備用金管理辦法

1、備用金管理辦法為進(jìn)一步規(guī)范我院備用金管理，加強(qiáng)備用金使用監(jiān)管，確保備用金資金使用效益和安全，根據(jù)國家現(xiàn)金管理暫行條例規(guī)定，結(jié)合我院實(shí)際，制定本辦法。第一章 總則第一條 本辦法所稱備用金為因工作需要，經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)借給院工作單位（部門）經(jīng)辦人的款項(xiàng)。備用金按使用用途分為一般備用金、業(yè)務(wù)備用金；按管理形式分為定額備用金、非定額備用金。一般備用金是指備作差旅費(fèi)、野外工作經(jīng)常開支及零星采購、復(fù)印、裝訂等零星開支用途的款項(xiàng)；業(yè)務(wù)備用金是指經(jīng)辦業(yè)務(wù)已經(jīng)或正在發(fā)生并已確認(rèn)付款金額，尚未取得發(fā)票，根據(jù)工作需要以及院有關(guān)費(fèi)用管理規(guī)定，需由財(cái)務(wù)科銀行付（匯）款的業(yè)務(wù)款項(xiàng)，如訂購款、保證金、大額租車費(fèi)、大額勞務(wù)費(fèi)以及

2、達(dá)到應(yīng)由銀行付款結(jié)算金額的汽修費(fèi)、圖文制作費(fèi)等。定額備用金是指院對經(jīng)常使用備用金的部門或工作人員根據(jù)其零星開支、零星采購等實(shí)際需要核定一個(gè)現(xiàn)金額度，并保有其核定額度用于周轉(zhuǎn)的備用金。除定額備用金外的為非定額備用金。第二條 本辦法適用于院屬各單位及承擔(dān)我院項(xiàng)目在我院借支備用金的其他單位經(jīng)辦人員。第二章 備用金申請及審批第三條 備用金借款實(shí)行先申請后借款制度，根據(jù)備用金類別、金額不同實(shí)行不同的申請規(guī)定：（一）一般備用金借款申請一般備用金借款金額小于30,000元的，由經(jīng)辦人向單位（部門）負(fù)責(zé)人口頭申請；一般備用金借款金額30,000元以上的，編制備用金用款計(jì)劃單（見附件一）向單位（部門）負(fù)責(zé)人申請

3、。一般備用金中需申請為定額備用金的還需填寫定額備用金核定申請單（見附件二）申請。定額備用金原則上只核定給院管理部門和室內(nèi)工作部門。（二）業(yè)務(wù)備用金借款申請業(yè)務(wù)備用金借款根據(jù)業(yè)務(wù)合同、訂單、結(jié)算單、付款通知單等依據(jù)向單位（部門）負(fù)責(zé)人申請。第四條 備用金借款實(shí)行四級審批制度。備用金借款須經(jīng)單位（部門）負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、院長依次審批后才能借款。經(jīng)辦人根據(jù)申請同意金額寫借條，報(bào)單位（部門）負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)財(cái)務(wù)科審核，借款金額30,000元以上的還須報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，最終報(bào)院長簽字審批。備用金借款審批過程中，出現(xiàn)批準(zhǔn)金額與申請金額不一致時(shí)，審核、審批人在借條上寫出建議借款具體金額，建議金額原

4、則上應(yīng)小于申請金額，最終審批金額原則上應(yīng)以最小建議金額數(shù)為準(zhǔn)。第三章 備用金經(jīng)辦人管理第五條 備用金經(jīng)辦人為備用金借款人，包括一般經(jīng)辦人員和經(jīng)管員。一般經(jīng)辦人員為因工作需要經(jīng)批準(zhǔn)以個(gè)人名義借備用金的經(jīng)辦人員。經(jīng)管員為院生產(chǎn)單位安排專門借支、管理本單位備用金，并負(fù)責(zé)統(tǒng)一向院財(cái)務(wù)部門報(bào)賬的人員。第六條 生產(chǎn)單位經(jīng)管員按以下規(guī)定進(jìn)行管理：（一）院生產(chǎn)單位經(jīng)管員確定應(yīng)同時(shí)具備以下條件：1、由本部門職工推薦，本部門大部分職工認(rèn)可；2、表現(xiàn)良好、責(zé)任心較強(qiáng)；3、為本院在職職工。（二）項(xiàng)目經(jīng)管員指定后除工作調(diào)動(dòng)及其他特殊情況外，一經(jīng)指定不得隨意變動(dòng)，經(jīng)管員指定或變動(dòng)前應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)科備案。（三）出現(xiàn)以下情形時(shí)生產(chǎn)

