加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)控制度的思考

1、淺談電算化條件下的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制中國郵政儲(chǔ)蓄銀行永興縣支行雷?！菊總鹘y(tǒng)的手工記帳被訃算機(jī)記賬替代后，極大地提高了會(huì)訃的工作效率, 財(cái)務(wù)核算及財(cái)務(wù)管理也隨之發(fā)生了巨大的變化。從而也對(duì)財(cái)務(wù)管理提出了新的課題， 如何才能確保會(huì)計(jì)各崗位間的監(jiān)督和制約，保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、完整、合法呢？ 那就必須隨著形勢的變化，建立健全和完善內(nèi)部控制制度，有針對(duì)性地 加強(qiáng)管理和 控制措施，適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化管理的需要，符合新形勢下會(huì)計(jì)工作的發(fā)展。在會(huì)計(jì)電算 化迅速廣泛應(yīng)用的今天，如何在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下建立行之有效 的內(nèi)部控制制度具 有十分重要的意義。本文圉繞電算化條件下的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制問 題，在分析會(huì)計(jì)電算 化對(duì)企業(yè)內(nèi)部控

2、制影響的基礎(chǔ)上，研究了當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化中 存在的主要問題，并提 出了電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的若干舉措?！炯怄I詞】電算化；內(nèi)部控制；會(huì)計(jì)一、弓I言會(huì)計(jì)電算化進(jìn)一步向深層次的發(fā)展，給企事業(yè)單位帶來巨大效益的同時(shí)，也 給 企事業(yè)單位的內(nèi)部控制帶來更嚴(yán)峻的考驗(yàn)。財(cái)政部頒布的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范一基 本規(guī)范（試行）中指出：電子信息技術(shù)控制要求運(yùn)用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi) 部會(huì)訃控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的有效實(shí)施?！眴挝?在建立了電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)后，會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理的環(huán)境發(fā)生了很 大的變化：一方 面，由于使用了計(jì)算機(jī)，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的速度加快了，會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性和可靠性也 有了很大的捉高，減少

3、了因疏忽大意及計(jì)算失誤造成的差錯(cuò)；另一方面，任何計(jì)算機(jī) 系統(tǒng)都不是無懈可擊的，制度也不可能天衣無縫，應(yīng)順應(yīng)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展潮流，建 立和完善內(nèi)部控制制度，才能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算 化的高效性及準(zhǔn)確性，確保財(cái)產(chǎn)的 安全，為單位的經(jīng)營決策提供完整的信息，創(chuàng)造更高的效益。因此，建立一整套適合 電算化會(huì)訃系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。二會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響內(nèi)部控制是企業(yè)在會(huì)訃工作中為維護(hù)會(huì)訃數(shù)據(jù)的可黑性、業(yè)務(wù)經(jīng)營的有效性 和 財(cái)產(chǎn)完整性而制定的各種規(guī)章制度、管理方法、業(yè)務(wù)處理手續(xù)等控制措施的總稱。會(huì) 計(jì)電算化使傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)核算形式及內(nèi)部控制制度等發(fā) 生了很大 變化，其中對(duì)企業(yè)

4、內(nèi)部控制制度的影響最為顯著。主要表現(xiàn)在以下兒個(gè) 方面：（-）控制方式發(fā)生變化，由單一制度控制轉(zhuǎn)為程序控制和制度控制手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，內(nèi)部控制的方式主要是人員的內(nèi)部牽制制度。會(huì)計(jì)電算化后， 會(huì)計(jì)賬務(wù)的集中化處理,使會(huì)計(jì)部門傳統(tǒng)的內(nèi)部控制措施如編制科L1匯總表、憑證 匯總表，試算平衡的檢查，總賬、明細(xì)賬的核對(duì)等自然而然地消失了。取而代之的是 計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制措施，如憑證借貸平衡校驗(yàn)，余額發(fā)生額平衡檢查。隨著遠(yuǎn)程通訊技 術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)信息的網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理成為可能，業(yè)務(wù)事項(xiàng)可以在遠(yuǎn) 離企業(yè)的某個(gè)終 端機(jī)上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作。例如昔日應(yīng)L1I會(huì)計(jì)人員處理的有 矢業(yè)務(wù)事項(xiàng)，現(xiàn)在 可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機(jī)上一

