如何搞好項目管理中的溝通與協(xié)調(diào)工作

1、工程項目管理中的溝通與協(xié)調(diào)在項目管理中，溝通與協(xié)調(diào)是進行各方而管理的紐帶， 是在人、思想和信 息之間建立的聯(lián)系，它對于項目取得成功是必不可少的， 而且是非常重要的。溝 通與協(xié)調(diào)可使矛盾著的各個方而居于統(tǒng)一體中， 使系統(tǒng)結(jié)構(gòu)均衡，使項目實施和 運行過程順利。現(xiàn)代項目中參加單位非常多，形成了復(fù)雜的項目組織，各單位有不同的任務(wù)、 目標(biāo)和利益，他們都企圖指導(dǎo)、干預(yù)項目實施過程。項目中組織利益的沖突比企 業(yè)中各部門的利益更為激烈和不可調(diào)和，而項目管理者必須使各方而協(xié)調(diào)一致、 齊心協(xié)力地上作，這就顯示出項目管理中溝通與協(xié)調(diào)的重要性。溝通是組織協(xié)調(diào)的手段，是解決組織成員間障礙的基本方法。 協(xié)調(diào)的程度和 效果

2、常依賴于各項目參加者之間溝通的程度。工程項目管理中應(yīng)該著重做好以下各項溝通與協(xié)調(diào)上作 ：內(nèi)部人際關(guān)系的協(xié) 調(diào)項目經(jīng)理所領(lǐng)導(dǎo)的項目經(jīng)理部是項目組織的領(lǐng)導(dǎo)核心。 通常，項目經(jīng)理不直接 控制資源和具體上作，而是由項目經(jīng)理部中的職能人員具體實施控制， 這就使得 項目經(jīng)理和職能人員之間以及各職能人員之間存在界而和協(xié)調(diào)。 項目經(jīng)理的協(xié)調(diào) 上作包括：1、項目經(jīng)理與技術(shù)專家的溝通。技術(shù)專家往往對基層的具體施上了解較少， 只注意技術(shù)方案的優(yōu)化，注重數(shù)字，對技術(shù)的可行性過于樂觀，而不注重社會和 心理方而的影響。項目經(jīng)理應(yīng)積極引導(dǎo)，發(fā)揮技術(shù)人員的作用，同時注重全局、 綜合和方案實施的可行性。建立完善、實用的項目管理

3、系統(tǒng)。明確各自的上作職責(zé)，設(shè)計比較完備的管 理上作流程，明確規(guī)定項目中正式溝通方式、渠適和時間，使大家按程序、按規(guī) 則辦事。建立項目激勵機制。由于項目的特點，項目經(jīng)理更應(yīng)注意從心理學(xué)、 行為科 學(xué)的角度激勵各個成員的積極性。例如:采用民工的工作作風(fēng)，不獨斷專行；改進 工作關(guān)系，關(guān)心各個成員，禮貌待人；公開、公平、公正地處理事物；在向上級和 職能部門提交報告中，應(yīng)包括對項目組織成員的評價和鑒定意見， 項目結(jié)束時應(yīng) 對成績顯著的成員進行表彰等。形成比較穩(wěn)定的項目管理隊伍。以項目作為經(jīng)營對象的企業(yè)，應(yīng)形成比較穩(wěn) 定的項目管理隊伍，這樣盡管項目是一次性的、常新的，但項目小組卻相對穩(wěn)定， 各成員之間相互

4、熟悉，彼此了解，可大大減小組目摩擦。建立公平、公正的考評上作業(yè)績的方法、標(biāo)準(zhǔn)，并定期客觀、慎重地對成員進行 業(yè)績考評，在其中排除偶然、不可控制和不可預(yù)見等因素。2、項目經(jīng)理部與企業(yè)管理層關(guān)系的協(xié)調(diào)項目經(jīng)理部與企業(yè)管理層關(guān)系的協(xié)調(diào)依靠嚴(yán)格執(zhí)行項目目管理目標(biāo)責(zé)任書”。項目經(jīng)理部受企業(yè)有關(guān)職能部、室的 指導(dǎo)，既是上下級行政關(guān)系，又是服務(wù)與服從、監(jiān)督與執(zhí)行的關(guān)系，即企業(yè)層次 生產(chǎn)要素的調(diào)控體系要服務(wù)于項目層次生產(chǎn)要素的優(yōu)化配置，同時項目生產(chǎn)要素的動態(tài)管理要服從于企業(yè)卞管部門的宏觀調(diào)控。 企業(yè)要對項目管理全過程進行必 要的監(jiān)督調(diào)控，項目經(jīng)理部要按照與企業(yè)簽詞的責(zé)任狀， 盡職盡責(zé)、全力以赴地 抓好項目的具