5、單位必須更換經(jīng)管員：1、接到有關(guān)對經(jīng)管員備用金使用、管理問題舉報(bào)并經(jīng)核實(shí)確有問題的；2、接到反映經(jīng)管員有賭博及其他不良嗜好行為的；3、經(jīng)管員經(jīng)手賬目經(jīng)常出現(xiàn)差錯(cuò)的；4、生產(chǎn)單位負(fù)責(zé)人未經(jīng)本單位職工推薦認(rèn)可擅自指定的。（四）生產(chǎn)單位經(jīng)管員變動(dòng)時(shí)，原經(jīng)管員應(yīng)將其借支備用金沖賬并交回余款結(jié)清備用金。變動(dòng)交接有未了事項(xiàng)的，應(yīng)有交接清單，交接清單應(yīng)有移交人、接收人、監(jiān)交人簽字。（五）生產(chǎn)單位經(jīng)管員一般為兼職，在政策允許情況下，院可予發(fā)放一定兼職補(bǔ)貼。第七條 備用金經(jīng)辦人的責(zé)任、權(quán)利。（一）備用金經(jīng)辦人承擔(dān)以下責(zé)任：1、對備用金資金保管安全負(fù)責(zé)；2、對本人經(jīng)手的備用金支出真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)；3、對他人經(jīng)手

6、的明知不真實(shí)、不合法的費(fèi)用還予以支付甚至包庇的行為負(fù)責(zé)。（二）備用金經(jīng)辦人有以下權(quán)利：1、對不真實(shí)、不合法、不合規(guī)費(fèi)用支出有權(quán)拒絕，并向院財(cái)務(wù)部門或監(jiān)察審計(jì)部門報(bào)告；2、有權(quán)拒絕單位（部門）安排提取、攜帶、支付大量現(xiàn)金等違規(guī)操作，必要時(shí)可向院財(cái)務(wù)部門報(bào)告。第四章 備用金資金管理第八條 備用金借款金額較大的（一般超過10,000元），付款時(shí)由財(cái)務(wù)科將款項(xiàng)打到借款人指定銀行卡上。第九條 生產(chǎn)單位備用金實(shí)行“?？顚４?、專卡專用”管理。生產(chǎn)單位要以經(jīng)管員名字專門開辦一張銀行卡，該單位所借備用金必須統(tǒng)一打入該銀行卡。第十條 生產(chǎn)單位備用金銀行卡必須妥善管理，確保備用金卡上資金安全，避免信息泄露，造成資金

7、損失。 生產(chǎn)單位應(yīng)實(shí)行銀行卡與密碼分人保管、銀行卡短信通知等內(nèi)部牽制監(jiān)管措施。第十一條 備用金資金使用必須按現(xiàn)金管理暫行條例規(guī)定進(jìn)行管理，在現(xiàn)金管理暫行條例規(guī)定范圍內(nèi)使用，不得違規(guī)提取、攜帶大額現(xiàn)金。第十二條 嚴(yán)禁將備用金銀行卡借給他人使用，嚴(yán)禁將備用金銀行卡轉(zhuǎn)交他人保管。第五章 備用金借款額度第十三條 備用金借款額度分定額備用金、非定額備用金進(jìn)行管理。（一）定額備用金額度管理定額備用金根據(jù)單位（部門）一個(gè)月資金周轉(zhuǎn)量核定。經(jīng)申請核定為定額備用金的，年內(nèi)根據(jù)工作需要確保核定額度備用金用于日常周轉(zhuǎn)，日常報(bào)賬直接付款補(bǔ)足其所需周轉(zhuǎn)資金。年終須將備用金余額全部交回財(cái)務(wù)。（二）非定額備用金按以下原則核

