檔案管理制度

1、檔案管理制度 一、 為對(duì)本公司各類檔案進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范、有序的管理，使公司檔案在最大程度上為公司經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，特制定本制度。 二、 本制度所稱的檔案，是指本公司在經(jīng)營(yíng)管理過程中形成和收集的具有查考價(jià)值的各類文件、與公司有關(guān)的各種文字記錄、圖紙、電腦文檔、軟盤、光碟、圖片、膠片、錄相帶、書籍、磁帶及其它有關(guān)實(shí)物。 三、 根據(jù)來源、內(nèi)容和密級(jí)的不同，公司檔案可分為以下類別： 1A類文件 1）公司設(shè)立公文：公司章程等； 2）公司營(yíng)運(yùn)證件：公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本；公司各類資質(zhì)證書正副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證正副證、統(tǒng)計(jì)證正副本、國地稅務(wù)登記證正副本、車輛登記證等； 3） 各類辦公合同、協(xié)議：如房屋租賃合同、

2、辦公設(shè)備購買合同、訂房協(xié)議等； 4） 上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本公司的批復(fù)、指示、通知、要求； 5） 獲準(zhǔn)設(shè)立分支機(jī)構(gòu)的立項(xiàng)報(bào)告、可行性分析、批復(fù)、批文、合同、章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照； 6） 公司職員的人力資源檔案、勞動(dòng)合同書、工資性、勞務(wù)性收入資料； 7） 經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)決策、項(xiàng)目策劃、項(xiàng)目可行性報(bào)告、重要會(huì)議紀(jì)要； 8） 技術(shù)方案、文檔、設(shè)計(jì)圖紙；施工方案、施工圖紙、操作手冊(cè)、竣工資料、文件、竣工報(bào)告等技術(shù)、工程類資料； 9） 公司商務(wù)合同：工程合同、采購合同、銷售合同等； 10） 重要客戶資料、采購資料； 11） 公司財(cái)務(wù)資料； 12） 領(lǐng)導(dǎo)特別要求的項(xiàng)目、產(chǎn)業(yè)、公司等資料； 13） 其他要求歸檔的重要文件；

3、 A類文件僅限總經(jīng)理、副總經(jīng)理和職責(zé)范圍內(nèi)工作人員使用或借閱。 2B類文件 1）按內(nèi)容傳閱到部門經(jīng)理級(jí)的公司紅頭文件； 2）社會(huì)各職能部門下發(fā)傳閱的有關(guān)政策、法律、法規(guī)、規(guī)定等； 3）公司內(nèi)部公文（除普通、公開的通知、通告等之外）。 4）公司部門級(jí)會(huì)議紀(jì)要。 B類文件可由部門經(jīng)理或職責(zé)范圍內(nèi)工作人員使用或借閱。 3C類文件 1）各類普通通知、通告等； 2）各項(xiàng)規(guī)章制度。 C類文件由總經(jīng)理簽發(fā)或直接由職能部門在全體員工范圍內(nèi)傳閱并執(zhí)行。 以上是對(duì)公司檔案的大致分類列示，但本公司檔案并不僅限于此。 四、 檔案的管理部門 1 A類檔案中的第1）、2）、3）、4）、5）、7）、12）、13）條中列示的

4、檔案由綜合管理部副經(jīng)理（暫代公司檔案管理員，以后設(shè)專職檔案管理員）負(fù)責(zé)妥善保管。 2 A類檔案中的第6）條中列示的檔案由綜合管理部人力資源管理師負(fù)責(zé)妥善保管。 3 A類檔案中的第8）、9）條中列示的工程合同、采購合同檔案由綜合管理部留存原件，工程項(xiàng)目部指定部門檔案管理員負(fù)責(zé)妥善保管檔案的復(fù)印件。 4 A類檔案中的第10）、9）條中列示的銷售合同檔案由綜合管理部留存原件，投資發(fā)展部指定部門檔案管理員負(fù)責(zé)妥善保管檔案的復(fù)印件。 5 A類檔案中的第11）條中列示的財(cái)務(wù)資料、文件由財(cái)務(wù)部根據(jù)有關(guān)規(guī)定指定檔案管理員妥善保管。 6 公司檔案管理員、部門檔案管理員檔案管理職責(zé)： 1) 綜合管理部為公司檔案的

5、管理部門，負(fù)責(zé)公司級(jí)檔案的管理，并指導(dǎo)公司各部門檔案管理工作的開展；各部門指定專人為部門兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)部門檔案的管理。 2) 做好檔案的保密、保衛(wèi)工作，注意防止出現(xiàn)失密、失盜和失火事故。 3) 加強(qiáng)對(duì)檔案柜的管理，杜絕潮濕、霉變和蟲蛀等，以確保檔案資料的完好無損。 4) 檔案管理員應(yīng)即時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行電子歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案的電子信息化管理。 5) 檔案管理員工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料、電腦密碼等向繼任人員交接清楚，嚴(yán)禁擅自帶走或私自銷毀。 五、 電子檔案的管理 1 檔案管理員要嚴(yán)格執(zhí)行公司電子檔案的訪問權(quán)限，確定有關(guān)密碼，任何人不得將用戶名和密碼告知他人。 2 屬部門保管的電子檔案由