5、次完成，昔日應(yīng)由兒個(gè)部門 按預(yù)定的步驟完成的 業(yè)務(wù)事項(xiàng)，現(xiàn)在集中在一個(gè)部門其至一個(gè)人完成。會(huì)計(jì)電算 化后企業(yè)的內(nèi)部控制制 度是由人通過會(huì)計(jì)軟件來實(shí)現(xiàn)的，L1J人員和計(jì)算機(jī)相結(jié)合來共同完成。（二）控制對(duì)象發(fā)生變化，山對(duì)人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)人、機(jī)控制為主手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，內(nèi)部控制的對(duì)象主要是會(huì)計(jì)對(duì)象、工作情況、信息處理方 法 和處理程序等。企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)主均記錄在紙張之上，并按會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的 不同 過程分為原始憑證、記賬憑證。會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式?chǔ) 存在磁性介質(zhì)上，使會(huì)計(jì)核算無紙化，修改數(shù)據(jù)不留痕跡。隨著電子商 務(wù)、網(wǎng)上交 易、無紙化交易等的推行，每一項(xiàng)交易發(fā)生時(shí)，該項(xiàng)交易

6、的有尖信息（1!業(yè)務(wù)人員直接 輸入訃算機(jī)，并山計(jì)算機(jī)自動(dòng)記錄，原先使用的每項(xiàng)交易必備的各種憑證、單據(jù)被部 分地取消了，原來在核算過程中進(jìn)行的各種必要的核對(duì)、審 核等工作有相當(dāng)一部分 變?yōu)閘llil 算機(jī)自動(dòng)完成了。（三）加大了控制舞弊、犯罪的難度手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，會(huì)出現(xiàn)lLj于會(huì)計(jì)人員的粗心大意、疲勞或處理環(huán)節(jié)過多等 而 產(chǎn)生的無意識(shí)錯(cuò)誤。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)后，輸入數(shù)據(jù)正確、訃算機(jī)程序正確和設(shè)備正常 運(yùn)轉(zhuǎn)三者具備才能保證財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性，如果上述的任何一方出現(xiàn)差 錯(cuò)，就會(huì)使 處理結(jié)果錯(cuò)誤。現(xiàn)實(shí)中，由于儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改，有時(shí)其至 能不留痕跡地篡改，加之?dāng)?shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員

7、有可能 通過訃算機(jī)和網(wǎng)絡(luò) 瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。因此，計(jì)算機(jī)犯罪具有很大 的隱蔽性和危害性，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)訃算機(jī)舞弊和犯 罪的難度較之手工會(huì)計(jì) 系統(tǒng)更大。曲于控制方法、對(duì)象等方面的變化，企業(yè)原有的內(nèi)部控制制度已不能適應(yīng) 電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的要求，因此進(jìn)一步完善企業(yè)內(nèi)部控 制制度已刻不容緩。完善會(huì)計(jì) 電算化內(nèi)部控制的基本思路為：堅(jiān)持明確分工、相互獨(dú)立、互相牽制、相互制約的安 全管理原則，建立系統(tǒng)的人工與機(jī)器相結(jié)合的 控制機(jī)制，使會(huì)計(jì)電算化運(yùn)行的每一 個(gè)過程都處于嚴(yán)密控制之中。三、當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化中存在的主要問題會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展給內(nèi)部控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在