8、定：1、業(yè)務(wù)備用金借款額度根據(jù)業(yè)務(wù)付款依據(jù)據(jù)實(shí)核定。2、屬差旅費(fèi)、零星采購、零星支出的備用金根據(jù)實(shí)際需要據(jù)實(shí)核定。3、生產(chǎn)單位備用金借款額度原則上按承擔(dān)項(xiàng)目一個(gè)月日常生產(chǎn)支出所需資金量核定。一個(gè)單位同時(shí)承擔(dān)兩個(gè)以上項(xiàng)目的分項(xiàng)目核定。生產(chǎn)單位項(xiàng)目備用金實(shí)行單次借款額度控制，不同工作地區(qū)項(xiàng)目控制額度為：（1）省內(nèi)項(xiàng)目原則上每次不超過80,000元。（2）省外內(nèi)地項(xiàng)目原則上每次不超過120,000元。（3）省外青藏高原項(xiàng)目每次不超過150,000元。第六章 備用金使用管理第十四條 備用金使用除業(yè)務(wù)備用金按指定用途使用外，一般備用金必須嚴(yán)格按以下使用范圍使用：（一）發(fā)放野外津貼及外聘人員工資；（二）支

9、付專家咨詢費(fèi)、零星勞務(wù)報(bào)酬；（三）支付個(gè)人零星土地占用費(fèi)、青苗補(bǔ)償費(fèi)；（四）差旅費(fèi)支出；（五）結(jié)算小于起點(diǎn)金額零星支出；起點(diǎn)金額：貴陽市區(qū)：個(gè)人付款3,000元/人、單位付款3000元/筆；貴陽市以外地區(qū)及野外工作區(qū)：個(gè)人付款10,000元/人、單位付款5000元/筆。（六）其他確實(shí)需要支付現(xiàn)金的支出。因采購地點(diǎn)分散不固定、野外偏僻等特殊情況，達(dá)到結(jié)算起點(diǎn)金額以上需支付現(xiàn)金的，單位（部門）應(yīng)填寫大額現(xiàn)金付款申請單（見附件三）申請，申請單經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)科簽字同意后，報(bào)院長審批可予支付現(xiàn)金，報(bào)賬時(shí)須附大額現(xiàn)金付款申請單。第十五條 以下支出嚴(yán)禁使用備用金：（一）購置設(shè)備儀器等固定資產(chǎn)；（二）大宗物

10、資采購；（三）大額租車費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)、施工費(fèi)等支出；（四）大額結(jié)算款項(xiàng)支出（如工程款、汽車修理費(fèi)、制圖打印裝訂費(fèi)、化驗(yàn)測試費(fèi)、委托業(yè)務(wù)費(fèi)等）；（五）單位（部門）間內(nèi)部借款及內(nèi)部結(jié)算費(fèi)用；（六）其他達(dá)到結(jié)算起點(diǎn)金額以上的支出。第七章 備用金報(bào)賬管理及再借款第十六條 備用金借款支出后，除定額備用金外，非定額備用金應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)沖賬。（一）業(yè)務(wù)備用金付款后經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)催促收款單位開具票據(jù)，在60日內(nèi)沖賬。（二）出差備用金借款人應(yīng)在出差返院后30日內(nèi)沖賬。（三）生產(chǎn)單位備用金借款后應(yīng)在下次借款前及時(shí)將已支出備用金沖賬。（四）經(jīng)營項(xiàng)目備用金支出后平時(shí)應(yīng)及時(shí)沖賬、及時(shí)列支成本費(fèi)用，每個(gè)季度季末已使用備用金

11、必須沖賬，確保按季上報(bào)的稅務(wù)報(bào)表經(jīng)營利潤客觀合理，避免因報(bào)賬不及時(shí)造成稅務(wù)報(bào)表利潤虛增導(dǎo)致多報(bào)多交企業(yè)所得稅情況。因報(bào)賬不及時(shí)導(dǎo)致經(jīng)營項(xiàng)目多報(bào)多交稅的，多報(bào)損失由項(xiàng)目單位自行承擔(dān)，同時(shí)財(cái)務(wù)部門將責(zé)成項(xiàng)目單位對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行相應(yīng)經(jīng)濟(jì)懲罰。第十七條 財(cái)務(wù)科憑借條支付備用金，借條作為財(cái)務(wù)部門備用金借款記賬依據(jù)不再退還借款人，借款人（或經(jīng)手人）憑支出票據(jù)報(bào)賬沖備用金時(shí)，財(cái)務(wù)科經(jīng)辦會(huì)計(jì)應(yīng)向借款人（或經(jīng)手人）出具票據(jù)沖賬收據(jù)。借款人（或經(jīng)手人）沖賬后交回余款或借款未用退回備用金時(shí)，財(cái)務(wù)科經(jīng)辦會(huì)計(jì)應(yīng)向借款人（或經(jīng)手人）出具現(xiàn)金（或現(xiàn)金存款）沖賬收據(jù)。備用金借款人（或經(jīng)手人）沖賬后，應(yīng)及時(shí)向經(jīng)辦會(huì)計(jì)索要沖賬收

