上海震旦家具有限公司SAP實(shí)施專案物料管理-生產(chǎn)性物料標(biāo)準(zhǔn)采購流程

1、生產(chǎn)性物料標(biāo)準(zhǔn)采購流程1. 流程說明此流程適用于所有標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)性物料及輔料的采購作業(yè)。所有的標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)性物料及輔料采購都必須遵循由系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)換，原則上不開放手工輸入訂單作業(yè)。（上述作業(yè)前提：所有各區(qū)域工廠及采購組織都必須確保所采購的物料的采購信息記錄、貨源清單及供應(yīng)商主檔已經(jīng)完整正確地維護(hù)在系統(tǒng)中）。若需要手工輸入訂單（如供應(yīng)商返利、罰扣；倉庫不良品退廠維修、倉庫呆滯品退廠等），必須有線外手工的單據(jù)做輔證，如：供應(yīng)商返利訂單必須具有供應(yīng)商原則主管簽核的對(duì)帳單；供應(yīng)商罰扣必須具有供應(yīng)商罰扣單；倉庫不良品退廠維修必須有經(jīng)倉庫主管簽核的維修清單；倉庫呆滯品退廠必須有經(jīng)倉庫主管簽核的領(lǐng)料單據(jù)。采購部各

2、課指定專人每日在系統(tǒng)中檢查采購申請(qǐng)單4次（8：30、10：30、13：30、15：30），并在線執(zhí)行采購申請(qǐng)單自動(dòng)指派（ME57）及系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)換采購訂單（ME59）的動(dòng)作。為確保當(dāng)天所有采購申請(qǐng)單都能全部轉(zhuǎn)換完成，要求采購專人每日與生產(chǎn)計(jì)劃人員確定當(dāng)天PR的首張?zhí)柎a及末張?zhí)柎a。采購訂單執(zhí)行線外簽核，因此所有采購訂單必須從系統(tǒng)中打印出來，依權(quán)責(zé)層呈簽核。經(jīng)MRP轉(zhuǎn)換生成的訂單，簽至采購部主管；各區(qū)域之采購訂單，則授權(quán)于區(qū)域采購主管簽核。海外訂單必須呈至物流處主管簽核。在所有訂單發(fā)注至供應(yīng)商后，各采購員必須追蹤所有訂單的回復(fù)狀況。所有廠商回復(fù)要求必須在4個(gè)工作小時(shí)內(nèi)完成。采購員確認(rèn)廠商回復(fù)的交期是

3、否符合訂單需求，若有差異，則必須進(jìn)行線外答交，即開立交貨異常通知單（標(biāo)注采購申請(qǐng)單號(hào)碼及遞延的交貨時(shí)間）給計(jì)劃人員，同時(shí)在系統(tǒng)中針對(duì)采購訂單交期做修正。在完成所有確認(rèn)及答交動(dòng)作后，采購人員必須全程進(jìn)行訂單交期管控作業(yè)（ME2L，以及query“采購訂單入庫查詢”，以確保物料按時(shí)入倉。2. 流程圖3. 系統(tǒng)操作3.1. 操作范例例一：在FP00（總部及華東區(qū)生產(chǎn)采購組織）及FW00工廠（嘉定倉）下，維護(hù)采購信息記錄及貨源清 單（注意：貨源清單適用與針對(duì)物料只有唯一一家供應(yīng)商，若一種物料如鋼板，同時(shí)存在幾個(gè)供 應(yīng)商供貨時(shí)，不啟動(dòng)貨源清單這項(xiàng)系統(tǒng)功能）例二：在FPOO（總部及華東區(qū)生產(chǎn)采購組織）下，

4、由系統(tǒng)自動(dòng)分配處理采購申請(qǐng)單例三：在FPOO（總部及華東區(qū)生產(chǎn)采購組織）下，由系統(tǒng)自動(dòng)執(zhí)行采購訂單生成例四：在FPOO（總部及華東區(qū)生產(chǎn)采購組織）下，對(duì)已生成的采購訂單進(jìn)行交期更改例五：在系統(tǒng)中執(zhí)行采購訂單追蹤（清單顯示）：交期（應(yīng)入未入狀況）、發(fā)票等狀況3.2. 系統(tǒng)菜單及交易代碼后勤®物料管理®采購®主數(shù)據(jù)®信息記錄®創(chuàng)建交易代碼：ME11后勤®物料管理®采購®主數(shù)據(jù)®信息記錄®更改交易代碼：ME12后勤®物料管理®采購®主數(shù)據(jù)®信息記錄®顯

5、示交易代碼：ME13后勤®物料管理®采購®主數(shù)據(jù)®貨源清單®后繼功能®生成交易代碼：ME05后勤®物料管理®采購®采購申請(qǐng)®后繼功能®分配和處理交易代碼：ME57后勤®物料管理®采購®采購訂單®創(chuàng)建®由采購請(qǐng)求自動(dòng)產(chǎn)生交易代碼：ME59后勤®物料管理®采購®采購訂單®更改交易代碼：ME22N后勤®物料管理®采購®采購訂單®清單顯示®按供應(yīng)商交易代碼

