如何提高工作效率

1、*Page 2 of 62目錄 一、一、時(shí)間管理是什麼時(shí)間管理是什麼? 二、二、如何如何合理安排自己每天、每周的時(shí)間合理安排自己每天、每周的時(shí)間 三、三、如何管理你的如何管理你的Email 四、四、如何展開你的計(jì)劃如何展開你的計(jì)劃 五、五、執(zhí)行執(zhí)行能力的強(qiáng)化能力的強(qiáng)化Page 4 of 62如果您的餘生只剩下三天,您會做那三件事情?請閉目一分鐘思考這個(gè)問題時(shí)間管理是什麼?Page 6 of 62時(shí)間管理不是什麼? 每個(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多 在於自己如何善用及分配你自己的時(shí)間Page 7 of 62時(shí)間管理是什麼? 時(shí)間管理就是自我管理時(shí)間管理就是自我管理 自我管理即是自我管理即是改變

2、習(xí)慣改變習(xí)慣, 以令自己更富績以令自己更富績效效, 更富效能更富效能 把事情很快地做完把事情很快地做完, 叫做效率叫做效率 把事情很快又很對地做完把事情很快又很對地做完, 叫做效能叫做效能 時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計(jì)劃時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計(jì)劃Page 8 of 62人, 為何安於現(xiàn)狀? 為何你我都不滿意現(xiàn)狀為何你我都不滿意現(xiàn)狀, 但是卻安於現(xiàn)狀但是卻安於現(xiàn)狀1.無奈無奈2.不確定改變之後會更好不確定改變之後會更好3.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的 當(dāng)你開始不滿於現(xiàn)狀時(shí)當(dāng)你開始不滿於現(xiàn)狀時(shí), 表示會有新的事表示會有新的事物發(fā)生在你的身上物發(fā)生在你的身上但是要用對但是

3、要用對 “新的思新的思考方式考方式”Page 9 of 62請架設(shè)一座橋,使A至B距離最短, 但是橋不可歪斜100 公尺300 公尺AB河水Page 10 of 62有三片木條, 如何將它們圍成封閉三角形2 cm10 cm4 cmPage 11 of 62你可知道為何會畫不出來? 因?yàn)槟闾怀鲈瓉淼乃季S習(xí)慣因?yàn)槟闾怀鲈瓉淼乃季S習(xí)慣 但是假設(shè)你畫了出來但是假設(shè)你畫了出來. 恭喜你恭喜你, 你可以用你可以用新的角度去思考一個(gè)舊有的問題新的角度去思考一個(gè)舊有的問題. 時(shí)間管理的架構(gòu)時(shí)間管理的架構(gòu)Page 13 of 62緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩

4、請排出正確的行事優(yōu)先順序?ABCDPage 14 of 62緊迫的事緊迫的事不緊迫的事不緊迫的事重要的事重要的事1 st 急急2 nd重重不重要的事不重要的事3 rd輕輕4 th緩緩正確的行事優(yōu)先順序Page 15 of 62緊迫的事緊迫的事不緊迫的事不緊迫的事重要的事重要的事設(shè)備故障設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺生產(chǎn)停擺重傷害急救重傷害急救員工產(chǎn)生肢體衝突員工產(chǎn)生肢體衝突顧客抱怨顧客抱怨停電停電計(jì)劃之研擬計(jì)劃之研擬技能之提升技能之提升公關(guān)之促進(jìn)公關(guān)之促進(jìn)問題之調(diào)查問題之調(diào)查健康檢查健康檢查不重要的事不重要的事有些電話有些電話有些不速之客到訪有些不速之客到訪有些會議之出列席有些會議之出列席有些無謂的請託有

5、些無謂的請託有些臨時(shí)的邀約有些臨時(shí)的邀約有些交際應(yīng)酬有些交際應(yīng)酬有些文件之處理有些文件之處理處理屬下之工作處理屬下之工作自我干擾自我干擾個(gè)人嗜好的沈迷個(gè)人嗜好的沈迷Page 16 of 62陷阱一:時(shí)間的配置不對 Reaction消極回應(yīng) vs Proaction 積極掌握 危機(jī)就是轉(zhuǎn)機(jī) 規(guī)劃重於做事 最好的控制是預(yù)防 預(yù)防勝於處理Page 17 of 62不合理的時(shí)間配置I.45%處理危機(jī)II5%IV15%II.35%Page 18 of 62明智的時(shí)間配置III1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action2.重要的事情要

