關(guān)于Microsoft Office Access的使用方法

1、第1章Access數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)本章學習要點l數(shù)據(jù)庫概念介紹lAccess 2007介紹lAccess 2007的新界面lAccess 2007的新功能lAccess 2007的功能區(qū)l新的ACCDB數(shù)據(jù)庫的優(yōu)點l數(shù)據(jù)庫的六大對象l各種對象的主要概念和功能1.1 認識數(shù)據(jù)庫 l數(shù)據(jù)庫簡介 l數(shù)據(jù)庫的基本功能 1.1.1 數(shù)據(jù)庫簡介 l 數(shù)據(jù)庫就是存放各種數(shù)據(jù)的倉庫。它利用數(shù)據(jù)庫中的各種對象，記錄和分析各種數(shù)據(jù)。 例如，使用三個表的客戶管理系統(tǒng)并不是三個數(shù)據(jù)庫，而是一個包含有三個表的數(shù)據(jù)庫。Access 數(shù)據(jù)庫會將自身的表與其他對象(如窗體、報表、宏和模塊)一起存儲在單個數(shù)據(jù)庫文件中。 1.1.2

2、數(shù)據(jù)庫的基本功能 l 支持向數(shù)據(jù)庫中添加新數(shù)據(jù)記錄，例如增加業(yè)務(wù)訂單記錄。l 支持編輯數(shù)據(jù)庫中的現(xiàn)有數(shù)據(jù)，例如更改某條訂單記錄的信息。l 支持刪除信息記錄，如果某產(chǎn)品已售出或被丟棄，用戶可以刪除關(guān)于此產(chǎn)品的信息。l 支持以不同的方式組織和查看數(shù)據(jù)。l 支持通過報表、電子郵件、Intranet或Internet與他人共享數(shù)據(jù)。 1.2 認識Access 2007 lAccess 2007的啟動 lAccess 2007的界面 lACCDB和MDB數(shù)據(jù)庫的區(qū)別 1.2.1 Access 2007的啟動 l 操作步驟第一步：選擇【開始】|【所有程序】| Microsoft Office | Micr

3、osoft Office Access 2007命令，即可啟動Access 2007，如下圖所示。 第二步：啟動Access 2007以后，就可以看到Access 2007的啟動界面，如下圖所示。 1.2.2 Access 2007的界面 l 一個全新的Access 2007界面如下圖所示。 l 新界面使用稱為“功能區(qū)”的標準區(qū)域來替代Access 早期版本中的多層菜單和工具欄，如下圖所示。 1.2.2 Access 2007的界面 l Access 2007 中主要的新界面元素 【開始使用 Microsoft Office Access】頁 l 啟動界面 l 本地模板（選擇【本地模板】選項打

4、開）1.2.2 Access 2007的界面 l Access 2007 中主要的新界面元素 【開始使用 Microsoft Office Access】頁l 商務(wù)模板（選擇【商務(wù)】選項打開）l 空白數(shù)據(jù)庫（點擊主界面上的【空白數(shù)據(jù)庫】按鈕，創(chuàng)建一個空白數(shù)據(jù)庫 ）1.2.2 Access 2007的界面 l Access 2007 中主要的新界面元素 新增的“功能區(qū)” （下一節(jié)介紹） 更加方便的導航窗格 l 導航窗格 單擊導航窗格右上方的小箭頭，即可彈出【瀏覽類別】菜單，可以在該菜單中選擇查看對象的方式，如下圖所示。 “導航窗格”區(qū)域位于窗口左側(cè)，用以顯示當前數(shù)據(jù)庫中的各種數(shù)據(jù)庫對象。導航窗格

5、取代了Access早期版本中的數(shù)據(jù)庫窗口，如下圖所示。 例如當我們選擇按【表和相關(guān)視圖】進行查看時，各種數(shù)據(jù)庫對象就會根據(jù)各自的數(shù)據(jù)源表進行分類，如下圖所示。 1.2.2 Access 2007的界面 l Access 2007 中主要的新界面元素 更加方便的選項卡式文檔 操作：將數(shù)據(jù)庫中默認的選項卡式文檔，設(shè)置為窗口式文檔。 第一步：啟動Access 2007，打開需要進行設(shè)置的數(shù)據(jù)庫。 第二步：單擊屏幕左上角的Office徽標按鈕，在彈出的對話框中單擊【Access 選項】按鈕，如下圖所示。 第三步：系統(tǒng)彈出【Access 選項】對話框后，在對話框中選擇【當前數(shù)據(jù)庫】選項，在右邊的【應(yīng)用程