6、：ME2L3.3. 系統(tǒng)屏幕及欄位解釋例一：在FP00（總部及華東區(qū)生產(chǎn)采購組織）及FW00工廠（嘉定倉）下，創(chuàng)建、修改、顯示采購信息記錄（ME11，ME12，ME13）欄位名稱欄位說明資料范例供應(yīng)商必輸項(xiàng)，輸入提供物料的供應(yīng)商10000071物料必輸項(xiàng)101118采購組織必輸項(xiàng)FP00（總部及華東區(qū)采購組織）工廠必輸項(xiàng)FW00嘉定倉信息類別必輸項(xiàng)，確定對(duì)供應(yīng)商的采購類型注意：“管道線”不適用于我方目前生產(chǎn)性采購作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)按或<Enter>鍵進(jìn)入下一個(gè)畫面。欄位名稱欄位說明資料范例供應(yīng)商數(shù)據(jù)可選項(xiàng)，如果在系統(tǒng)中完成供應(yīng)商主檔相關(guān)資料之維護(hù)，則將在此屏中可以由系統(tǒng)自動(dòng)帶出原產(chǎn)地?cái)?shù)據(jù)非必

7、輸項(xiàng)訂單單位（采購）必輸項(xiàng)，指實(shí)際下達(dá)采購訂單時(shí)所用的物料單位若訂單單位與物料主數(shù)據(jù)單位不相符時(shí)，必須維護(hù)相應(yīng)換算公式“可變訂單單位”激活后，可以允許實(shí)際下單時(shí)的單位與采購信息記錄不相符。若要設(shè)定訂單單位與采購單價(jià)的單位不相同，則點(diǎn)擊“條件”進(jìn)入計(jì)劃價(jià)格有效時(shí)間內(nèi)，修改價(jià)格生成時(shí)間后，輸入相應(yīng)采購單價(jià)的單位，存盤后回到第一屏，再次進(jìn)入，在“一般數(shù)據(jù)”中執(zhí)行數(shù)量轉(zhuǎn)換按或<Enter>鍵進(jìn)入下一個(gè)畫面。欄位名稱欄位說明資料范例計(jì)劃交貨時(shí)間必輸項(xiàng)，輸入與供應(yīng)商確認(rèn)的采購導(dǎo)期10天采購組必輸項(xiàng)，輸入與此供應(yīng)商維持業(yè)務(wù)往來的采購員代碼106凈價(jià)必輸項(xiàng)，輸入供應(yīng)商對(duì)此物料的報(bào)價(jià)（未稅價(jià)）454

8、RMB國際貿(mào)易條件可選項(xiàng)，若供應(yīng)商為海外廠商，則在此欄位中輸入國際貿(mào)易條件按或<Enter>鍵進(jìn)入下一個(gè)畫面。欄位名稱欄位說明資料范例參考非必輸項(xiàng)，若該供應(yīng)商有報(bào)價(jià)單，則將報(bào)價(jià)單號(hào)碼輸入此欄位，并填注報(bào)價(jià)生效日期報(bào)價(jià)單：6000000023生效日期：2001/04/01按或<Enter>鍵進(jìn)入下一個(gè)畫面。確定是否有文本需求，確認(rèn)存盤，結(jié)束任務(wù),系統(tǒng)提示采購信息記錄已經(jīng)建立完成，如下屏：輸入ME12，執(zhí)行采購信息記錄修改：欄位名稱欄位說明資料范例供應(yīng)商、物料、采購組織、工廠若無法確認(rèn)采購信息記錄號(hào)碼狀況下，此部分欄位為必輸項(xiàng)，不能缺其一供應(yīng)商：10000071物料：101

9、118采購組織：FP00工廠：FWOO采購信息記錄在無法確認(rèn)供應(yīng)商、物料、采購組、工廠的資料狀況下，采購信息記錄的號(hào)碼為必輸項(xiàng)按或<Enter>鍵進(jìn)入下一個(gè)畫面。根據(jù)實(shí)際需求，執(zhí)行欄位項(xiàng)目更改。確認(rèn)后存盤，系統(tǒng)自動(dòng)提示采購信息記錄已更改，如下屏：在系統(tǒng)中顯示采購信息記錄（ME13）欄位名稱欄位說明資料范例供應(yīng)商、物料若無法確定采購信息記錄號(hào)碼時(shí)，為必輸項(xiàng)供應(yīng)商：10000071物料：101118采購信息記錄若無法確定供應(yīng)商及物料時(shí)，為必輸項(xiàng)按或<Enter>鍵進(jìn)入下一個(gè)畫面。因上述兩屏僅提供顯示功能，不能對(duì)任何欄位進(jìn)行修改。查詢完畢后，按換檔+F3退出此屏，結(jié)束任務(wù)。例

