萬(wàn)科工程系統(tǒng)信息治理作業(yè)指引

1、工程系統(tǒng)信息管理作業(yè)指引編制日期審核日期批準(zhǔn) 日期流程要素流程目標(biāo)：流程時(shí)間要求流程監(jiān)控點(diǎn)數(shù)目流程主要責(zé)任崗位流程涉及職位數(shù)目修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人<十一. X.BI1 Hnw11a -1_1.目的標(biāo)準(zhǔn)工程系統(tǒng)的信息治理，做到統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)那么、統(tǒng)一的分類(lèi)和歸檔治理 方法，實(shí)行臺(tái)帳治理；明確文件處置的流程和經(jīng)辦人閱辦的第一責(zé)任，為工 程治理信息系統(tǒng)建設(shè)制造條件。2 .適用范圍工程及采購(gòu)治理部文件的搜集、標(biāo)識(shí)、審核、發(fā)放、回收、銷(xiāo)毀及歸檔。3 .術(shù)語(yǔ)和概念3.1. 信息：在此特指相關(guān)政府部門(mén)、公司內(nèi)部、監(jiān)理單位、施工單位及相關(guān)合 作單位在工程建設(shè)進(jìn)程中產(chǎn)生的與工程建設(shè)

2、相關(guān)文件資料的總稱(chēng)。3.2. 標(biāo)識(shí)文件：對(duì)文件編號(hào)，并對(duì)其版本及修訂狀態(tài)進(jìn)行標(biāo)記的工作。4 .職責(zé)4.1. 項(xiàng)目秘書(shū)，負(fù)責(zé)信息的接收、標(biāo)識(shí)、記錄、發(fā)放、回收、移交及歸檔并協(xié) 助完成工程完工檔案驗(yàn)收事務(wù)。4.2. 工程及采購(gòu)治理部各專(zhuān)業(yè)工程師、本錢(qián)治理人員、設(shè)計(jì)責(zé)任人及項(xiàng)目報(bào)建人 員，負(fù)責(zé)工程信息的形成、積存、送審、移交歸檔。4.3. 部家世一負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)工程信息的審核、批準(zhǔn)。信息實(shí)行授權(quán)審批制，對(duì)外 發(fā)放信息和對(duì)內(nèi)重要信息必需經(jīng)項(xiàng)目或部門(mén)負(fù)責(zé)人或其授權(quán)代表批準(zhǔn)并 簽署。授權(quán)代表須由部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面授權(quán)，明確授權(quán)范圍并備案。4.4. 總領(lǐng)導(dǎo)辦公室，負(fù)責(zé)接收項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)部移交的信息及完工檔案。5 .工作程

3、序5.1. 辦文5.1.1. 發(fā)文：應(yīng)以會(huì)議或書(shū)面的形式明確各單位文件接收人很多于2人。文件 記錄標(biāo)識(shí)后，項(xiàng)目秘書(shū)填寫(xiě)文件發(fā)放回收記錄表，依照指示或職能發(fā) 放給相關(guān)人員及單位，由接收人簽名確認(rèn)。和重要文件須及時(shí)確認(rèn)是不 是收到，并保留憑據(jù)和確認(rèn)記錄，附于文件發(fā)放回收記錄表上。重 要的也要進(jìn)行記錄，但原那么上盡可能采納會(huì)議記要、聯(lián)系單等書(shū)面文 件。附：文件編號(hào)規(guī)那么：N B中雙7V K-1 Cb.-C.-口口d.口、e浦永J KX.i萬(wàn)科發(fā)文 部門(mén)乂 IT類(lèi)別收文單位PIL號(hào)字段說(shuō)明：a. NBVK寧波萬(wàn)科b.發(fā)文部門(mén)或項(xiàng)目分期，用漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母縮寫(xiě)。后2位為所在項(xiàng) 目的開(kāi)發(fā)期號(hào)。工程及采

