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1、第五講 存貨內(nèi)部控制導(dǎo)入案例:合信木制品公司存貨內(nèi)控失效案例 l合信木制品公司是一家外資企業(yè)。從1999年到2004年每年的出口創(chuàng)匯位居全市第三,年銷(xiāo)售額達(dá)4300萬(wàn)元左右。2005年以后該企業(yè)的業(yè)績(jī)逐漸下滑,虧損嚴(yán)重,2007年破產(chǎn)倒閉。l這樣一家中型的企業(yè),從鼎盛到衰敗,探究其原因,不排除市場(chǎng)同類(lèi)產(chǎn)品的價(jià)格下降,原材料價(jià)格上漲等客觀的變化。但內(nèi)部管理的混亂,是其根本的原因,在稅務(wù)部門(mén)的檢查中發(fā)現(xiàn):該企業(yè)的產(chǎn)品的成本、費(fèi)用核算的不準(zhǔn)確,浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重,存貨的采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)、領(lǐng)用、保管不規(guī)范,歸根到底的問(wèn)題是缺乏一個(gè)良好的內(nèi)部控制制度。l這里我們主要介紹存貨的管理問(wèn)題:1.董事長(zhǎng)常年在國(guó)外,材料
2、的采購(gòu)是由董事長(zhǎng)個(gè)人掌握,材料到達(dá)入庫(kù)后,倉(cāng)庫(kù)的保管員按實(shí)際收到的材料的數(shù)量和品種入庫(kù),實(shí)際的采購(gòu)數(shù)量和品種保管員無(wú)法掌握,也沒(méi)有合同等相關(guān)的資料。財(cái)務(wù)的入賬不及時(shí),會(huì)計(jì)自己估價(jià)入賬,發(fā)票幾個(gè)月以后,甚至有的長(zhǎng)達(dá)一年以上才回來(lái),發(fā)票的數(shù)量和實(shí)際入庫(kù)的數(shù)量不一致,也不進(jìn)行核對(duì),造成材料的成本不準(zhǔn)確,忽高忽低。2.期末倉(cāng)庫(kù)的保管員自己盤(pán)點(diǎn),盤(pán)點(diǎn)的結(jié)果與財(cái)務(wù)核對(duì)不一致的,不去查找原因,也不進(jìn)行處理,使盤(pán)點(diǎn)流于形式。3.材料的領(lǐng)用沒(méi)有建立規(guī)范的領(lǐng)用制度,車(chē)間在生產(chǎn)中隨用隨領(lǐng),沒(méi)有計(jì)劃,多領(lǐng)不辦理退庫(kù)的手續(xù)。生產(chǎn)中的殘次料隨處可見(jiàn),隨用隨拿,浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重。一、定義l存貨,是指企業(yè)持有以備出售的產(chǎn)成品或商
3、品、處在生產(chǎn)過(guò)程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過(guò)程或提供勞務(wù)過(guò)程中耗用的材料和物料,主要包括各類(lèi)材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品、商品等。l企業(yè)代銷(xiāo)、代管存貨,委托加工、代修存貨也屬于存貨范圍。1.1.內(nèi)容內(nèi)容2.2.存放地點(diǎn)存放地點(diǎn)3.3.流程中處的位置流程中處的位置l企業(yè)在建立并實(shí)施存貨內(nèi)部控制制度中,至少應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)以下關(guān)鍵方面或者關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)控制,并采取相應(yīng)的控制措施:(一)權(quán)責(zé)分配和職責(zé)分工應(yīng)當(dāng)明確,機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理;(二)存貨請(qǐng)購(gòu)依據(jù)應(yīng)當(dāng)充分適當(dāng),請(qǐng)購(gòu)事項(xiàng)和審批程序應(yīng)當(dāng)明確;1.1.請(qǐng)購(gòu)依據(jù)(對(duì)請(qǐng)購(gòu)的請(qǐng)購(gòu)依據(jù)(對(duì)請(qǐng)購(gòu)的規(guī)定)規(guī)定)2.2.請(qǐng)購(gòu)依據(jù)憑證請(qǐng)購(gòu)依據(jù)憑證3.3.請(qǐng)購(gòu)程序請(qǐng)購(gòu)程