10、二：在FPOO（總部及華東區(qū)生產(chǎn)采購組織）下，由系統(tǒng)自動(dòng)分配處理采購申請(qǐng)單（ME57）按上圖紅圈標(biāo)記或F8，進(jìn)入下一畫面。點(diǎn)選取需求系統(tǒng)分配的采購申請(qǐng)單，并按上圖之“自動(dòng)分配”鍵，進(jìn)入下一畫面要使所有采購申請(qǐng)單（PR）能夠順利在系統(tǒng)內(nèi)執(zhí)行“自動(dòng)分配”的前提條件是必須在系統(tǒng)內(nèi)完全維護(hù)供應(yīng)商資料、采購信息記錄，否則只能執(zhí)行手工維護(hù)。在執(zhí)行系統(tǒng)自動(dòng)分配后，屏幕上會(huì)自動(dòng)顯示所維護(hù)的采購信息記錄，如上圖。存盤后，退出此畫面，結(jié)束任務(wù)。例三：在FPOO（總部及華東區(qū)生產(chǎn)采購組織）下，由系統(tǒng)自動(dòng)執(zhí)行采購訂單生成（ME59）欄位名稱欄位說明資料范例采購組織為必輸項(xiàng)，以利在系統(tǒng)中自動(dòng)抓取特定采購區(qū)域下的采購申請(qǐng)

11、FP00：總部及華東區(qū)采購組織工廠為必輸項(xiàng)，以利在系統(tǒng)中自動(dòng)抓取特定工廠下的采購申請(qǐng)F(tuán)W00：嘉定倉采購組為可選項(xiàng)，輸入此欄位后可縮小系統(tǒng)資料抓取范圍，局限在某特定采購員上。新采購訂單為可選項(xiàng)，系統(tǒng)提供搜索范圍條件。一般會(huì)默認(rèn)在每個(gè)公司代碼下，即將搜索范圍放到最大限。可以依據(jù)采購單位實(shí)際需求，轉(zhuǎn)換訂單格式。例如：1、 依據(jù)“每申請(qǐng)”生成一張PO2、 依據(jù)“每發(fā)貨日期”進(jìn)行同一供應(yīng)商、同一交貨日期的物料合并在同一訂單上等。每個(gè)公司代碼其它參數(shù)為可選項(xiàng)，依據(jù)實(shí)際需求點(diǎn)選相關(guān)項(xiàng)目作業(yè)。建議只點(diǎn)選測(cè)試運(yùn)行欄。按或<Enter>鍵進(jìn)入下一個(gè)畫面。上圖中紅圈所標(biāo)示的采購訂單即為例二中采購申請(qǐng)單

12、經(jīng)系統(tǒng)自動(dòng)生成。若系統(tǒng)提列“由于項(xiàng)目錯(cuò)誤采購訂單沒有生成“則表示有例外信息，可以雙擊此條目，進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)一步查詢問題。按換檔+F3退出此屏，完成任務(wù)。 例四：在FPOO（總部及華東區(qū)生產(chǎn)采購組織）下，對(duì)已生成的采購訂單進(jìn)行交期更改（ME22）欄位名稱欄位說明資料范例采購訂單為必輸項(xiàng)，輸入需求修改的采購訂單4500000353按或<Enter>鍵進(jìn)入下一個(gè)畫面。欄位名稱欄位說明資料范例PO數(shù)量為可修改項(xiàng)注意：如果由MRP運(yùn)行所產(chǎn)生的采購訂單數(shù)量不得隨意更改，除非緊急或異動(dòng)訂單。交貨日期為可修改項(xiàng)，依據(jù)與供應(yīng)商最終確認(rèn)的交貨日期，執(zhí)行修改2001/04/20修改為2001/04/25凈價(jià)

13、系統(tǒng)自動(dòng)帶出不得修改，除非為單價(jià)0.01之訂制品；前提是在系統(tǒng)中必須維護(hù)采購信息記錄的價(jià)格條件確認(rèn)修改項(xiàng)目后按鍵，完成任務(wù)，系統(tǒng)提示采購訂單已更改，如下屏：例五：在系統(tǒng)中執(zhí)行采購訂單追蹤（清單顯示）：交期（應(yīng)入未入狀況）、發(fā)票等狀況(ME2L)系統(tǒng)提供采購憑證的多種查詢方式，采購人員可以依據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求進(jìn)行欄位填寫，以選取查詢范圍欄位名稱欄位說明資料范例供應(yīng)商可選項(xiàng)，可以查詢指定供應(yīng)商的采購憑證狀況10000075采購組織可選項(xiàng)，可以將查詢范圍指定在某特定采購組織下FPOO：總部及華東區(qū)采購憑證類型可選項(xiàng)，依據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求查詢相應(yīng)的采購憑證，可以籍由系統(tǒng)輔助資料進(jìn)行查詢WE103：未清收貨采購組可選項(xiàng)，可以將查詢范圍指定在