8、如下兒個(gè) 方 面：（-）對(duì)財(cái)會(huì)軟件的控制方面對(duì)于軟件本身，1于當(dāng)前的財(cái)會(huì)軟件都著重開發(fā)賬務(wù)處理與報(bào)表管理，對(duì)于 其 它如成本核算、市場預(yù)測等功能，開發(fā)力度較小，使得在處理此類問題時(shí)，不能自動(dòng) 轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)格式直接使用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，不能充分發(fā)揮它的管理功效和預(yù)測功 能。可以說 當(dāng)前的許多軟件只是減少了會(huì)計(jì)而已，并沒有產(chǎn)生真正的經(jīng)濟(jì)效益和 管理效益。另 外，會(huì)計(jì)軟件的修改必須經(jīng)過周密地計(jì)劃和嚴(yán)格地記錄，經(jīng)批準(zhǔn)后才能實(shí)施修改，計(jì) 算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改，權(quán)限要控制。（-）在會(huì)計(jì)資料存儲(chǔ)方式方面【1于存儲(chǔ)方式的變化，容易影響會(huì)計(jì)資料的可鼎性。手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中嚴(yán)格的 憑 證制度，在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)

9、中逐漸減少或消失，憑證所起到的較強(qiáng)的控制功能弱化。 在手工方式下，會(huì)計(jì)資料以賬簿、憑證、報(bào)表等形式存儲(chǔ)于紙張上，增加、刪除、修 改了的會(huì)計(jì)憑證或會(huì)計(jì)賬冊都町以從會(huì)il 人員的筆跡和印章上分清責(zé)任。而會(huì)計(jì)電 算化將各種信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式存儲(chǔ)在磁（光）介質(zhì)上，憑證、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的說明 和賬簿等大多要依賴計(jì)算機(jī)方可錄入、閱讀或查詢，其直觀T生較差，并且修改、刪除 和拷貝均不會(huì)留下任何痕跡，有些業(yè)務(wù)可能不被打印出來，因此極易被篡改而不留痕 跡。另外，數(shù)據(jù)集中在磁（光）介質(zhì)中，一旦發(fā)生火災(zāi)、被盜、感染病毒等，容易造 成數(shù)據(jù)丟失。（三）在對(duì)操作人員的職能控制方面通過計(jì)算機(jī)舞弊的犯罪分子大多是單位的程序員兼

10、訃算機(jī)操作員。會(huì)計(jì)電算 化 所要求的完善的人員職能控制制度就是適當(dāng)分工，明確規(guī)定每個(gè)崗位的職責(zé)，以防 止對(duì)處理過程的不適當(dāng)干預(yù)，系統(tǒng)操作人員、管理人員和維護(hù)人員這三種不 相容職 務(wù)相互分離，互不兼任，以減少利用計(jì)算機(jī)舞弊的可能性。（四）在軟件的數(shù)據(jù)操作控制方面主要包括對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生控制、數(shù)據(jù)輸入控制、數(shù)據(jù)輸出控制、數(shù)據(jù)通訊控制' 數(shù)據(jù)處理控制和數(shù)據(jù)儲(chǔ)存控制等。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，通過計(jì)算機(jī)的控制程療;對(duì)業(yè) 務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和完整性進(jìn)行檢查和控制。山于計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù) 的能力很 強(qiáng)，處理速度非?？?，一旦出錯(cuò)，影響極大。因此，單位應(yīng)該建立起一整套內(nèi)部控制 制度以便對(duì)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的控

11、制，保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。四、電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的舉措（）制訂單位內(nèi)部電算化管理制度操作管理制度是針對(duì)每一個(gè)上機(jī)操作會(huì)計(jì)軟件的人員而制訂的，主要用來規(guī) 范 每一個(gè)操作人員的行為以及各自之間的權(quán)限限制。除了軟件在操作方面作了一定的 內(nèi)部控制設(shè)計(jì)以外，制訂嚴(yán)格的操作管理制度，將會(huì)有效地保證會(huì)計(jì)軟件的 安全運(yùn) 行；同時(shí)，也有利于內(nèi)部控制制度的執(zhí)行。操作管理制度從內(nèi)容上來看，一般包括以 下兒項(xiàng)：（1）操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限。盡管軟件一般都已有用戶管理功能， 但其用戶管理的設(shè)置是J人工進(jìn)行的，這就需要從制度上對(duì)操 作人員的工作職責(zé)和 工作權(quán)限加以規(guī)定，在用戶管理的設(shè)置和具體的操作中執(zhí)行。（2）預(yù)防