5、體實施。3、項目經(jīng)理部與發(fā)包人之間的協(xié)調(diào)發(fā)包人代表項目的所有者，對項目具有 特殊的權(quán)利，要取得項目的成功，必須獲得發(fā)包人的支持。項目經(jīng)理首先要理解總目標(biāo)和發(fā)包人的意圖，反復(fù)閱讀合同或項目任務(wù)文 件。對于未能參加項目決策過程的項目經(jīng)理，必須了解項目構(gòu)思的基礎(chǔ)、起因、 出發(fā)點，了解目標(biāo)設(shè)計和決策背景，否則可能對目標(biāo)及完成任務(wù)有不完整的甚至 無效的理解，會給上作造成很大的困難。如果項目管理和實施狀況與最高管理層 或發(fā)包人的預(yù)期要求不同，發(fā)包人將會干預(yù)，將要改變這種狀態(tài)。所以，項目經(jīng) 理必須花很大力氣來研究發(fā)包人的意圖，研究項目目標(biāo)。讓發(fā)包人一起投入項目全過程，而不僅僅是給他一個結(jié)果竣上的工程。 盡管

6、 有預(yù)定的目標(biāo)，但項目實施必須執(zhí)行發(fā)包人的指令， 使發(fā)包人滿意。發(fā)包人通常 是其他專業(yè)或領(lǐng)域的人，可能對項目懂得很少，解決這個問題比較好的辦法是：使發(fā)包人理解項目和項目實施的過程，減少非程序干預(yù) ；項目經(jīng)理作出決策時要 考慮到發(fā)包人的期望，經(jīng)常了解發(fā)包人所而臨的壓力，以及發(fā)包人對項目關(guān)注的 焦點；尊重發(fā)包人，隨時向發(fā)包人報告情況；加強計劃性和預(yù)見性，讓發(fā)包人了解 承包商和非程序干預(yù)的后果。項目經(jīng)理有時會遇到發(fā)包人所屬的其他部門或合資者各方同時來指導(dǎo)項目 的情況，這是非常棘手的。項目經(jīng)理應(yīng)很好地了頃聽這些人的忠告， 對他們做耐 心的解釋說明，但不應(yīng)當(dāng)讓他們直接指導(dǎo)實施和指揮贊關(guān)組織成員。否則，會

7、有 嚴(yán)重?fù)p害整個上程實施效果的危險。項目經(jīng)理部協(xié)調(diào)與發(fā)包人之間關(guān)系的有效方法是執(zhí)行合同。4、項目經(jīng)理部與監(jiān)理機構(gòu)關(guān)系的協(xié)調(diào)項目經(jīng)理部應(yīng)及時向監(jiān)理機構(gòu)提供有 關(guān)生產(chǎn)計劃、統(tǒng)計資料、工程事故報告等，應(yīng)按建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范的規(guī)定和 施工合同的要求，接受監(jiān)理單位的監(jiān)督和管理，搞好協(xié)作配合。項目經(jīng)理部應(yīng)充 分了解監(jiān)理工作的性質(zhì)、原則，尊重監(jiān)理人員，對其工作積極配合，始終堅持雙 方目標(biāo)一致的原則，并積極主動地工作。在合作過程中，項目經(jīng)理部應(yīng)注意現(xiàn)場 簽證工作，遇到設(shè)計變更、材料改變或特殊上藝以及隱蔽工程等應(yīng)及時得到監(jiān)理 人員的認(rèn)可，并形成書而材料，盡量減少與監(jiān)理人員的摩擦。 項目經(jīng)理部應(yīng)嚴(yán)格 地組織施工，避

8、兔在施工中出現(xiàn)敏感問題。與監(jiān)理人員意見不一致時，雙方應(yīng)以 進一步合作為前提，在相互理解、相互配合的原則下進行協(xié)商，項目經(jīng)理部應(yīng)尊 重監(jiān)理人員或監(jiān)理機構(gòu)的最后決定。5、項目經(jīng)理部與設(shè)計單位關(guān)系的協(xié)調(diào)項目經(jīng)理部應(yīng)在設(shè)計交底、圖紙會審、設(shè)I計洽商與變更、地基處理、隱蔽工程驗收和交上驗收等環(huán)節(jié)與設(shè)計單位密切配合， 同時應(yīng)接受發(fā)包人和監(jiān)理工程師對雙方的協(xié)調(diào)。 項目經(jīng)理部應(yīng)注重與設(shè)計單位的 溝通，對設(shè)計中存在的問題應(yīng)主動與設(shè)計單位磋商，積極支持設(shè)計單位的上作， 同時也爭一取設(shè)計單位的支持。項目經(jīng)理部在設(shè)計交底和圖紙會審工作中應(yīng)與設(shè) 計單位進行深層次交流，準(zhǔn)確把握設(shè)計，對設(shè)計與施上不吻合或設(shè)計中的隱含問 題