12、據(jù)，沖賬收據(jù)為備用金已沖賬或已結(jié)清依據(jù)，經(jīng)辦人需查詢或核對備用金時(shí)應(yīng)持沖賬收據(jù)到財(cái)務(wù)科進(jìn)行查詢、核對。第十八條 為加強(qiáng)生產(chǎn)單位備用金自身管理,確保生產(chǎn)備用金及時(shí)報(bào)賬，生產(chǎn)單位應(yīng)統(tǒng)籌安排好生產(chǎn)工作和備用金管理工作，保證經(jīng)管員整理票據(jù)、填制報(bào)銷憑證及報(bào)賬等時(shí)間，確保及時(shí)報(bào)賬。第十九條 備用金再借款實(shí)行“前賬不沖、后款不借”管理原則。（一）業(yè)務(wù)備用金不及時(shí)沖賬的原則上暫停該單位（部門）業(yè)務(wù)備用金借款。（二）出差備用金不及時(shí)沖賬的原則上暫停該借款人下次差旅費(fèi)備用金借款。（三）生產(chǎn)單位備用金再借款按以下規(guī)定進(jìn)行管理：1、省內(nèi)項(xiàng)目備用金再借款實(shí)行使用額度管理。使用額度為根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模核定給項(xiàng)目累計(jì)借支或結(jié)余

13、備用金的最高限額。超過使用額度的，應(yīng)將已支出備用金沖賬后在使用額度內(nèi)借款。省內(nèi)項(xiàng)目備用金使用額度按以下規(guī)定核定：（1）項(xiàng)目年度經(jīng)費(fèi)超過100萬元（不含委托業(yè)務(wù)費(fèi)）的160,000元。（2）項(xiàng)目年度經(jīng)費(fèi)50-100萬元（不含委托業(yè)務(wù)費(fèi)）的60,000元。（3）項(xiàng)目年度經(jīng)費(fèi)50萬元以內(nèi)（不含委托業(yè)務(wù)費(fèi)）的30,000元。2、省外項(xiàng)目備用金再借款按以下規(guī)定管理：（1）項(xiàng)目野外工作期間返院的省外項(xiàng)目，項(xiàng)目野外工作持續(xù)期間備用金再借款根據(jù)用款計(jì)劃結(jié)合實(shí)際需要核定再借款。期間返院后應(yīng)及時(shí)將已支出備用金進(jìn)行沖賬，沖賬后再借款按補(bǔ)足該項(xiàng)目一個(gè)月日常生產(chǎn)支出所需資金量核定，沖賬后備用金實(shí)際結(jié)存額超過月所需資金量

14、的暫時(shí)不予借款。（2）項(xiàng)目野外工作期間不返院的省外項(xiàng)目（如承擔(dān)青藏高原項(xiàng)目單位），其野外工作期間備用金再借款根據(jù)用款計(jì)劃結(jié)合實(shí)際需要核定，野外工作結(jié)束收隊(duì)返院后，須在30日之內(nèi)沖賬并交回結(jié)余備用金，未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)沖賬的原則上暫停該單位備用金再借款。結(jié)余備用金交回后確因工作需要可重新申請借款。3、因生產(chǎn)單位臨時(shí)突擊任務(wù)等特殊情況難以及時(shí)沖賬或短期內(nèi)確因工作需要急需借款的，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意、院長審批后可予借款。第八章 備用金余額管理第二十條 備用金余額不足以支付經(jīng)辦支出時(shí)，金額較?。ú怀^3000元）的，經(jīng)辦單位（人）可以墊支辦理，墊支辦理后應(yīng)及時(shí)沖賬，多沖部分的墊支款財(cái)務(wù)科直接支付經(jīng)辦人。金額