4、購(gòu)治理部：GCCGB, JSSA2Q,括號(hào)處內(nèi)容由工程及采購(gòu)治理 部依照需要加注，要征得其他部門(mén)和單位的認(rèn)同，一樣可省略。金色水岸項(xiàng) 目通用文件：JSSATYc.文件類(lèi)別代碼參見(jiàn)下述內(nèi)容：> ZD：制度類(lèi)、規(guī)定類(lèi)文件及治理方法> BG：請(qǐng)示及報(bào)告類(lèi)文件> LX：對(duì)內(nèi)對(duì)外的工程聯(lián)系單、工作聯(lián)系單或指令文件> BX：圖紙、設(shè)計(jì)變更及修改文件> JB：各類(lèi)工程月報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)> JH：各類(lèi)打算、關(guān)于工程打算的文件> JY：各類(lèi)會(huì)議記要> QZ：工程簽證單及工程造價(jià)變更指令性、許諾性、備忘性文件> YS：工程預(yù)（結(jié)）算文件、補(bǔ)充預(yù)算文件，每一個(gè)月工程款請(qǐng)

5、款 報(bào)告> HT：各類(lèi)合同、協(xié)議、委托書(shū)（注）> QT：其它文件說(shuō)明：HT各類(lèi)合同、協(xié)議、委托書(shū)暫沿用總辦、采購(gòu)治理部的編 號(hào)；統(tǒng)一編號(hào)中有彼此沖突的，協(xié)商后由項(xiàng)目總領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)統(tǒng)一；各部門(mén)和項(xiàng) 目部在試行中以為有必要增加其它分類(lèi)或代碼，請(qǐng)隨時(shí)提出。d.收文單位為主送單位的兩位漢語(yǔ)拼音縮寫(xiě)，代碼應(yīng)明確的表達(dá)所有 與本項(xiàng)目有關(guān)的外部單位名稱(chēng)，如有重復(fù)應(yīng)予區(qū)別。如通州建總一TZ, 南通四建NT,上海三建SJo發(fā)公司內(nèi)部或物業(yè)公司的文件，該 項(xiàng)編號(hào)略去不編。文件流水號(hào)以文件夾為單位，從001開(kāi)始編制；假設(shè)順序號(hào)超過(guò)999,那么 從頭開(kāi)始編號(hào)。對(duì)外單位發(fā)文時(shí)，流水號(hào)按主送單位流水編制。關(guān)于發(fā)公

6、司內(nèi)部 或物業(yè)公司的文件那么以統(tǒng)一流水號(hào)依次編制，不按接收部門(mén)不同而流水編號(hào)。文件有效版本標(biāo)識(shí)a） 如收到的文件已有版本標(biāo)識(shí)，那么如實(shí)記錄。b） 項(xiàng)目秘書(shū)負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)放文件的記錄標(biāo)識(shí)，每份文件均要標(biāo)注編號(hào)及版本標(biāo) 識(shí)。C) 無(wú)版本標(biāo)記的，按以下編號(hào)規(guī)那么標(biāo)識(shí)：依照文件不同版本的產(chǎn)生時(shí)刻及 內(nèi)容標(biāo)識(shí)，修訂狀態(tài)從0、1到9依次遞增，版本由A、B.到Z依次遞 增。d)當(dāng)文件發(fā)生版本變更時(shí)，為確保文件的適用與有效性，項(xiàng)目秘書(shū)要統(tǒng)一回 收作廢版本的文件，同時(shí)發(fā)放新生效版本，回收情形填寫(xiě)文件發(fā)放回收 記錄表，并簽名確認(rèn)。e) 編號(hào)在首頁(yè)文件名下一行右邊直接書(shū)寫(xiě)。關(guān)于撤回重發(fā)的文件要先收回已 發(fā)文件，再將修改后