6、序選項】區(qū)域中選中【重疊窗口】單選按鈕，如下圖所示。 1.2.2 Access 2007的界面l Access 2007 中主要的新界面元素增強的狀態(tài)欄 新增的微型工具欄新增的樣式庫 一個表的【設(shè)計視圖】中的狀態(tài)欄，左下方的視圖如下： 右下方的視圖如下： 例如，左圖是一個報表對象的打印預覽視圖，在該視圖中，樣式庫提供了多種頁邊距的設(shè)置方式。 1.2.3 ACCDB和MDB數(shù)據(jù)庫的區(qū)別 l 新的數(shù)據(jù)庫格式 ACCDB：用于Access 2007文件格式的文件擴展名，取代 .mdb文件擴展名。 ACCDE：用于處于“僅執(zhí)行”模式的 Access 2007 文件的文件擴展名。ACCDE 文件刪除了所

7、有 Visual Basic for Applications (VBA)源代碼，僅包含了經(jīng)過編譯以后的代碼。因此用戶不能查看、修改和創(chuàng)建任何VBA代碼，.accde取代 .mde文件擴展名。下圖就是打開一個ACCDE格式的數(shù)據(jù)庫文件以后的截圖?？梢钥吹?，用戶在這種格式下是不能創(chuàng)建VBA模塊的。 1.2.3 ACCDB和MDB數(shù)據(jù)庫的區(qū)別l 新的數(shù)據(jù)庫格式 ACCDT：用于Access數(shù)據(jù)庫模板的文件擴展名。例如下圖就是Access 2007自帶的各種模板文件。 ACCDR：ACCDR是一個新的文件擴展名，它使數(shù)據(jù)庫文件處于鎖定狀態(tài)。比如，如果將數(shù)據(jù)庫文件的擴展名由 .accdb更改為 .ac

8、cdr，便可以創(chuàng)建一個鎖定版本的數(shù)據(jù)庫，這種數(shù)據(jù)庫可以打開，但是看不到其中的任何內(nèi)容，如下圖所示。 1.2.3 ACCDB和MDB數(shù)據(jù)庫的區(qū)別l ACCDB格式簡介多值字段 附件數(shù)據(jù)類型 在 Access 2007 中，您可以創(chuàng)建一個多值字段的組合框。單擊組合框時，復選框顯示為選中狀態(tài)標識了您的選擇。您可以選中或取消選中列表中的項目，然后單擊【確定】按鈕，提交所做出的選擇。 1.2.3 ACCDB和MDB數(shù)據(jù)庫的區(qū)別l ACCDB格式簡介 增強與Windows SharePoint Services 和 Microsoft Office Outlook 2007 的集成功能 增強的加密功能 備

9、注字段歷史記錄跟蹤 1.3 Access的功能區(qū) l命令選項卡l上下文命令選項卡l快速訪問工具欄 1.3.1 命令選項卡 l 【開始】選項卡 功能l 選擇不同的視圖。 l 從剪貼板復制和粘貼。 l 設(shè)置當前的字體格式。 l 設(shè)置當前的字體對齊方式。 l 對備注字段應(yīng)用 RTF 格式。 l 操作數(shù)據(jù)記錄(刷新、新建、保存、刪除、匯總、拼寫檢查等)。 l 對記錄進行排序和篩選。 l 查找記錄。 1.3.1 命令選項卡l 【創(chuàng)建】選項卡 功能l 插入新的空白表。 l 使用表模板創(chuàng)建新表。 l 在 SharePoint 網(wǎng)站上創(chuàng)建列表，在鏈接至新創(chuàng)建的列表的當前數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建表。 l 在設(shè)計視圖中創(chuàng)建新