15、較大（超過3000元）的，經(jīng)辦單位（人）應(yīng)及時(shí)補(bǔ)借備用金后再辦理支出。嚴(yán)禁擅自大額墊支報(bào)賬，使備用金沖賬出現(xiàn)大額赤字，備用金沖賬出現(xiàn)大額赤字的，財(cái)務(wù)對赤字金額不予認(rèn)可。第二十一條 年內(nèi)備用金借款擬辦工作結(jié)束后應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)沖賬并將備用金余額交回財(cái)務(wù)結(jié)清。第二十二條 年終單位（部門）及個(gè)人備用金余額應(yīng)于當(dāng)年12月31日前全部交回財(cái)務(wù)部門，生產(chǎn)單位備用金余額全部交回財(cái)務(wù)部門后備用金卡余額應(yīng)為零。備用金交回后，確因工作需要需使用備用金的，根據(jù)實(shí)際需要重新申請備用金借款。第二十三條 不按時(shí)將備用金余款交財(cái)務(wù)部門的，院有關(guān)部門將責(zé)令限期交回；對故意拖欠限期不交的院將根據(jù)有關(guān)規(guī)定按挪用公款處理；涉及犯

16、罪的，移送司法機(jī)關(guān)處理。第九章 監(jiān)督檢查第二十四條 備用金監(jiān)管部門主要有財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、備用金使用單位，履行相應(yīng)職責(zé)如下：（一）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)科為備用金核算管理職能部門，對備用金借款、使用及報(bào)銷的合規(guī)性、合理性及手續(xù)完備性負(fù)責(zé)。（二）審計(jì)部門審計(jì)部門為備用金使用的監(jiān)管部門，負(fù)責(zé)對院備用金管理及使用情況進(jìn)行檢查，對大額業(yè)務(wù)備用金付款情況進(jìn)行核實(shí)性抽查。（三）使用單位備用金使用單位為備用金使用責(zé)任單位，對本單位（部門）備用金使用支出的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。第二十五條 備用金使用監(jiān)管采取日常檢查與重點(diǎn)抽查相結(jié)合。財(cái)務(wù)科有權(quán)對院屬單位備用金的管理和使用情況進(jìn)行檢查；院審計(jì)部門不定期對院備用金借款申請、

17、審批、報(bào)銷、結(jié)存等情況進(jìn)行檢查，對金額較大業(yè)務(wù)備用金借款支付情況采取電話核實(shí)、實(shí)地核實(shí)等方式進(jìn)行抽查，對院屬單位備用金余額賬實(shí)相符情況進(jìn)行抽查。第二十六條 出現(xiàn)超范圍使用備用金行為，金額較小的院財(cái)務(wù)部門責(zé)令責(zé)任單位（人）立即改正；金額較大的院將組織財(cái)務(wù)、審計(jì)等有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，根據(jù)調(diào)查情況作出相應(yīng)處理；涉及違紀(jì)、違法的按有關(guān)規(guī)定對責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。第二十七條 單位（部門）或個(gè)人有下列行為之一的，由院審計(jì)部門責(zé)令限期改正，追回?fù)p失；院將對單位（部門）負(fù)責(zé)人及其他直接責(zé)任人依法依歸進(jìn)行嚴(yán)肅處理；構(gòu)成犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)處理：（一）坐支單位項(xiàng)目現(xiàn)金收入的。（二）私設(shè)小金庫的。（三）貪污或者挪用備用金的。（四）因私事借用備用金的。第九章 附則第二十八條 本辦法由財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)解釋。第二十九條 本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行，原有關(guān)備用金管理規(guī)定同時(shí)廢止。附件：1、備用金用款計(jì)劃單 2、定額備用金核定申請單 3、大額現(xiàn)金付款申請單二一六年五月一日附件一備用金用款計(jì)劃單編制日期： 年 月 日 單位：萬元序號用款明細(xì)管理部門用款計(jì)劃項(xiàng)目用款計(jì)劃審定數(shù)付款方式項(xiàng)目用款合計(jì)項(xiàng)目1：項(xiàng)目2：項(xiàng)目3：現(xiàn)金銀行現(xiàn)金銀行現(xiàn)金銀行現(xiàn)金銀行現(xiàn)金銀行現(xiàn)金銀行現(xiàn)金銀行合計(jì)分管領(lǐng)