《文件管理制度》word版

1、.文件管理制度1 目的對環(huán)境管理、職業(yè)健康安全管理體系和安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的編制、審批、更改、發(fā)放、識別、處置和歸檔進(jìn)行控制，確保文件的充分性和適宜性，使與管理體系運(yùn)行的有關(guān)場所得到和使用相應(yīng)文件的有效版本。2 適用范圍本程序適用于環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系和安全標(biāo)準(zhǔn)化有關(guān)的各類文件。3 職責(zé)和分工3.1 安全環(huán)保辦公室負(fù)責(zé)本程序的編制、更改和組織實(shí)施，并負(fù)責(zé)控制環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊、程序文件等管理體系文件和安全標(biāo)準(zhǔn)化相關(guān)文件的編制、審批、更改，確保文件的充分性和適宜性。3.2 綜合辦公室負(fù)責(zé)各類文件的發(fā)放，確保有關(guān)場所得到和使用相應(yīng)文件的有效版本。同時負(fù)責(zé)體系文件的處置和歸檔，外來文件的管

2、理。4 內(nèi)容和要求4.1 文件的編寫、審核、批準(zhǔn)及發(fā)放由安全領(lǐng)導(dǎo)小組執(zhí)行4.2文件的標(biāo)識4.2.1 文件的標(biāo)識包括受控狀態(tài)、版本、發(fā)放號等標(biāo)識。4.2.2 文件根據(jù)受控狀態(tài)可分為受控文件和非受控文件，公司內(nèi)使用的文件均為受控文件，非受控文件一般是為某種需要提供給我公司以外的人員使用。受控文件在文件的首頁需加蓋紅色“受控”章。4.2.3 為確保文件能夠得到有效控制，用版本號、發(fā)放號、修訂狀態(tài)進(jìn)行標(biāo)識。版本號采用大寫英文字母A、B表示第一版、第二版；發(fā)放號用阿拉伯?dāng)?shù)字01、02、表示；修訂狀態(tài)通過文件修更改記錄表進(jìn)行記錄。4.3 文件發(fā)放4.3.1 行政辦進(jìn)行文件發(fā)放，發(fā)放范圍應(yīng)確保文件使用的各場

3、所都能獲得適用的有效版本，并填寫文件發(fā)放/回收記錄，由文件領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。4.3.2 若文件使用人因文件破損，嚴(yán)重影響使用時，應(yīng)交回破損文件，換發(fā)新文件，新文件的發(fā)放號仍沿用原文件的發(fā)放號。行政辦負(fù)責(zé)將破損文件銷毀。4.3.3 若文件使用人將文件丟失，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政辦辦理申請領(lǐng)用手續(xù)。補(bǔ)發(fā)文件應(yīng)給予新的發(fā)放號，原發(fā)放號作廢，由文件管理人員在文件發(fā)放/回收記錄上注明。4.3.4 外來文件由行政辦根據(jù)需要發(fā)放至各相關(guān)部門，并填寫文件發(fā)放/回收記錄。4.4 文件的評審與修訂4.4.1 文件的評審4.4.1.1 評審的頻次：正常情況下，每年組織評審一次；當(dāng)出現(xiàn)以下情況時，可隨時組織評審。

4、A 法律、法規(guī)發(fā)生變化；B 生產(chǎn)裝置和工藝技術(shù)發(fā)生重大變化；C 安全生產(chǎn)相關(guān)的組織機(jī)構(gòu)發(fā)生重大變化；D 管理機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)發(fā)生重大變化時；4.4.1.2 評審組織：文件的評審，本著制訂部門組織相評審的原則。4.4.1.3 評審內(nèi)容A 與法律、法規(guī)符合性；B 與企業(yè)發(fā)展總體水平的相適應(yīng)性；C 與工藝流程和裝置變化的相適應(yīng)性；D 文件之間的相容性和匹配性；4.4.1.4 評審輸出4.4.1.4.1 評審結(jié)果作為安全生產(chǎn)制度修訂的主要依據(jù)之一。4.4.1.4.2 評審結(jié)果要形成書面材料，反饋給參加評審的人員和審批人。4.4.2 文件的修訂4.4.2.1 正常情況下，文件的修訂每兩年組織修訂一次。當(dāng)出

5、現(xiàn)以下情況，可隨時組織修訂。A 法律、法規(guī)發(fā)生變化，現(xiàn)行文件與之出現(xiàn)沖突，或不能充分滿足法律、法規(guī)要求；B 生產(chǎn)裝置和工藝技術(shù)發(fā)生重大變化；C 新裝置、新產(chǎn)品投產(chǎn)，現(xiàn)行文件不能覆蓋其管理要求；D 組織機(jī)構(gòu)發(fā)生重大變化，需重新分配職責(zé)；E 各級人員素質(zhì)發(fā)生較大變化，文件的要求已經(jīng)充分轉(zhuǎn)變員工的自覺行動；4.4.2.2 修訂組織：文件的修訂，本著制訂部門組織修訂的原則，當(dāng)制訂部門發(fā)生職能變化時，由該職能的后續(xù)承接部門組織。必要時，需了解該文件的制訂的原始背景。4.4.2.3 當(dāng)文件需要更改時，由相關(guān)部門填寫文件更改申請單并按4.1條規(guī)定進(jìn)行審批。行政辦將文件更改申請單下發(fā)至各相關(guān)部門，當(dāng)文件換版或

6、更改時，原版文件及改前內(nèi)容自動作廢。4.4.2.4 領(lǐng)用文件的部門在收到文件更改申請單后，各相關(guān)部門采用換頁或局部（雙線劃改）等方式更改，并在文件更改記錄表上做好記錄。4.4.2.5 文件更改申請單由行政辦保存，其他部門在文件更改后可銷毀。4.5 文件的管理4.5.1 文件使用者應(yīng)妥善保管所使用的文件，不得隨意涂改。4.5.2 行政辦利用文件發(fā)放/回收記錄對文件的有效性進(jìn)行控制。4.5.3 各部門應(yīng)對各使用者持有的文件進(jìn)行日常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.5.4 對于電子版的文件、E-mail等由行政辦專人負(fù)責(zé)，拷盤或打印出一份書面稿。4.6 外來文件的控制外來文件或傳真由行政辦負(fù)責(zé)進(jìn)行登記并發(fā)放至有關(guān)部門，并將文件登記在外來文件清單上，每年跟蹤一次有效版本，并在外來文件清單中作好登記。4.7 文件的作廢4.7.1作廢文件應(yīng)及時由行政辦從使用部門收回，并做出“作廢”標(biāo)