4、序1.1.設(shè)置哪些崗位?由設(shè)置哪些崗位?由誰(shuí)確定?誰(shuí)確定?2.2.各崗位職責(zé)?各崗位職責(zé)?(三)存貨采購(gòu)、驗(yàn)收、領(lǐng)用、盤(pán)點(diǎn)、處置的控制流程應(yīng)當(dāng)清晰,對(duì)存貨預(yù)算、供應(yīng)商的選擇、存貨驗(yàn)收、存貨保管及重要存貨的接觸條件、內(nèi)部調(diào)劑、盤(pán)點(diǎn)和處置的原則及程序應(yīng)當(dāng)有明確的規(guī)定;(四)存貨成本核算方法、跌價(jià)準(zhǔn)備計(jì)提等會(huì)計(jì)處理方法應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。各事項(xiàng)流程各事項(xiàng)流程計(jì)劃和安排生產(chǎn)計(jì)劃和安排生產(chǎn)發(fā)出原料發(fā)出原料生產(chǎn)產(chǎn)品生產(chǎn)產(chǎn)品費(fèi)用歸集和成本核算費(fèi)用歸集和成本核算產(chǎn)成品入庫(kù)產(chǎn)成品入庫(kù)發(fā)出產(chǎn)成品發(fā)出產(chǎn)成品生產(chǎn)指令生產(chǎn)指令領(lǐng)發(fā)料憑證領(lǐng)發(fā)料憑證產(chǎn)量和工時(shí)記錄產(chǎn)量和工時(shí)記錄工資匯總表及人工費(fèi)用分配表工資匯
5、總表及人工費(fèi)用分配表材料費(fèi)用分配表材料費(fèi)用分配表制造費(fèi)用分配表制造費(fèi)用分配表成本計(jì)算單成本計(jì)算單存貨明細(xì)賬存貨明細(xì)賬二、崗位分工及授權(quán)批準(zhǔn)l(一)企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制,明確內(nèi)部相關(guān)部門(mén)和崗位的職責(zé)、權(quán)限,確保辦理存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。l存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位至少包括:存貨的請(qǐng)購(gòu)與審批,審批與執(zhí)行;存貨的采購(gòu)與驗(yàn)收、付款;存貨的保管與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄;存貨發(fā)出的申請(qǐng)與審批,申請(qǐng)與會(huì)計(jì)記錄;存貨處置的申請(qǐng)與審批,申請(qǐng)與會(huì)計(jì)記錄。l(二)企業(yè)應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理存貨業(yè)務(wù)。辦理存貨業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的業(yè)務(wù)知識(shí)和職業(yè)道德,遵紀(jì)守法,客觀公正。企業(yè)要定期對(duì)員工進(jìn)行相關(guān)的政策
6、、法律及業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平。Eg:Eg:親信親信 隨意的收發(fā)隨意的收發(fā) 規(guī)章制度規(guī)章制度的漠視?的漠視?責(zé)任心(盤(pán)點(diǎn))對(duì)存貨的觀察責(zé)任心(盤(pán)點(diǎn))對(duì)存貨的觀察 看護(hù)?能力?看護(hù)?能力?l(三)企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)存貨業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度,明確審批人對(duì)存貨業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施,規(guī)定經(jīng)辦人辦理存貨業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)存貨授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定,在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批,不得超越審批權(quán)限。經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi),按照審批人的批準(zhǔn)意見(jiàn)辦理存貨業(yè)務(wù)。如何保證不越如何保證不越權(quán)審批?權(quán)審批?如何保證按照審如何保證按照審批人的批準(zhǔn)意見(jiàn)批人的批準(zhǔn)
7、意見(jiàn)辦理存貨業(yè)務(wù)辦理存貨業(yè)務(wù)?l(四)企業(yè)內(nèi)部除存貨管理部門(mén)及倉(cāng)儲(chǔ)人員外,其余部門(mén)和人員接觸存貨時(shí),應(yīng)由相關(guān)部門(mén)特別授權(quán)。如存貨是貴重物品、危險(xiǎn)品或需保密的物品,應(yīng)當(dāng)規(guī)定更嚴(yán)格的接觸限制條件,必要時(shí),存貨管理部門(mén)內(nèi)部也應(yīng)當(dāng)執(zhí)行授權(quán)接觸。 l(五)企業(yè)可以根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)及成本效益原則選用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)存貨的管理和控制,但應(yīng)注意計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的有效性、可靠性和安全性,并制定防范意外事項(xiàng)的有效措施。 三、請(qǐng)購(gòu)與采購(gòu)控制l(一)企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨采購(gòu)申請(qǐng)管理制度,明確請(qǐng)購(gòu)相關(guān)部門(mén)或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)程序。l(二)企業(yè)自行生產(chǎn)的產(chǎn)成品應(yīng)當(dāng)按照成本費(fèi)用有關(guān)規(guī)定,合理計(jì)算產(chǎn)品成本。 采購(gòu)申請(qǐng)?使