9、應(yīng)及時予以澄清和落實；對于一些爭議性問題，應(yīng)巧妙地利用發(fā)包人與監(jiān)理上 程師的職能，避兔正而沖突。6項目經(jīng)理部與材料供應(yīng)人關(guān)系的協(xié)調(diào)項目經(jīng)理部與材料供應(yīng)人應(yīng)該依據(jù) 供應(yīng)合同，充分利用價格招標(biāo)、競爭一機制和供求機制搞好協(xié)作配合。 項目經(jīng)理 部應(yīng)在項日管理實施規(guī)劃的指導(dǎo)下，認(rèn)真做好材料需求計劃，并認(rèn)真調(diào)查巾場， 在確保材料質(zhì)量和供應(yīng)的前提下選擇供應(yīng)人。 為保證雙方的順利合作，項目經(jīng)理 部應(yīng)與材料供應(yīng)人簽詞供應(yīng)合同， 并力爭一使得供應(yīng)合同具體、明確。為了減少 資源采購風(fēng)險，提高資源利用效率，供應(yīng)合同應(yīng)就數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、時間和配 套服務(wù)等事項進行明確。項目經(jīng)理部應(yīng)有效利用價格機制和競爭一機制與材料供

10、應(yīng)人建立可靠的供求關(guān)系，確保材料質(zhì)量和使用服務(wù)。7、項目經(jīng)理部與分包人關(guān)系的協(xié)調(diào)項目經(jīng)理部與分包人關(guān)系的協(xié)調(diào)應(yīng)按分 包合同執(zhí)行，正確處理技術(shù)關(guān)系、經(jīng)濟關(guān)系，正確處理項目進度控制、質(zhì)量控制、 安全控制、成本控制、生產(chǎn)要素管理和現(xiàn)場管理中的協(xié)調(diào)關(guān)系。 項目經(jīng)理部還應(yīng) 對分包單位的工作進行監(jiān)督和支持。 項目經(jīng)理部應(yīng)加強與分包人的溝通， 及時了 解分包人的情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并以平等的合同雙方的關(guān)系支持承包人的 活動，同時加強監(jiān)管力度，避免問題的復(fù)雜化和擴大化。8、項目經(jīng)理部與其他單位關(guān)系的協(xié)調(diào)項目經(jīng)理部與其他公用部門有關(guān)單位 的協(xié)調(diào)應(yīng)通過加強計劃性和通過發(fā)包人或監(jiān)理工程進行協(xié)調(diào)。具體內(nèi)容包括：要

11、求作業(yè)隊伍到建設(shè)行政主管部門辦理分包隊伍施上許可 證，到勞動管理部門辦理勞務(wù)人員就業(yè)證；辦理企業(yè)安全資格認(rèn)可證、安全施上 許可證、項目經(jīng)理安全生產(chǎn)資格證等手續(xù)；辦理施上現(xiàn)場消防安全資格認(rèn)可證， 到交通管理部門辦理通行證；到當(dāng)?shù)貞艏块T辦理勞務(wù)人員折住手續(xù) ；到當(dāng)?shù)爻?市管理部門辦理街適臨建審批手續(xù)；到當(dāng)?shù)卣|(zhì)量監(jiān)督管理部門辦理建設(shè)工程 質(zhì)量監(jiān)督通知單等手續(xù)；到市容監(jiān)察部門審批運輸不遺灑、污水不外流、垃圾清 運、場容與場貌等的保證措施方案和通行路線圖；配合環(huán)保部門做好施上現(xiàn)場的 噪音檢測上作；因建設(shè)需要砍伐樹木時必須提出申請，報市園林主管部門審批；大型項目施上或者在文物較密集地進行施工，項目經(jīng)

12、理應(yīng)事先與市文物部門聯(lián) 系，在施上范圍有可能理藏文物的地方進行文物調(diào)查或者勘察工作，若發(fā)現(xiàn)文物，應(yīng)共同商定處理辦法；持建設(shè)項目批準(zhǔn)文件、地形圖、建筑總平而圖、用電量資 料等到城市供電管理部門辦理施上用電報裝手續(xù) ；自來水供水方案經(jīng)城巾規(guī)劃管 理部門審查通過后，應(yīng)在自來水管理部門辦理報裝手續(xù)， 并委托其進行相關(guān)的施 上圖設(shè)計，同時應(yīng)準(zhǔn)備建設(shè)用地許可證、地形圖、總平而圖、基礎(chǔ)平而圖、施上 許可證、供水方案批準(zhǔn)文件等資料。項目經(jīng)理部與遠(yuǎn)外層關(guān)系的協(xié)調(diào)應(yīng)在嚴(yán)格守法、遵守公共適德的前提下，充分利用中介組織和社會管理機構(gòu)的力量。遠(yuǎn)外層關(guān)系的協(xié)調(diào)主要應(yīng)以公共原則為主， 在確保自己上作合法性的基礎(chǔ)上，公平、公正地處理上作關(guān)系，提高上作效率。綜上所述，完成一個成功的項目，除了能承擔(dān)基本職責(zé)外，項目經(jīng)理還應(yīng)