10、的空白表。l 基于活動表或查詢創(chuàng)建新窗體。l 創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)透視表或圖表。l 基于活動表或查詢創(chuàng)建新報表。l 創(chuàng)建新的查詢、宏、模塊或類模塊。 1.3.1 命令選項卡l 【外部數(shù)據(jù)】選項卡 功能l導入或鏈接到外部數(shù)據(jù)。 l導出數(shù)據(jù)。l通過電子郵件收集和更新數(shù)據(jù)。l使用聯(lián)機 SharePoint 列表。l創(chuàng)建保存的導入和保存的導出。l將部分或全部數(shù)據(jù)庫移至新的或現(xiàn)有的SharePoint網(wǎng)站。 1.3.1 命令選項卡l 【數(shù)據(jù)庫工具】選項卡 功能l 啟動 Visual Basic 編輯器或運行宏。 l 創(chuàng)建和查看表關(guān)系。 l 顯示/隱藏對象相關(guān)性或?qū)傩怨ぷ鞅?。l 運行數(shù)據(jù)庫文檔或分析性能。 l 將

11、數(shù)據(jù)移至 Microsoft SQL Server 或 Access(僅限于表)數(shù)據(jù)庫。 l 運行鏈接表管理器。 l 管理Access加載項。 l 創(chuàng)建或編輯Visual Basic for Applications (VBA) 模塊。1.3.2 上下文命令選項卡 l 上下文命令選項卡就是根據(jù)用戶正在使用的對象或正在執(zhí)行的任務(wù)而顯示的命令選項卡。 例如，當用戶在設(shè)計視圖中設(shè)計一個數(shù)據(jù)表時，會出現(xiàn)【表工具】下的【設(shè)計】選項卡，如下圖所示。 而在報表的設(shè)計視圖中創(chuàng)建一個報表時，則會出現(xiàn)【報表設(shè)計工具】下的三個選項卡，如下圖所示。 1.3.3 快速訪問工具欄 l “快速訪問工具欄”就是在Office

12、徽標右邊顯示的一個標準工具欄。l 單擊快速訪問工具欄右邊的小箭頭，可以彈出【自定義快速訪問工具欄】菜單，用戶可以在該菜單中設(shè)置要在該工具欄中顯示的圖標，如下圖所示。 1.4 Access的新增功能 lAccess的新增數(shù)據(jù)庫工具 lAccess增強的數(shù)據(jù)共享 1.4.1 Access的新增數(shù)據(jù)庫工具l 增強的排序和篩選功能 例如，在一個數(shù)據(jù)表中右擊，在彈出的快捷菜單中可以選擇各種篩選和排序功能，如下圖所示。 同時，在表的【數(shù)據(jù)表視圖】中單擊字段旁的小箭頭，將彈出【排序和篩選】菜單，如下圖所示。 1.4.1 Access的新增數(shù)據(jù)庫工具l 布局視圖 新增的【布局視圖】允許用戶在瀏覽時進行設(shè)計更改

13、。利用此功能，可以在查看實時窗體或報表結(jié)果的同時，進行許多最常見的設(shè)計更改。 l 用于選取日期的自動日歷 采用“日期/時間”數(shù)據(jù)類型的字段和控件自動獲得了一項新增功能，即支持用于選擇日期的內(nèi)置交互式日歷。 1.4.1 Access的新增數(shù)據(jù)庫工具l 增強了快速創(chuàng)建功能 可以快速創(chuàng)建新的窗體、報表、表、SharePoint 列表、查詢、宏、模塊以及更多對象。 下圖是一個自動創(chuàng)建的窗體的例子。 1.4.1 Access的新增數(shù)據(jù)庫工具l 快速創(chuàng)建數(shù)據(jù)表（只需選擇【創(chuàng)建】選項卡上的【表】按鈕，即可創(chuàng)建一個新的數(shù)據(jù)表。）l 數(shù)據(jù)表中的匯總行 可以在其中添加合計、計數(shù)、平均值、最大值、最小值、標準偏差或