6、檔案管理員根據(jù)公司保密制度進(jìn)行嚴(yán)格管理。 3 嚴(yán)防病毒，檔案管理員負(fù)責(zé)每周至少對(duì)電腦進(jìn)行一次殺毒，任何員工發(fā)現(xiàn)電腦病毒應(yīng)立即殺毒，并立即通知檔案管理員以及其他員工對(duì)個(gè)人電腦進(jìn)行殺毒。 4 檔案管理員對(duì)“檔案管理庫”中的文檔進(jìn)行每周定期備份。 5 權(quán)限范圍以內(nèi)的電子檔案可由檔案管理員處直接取得權(quán)限密碼進(jìn)行查閱，權(quán)限范圍以外的，需由相關(guān)部門經(jīng)理簽字同意，方可由檔案管理員提供打印出的紙件。 6 檔案管理員應(yīng)隨時(shí)對(duì)歸檔電子件進(jìn)行更新、整理，添加索引、目錄。 7 歸檔的電子文件每季度刻制一次光盤，并妥善標(biāo)示保存。 六、非電子檔案的管理 1. 公司在工作中形成的各種有保存價(jià)值的文件、材料或記載了公司信息資

7、源的其它載體必須按年度分別由保管人進(jìn)行分類、有序的管理、立卷、歸檔。 2. 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的完整性（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽離），工作完成后及時(shí)交檔案管理員歸檔。 3. 各部門存檔的文件/資料應(yīng)填寫資料交付登記表，交付人簽字確認(rèn)后，檔案管理員對(duì)資料進(jìn)行整理、編號(hào)、分類、歸檔，做到歸檔完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、科學(xué)、檢索方便，并將有關(guān)資料目錄及檢索代碼輸入電腦。 4. 各部門人員參加各種會(huì)議帶回的文件和有關(guān)社會(huì)職能部門發(fā)文取回的文件，均不得自行保管、銷毀，應(yīng)及時(shí)移交給檔案管理員統(tǒng)一管理。 5. 立卷、保存期限 1) 公司章程、各種證照、證件在取得后立即歸檔，永久保存。 2) 內(nèi)部

8、管理公文檔案每季度進(jìn)行整理，立卷歸檔，視公文內(nèi)容確定保存期限：當(dāng)年的公司例會(huì)會(huì)議紀(jì)要、對(duì)內(nèi)發(fā)布的公文（如通知、通告等）存檔期限截止到第二年的十二月三十日；對(duì)外公文、外來公文存檔期限為伍年（外來重要公文，如立項(xiàng)批復(fù)等文件存檔年限以該項(xiàng)目實(shí)施的實(shí)際進(jìn)程結(jié)束后為準(zhǔn)）；各種管理制度保存其最新版本，舊版本保存壹年。 3) 人事檔案按個(gè)人分類立卷，新增員工辦理完入職手續(xù)后，檔案即刻歸檔，隨著員工調(diào)動(dòng)或離職隨時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行整理，離職后檔案歸入離職人員檔案，保存期限為叁年。 4) 一般辦公合同、房屋租賃合同、辦公用品、禮品采購合同等視合同期限定其保存期限，最長(zhǎng)不超過合同過期后壹年。 5) 一般客戶資源、市場(chǎng)營(yíng)銷

9、資料隨時(shí)更新，無價(jià)值資料經(jīng)市場(chǎng)部負(fù)責(zé)人簽字同意可銷毀。 6) 采購資料隨時(shí)更新，無價(jià)值資料由工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人簽字同意可銷毀。 7) 上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)公司發(fā)放的重要文件以及公司重要會(huì)議紀(jì)要、工程合同、購銷合同、重要客戶資料等屬長(zhǎng)期檔案，保存期為拾年。 8) 財(cái)務(wù)資料保存期限為貳拾年。 9) 技術(shù)、工程、銷售類資料永久保存。 6. 立卷檔案內(nèi)文件材料應(yīng)合理排列順序，屬公司級(jí)和公司對(duì)外發(fā)文依次由綜合管理部統(tǒng)一編寫序號(hào)，部門檔案可由部門自行編寫序號(hào)。 7. 檔案管理員應(yīng)定期進(jìn)行檔案整理，做好檔案季度統(tǒng)計(jì)工作，填寫最新文件一覽表、文件異動(dòng)一覽表以備查閱。 8. 檔案借閱 1) 公司員工借閱檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真填寫檔

10、案借閱登記表，寫明借閱目的。如無特殊原因，借閱期不可隔日，下班之前應(yīng)將檔案歸還，如需再借，第二日再辦理借閱手續(xù)。 2) 借閱人須愛護(hù)檔案資料，保證檔案資料的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽頁、拆散、摘抄、翻印、轉(zhuǎn)借或損壞，不得抽走卷內(nèi)任何材料。 3) 借閱的檔案歸還時(shí)，檔案管理員必須認(rèn)真查驗(yàn)，如發(fā)現(xiàn)遺失、損壞或其他異常情況應(yīng)向綜合管理部經(jīng)理反映，給予相應(yīng)的處罰。 4) 特殊情況必須借用帶出公司使用的檔案須填寫檔案借閱登記表經(jīng)借用部門經(jīng)理及綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)同意方可借出。 5) 凡屬密級(jí)檔案的借閱，除按本規(guī)定辦理外，還必須遵照公司保密制度的有關(guān)條款執(zhí)行。 9. 檔案資料的銷毀 1) 檔案管理員應(yīng)按檔案保存期限做好檔案資料的清查工作，對(duì)不具保存價(jià)值的檔案資料應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，報(bào)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理審批后，由檔案管理員會(huì)同相關(guān)人員對(duì)已批準(zhǔn)銷毀的檔案資料進(jìn)行銷毀工作并做好監(jiān)