喜來登大酒店采購管理制度

1、東莞喜來登大酒店采購部管理手冊目錄第一章 采購管理制度第二章 采購部工作流程第三章 采購部各崗位職責(zé)及分工第四章 采購部相關(guān)工作表格 .喜來登大酒店采購管理制度為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化 ,合理控制成本 ,加強(qiáng)內(nèi) 部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率 ,特制定本采購管理制度 :一、采購管理部門酒店設(shè)立專職采購部 , 隸屬酒店財務(wù)部管理 , 接受財務(wù)總監(jiān)、成本 控制、集團(tuán)稽查部及其它部門的監(jiān)督 , 全面負(fù)責(zé)酒店的采購工作 .二、采購部工作基本要求1. 所有采購項目均需董事會簽批授權(quán)及酒店財務(wù)部批準(zhǔn)同意2. 所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質(zhì) , 月結(jié)類物品每 月每一類至少有三家供貨商提供報價

2、單3. 所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定4. 采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質(zhì)負(fù)責(zé)5. 采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商 等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理 成價格信息庫 , 以書面形式匯報給酒店財務(wù)部及董事會6. 所有供應(yīng)商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸 檔并妥善保管 , 有人員變動時須全部列入移交 . 上述資料及采 購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信 息庫.7. 采購時間要求 : 一般物品采購時間為 3天; 急用物品當(dāng)天必須采 購回來 ; 印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購8. 采購部

3、禁止采購任何未下申購單的物品，否則財務(wù)部將不予以 報銷9. 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜10. 采購部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應(yīng)付帳款，酒店應(yīng)及時支付，以建立酒店良好形象，維護(hù)酒店 財務(wù)信譽(yù)，同時也為日后的采購工作提供便利.三、采購審批程序1. 申購單審批程序：使用部門經(jīng)理（倉庫主管 L 資產(chǎn)會計復(fù)查一-董事同意采購部詢價一財務(wù)總監(jiān)一稽查部行政辦董事會申購單返回采購部2單位價值1000元以下或批量價值在2000元以下的由采購部現(xiàn) 金自購的物品，采購部須事先貨比三家，并在申購單上注明詢價結(jié) 果和選定的供應(yīng)商，經(jīng)董事會最后批準(zhǔn)后方可采購酒店財務(wù)部和

4、集團(tuán)稽查部將對價格及品質(zhì)進(jìn)行不定期抽查.2. 單位價值1000元以上或批量價值在2000元以上的物品采購 審批程序：采購部尋找至少三家廠商比較價格品質(zhì)k評定小組確定供貨商一采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議財務(wù)審批一行政辦審批一董事會審批蓋章或簽字*執(zhí)行合同或協(xié)議（評定小組由采購部、使用部門、財務(wù)部、主管副總、集團(tuán)稽 查組成）3賒購（月結(jié)）物品采購審批程序蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚直接下單至采 購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.各月結(jié)供應(yīng)商選定辦法：采購部每月每類物品均應(yīng)邀請至少三家 供應(yīng)商報價，采購部、使用部門、主管副總、財務(wù)部和集團(tuán)稽查部組 成供貨商評定小

5、組，通力合作，進(jìn)行價格及質(zhì)量的比較和討論，選定 供應(yīng)商。采購部及上述相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場調(diào)查，根據(jù)市場調(diào)查的價格，與供應(yīng)商確定固定的一個月的供應(yīng)價，在此確認(rèn)期間內(nèi)，供應(yīng)商將按此固定價格提供酒店所需的物料.四、采購監(jiān)督采購成本的控制由財務(wù)部、采購部、使用部門及集團(tuán)稽查部共 同完成，平時各部門應(yīng)及時到市場上了解價格行情，以促進(jìn)酒店 采購成本的控制與監(jiān)督.五、供應(yīng)商管理1. 財務(wù)部應(yīng)定期（每月或每季度）牽頭，組織財務(wù)部、采購部、使用 部門及集團(tuán)稽查部對供應(yīng)商進(jìn)行評估（酒店每類物品須有至少 三家供貨商）,淘汰部分不合格供貨商.2. 選用供應(yīng)商角度米用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品

6、一個主供應(yīng)商、2個輔助供應(yīng)商、N個考察供應(yīng)商。這類商品 只有一個主要供應(yīng)商，大約70%的物資從他手中購買。2個輔 助供應(yīng)商提供大約 20%的物資， 一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問題能有其 他供應(yīng)商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)商既是輔助供應(yīng)商的 后備力量，也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。3. 采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作 ,維護(hù)酒店形象 .采購部工作流程一、各類物品采購工作流程1、倉庫補(bǔ)倉物品的采購工作流程：2、倉庫的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購線，在存量 接近或低于采購線時，即需要補(bǔ)充貨倉里的存貨，倉庫 主任要填寫一份倉庫補(bǔ)倉 “采購申請單 ”，且采購申請單 內(nèi)必須注明以下資料 :3

7、、（1）貨品名稱，規(guī)格；4、（2）平均每月消耗量；5、（3）庫存數(shù)量；6、（4）最近一次訂貨單價；7、（5）最近一次訂貨數(shù)量；8、（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。9、經(jīng)何董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理在 采購申請單上簽字確認(rèn)，并注明到貨時間。采購部經(jīng)理 初審?fù)夂?，按倉庫 “采購申請單 ”內(nèi)容要求，在至少三 家供貨商中比較 ,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒 店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，采購部立即組 織實(shí)施，一般物品要求之 3 天內(nèi)完成。如有特殊情況， 要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。10、部門新增物品的采購工作流程：11、若部門欲添置新物品，部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫有 關(guān)專門申請報告，