8、用部門(mén)?采購(gòu)申請(qǐng)?使用部門(mén)?還是倉(cāng)庫(kù)?還是倉(cāng)庫(kù)?l(三)企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)計(jì)劃、資金籌措計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、銷(xiāo)售計(jì)劃等制定采購(gòu)計(jì)劃,對(duì)存貨的采購(gòu)實(shí)行預(yù)算管理,合理確定材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品等存貨的比例。l企業(yè)確定采購(gòu)時(shí)點(diǎn)、采購(gòu)批量時(shí),應(yīng)當(dāng)考慮企業(yè)需求、市場(chǎng)狀況、行業(yè)特征、實(shí)際情況等因素。采購(gòu)人員目標(biāo)與企業(yè)目標(biāo)的抵觸?如何控制?l(六)企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)建立完善的管理制度,確保采購(gòu)過(guò)程的透明化。企業(yè)應(yīng)根據(jù)預(yù)算或采購(gòu)計(jì)劃辦理采購(gòu)手續(xù),嚴(yán)格控制預(yù)算外或計(jì)劃外采購(gòu)。四、驗(yàn)收與保管控制 l企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)入庫(kù)存貨進(jìn)行質(zhì)量檢查與驗(yàn)收,保證存貨符合采購(gòu)要求。 l(一)外購(gòu)存貨入庫(kù)前一般應(yīng)經(jīng)過(guò)以下驗(yàn)收程序:檢查訂貨合同、入
9、庫(kù)通知單、供貨企業(yè)提供的材質(zhì)證明、合格證、運(yùn)單、提貨通知單等原始單據(jù)與待檢驗(yàn)貨物之間是否相符;對(duì)擬入庫(kù)存貨的交貨期進(jìn)行檢驗(yàn),確定外購(gòu)貨物的實(shí)際交貨期與訂購(gòu)單中的交貨期是否一致;對(duì)待驗(yàn)貨物進(jìn)行數(shù)量復(fù)核和質(zhì)量檢驗(yàn),必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專(zhuān)家協(xié)助進(jìn)行;對(duì)驗(yàn)收后數(shù)量相符、質(zhì)量合格的貨物辦理相關(guān)入庫(kù)手續(xù),對(duì)經(jīng)驗(yàn)收不符合要求的貨物,應(yīng)及時(shí)辦理退貨或索賠;對(duì)不經(jīng)倉(cāng)儲(chǔ)直接投入生產(chǎn)或使用的存貨,應(yīng)當(dāng)采取適當(dāng)?shù)姆椒ㄟM(jìn)行檢驗(yàn)。l(二)擬入庫(kù)的自制存貨,生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)組織專(zhuān)人對(duì)其進(jìn)行檢驗(yàn),只有檢驗(yàn)合格的產(chǎn)成品才可以作為存貨辦理入庫(kù)手續(xù)。l(三)由生產(chǎn)車(chē)間發(fā)出至客戶(hù)、實(shí)物不入庫(kù)的產(chǎn)成品,以及采購(gòu)后實(shí)物不入庫(kù)而直接發(fā)至使用現(xiàn)場(chǎng)的外
10、購(gòu)存貨,應(yīng)當(dāng)采取適當(dāng)方法辦理出、入庫(kù)手續(xù)。l(四)企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨保管制度,加強(qiáng)存貨的日常保管工作。因業(yè)務(wù)需要分設(shè)倉(cāng)庫(kù)之情形,應(yīng)當(dāng)對(duì)不同倉(cāng)庫(kù)之間的存貨流動(dòng)辦理出入庫(kù)手續(xù);應(yīng)當(dāng)按倉(cāng)儲(chǔ)物資所要求的儲(chǔ)存條件貯存,并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盜和防變質(zhì)等措施;貴重物品、生產(chǎn)用關(guān)鍵備件、精密儀器和危險(xiǎn)品的倉(cāng)儲(chǔ),應(yīng)當(dāng)實(shí)行嚴(yán)格審批制度。l(六)存貨管理部門(mén)對(duì)入庫(kù)的存貨應(yīng)當(dāng)建立存貨臺(tái)賬,詳細(xì)登記存貨類(lèi)別、編號(hào)、名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、計(jì)量單位等內(nèi)容,并定期與財(cái)會(huì)部門(mén)就存貨品種、數(shù)量、金額等進(jìn)行核對(duì)。l(七)對(duì)于已售商品退貨的入庫(kù),倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)根據(jù)銷(xiāo)售部門(mén)填寫(xiě)的產(chǎn)品退貨憑證辦理入庫(kù)手續(xù),經(jīng)批準(zhǔn)后,對(duì)擬入庫(kù)的商品