6、逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “灌能”Page 19 of 62陷阱二: 拖延 除了第四項(xiàng)以外, 其它的做起來都不太愉快 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 2 nd不重要的事3 rd4 thPage 20 of 62克服1.成本/效益分析法成本 . . . . . .好處 . . . . . .Page 21 of 62克服2.思維習(xí)慣的改變 這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便儘早忘掉它. 養(yǎng)成速戰(zhàn)速?zèng)Q的習(xí)慣 將事情切成好幾塊小塊任務(wù), 快速地完成每一塊的任務(wù) 完成最關(guān)鍵的部份, 讓事情看起來像做完 80% 一般Page

7、 22 of 62陷阱三: 事必親躬 韓非子.八經(jīng) 下君,盡已之能 中君,盡人之力 上君,盡人之智 諸葛亮凡事必親躬, 後來過勞而死. 為何事必親躬? 因?yàn)榕虏繉偃〈?不放心部屬, 不信任部屬 要求標(biāo)準(zhǔn)過高Page 23 of 62陷阱四: 有求必應(yīng) 會花太多時(shí)間, 時(shí)間不夠會犧第二項(xiàng)受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要 不好意思拒絕請託的原因 接納請託比拒絕請託容易 擔(dān)心觸怒請託者 想要做廣受愛戴之好人 不知如何拒絕他人之請託 每個(gè)人都有一個(gè)好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當(dāng)?shù)鼐芙^.Page 24 of 621.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕鬆一下Conclusions: 時(shí)間管理

8、架構(gòu)1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事如何如何合理安排自己每天、每周的時(shí)間合理安排自己每天、每周的時(shí)間Page 26 of 62如何合理安排自己每天、每周的時(shí)間1.了解自己每天工作時(shí)段的特性, 善用之.2.以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質(zhì).3.保持良好的體力; 養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)的習(xí)慣4.身心均衡地發(fā)展; 培養(yǎng)良好的嗜好Page 27 of 621.工作時(shí)段分配法則早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓, 適合散心, 放鬆(Check)冷靜, 溝通(Action, Plan) Relax,

9、 人文, Thinking1.發(fā)球: EMail2.電話敲定事情/ 做事情3.給 Leader 方向/ 畫架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中專案1.面對面 Follow Up2.Go Around3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問題2.寫計(jì)劃/ Update Follow up進(jìn)度 (1hr)3.Update/Modify 進(jìn)行中專案1.花 1 小時(shí)寫作Page 28 of 622.每週工作性質(zhì)分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備註活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓, 放鬆, 溝通(Check)冷靜, 思考(Action, Plan)1.大型專案丟球2.組內(nèi)專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點(diǎn)4.創(chuàng)造議題1.

10、Follow Up 一二所丟的球2.調(diào)整, Update 計(jì)劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什麼? 意義何在?2.有沒有辦法提昇自己的價(jià)值?3.計(jì)劃/ 規(guī)劃如何管理你的EMail葛洛夫: 你的時(shí)間是不是被 Email 切成零零碎碎的片段? 集中處理它.Page 30 of 62先問自己以下這幾個(gè)問題1.你一天花多少時(shí)間在看 Email?2.你進(jìn) Email 會不會看小品?3.你看Email 的時(shí)間是連續(xù)的, 還是片斷的?4.你的Email 有沒有做分類?5.你回信時(shí)是邊看邊回, 還是分類後集中回信?6.你進(jìn) Email 信箱, 是先看信還是先發(fā)信?Page 31 of 62如何提高 E

11、mail 的處理效率 一進(jìn)信箱第一個(gè)動(dòng)作就是把所有信件的主題瀏覽一遍, 然後做分類的動(dòng)作 養(yǎng)成習(xí)慣, 一天只有三個(gè)時(shí)段看 Email 除了急件以外, 集中時(shí)段回信Page 32 of 62Page 33 of 62Email資料夾的分類 Reply: Private, 公務(wù) Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, Private Project 進(jìn)度 有空再看如何展開你的計(jì)劃一日之計(jì)在昨天下班前一週之計(jì)在於週日一月之計(jì)在於月底Page 35 of 621.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕鬆一下良好的時(shí)間管理來自於計(jì)劃1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻1.決勝於廟