12、原始憑證和 記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計(jì)算機(jī)的措施。如規(guī)定原始憑證必須經(jīng)有矢 審核人員審核并簽章后才能輸入計(jì)算等。（3）預(yù)防已輸入訃算機(jī)的原始憑證和記 賬憑證等未經(jīng)核對(duì)而登記機(jī)內(nèi)賬簿的措施。如規(guī)定 已輸入計(jì)算機(jī)的憑證需由審核人 員核對(duì)并簽章后方可登記機(jī)內(nèi)賬簿等。（4）建立必要的上機(jī)操作記錄制度。使用日 志的形式記錄下每個(gè)會(huì)計(jì)操作人員的機(jī)號(hào)、登錄日期及時(shí)間、所做的操作等情況，并 經(jīng)常性查看日志，檢查有無異常情況，監(jiān)督系統(tǒng)操作。（5）根據(jù)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的 業(yè)務(wù)要求和不相容職務(wù)相分離的原則，設(shè)立各個(gè)電腦操作崗位，如系統(tǒng)維護(hù)員、系統(tǒng) 管理員、數(shù)據(jù)審核'數(shù)據(jù)復(fù)核、會(huì)訃檔案管理員等，明確崗位

13、職責(zé)和操作權(quán)限，使每 個(gè)操作人員只能在自己的操 作權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行工作，保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)能夠正常 順利的工作，確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確、可靠。（二）建立健全檔案管理制度會(huì)計(jì)電算化下的檔案除了與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)下相同的紙制會(huì)計(jì)資料，如打印輸出的 各 種賬簿、報(bào)表、憑證外，還包括存儲(chǔ)會(huì)計(jì)資料和程式的光盤及其他存儲(chǔ)介質(zhì)，這些檔 案的管理與紙制檔案的管理有很多特殊的要求，為防止發(fā)生損害，應(yīng)通過 制定與實(shí) 施相應(yīng)的檔案管理制度來實(shí)現(xiàn)，一般包括：（1）存檔的手續(xù)必須有會(huì)計(jì)主管和系統(tǒng) 管理員的簽章才能存檔保管。（2）采取安全保證措施，如備份的磁盤介質(zhì)應(yīng)貼上保 護(hù)標(biāo)簽，存放在安全、潔凈、防潮防磁的地方，最好進(jìn)行雙備份

14、或三備份，并存儲(chǔ)于 兩個(gè)空間位置不同的地方分別保管。（3）對(duì)保存的磁盤介質(zhì)要定期進(jìn)行檢查和復(fù)制， 防止磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)資料丟失。（4）對(duì)于磁盤介質(zhì)原則上不予外借，如有必 要，可采取復(fù)制的辦法借出。如果原件借出，必須嚴(yán)格進(jìn)行登記并告之其使用辦法， 收回時(shí)應(yīng)嚴(yán)格檢查存儲(chǔ)內(nèi)容的完整性及安全性o（三）加強(qiáng)訃算機(jī)軟、硬件與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制軟件方面，應(yīng)注意及時(shí)對(duì)軟件進(jìn)行升級(jí)補(bǔ)漏或更改控制參數(shù)，將錯(cuò)誤存在時(shí) 間 控制在最短。硬件方面，必須保證質(zhì)量，矢鍵，性的硬件設(shè)備應(yīng)采用雙系統(tǒng)備份。網(wǎng)絡(luò) 系統(tǒng)安全方面，應(yīng)注意：對(duì)用戶進(jìn)行權(quán)限和密碼設(shè)置，只有被授權(quán)的用戶才能在系統(tǒng) 中進(jìn)行相應(yīng)操作；對(duì)重要的操作日志進(jìn)行記錄，包括操作時(shí)間、方式、查詢和修改的 數(shù)據(jù)等，以便在出現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)對(duì)相矢人員進(jìn)行核查；建立網(wǎng)絡(luò)安全防火墻”，并 安裝殺毒軟件，及時(shí)更新病毒庫；未經(jīng)授權(quán)，禁止用戶自行安裝或卸載軟件，尤其是 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件的安裝，以防止利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)打開賬套數(shù)據(jù)庫進(jìn)行非法