11、進(jìn)行驗(yàn)收。因產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題發(fā)生的退貨,應(yīng)分清責(zé)任,妥善處理對(duì)于劣質(zhì)產(chǎn)品,可以選擇修復(fù)、報(bào)廢等措施。l(八)企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)制定倉(cāng)儲(chǔ)的總體計(jì)劃,并考慮工廠布局、工藝流程、設(shè)備擺放等因素,相應(yīng)制定人員分工、實(shí)物流動(dòng)、信息傳遞等具體管理制度。五、領(lǐng)用與發(fā)出控制 l(一)企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的存貨領(lǐng)用和發(fā)出制度。企業(yè)生產(chǎn)部門(mén)、基建部門(mén)領(lǐng)用材料,應(yīng)當(dāng)持有生產(chǎn)管理部門(mén)及其他相關(guān)部門(mén)核準(zhǔn)的領(lǐng)料單。超出存貨領(lǐng)料限額的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)特別授權(quán)。 庫(kù)存商品的發(fā)出需要經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn),大批商品、貴重商品或危險(xiǎn)品的發(fā)出應(yīng)當(dāng)?shù)玫教貏e授權(quán)。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)審批的銷(xiāo)售通知單發(fā)出貨物,并定期將發(fā)貨記錄同銷(xiāo)售部門(mén)和財(cái)會(huì)部門(mén)核對(duì)
12、。車(chē)間領(lǐng)料還是倉(cāng)車(chē)間領(lǐng)料還是倉(cāng)庫(kù)發(fā)料?庫(kù)發(fā)料?l(二)企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確發(fā)出存貨的流程,落實(shí)責(zé)任人,及時(shí)核對(duì)有關(guān)票據(jù)憑證,確保其與存貨品名、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格一致。l(三)企業(yè)財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)當(dāng)針對(duì)存貨種類(lèi)繁多、存放地點(diǎn)復(fù)雜、出入庫(kù)發(fā)生頻率高等特點(diǎn),加強(qiáng)與倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)經(jīng)常性賬實(shí)核對(duì)工作,避免出現(xiàn)將已入庫(kù)存貨不入賬或已發(fā)出存貨不銷(xiāo)賬之情形。倉(cāng)庫(kù)臺(tái)賬與存貨明細(xì)賬的差異?六、盤(pán)點(diǎn)與處置控制 l(一)企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定并選擇適當(dāng)?shù)拇尕洷P(pán)點(diǎn)制度,明確盤(pán)點(diǎn)范圍、方法、人員、頻率、時(shí)間等。l(二)企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定詳細(xì)的盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃,合理安排人員、有序擺放存貨、保持盤(pán)點(diǎn)記錄的完整,及時(shí)處理盤(pán)盈、盤(pán)虧。對(duì)于特殊存貨,可以聘請(qǐng)專(zhuān)家采用特定
