辦公室檔案管理制度

1、辦公室檔案管理制度為加強(qiáng)醫(yī)院辦公室檔案的科學(xué)管理，保證檔案資料的系統(tǒng)性與完 整性，現(xiàn)結(jié)合實(shí)際情況，特制定本制度。一、立卷、歸檔（聘請(qǐng)縣檔案局專職人員）第一條各部門(mén)平時(shí)要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門(mén)的一項(xiàng)重要任務(wù)，必須認(rèn)真做好。第二條各類(lèi)文件材料由辦公室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。辦公室對(duì)各部門(mén) 文件立卷工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并做好應(yīng)歸檔文件案卷的接收歸檔工 作。第三條文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、 具有 查考利用價(jià)值的各種文件（包括收、 發(fā)文電，內(nèi)部文件，各種會(huì)議文 件，文件匯編，簿、冊(cè)、圖表，出版編輯物原稿、磁盤(pán)等） ，均屬立 卷歸檔范圍。第四條立卷的原則。遵

2、循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史 聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價(jià)值，便于保管和利用。第五條立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類(lèi)，分年度、分級(jí)別、分 問(wèn)題、分保管期限的方法立卷。1、分年度。將文件按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)。2、分級(jí)別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。3、分問(wèn)題。將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題分開(kāi)。4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價(jià)值，將文件按不同的保管期限分 開(kāi)。5、保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種(1 )永久保存。凡是反映部門(mén)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的(例如章 程、申請(qǐng)批文等)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，劃為永久保存。(2 )長(zhǎng)期保存。凡是在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)部門(mén)需要查考的文件，戈U為長(zhǎng) 期保存

3、。長(zhǎng)期保存為15年至50年。(3 )短期保存。凡是在較短時(shí)間內(nèi)部門(mén)需要查考的各種文件，劃為短期保存。短期保存為15年以下。第六條文件的組合。組合的基本作法如下：1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問(wèn)題組合。 同一問(wèn)題的請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。2、會(huì)議文件應(yīng)單獨(dú)組合。3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等各類(lèi)表格文件，應(yīng)組合在一起。4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按部門(mén)或社團(tuán)名稱組合。5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。第七條檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總 結(jié)在后；正件在前，附件在后；印件在

4、前，定稿在后；案件材料中結(jié) 論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成 時(shí)間先后排列。第八條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔 2份或3份。對(duì)無(wú)保存價(jià)值和重份文件，需要辦理銷(xiāo)毀手續(xù)。第九條歸檔時(shí)間。部門(mén)應(yīng)于活動(dòng)后一周內(nèi)，將應(yīng)立卷歸檔的文件整理 立卷，向辦公室移交歸檔。第十條歸檔文件案卷的要求。部門(mén)移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合下列要 求：1、歸檔文件齊全、完整。2、每個(gè)案卷必須填寫(xiě)案卷文件目錄、編件號(hào)、頁(yè)號(hào)、案卷封面，填 寫(xiě)時(shí)用中性筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡工整、清晰。3、檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡(jiǎn)練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須 揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。第十一條案卷文

5、件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文 檔保存在辦公室。二、檔案的管理和利用第十二條辦公室按照校研究生會(huì)對(duì)檔案管理的要求，對(duì)存放的各類(lèi)檔 案進(jìn)行分類(lèi)整理，分類(lèi)保管，編制各類(lèi)檢索目錄，搞好檔案的借閱利 用、統(tǒng)計(jì)等工作。第十三條經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審查批 準(zhǔn)后，按程序進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀。第十四條辦公室的管理貫徹 以防為主，防治結(jié)合”的原則。經(jīng)常檢查 防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況，對(duì)破損、 字跡褪色、紙張變色的檔案，要 有計(jì)劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制，保護(hù)檔案的安全與完整。第十五條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù) 與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還。第十六條借用檔案人員必須愛(ài)護(hù)檔案， 要保證檔案的安全與保密。不 得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時(shí)，辦公室 人員要仔細(xì)檢查，發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時(shí)向分管主席報(bào) 告，按有關(guān)規(guī)定處理。第十七條辦公室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認(rèn)真負(fù)責(zé)，按 規(guī)定提供利用。填寫(xiě)好查閱檔案登記表。第十八條平時(shí)匯集，按實(shí)際順序或內(nèi)容分類(lèi)、