14、方差。 單擊【開始】選項卡下【記錄】組中的【合計】按鈕，即可在【數(shù)據(jù)表視圖】中顯示“匯總”行，如下圖所示。 “匯總”行中，各個字段列的左邊有一個下拉箭頭，單擊該箭頭，即可在彈出的下拉列表框中選擇相應(yīng)的功能，如下圖所示。 1.4.1 Access的新增數(shù)據(jù)庫工具l 用于創(chuàng)建新字段的【字段模板】l 【字段列表】任務(wù)窗格 第一步：在【數(shù)據(jù)表】選項卡下，單擊【字段和列】組中的【新建字段】按鈕，如下圖所示。 第二步：系統(tǒng)彈出【字段模板】窗格，如下圖所示。 第三步：雙擊該窗格中的字段，或者將字段直接拖動到當前的數(shù)據(jù)表中，就可以創(chuàng)建字段了。 1.4.1 Access的新增數(shù)據(jù)庫工具l 分割窗體 可以創(chuàng)建合并

15、了【數(shù)據(jù)表視圖】和【窗體視圖】的窗體。 l 嵌入的宏 1.4.2 Access增強的數(shù)據(jù)共享 l使用Outlook 2007 l使用 SharePoint 網(wǎng)站 l導出為 PDF 和 XPS 1.5 Access的六大對象 l表 l查詢 l窗體 l報表l宏l模塊 1.5.1 表 l 表是數(shù)據(jù)庫中最基本的組成單位。建立和規(guī)劃數(shù)據(jù)庫，首先要做的就是建立各種數(shù)據(jù)表。數(shù)據(jù)表是數(shù)據(jù)庫中存儲數(shù)據(jù)的唯一單位，它將各種信息分門別類地存放在各種數(shù)據(jù)表中。 學生信息表： 客戶資料表： 1.5.2 查詢 l查詢是數(shù)據(jù)庫中應(yīng)用最多的對象之一，可執(zhí)行很多不同的功能。最常用的功能是從表中檢索特定數(shù)據(jù)。l查詢有兩種基本類型

16、：選擇查詢和操作查詢。 查詢設(shè)計器 ：選擇查詢的運行結(jié)果：1.5.2 查詢l 操作查詢可以對數(shù)據(jù)執(zhí)行一項任務(wù)。例如該查詢可用來創(chuàng)建新表、向現(xiàn)有表中添加、更新或刪除數(shù)據(jù)。l 可以看到，在下圖的“導航窗體”中，有多種不同的查詢，既有“更新查詢”，也有“刪除查詢”等，各種查詢都是在查詢設(shè)計器中的【查詢類型】組中選擇和創(chuàng)建的。 1.5.3 窗體 l 窗體有時被稱為“數(shù)據(jù)輸入屏幕”。窗體是用來處理數(shù)據(jù)的界面，而且通常包含一些可執(zhí)行各種命令的按鈕。 例如，可以在下圖中的客戶資料窗體中輸入客戶的新的資料。 用戶還可以創(chuàng)建各種透視窗體，例如可以創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)透視圖窗體，用圖形的方式來顯示數(shù)據(jù)的統(tǒng)計結(jié)果。下圖就是

17、一個典型的數(shù)據(jù)透視圖窗體。 利用窗體，還可以創(chuàng)建用于程序?qū)Ш降摹局髑袚Q面板】。該面板中有各種不同的功能模塊，單擊某一按鈕，即可啟動相應(yīng)的功能模塊，如左圖所示的例子。 1.5.4 報表 l 報表主要用來打印或者顯示。運用報表，還可以創(chuàng)建標簽。將標簽報表打印出來以后，就可以將報表裁成一個個小的標簽，貼在貨物或者物品上，用于對該物品進行標識。下圖是一個典型的標簽報表的例子。1.5.5 宏 l 利用宏，用戶不必編寫任何代碼，就可以實現(xiàn)一定的交互功能。比如彈出對話框，單擊按鈕打開窗體等。 l 可實現(xiàn)的功能 打開/關(guān)閉數(shù)據(jù)表、窗體，打印報表和執(zhí)行查詢。 彈出提示信息框，顯示警告。 實現(xiàn)數(shù)據(jù)的輸入和輸出。 在數(shù)據(jù)庫啟動時執(zhí)行操作等。 篩選查找數(shù)據(jù)記錄。宏的設(shè)計一般都是在【宏生成器】中完成的。單擊【創(chuàng)建】