物資采購審計(詳解)

1、物資采購審點(diǎn)啥？ 6 大方面， 55 個點(diǎn)要記好！一、物資采購 6 大要素（ 1）審 “該不該買 ”，即對采購計劃的審查。要審查采購計劃是否進(jìn)行可行性論證 （特別是金額較大的采購項目），采購計劃不合理，會影響企業(yè)的預(yù)期效益，甚至?xí)斐少Y源浪費(fèi)。另外還要審查采購計劃是否履行了相關(guān)審批手續(xù)， 資金是否落實(shí)，有沒有對采購價格進(jìn)行過市場調(diào)研等。 對那些通過市場調(diào)研無法獲得價格信息的，則應(yīng)根據(jù)采購物的成本組成內(nèi)容， 采取一定的方法進(jìn)行合理測算，作為確定采購價格的依據(jù)。（ 2）審 “何時買 ”，即對采購時間的審查。要充分發(fā)揮規(guī)模采購的優(yōu)勢， 對有關(guān)部門提出的采購計劃， 進(jìn)行合并、分類，能集中采購的絕不零星

2、采購。另外，如果采購時間選擇不當(dāng)，將會影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營或增加企業(yè)的倉儲成本。（ 3）審 “怎么買 ”，即對采購方式的審查。采購方式可以采取公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價等， 每種方式各有特點(diǎn)，采取哪種方式要根據(jù)具體情況靈活掌握，以獲得合理的采購價格。這就需要在審計時，較多地運(yùn)用經(jīng)驗、知識來具體分析判斷，避免在選擇采購方式過程中受人情關(guān)系、私心雜念影響。采購方式選擇得當(dāng)，不但可以加快采購速度，而且還可以節(jié)約投資，減少不必要的人力和物力消耗。（ 4）審 “買誰的 ”，即對供應(yīng)商和開標(biāo)過程的審查。在對供應(yīng)商進(jìn)行考查了解的基礎(chǔ)上， 對供應(yīng)商的選擇要制定一個嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，將那些信譽(yù)好

3、、實(shí)力強(qiáng)的供應(yīng)商招進(jìn)來，將不符合我們要求的剔出去，以保證支付合理價格的同時，獲得較好的質(zhì)量，要特別注意不要讓一些人情關(guān)系左右審查標(biāo)準(zhǔn)。對開標(biāo)過程進(jìn)行審查主要是為了禁止開標(biāo)過程中的“暗箱 ”操作，以維護(hù)公開、公平、公正競爭原則。審計監(jiān)督時，應(yīng)特別注意對招標(biāo)文件和評議標(biāo)準(zhǔn)的審查，看有無漏項問題，有無表達(dá)不清和不合理的問題，有無責(zé)任不清問題，有無與國家法規(guī)、 政策不一致的問題， 還應(yīng)該注意有無招標(biāo)者內(nèi)定中標(biāo)者或向投標(biāo)者泄露標(biāo)底，評標(biāo)過程中有無不公平、不公正、不合理問題等違規(guī)行為。 開標(biāo)過程中存在的問題將會改變招標(biāo)采購的意義，應(yīng)予以高度重視。（ 5）審 “合同 ”，即在正式簽訂合同前，對采購合同草本的

4、合法性、嚴(yán)密性進(jìn)行審查，它是內(nèi)部審計的重要的環(huán)節(jié)。合同是獲得合理采購價格的法律保障，對其審查的主要內(nèi)容有：審查采購合同標(biāo)的物是否明確， 內(nèi)容是否合法， 是否符合國家有關(guān)政策法規(guī)；審查采購合同的各種數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)， 控制采購合同供貨數(shù)與期限，減少貨物庫存量和資金占用額， 以加速資金周轉(zhuǎn)； 明確雙方的違約責(zé)任，提高采購合同的約束力和嚴(yán)肅性，以保證及提高合同履約率；審查雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的對等性，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)條件、技術(shù)要求、驗收方法、付款方式與期限、運(yùn)輸中的責(zé)任、售后服務(wù)及質(zhì)保期限有關(guān)約定等都要明確具體； 審查雙方意見表達(dá)是否明確， 有無意思理解上的偏差，合同中有無含糊不清、模棱兩可的措辭。（ 6）審

5、“驗收和結(jié)算 ”，即對采購標(biāo)的的數(shù)量、 質(zhì)量是否符合采購合同的要求， 與采購商的資金結(jié)算是否符合合同規(guī)定， 該保留質(zhì)量保證金的項目是否按規(guī)定保留了等等。這是一個不容忽視的環(huán)節(jié)， 它也關(guān)系到采購活動的成敗。即使以上環(huán)節(jié)，無懈可擊，如果驗收手續(xù)不嚴(yán)格，也有可能導(dǎo)致采購活動的失敗，給企業(yè)帶來損失。有的供應(yīng)商，以合理的價格，取得供應(yīng)權(quán)后，在供貨時采用偷工減料，以次充好，降低軟、硬件的配置水平，降低服務(wù)質(zhì)量等手段，以牟取不正當(dāng)?shù)睦?，從而損害企業(yè)利益。所以應(yīng)嚴(yán)把驗收關(guān)，對于重要的采購活動，審計人員應(yīng)親自參與；對于專業(yè)性很強(qiáng)的采購活動， 還可以繼續(xù)聘請參與采購工作的專家來驗收，從而保證質(zhì)價相符和采購活動的

