會(huì)議組織與管理

1、1 1會(huì)議概述會(huì)議概述2 2會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)3 3會(huì)務(wù)工作流程會(huì)務(wù)工作流程4 4 會(huì)務(wù)工作內(nèi)容會(huì)務(wù)工作內(nèi)容目目 的的一、會(huì)議的種類一、會(huì)議的種類 1 1、按規(guī)模分：、按規(guī)模分： 大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。型（數(shù)十人或數(shù)人）。 2 2、按召開(kāi)方式分：、按召開(kāi)方式分： 電話會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、視頻會(huì)。電話會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、視頻會(huì)。 3 3、公司常見(jiàn)會(huì)議類型：、公司常見(jiàn)會(huì)議類型： 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)例會(huì)、員工大會(huì)、公司年會(huì)、股東生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)例會(huì)、員工大會(huì)、公司年會(huì)、股東大會(huì)、業(yè)務(wù)洽談會(huì)、聯(lián)誼會(huì)、表彰會(huì)。大會(huì)、業(yè)務(wù)洽談會(huì)、聯(lián)誼會(huì)、表彰會(huì)。 會(huì)議概述會(huì)議

2、概述二、會(huì)議的要素二、會(huì)議的要素、形式要素：、形式要素：名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議方式。會(huì)議方式。、內(nèi)容要素：、內(nèi)容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。作用。、程序要素：、程序要素：會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開(kāi)始、會(huì)議進(jìn)會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開(kāi)始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。、財(cái)務(wù)要素：、財(cái)務(wù)要素：會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)施。務(wù)設(shè)施。 會(huì)議工作機(jī)構(gòu)會(huì)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接待簽到、錄音錄像、娛樂(lè)活動(dòng)、照相服務(wù)等會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)工作。秘書(shū)組：負(fù)責(zé)擬寫(xiě)會(huì)議方案，準(zhǔn)

3、備各種會(huì)議文件和資料，做好會(huì)議記錄，編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要等。接待組：負(fù)責(zé)生活服務(wù)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療服務(wù)等。財(cái)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)籌使用和收費(fèi)、付帳工作。保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)防火、防盜、人身安全和財(cái)務(wù)安全、保密工作。確定會(huì)議主題確定會(huì)議主題確定會(huì)議名稱確定會(huì)議名稱 確定會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)確定會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)安排會(huì)議議程和日程安排會(huì)議議程和日程制發(fā)會(huì)議通知制發(fā)會(huì)議通知布置會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng) 準(zhǔn)備會(huì)議文件材料準(zhǔn)備會(huì)議文件材料安排食住行安排食住行制定經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制定經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 制作會(huì)議證件制作會(huì)議證件 會(huì)場(chǎng)檢查會(huì)場(chǎng)檢查明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu) 根據(jù)與會(huì)者名單確定規(guī)模根據(jù)與會(huì)者名單確定規(guī)模做好會(huì)議記錄做好會(huì)議記錄組織簽到

4、組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作 報(bào)到及接待工作報(bào)到及接待工作 做好后勤保障工作做好后勤保障工作 編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)會(huì)議信息工作會(huì)議信息工作撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要 催辦與反饋工作催辦與反饋工作 安排與會(huì)人員離會(huì)安排與會(huì)人員離會(huì) 會(huì)議總結(jié)會(huì)議總結(jié)會(huì)議文書(shū)的立卷歸檔會(huì)議文書(shū)的立卷歸檔會(huì)議的宣傳報(bào)道會(huì)議的宣傳報(bào)道 會(huì)務(wù)工作內(nèi)容會(huì)議名稱一般由會(huì)議名稱一般由“單位單位+ +內(nèi)容內(nèi)容+ +類型類型”構(gòu)成構(gòu)成, ,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來(lái)確定。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來(lái)確定。確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。同時(shí)本著精簡(jiǎn)效能的

5、原則。主題。同時(shí)本著精簡(jiǎn)效能的原則。 會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。 會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。席，確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。常用文具。如筆、草稿紙、筆記本等常用文具。印刷設(shè)備。如如筆記本電腦筆記本電腦、復(fù)印打印機(jī)、掃描儀等。會(huì)場(chǎng)基本設(shè)施。如桌椅、照明電器、通風(fēng)機(jī)、衛(wèi)生用具、消防設(shè)施等。會(huì)場(chǎng)裝飾用品。如花卉、旗幟、會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、畫(huà)像、標(biāo)語(yǔ)口號(hào)。視聽(tīng)器材。如麥克風(fēng)、投影儀、黑(白)板、攝像機(jī)、錄音機(jī)

