo)題名稱頁數(shù)原/ 復(fù)備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案移交清單表記錄編號 : 日期：移交性質(zhì)? 離職調(diào)崗歸檔檔案所屬年度檔案類別保管期限數(shù)量永久長期短期合計移交說明移交人：接收意見? 接收人：移交人（部門）? 經(jīng)辦人：移交日期：年月日接收人（部門）?經(jīng)辦人：接收日期：年月日見證人：日期：年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案借閱審批單記錄編號 : 日期：借閱部門借閱人借閱部門經(jīng)理總經(jīng)理副總行政人事部部門經(jīng)理使用目的序號借閱內(nèi)容復(fù)印借閱歸還日期備注檔 案 目

13、錄卷宗號：目錄號：部門：日期：案卷順序號立卷類目號案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注檔案分類編號表tyyk+ 部門+類別+年份+編號文件部門類別行政中心xz 財務(wù)采購部cw 市場運營中心sc 客服部kf 質(zhì)管部zg 食品技術(shù)部sp 環(huán)境技術(shù)部hj 放射衛(wèi)生技術(shù)部fw 職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)部zw 檢測中心外發(fā)公文wf xzwf 收到公文sd xzsd 會議資料hy xzhy cwhy schy kfhy zghy sphy hjhy fwhy zwhy jchy 發(fā)展計劃jh xzjh cwjh scjh kfjh zgjh spjh hjjh fwjh zwjh jcjh 制度文件zd xzzd cwzd sczd kfzd zgzd spzd hjzd fwzd zwzd jczd 合同協(xié)議ht xzht cwht scht kfht zght spht hjht fwht zwht jcht 月度文件y