8、經(jīng)董事會審批后 ,連同“采購申請單 ”一 并送交采購部，采購部經(jīng)理初審?fù)夂?，?“采購申請 單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較 ,選定相應(yīng)供應(yīng) 商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事 會批準(zhǔn)后，采購部立即組織實(shí)施 .12、部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購工作流程：13、如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份 “物品報損報告 ”給財務(wù)部及董事會審批。經(jīng)審批后，將 一份 “物品報損報告 ”和采購申請單一并送交采購部，采 購部須在采購申請單內(nèi)必須注明以下資料 :14、（1）貨品名稱，規(guī)格；15、（2）最近一次訂貨單價；16、（3）最近一次訂貨數(shù)量；17、（4）提供本次訂貨數(shù)量

9、建議。18、采購部在至少三家供應(yīng)商中比較價格品質(zhì),并按酒店采購審批程序辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，組織 采購。19、鮮活食品凍品的采購工作流程：20、蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購申 請，由各酒吧、 各部門總廚或主管， 根據(jù)當(dāng)日經(jīng)營情況， 預(yù)測明天用量，填寫每日申購單交采購部，采購部當(dāng)日下午以電話落單或第二日直接到市場選購。21、燃料的采購工作流程：22、采購部根據(jù)營業(yè)情況與工程部編制每月燃油、石油氣、 柴油采購申購計劃， 填寫采購申請單 ,按酒店采購審批程 序辦理，并組織實(shí)施。23、維修零配件和工程物料的采購工作流程： 工程倉日常補(bǔ)倉由工程部填寫 “采購申請單 ”，且采

10、購申請 單內(nèi)必須注明以下資料 :（ 1）貨品名稱，規(guī)格；（2）平均每月消耗量；（ 3）庫存數(shù)量；（ 4）最近一次訂貨單價；（ 5）最近一次訂貨數(shù)量；（ 6）提供本次訂貨數(shù)量建議。大型改造工程或大型維修活動 ,工程部須做工程預(yù)算 ,并根 據(jù)預(yù)算表項目填寫采購申請單 （ 工程預(yù)算表附在采購申請 單下面 ）, 且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料 :（ 1）貨品名稱，規(guī)格；（ 2）庫存數(shù)量；（ 3）最近一次訂貨單價；（ 4）最近一次訂貨數(shù)量；（ 5）提供本次訂貨數(shù)量建議。以上采購申請單經(jīng)何董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理初審?fù)夂?，?“采購申請單 ”內(nèi)容要求，在 至少三家供貨商中比較 ,選定相

11、應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見， 按酒店采購審批程序報批， 經(jīng)董事會批準(zhǔn)后， 采購部立即 組織實(shí)施 .二、采購工作流程中須規(guī)范事項 :1、所有的采購申請必須填寫一式四聯(lián)，采購申請單經(jīng)部門經(jīng)理核簽 后，整份共四聯(lián)交給資產(chǎn)會計，資產(chǎn)會計復(fù)核后送董事。2、采購申請單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準(zhǔn)后：第一聯(lián)作倉庫收貨 用。第二聯(lián)采購部存檔并組織采購。 第三聯(lián)財務(wù)部成本會計存檔 核實(shí)。第四聯(lián)部門存檔。3、審核采購申清單：收到采購申請單后、采購部應(yīng)作出以下復(fù) 查以防錯漏。（1）簽置核對：檢查采購申請單是否部門經(jīng)理簽置，核對其是 否正確。（ 2）數(shù)量核對，復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請單上 的數(shù)量是否正確。4、邀請供

12、應(yīng)商報價。三、貨比三家工作流程：每類物品報價單需要最少三家作出比較， 目的是防止有關(guān)人員從中徇 私舞弊，保證采購物品價格的合理性。 酒店采取三方報價的方法進(jìn) 行采購工作，即在訂貨前，必須征詢 3 個或 3 個以上供應(yīng)商報價，然后確定選用那家供應(yīng)商的物品，具體做法是：1、采購部按照采購申請單的要求組織進(jìn)貨，填制空白報價單，包括：填寫空白報價單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型 號、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時間，送交供應(yīng)商（至少選擇 3個供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫價格并簽名退回。對于交通不 便或外地的供應(yīng)商，可用傳真或電話詢價。用電話詢價時，應(yīng)把 詢價結(jié)果填在報價單上并記下報價人的姓名， 職務(wù)等。

13、 提出采 購部的選擇意見和理由，連同報價單一起送交評定小組審批。2、評定小組根據(jù)采購部提供的有關(guān)報價資料，參考采購部的意見， 對幾個供應(yīng)商報來的貨品價格以及質(zhì)量， 信譽(yù)等進(jìn)行評估后， 確 定其中一家信譽(yù)好、品質(zhì)高、價格低的供應(yīng)商，報董事會審核四、采購活動的后續(xù)須跟進(jìn)工作1、采購訂單的跟催 當(dāng)訂單發(fā)出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。2、采購訂單取消（ 1）酒店取消訂單：如因某種原因， 酒店需要取消己發(fā)出之訂單， 供應(yīng)商可能提出取消 的賠償，故采購部必須預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行解決方 法，以便報董事會作出決定。（ 2）供應(yīng)商取消訂單： 如因某種原因，供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單，采購部必須能 找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。 為保障酒店利益， 供應(yīng)商必須賠償酒店人力、時間及其他經(jīng)濟(jì)損失。3. 違反合同： 合同上應(yīng)載明詳細(xì)細(xì)則，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。4. 檔案儲存： 所有供應(yīng)商名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查 , 并連 同采購人員自購物品價格信息每天須錄入至采購部價格信息庫 .5. 采購交貨延遲