6、成功。具體上，審計內(nèi)容包括：物資采購內(nèi)部控制、采購計劃、采購合同、采購招標(biāo)、供貨商選擇、采購數(shù)量、采購價格、采購質(zhì)量、物資保管、結(jié)算付款以及物資采購期后事項等。二、物資采購內(nèi)部控制調(diào)查表1 物資采購控制環(huán)境問題調(diào)查1管理部門是否認(rèn)為健全的內(nèi)部控制能促成物資采購目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)？2組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置是否有利于物資采購各部門職責(zé)的明確劃分和協(xié)調(diào)運(yùn)行？3有無物資采購程序、手冊和詳細(xì)的崗位說明書？4物資采購涉及到的所有員工是否清楚自己所要履行的崗位職責(zé)和必須遵循的政策與程序？5物資采購政策及其變化是否及時向相關(guān)員工進(jìn)行了傳達(dá)？6管理部門是否定期向員工說明道德行為的重要性？7是否制定了書面的道德政策并使員工了解了

7、這些政策？8有無制定不合理的采購目標(biāo)與高業(yè)績掛鉤的獎勵誘使員工舞弊？9員工的素質(zhì)與其從事的物資采購業(yè)務(wù)是否相稱？10 有無對員工進(jìn)行定期專業(yè)培訓(xùn)？2 物資采購風(fēng)險管理問題調(diào)查1是否有適當(dāng)層次的管理部門參與了對物資采購風(fēng)險的評估？2有無識別物資采購風(fēng)險的適當(dāng)辦法？3物資采購風(fēng)險的識別是否全面？4是否對物資采購風(fēng)險進(jìn)行了評估？5是否有物資采購風(fēng)險的防范和化解措施？6是否有識別人事、控制程序變化并作出相應(yīng)反應(yīng)的機(jī)制？7有無防止物資積壓或短缺的有效辦法？8物資安全庫存量的確定是否合理？有無進(jìn)一步降低的可能？3 物資采購控制活動問題調(diào)查1所有物資采購是否以合法經(jīng)營需求或目的為依據(jù)？2物資采購是否經(jīng)過適當(dāng)

8、的授權(quán)批準(zhǔn)？3是否以最具成本效益的方式取得物資？4是否對物資采購實(shí)施合同控制？5是否對物資采購不相容職務(wù)執(zhí)行了分離？6是否對承擔(dān)采購職責(zé)的員工進(jìn)行定期輪崗？7大宗物資采購是否實(shí)行招標(biāo)控制？8供貨商選擇是否做了充分的調(diào)查并持續(xù)監(jiān)督供貨商業(yè)績？9采購物資的價格確定是否合理？10 有無健全的物資價格信息控制措施，包括物價信息收集、 分類、加工、比較的程序控制，信息的質(zhì)量要求，信息資料的歸檔保管等？11是否對到貨物資由獨(dú)立部門組織認(rèn)真驗收？12 對驗收不合格的采購物資是否及時查明原因落實(shí)責(zé)任？13 是否對物資采購進(jìn)行了永續(xù)盤存記錄？14 在缺乏永續(xù)盤存記錄時，是否存在補(bǔ)償控制措施？15 物資采購是否實(shí)

9、施了 ABC 分類管理法？16 是否對物資進(jìn)行定期盤點(diǎn)？17 是否在有關(guān)物資采購票證審核一致、 無誤的基礎(chǔ)上確認(rèn)應(yīng)付賬款負(fù)債？18 是否定期發(fā)送供貨商對賬單？19 有無物資接觸和記錄使用控制措施？20 對物資采購是否采取了健全的憑證和記錄控制？21 是否有針對計算機(jī)環(huán)境下物資采購信息處理的安全控制標(biāo)準(zhǔn)和措施？4 物資采購信息與溝通問題調(diào)查1管理部門是否鼓勵涉及物資采購的所有各方交流信息？組織內(nèi)部信息渠道是否通暢？2信息溝通是否能使員工有效履行職責(zé)？3與組織外部是否有信息溝通？4是否存在根據(jù)截止期信息對物資采購明細(xì)賬和總賬進(jìn)行控制和調(diào)節(jié)？5是否對重大物資采購差異進(jìn)行了及時調(diào)查和處理，是否將調(diào)查結(jié)果向管理層提交？6管理部門是否投入充分的資源來支持對信息系統(tǒng)的開發(fā)和修改？7是否保持最新的物資采購會計文件？8收集的外部信息是否全面，包括物價變動信息、市場需求信息、經(jīng)濟(jì)政策信息、技術(shù)信息、供應(yīng)渠道變化信息、業(yè)務(wù)流程再造信息等？9有無通暢的例外情況報告渠道？10 員工的反饋以及供貨商的投訴渠道是否暢通？11是否采取措施保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息處理和傳遞的安全完整和對計算機(jī)病毒的防范？5 物質(zhì)采購監(jiān)督問題調(diào)查1是否