6、、光盤(pán)等。 會(huì)務(wù)組、秘書(shū)組、接待組、財(cái)務(wù)組、會(huì)務(wù)組、秘書(shū)組、接待組、財(cái)務(wù)組、保衛(wèi)組。保衛(wèi)組。出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員，出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員，應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來(lái)確應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來(lái)確定與會(huì)人員。定與會(huì)人員。 要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來(lái)確定。有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、要求來(lái)確定。有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。環(huán)境等因素。 會(huì)議議程是會(huì)議主要活動(dòng)的安排順序，它主要是對(duì)議題活動(dòng)的程序化，即將會(huì)議的議題按討論、審議和表決的次序編排起來(lái)并固定下來(lái)，反映議題的主次、輕重、先后。會(huì)議議程起著維持會(huì)議秩序的作用。 會(huì)議日程是把一天中的各

7、項(xiàng)活動(dòng)按單位時(shí)間具體落實(shí)安排，它不僅細(xì)化圍繞會(huì)議議題的全部活動(dòng)，還包括會(huì)議過(guò)程中其他的輔助活動(dòng)，如聚餐、參觀、考察、娛樂(lè)等等。 會(huì)議通知是向與會(huì)者傳遞召開(kāi)會(huì)議信息的載體，是會(huì)議組織者同與會(huì)者之間會(huì)前溝通的重要渠道。1按通知的形式可分為：口頭通知和書(shū)面通知 2按通知的性質(zhì)可分成：預(yù)備性通知和正式通知 3按通知的名稱分為：會(huì)議通知、邀請(qǐng)信(函、書(shū))、請(qǐng)柬、公告等。4、會(huì)議通知的發(fā)出 （1）要恰當(dāng)把握發(fā)送時(shí)間，應(yīng)讓與會(huì)者在接到通知后，能夠從容做好赴會(huì)準(zhǔn)備，并能準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)議場(chǎng)所為宜。 （2）如需要回復(fù)的會(huì)議通知或預(yù)備通知還可夾入一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對(duì)方有時(shí)間考慮

8、并能及時(shí)回復(fù)。 （3）重要會(huì)議的通知發(fā)出以后，還要及時(shí)用電話與對(duì)方聯(lián)系，詢問(wèn)對(duì)方是否收到和是否赴會(huì)。（1）會(huì)議的指導(dǎo)文件如上級(jí)下發(fā)的政策性和工作部署性文件、上級(jí)指示文書(shū)、本次開(kāi)會(huì)起因文書(shū)等。 （2）會(huì)議的主題文件。如領(lǐng)導(dǎo)人講話稿、代表發(fā)言材料、經(jīng)驗(yàn)介紹材料等。 （3）會(huì)議程序文件。包括議程、日程安排、選舉程序、表決程序等。（4）會(huì)議參考文件。如統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)資料、與會(huì)代表來(lái)信和各類來(lái)訪等的書(shū)面材料。（5）會(huì)議管理文件。包括會(huì)議通知、開(kāi)會(huì)須知、議事規(guī)則、證件、保密制度、作息時(shí)間、生活管理等。會(huì)議飲食管理本著會(huì)議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營(yíng)養(yǎng)、衛(wèi)生第一、保證營(yíng)養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約適合口味、方便

9、節(jié)約”的原則，做好伙食預(yù)算的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作和伙食搭配與烹調(diào)工作. . 會(huì)議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定標(biāo)會(huì)議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會(huì)人員住宿上的要求。準(zhǔn)，盡可能地滿足與會(huì)人員住宿上的要求。 安排好會(huì)議用車，為會(huì)議提供完備的交通服安排好會(huì)議用車，為會(huì)議提供完備的交通服務(wù)務(wù)。 （1）與會(huì)人員的接送與會(huì)人員的接送; ; （2 2）會(huì)議交通工具的安排）會(huì)議交通工具的安排; ; （3 3）與會(huì)人員返回時(shí)，車、船和飛機(jī)票的預(yù)）與會(huì)人員返回時(shí)，車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購(gòu)買訂及購(gòu)買; ; （4 4）會(huì)議文娛活動(dòng)的安排和組織）會(huì)議文娛活動(dòng)的安排和組織; ; （5 5）其他屬于招待方面的工作。）其他屬于招待方面的工作。 2 2、組織簽到、組織簽到 （1 1）秘書(shū)人員代簽到。）秘書(shū)人員代簽到。 （2 2）本人簽到。）本人簽到。記錄頭記錄頭: : 會(huì)議名稱與會(huì)者的發(fā)言、議定事項(xiàng)。與會(huì)者的發(fā)言、議定事項(xiàng)。主持人、記錄人簽字。主持人、記錄人簽字。準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔、明確。準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔、明確。 會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng)；會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng)； 會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解；會(huì)議討論、爭(zhēng)