7、的文件利用原編號(hào)下發(fā)，杜絕產(chǎn)生重號(hào)或誤用。0 每一個(gè)文件夾第1頁(yè)設(shè)文件目錄表，任何人對(duì)文件編號(hào)后應(yīng)同時(shí)在文 件目錄上記錄，幸免顯現(xiàn)文件重編號(hào)。每一個(gè)月15日檢查文件清單目錄, 避免遺漏。g)文件名需完整表達(dá)文件主題內(nèi)容，以方便查閱。h) 各部門(mén)或項(xiàng)目部應(yīng)單獨(dú)成立電子文檔“公共文件夾”，以文件分類(lèi)方法成立 相應(yīng)的電子文件目錄，參照以上方法治理。5.1.2.收文：外來(lái)文件原那么上統(tǒng)一安排項(xiàng)目/部門(mén)秘書(shū)對(duì)口接收、記錄，在文 件第1頁(yè)右上角處加蓋辦文章后，第一時(shí)刻報(bào)部門(mén)/項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人。部門(mén)/ 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽署處置意見(jiàn)，指定處置責(zé)任人和時(shí)刻要求。參照文件收 發(fā)操縱程序執(zhí)行。附：辦文章樣式：5.2. 落實(shí)檢

8、查：責(zé)任人工作完成后2個(gè)工作日內(nèi)交項(xiàng)目秘書(shū)或直接存檔，及時(shí) 登在文件目錄內(nèi)，并做到封鎖。5.3. 文件歸檔5.3.1. 工程及采購(gòu)治理部日常工作中產(chǎn)生的文件由項(xiàng)目秘書(shū)記錄歸檔。移交到項(xiàng) 目秘書(shū)的文件要求是簽字蓋章手續(xù)完備的正式文本。移交時(shí)要填寫(xiě)文件 交接記錄表，由移交人與接收人簽名確認(rèn)。5.3.2. 工程信息在標(biāo)識(shí)清楚完備后，由項(xiàng)目秘書(shū)按分類(lèi)編號(hào)寄存，要有固定的文 件夾，放入編有序號(hào)的資料柜中妥帖保管。5.3.3. 屬于項(xiàng)目報(bào)批報(bào)建的申請(qǐng)文件及政府批文及合同原件，一概由項(xiàng)目秘書(shū)移 交總領(lǐng)導(dǎo)辦公室，工程及采購(gòu)治理部可復(fù)印備查，歸檔范圍按質(zhì)量記錄 及檔案治理程序執(zhí)行。5.3.4. 工程及采購(gòu)治理部

9、/部門(mén)成立“文件夾目錄”，由項(xiàng)目/部門(mén)秘書(shū)治理，并在 文件柜門(mén)處張貼，以便于查閱。文件夾側(cè)面標(biāo)識(shí)文件夾分類(lèi)編號(hào)和名稱(chēng)。 每一個(gè)文件夾第1頁(yè)成立文件目錄表，包括序號(hào)、文件編號(hào)、主題內(nèi) 容、日期、處置人、備注。5.3.5. 工程系統(tǒng)各部門(mén)成立統(tǒng)一的文件夾分類(lèi)治理目錄，分類(lèi)目錄由秘書(shū)負(fù)責(zé)治 理。文件夾分類(lèi)治理參照下述方法：A冊(cè)：治理標(biāo)準(zhǔn)：國(guó)家及地址技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及治理制度（A1） 寧波萬(wàn)科工程治理操縱文件（A2）項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)部職責(zé)及人員架構(gòu)表（A3）B冊(cè)：合同文件：施工合同文件（B1）監(jiān)理合同文件（B2）材料采購(gòu)合同文件（B3）合同記錄匯總表（B4）施工合同臺(tái)帳（B5）C冊(cè)：公司內(nèi)部來(lái)往文件：發(fā)文：（C1）收

