資料歸檔規(guī)范

1、.資料歸檔規(guī)范1. 目的規(guī)范公司的所有資料歸檔管理工作，確保公司業(yè)務(wù)信息安全。2. 范圍適用于本公司所有資料歸檔管理工作。3. 職責(zé)3.1 各部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的記錄資料保存和整理。3.2 IT管理人員負(fù)責(zé)全公司電腦中的電子記錄歸檔管理。3.3 人事行政部定期收集全公司的記錄資料進(jìn)行歸檔保存。4. 要求4.1業(yè)務(wù)資料范圍和形式4.1.1 本公司列入歸檔要求的資料包括：a) 顧客檔案資料；b) 與顧客的合約文件；c) 顧客提供的相關(guān)資料；d) 各部門業(yè)務(wù)開展過程產(chǎn)生的記錄資料；e) 電腦、網(wǎng)絡(luò)中的電子記錄；f) 采購過程相關(guān)資料。g) 財(cái)務(wù)部所有相關(guān)資料4.1.2 資料的形式包括：書面、電子、圖

2、像、視頻、錄音帶等。4.2歸檔基本原則a) 分散集中原則：各部門資料自行分散保存和整理，人事行政部定期收集統(tǒng)一歸檔；b) 及時完整原則：所有資料應(yīng)在資料產(chǎn)生之后及時并完整的收集；c) 真實(shí)有效原則：所有資料應(yīng)如實(shí)產(chǎn)生，如實(shí)保存，確保有效；d) 規(guī)范管理原則：資料歸檔要求責(zé)權(quán)明確，管理科學(xué)規(guī)范。4.3歸檔管理要求4.3.1 各類資料由第一責(zé)任人負(fù)責(zé)收集保存，并定期移交歸檔。4.3.2 各部門各崗位人員產(chǎn)生資料后，應(yīng)在本項(xiàng)任務(wù)結(jié)束后10內(nèi)進(jìn)行整理后保存，并在3個月后移交歸檔。財(cái)務(wù)部應(yīng)在每月終了要及時將當(dāng)月形成的會計(jì)資料收集齊全、完整，3個月后統(tǒng)一進(jìn)行裝訂，不得遺漏。會計(jì)年度終了后，第二年的第一季度

3、，移交集中入庫，統(tǒng)一管理。4.3.3 歸檔資料應(yīng)使用原始版本，責(zé)任人視需要個人保留副本資料。4.3.4 資料移交前，應(yīng)按相關(guān)追溯特點(diǎn)進(jìn)行整理、組卷，并編制索引目錄。4.3.5 資料中的記錄填制要求和保存期限等按質(zhì)量手冊4.2.4規(guī)定執(zhí)行。4.3.6 公司網(wǎng)站、網(wǎng)絡(luò)及T3軟件中的數(shù)據(jù)，由管理人員定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并每季度刻錄一次進(jìn)行歸檔保存；各崗位電腦中的資料，由使用人員視工作需要進(jìn)行備份管理；必要時，應(yīng)將電子資料打印成書面歸檔保存。4.3.7 人事行政部管理人員每季度對各部門保存達(dá)3個月以上的資料進(jìn)行收集歸檔管理，除各部門日常工作所需的資料外，其他資料全部統(tǒng)一歸檔保存。資料收集交接時，填制“資

4、料交接記錄”。4.3.8 人事行政部管理人員對收集的資料進(jìn)行統(tǒng)一分類、建冊、編制目錄、保存。涉及公司機(jī)密的資料應(yīng)列為密卷，確定密級，歸檔時應(yīng)在檔案封面右上角加蓋密卷章。4.3.9 人事行政部應(yīng)設(shè)立用于保存業(yè)務(wù)資料的專用場所，并配備相應(yīng)的防盜、防火、防強(qiáng)光、防潮濕、防蟲蛀等方面的設(shè)施，確保資料的安全性和有效性。4.3.10 歸檔資料每年終進(jìn)行一次全面的清查和整理，檢查資料的完整性、對應(yīng)性；發(fā)現(xiàn)資料破損或遺失時，應(yīng)聯(lián)系資料提供部門盡可能重新提供副本或相關(guān)資料；超過保存期限或破損無法繼續(xù)保留的資料，進(jìn)行作廢處理。4.4借閱和作廢處理4.4.1 本公司工作人員需查閱已歸檔資料時，應(yīng)填寫“文件借閱登記表”，查閱尚在部門保管中的資料，由保管部門主管批準(zhǔn)；查閱已集中歸檔的資料，由人事行政部主管批準(zhǔn)。4.4.2 作廢的歸檔資料需銷毀時，應(yīng)報(bào)公司經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀，銷毀應(yīng)由部門