12、堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事Page 36 of 62PADC不好好耗用時(shí)間花時(shí)間在計(jì)劃上才是最節(jié)省時(shí)間的作法耗用時(shí)間Page 37 of 628.80/20法則1/2 the Vital Few & the Trivial Many 柏拉圖法則 花最少的力氣, 獲得最多的效益 你所完成的工作裡, 80%的成果,來自於20%的時(shí)間=也就是說80%的努力是與成果無關(guān)的Page 38 of 6280/20原理意示圖80% 時(shí)間20%時(shí)間80% 成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物Page 39 of 62目標(biāo)金字塔長程目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)週目標(biāo)日目標(biāo)

13、Page 40 of 62如何列管重要計(jì)劃 將自己短中長期的計(jì)劃依工作,個(gè)人及生活這三個(gè)主軸一一列舉出來, 並算出每個(gè)計(jì)劃的效益. (如下一頁所示) 在同一個(gè)時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行這三個(gè)主軸的前3個(gè)專案(專案件數(shù)依自己能力而定,紅線的右手邊) 有專案結(jié)束之後下一個(gè)專案就可以往左遞補(bǔ)Page 41 of 62每個(gè)計(jì)劃如何給予評分 先將所有計(jì)劃列出來, 分成短中長期 (自行定義) 分成三個(gè)項(xiàng)目(也可依自己的價(jià)值觀調(diào)整), 依照: 重要性, 急迫性及成功機(jī)會來給分?jǐn)?shù). 最好給 5 分, 最不好給 1 分 將三個(gè)分?jǐn)?shù)相乘, 分?jǐn)?shù)最高者為最優(yōu)先執(zhí)行的計(jì)劃Page 42 of 62Page 43 of 62以 Not

14、es 信箱管理計(jì)劃的分類 執(zhí)行力: To-Do, 記錄, Routine (最重要的部份, 下一章節(jié)再講) 自我成長: Pareto, 前3個(gè)計(jì)劃 生活: Pareto, 前3個(gè)計(jì)劃 工作: Pareto, 前3個(gè)計(jì)劃執(zhí)行能力的強(qiáng)化Page 45 of 62備忘錄時(shí)間管理的利器: to-do List備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時(shí)狀況重要的事情1.工作計(jì)劃2.人生規(guī)劃3.家庭,健康,財(cái)富Schedule List1.Meeting2.行事曆3.紀(jì)念日Routine Work1.日常工作2.定期約會Page 46 of 62Page 47 of 62Page 48 of 62Page

15、49 of 62善用Notes 顏色管理的功能紅色粗體字體為重要一定完成的部份紅色粗體字體為重要一定完成的部份藍(lán)色斜體字體為已完成的部份黑色字體為應(yīng)執(zhí)行事項(xiàng)綠色字體為 Routine SchedulePage 50 of 62良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成 兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q 養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣 可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成 每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時(shí)Page 51 of 62“執(zhí)行”的寫照 Just Do It 奉備忘錄的 To Do-Check List 如聖旨 行動(dòng)才是企劃的開始 把掌控著力焦點(diǎn)集中在計(jì)劃最緊要的20% 執(zhí)行能力鋒利如倚天劍. 劍

16、鋒到處, 刀折劍斷Page 52 of 62執(zhí)行不是一成不變的 合理性 Reasonable 表示用心 試探一下是不損傷毫髮的 平時(shí)基本觀念(Sense)的建立, 在臨場應(yīng)用時(shí)最能顯現(xiàn)效果Page 53 of 62執(zhí)行的速度: 兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q 養(yǎng)兵千日, 用在一時(shí) (資源珍貴) 時(shí)機(jī)稍縱即逝 將變數(shù)降至最低 生米已煮成熟飯型 (老公,來不及了) 自廢武功型 (成績已經(jīng)貼出去了) 客戶的感受 加速度, 勢如破竹. Page 54 of 62兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q的時(shí)機(jī) 並不是每一件事情都需要兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q #1 是專案的要徑任務(wù)或是一群人要等你的決策之後方能動(dòng)作 (丟球) #2 重要事件的關(guān)鍵任務(wù). 通常要完成此關(guān)鍵任務(wù)只佔(zhàn)全部專案時(shí)間的 20%. #3 時(shí)機(jī)稍縱即逝的機(jī)會. 有時(shí)候機(jī)會的有效性僅限於某段時(shí)間, 甚至短到幾分鐘而已.Page 55 of 62Hand Carry ! 讓程序進(jìn)行最迅速的方法 當(dāng)然需要先了解程序及關(guān)鍵點(diǎn) 見面三分情 親自與關(guān)鍵人物(經(jīng)理) 面對面溝通Page 56 of 62執(zhí)行的技巧: Key Success Factor 靈活如庖丁的刀,在牛的關(guān)節(jié)中游走(游刃有餘