13、方法進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。 l存貨的盤(pán)盈、盤(pán)虧應(yīng)當(dāng)及時(shí)編制盤(pán)點(diǎn)表,分析原因,提出處理意見(jiàn),經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)后,在期末結(jié)賬前處理完畢。l(三)倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)通過(guò)盤(pán)點(diǎn)、清查、檢查等方式全面掌握存貨的狀況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)存貨的殘、次、冷、背等情況。l(四)倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)對(duì)殘、次、冷、背存貨的處置,應(yīng)當(dāng)選擇有效的處理方式,并經(jīng)相關(guān)部門(mén)審批后作出相應(yīng)的處置。l(五)存貨的會(huì)計(jì)處理,應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。發(fā)出存貨計(jì)價(jià)方法的選擇,應(yīng)當(dāng)反映存貨的特點(diǎn)及企業(yè)內(nèi)部存貨流轉(zhuǎn)的管理方式,防止通過(guò)人為調(diào)節(jié)存貨計(jì)價(jià)方法操縱當(dāng)期損益。l(六)倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)與財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)結(jié)合盤(pán)點(diǎn)結(jié)果對(duì)存貨進(jìn)行庫(kù)齡分析,確定是否需要計(jì)提減值準(zhǔn)備。經(jīng)相關(guān)部門(mén)審批后,方可
14、進(jìn)行會(huì)計(jì)處理,并附有關(guān)書(shū)面記錄材料。l A公司是一家民營(yíng)企業(yè),年銷(xiāo)售額在5000萬(wàn)元左右,近年來(lái)該企業(yè)的業(yè)績(jī)逐漸下滑、虧損嚴(yán)重,其內(nèi)部管理的混亂是根本原因,尤以存貨管理的問(wèn)題最為突出。在檢查中發(fā)現(xiàn),該企業(yè)產(chǎn)品的成本核算不準(zhǔn)確,存貨的采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)、領(lǐng)用、保管不規(guī)范,缺乏良好的內(nèi)部控制,主要表現(xiàn)為: 案例分析 l 1、該企業(yè)材料的采購(gòu)是由總經(jīng)理個(gè)人掌握。材料購(gòu)入后因沒(méi)有合同等相關(guān)資料,倉(cāng)庫(kù)保管員只能按實(shí)際收到材料的數(shù)量和品種入庫(kù);財(cái)務(wù)入賬不及時(shí),會(huì)計(jì)自己估價(jià)入賬,發(fā)票往往幾個(gè)月后甚至長(zhǎng)達(dá)一年以上才收回,發(fā)票的數(shù)量和實(shí)際入庫(kù)數(shù)量不進(jìn)行核對(duì),造成材料成本不準(zhǔn)確,忽高忽低。 2、期末倉(cāng)庫(kù)不進(jìn)行盤(pán)點(diǎn),財(cái)
15、務(wù)賬面存貨與實(shí)物差異較大。 3、材料領(lǐng)用沒(méi)有建立規(guī)范的制度,車(chē)間在生產(chǎn)中隨用隨領(lǐng);對(duì)超額領(lǐng)料缺少控制,多領(lǐng)不辦理退庫(kù)手續(xù),生產(chǎn)線(xiàn)上殘余料隨處可見(jiàn),隨用隨拿,浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重。l 看了上述案例,我們認(rèn)為該企業(yè)存貨管理的問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面:l 首先,該企業(yè)基本沒(méi)有存貨內(nèi)控制度,更談不上機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備合理性問(wèn)題,采購(gòu)業(yè)務(wù)的決策缺少監(jiān)督,不相容職務(wù)未嚴(yán)格分離。l其次,沒(méi)有做到根據(jù)采購(gòu)合同、運(yùn)單等對(duì)入庫(kù)存貨的質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行檢查與驗(yàn)收,沒(méi)有建立存貨盤(pán)點(diǎn)制度。l 再次,沒(méi)有規(guī)范的材料的領(lǐng)用和盤(pán)點(diǎn)制度,也沒(méi)有定額管理制度,材料的消耗完全憑生產(chǎn)工人的自覺(jué)性。l 最后,存貨的確認(rèn)、計(jì)量沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn),完全憑會(huì)計(jì)人員的經(jīng)驗(yàn),直接導(dǎo)致企業(yè)的成本費(fèi)用不實(shí)。復(fù)習(xí)思考題復(fù)習(xí)思考題lA公司倉(cāng)庫(kù)保管員負(fù)責(zé)登記存貨明細(xì)帳,以便對(duì)倉(cāng)庫(kù)中的所有存貨項(xiàng)目的收、發(fā)、存進(jìn)行永續(xù)記錄。當(dāng)收到驗(yàn)收部門(mén)送交的存貨和驗(yàn)收單后,根據(jù)驗(yàn)收單登記存貨領(lǐng)料單。平時(shí),
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