10、文：（C2）D冊(cè)：監(jiān)理公司往來(lái)文件監(jiān)理人員記錄表及證明資料（D1）監(jiān)理計(jì)劃（D2）監(jiān)理細(xì)那么（D3）監(jiān)理例會(huì)記要（D4）監(jiān)理備忘錄及專(zhuān)題報(bào)告（D5）監(jiān)理月報(bào)及審核意見(jiàn)（D6）發(fā)監(jiān)理單位文件（D7）E冊(cè)：與施工單位來(lái)往文件及評(píng)審批準(zhǔn)記錄施工組織設(shè)計(jì)（E1）施工方案（E2）工程聯(lián)系單（E3）F冊(cè)：設(shè)計(jì)變更和工程簽證設(shè)計(jì)變更（F1）技術(shù)核定單（F2）工程簽證（F3）G冊(cè)：打算治理總進(jìn)度操縱打算（G1）施工圖紙交付打算（G2）中供材料進(jìn)場(chǎng)打算（G3）總進(jìn)度打算（施工單位）（G4）月打算（施工單位）（G5）周打算（施工單位）（G6）H冊(cè)：作業(yè)指導(dǎo)書(shū)工程治理指導(dǎo)書(shū)（H1）本錢(qián)治理指導(dǎo)書(shū)（H2）I冊(cè)：材料設(shè)

11、備治理封樣記錄一覽表（II）收（調(diào)）料單（12）設(shè)備調(diào)實(shí)驗(yàn)收記錄（13）J冊(cè)：進(jìn)度款支付工程付款臺(tái)帳（J1）扣款通知單（J2）獎(jiǎng)/罰款通知單（J3）K冊(cè)：會(huì)議記要 公司每一個(gè)月工程例會(huì)記要（K1）公司現(xiàn)場(chǎng)工作和諧會(huì)記要（K2）甲方召集專(zhuān)題會(huì)議記要（K3）L冊(cè)：后勤治理考勤表（L1）項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)部固定資產(chǎn)記錄表（L2）其他文件（L3）5.3.6. 合同、付款、結(jié)算采納公司電子文檔系統(tǒng)治理，可登岸“上查閱。月資金 打算、月進(jìn)度打算、月工作打算（打算評(píng)估）、工程月報(bào)、周例會(huì)記要、 專(zhuān)題會(huì)議記要、半月刊以電子文件形式存檔，由項(xiàng)目秘書(shū)統(tǒng)一治理。5.3.7. 工程及采購(gòu)治理部需成立重要記錄本、工程及采購(gòu)治理部

12、大事記錄本（由 部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)指定專(zhuān)人記錄）、值班記錄本（由值班人員在當(dāng)日下班前填寫(xiě)完 成），并在工程及采購(gòu)治理部辦公室上墻懸掛。5.3.8. 資料借用、挪用、查閱要經(jīng)批準(zhǔn)并填寫(xiě)文件利用記錄表，調(diào)閱重要文 件要復(fù)印存底，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)部之外人員借閱，需要填寫(xiě)文件利用申請(qǐng)單, 經(jīng)批準(zhǔn)后記錄借閱。5.3.9. 電子文檔公共文件夾閱覽權(quán)限設(shè)置為只讀共享，由秘書(shū)負(fù)責(zé)治理及更新， 并依照上述文件夾分類(lèi)目錄編制目錄，寄存電子版文件。指定專(zhuān)人每一個(gè) 月15日更新目錄和清單。5.3.10. 部門(mén)和項(xiàng)目秘書(shū)對(duì)所保管的全數(shù)資料，每半年查對(duì)清點(diǎn)一次，發(fā)覺(jué)破損檔 案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。寄存檔案排列整齊，維持檔案柜內(nèi)外清潔衛(wèi)生。5.4.移交與作廢5.4.1. 工程完工時(shí)，所有工程信息要移交相關(guān)部門(mén)永久保留。5.4.2. 項(xiàng)目秘書(shū)整理并向總領(lǐng)導(dǎo)辦公室移交，并協(xié)助總領(lǐng)導(dǎo)辦公室向上海市城建 檔案治理部門(mén)移交工程完工檔案資料。5.4.3. 項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)工程師須協(xié)助項(xiàng)目秘書(shū)整理并向?qū)幉ㄊ兴鶎賲^(qū)級(jí)城建檔案治理 部門(mén)移交工程完工檔案資料。5.4.4. 向物業(yè)治理處移交一套工程完工文件資料，移交物業(yè)治理處的資料需要報(bào) 工程及采購(gòu)治理部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.4.5. 所有移交均要填寫(xiě)文件交接