崗位說明書的編寫

1、崗位說明書的編寫陳志勇編制崗位說明書的前提部門職能說明書每個企業(yè)在編制各個崗位說明書之前，必須先按照現(xiàn)代企業(yè)管理要求，把企業(yè)的戰(zhàn)略職能具體落實到企業(yè)中各部門，系統(tǒng)地界定企業(yè)各部門的關(guān)鍵職能，完成企業(yè)現(xiàn)有部門的職能定位，明晰各部門的使命、責(zé)任、主要工作流程以及關(guān)鍵績效指標(biāo)等，建立起各個部門職能說明書；將部門擁有的工作業(yè)務(wù)流程在部門職能中逐一列出，建立了部門職能與企業(yè)關(guān)鍵工作流程之間的鏈接，為部門職能的實現(xiàn)提供了可靠的途徑，為崗位說明書奠下了基礎(chǔ)，同時還將部門主要工作流程的輸出成果以部門關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPI）的方式確定下來，引導(dǎo)部門成員圍繞關(guān)鍵績效指標(biāo)開展工作，為部門績效管理建立依據(jù)。在這里，筆者

2、不對部門職能說明書的編寫進行具體地闡述，只對與本文有關(guān)的內(nèi)容稍做論述。部門是組織職能實現(xiàn)的基本單位，而部門職能是組織設(shè)計部門化的結(jié)果；部門職能說明書是部門職能管理的有效工具，是組織職能與企業(yè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)的基礎(chǔ)。部門職能說明書可以根據(jù)企業(yè)性質(zhì)不同而不同，但都必須包涵基本內(nèi)容：部門使命、部門主要職責(zé)、內(nèi)部架構(gòu)圖、職位設(shè)置、職位編制、部門關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)等等，如表1：表1X X部門職能說明書編號NO：部門名稱部門負責(zé)人崗位直接領(lǐng)導(dǎo)職位部 門職 位設(shè) 置部門職位編制職位名稱編制部門使命部門主要職責(zé)部門關(guān)鍵流程部門關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)（KPI） 其中，部門關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)（KPI）指的是實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，本部門應(yīng)

3、承擔(dān)哪些指標(biāo)？大致可以分為幾類進行闡述：1、財務(wù)類指標(biāo)，如費用預(yù)算達成率、銷售收入達成率、投資收益率；2、客戶類指標(biāo)，如客戶滿意度、客戶投訴處理解決的滿意度、公共關(guān)系效果評價、媒體正面爆光次數(shù)等；3、流程類指標(biāo)，如差錯率、工作計劃達成率、安全性等；4、學(xué)習(xí)成長類指標(biāo)，如培訓(xùn)計劃達成率、員工建議數(shù)量與質(zhì)量等。為什么要編制崗位說明書1、崗位的含義崗位是指在一定的時間、空間內(nèi)，由一名職工承擔(dān)若干項任務(wù)，并具備一定職務(wù)、責(zé)任和權(quán)限時，就構(gòu)成一個崗位。崗位是企業(yè)組織構(gòu)成即組織職能實現(xiàn)的最基本的單位。一個崗位的內(nèi)涵應(yīng)該有：名稱/組織、任務(wù)、職責(zé)要求、溝通關(guān)系、勞動強度、勞動條件與環(huán)境、勞動資料與對象等；一

4、個崗位對員工的要求可分為幾個方面：工作能力要求、知識水平要求、職業(yè)道德要求、能力要求、身體素質(zhì)要求等。具體反映在一份崗位說明書上，可按以下幾點闡述:（1）崗位在組織中的位置:它的直接上級、向同一上級匯報的人員、直接下級、間接下級各是誰；（2）該崗位性質(zhì)：該崗位屬于研發(fā)、銷售、行政、物流、生產(chǎn)等；（3）該崗位的主要活動：是服務(wù)還是產(chǎn)品？通過什么工作來提供？（4）該崗位的內(nèi)外聯(lián)系：即崗位影響的范圍（部門、企業(yè)、外界）；（5）崗位環(huán)境：主要環(huán)境信息；（6）崗位人員要求：學(xué)歷專業(yè)、能力、技能、經(jīng)驗等。2、崗位說明書對于企業(yè)的經(jīng)營管理具有不可低估的作用（1）為招聘、錄用員工提供依據(jù)：確定崗位的任職條件、

5、崗位說明書將作為簽訂勞動合同的附件、作為員工入職培訓(xùn)的教材，并有助于節(jié)省新進員工、上級主管和培訓(xùn)專員的時間及精力。（2）對員工進行目標(biāo)管理：崗位說明書是給員工下達目標(biāo)的憑證、依據(jù)崗位說明書可清晰設(shè)計目標(biāo)。（3）崗位說明書為崗位管理、評價與薪酬體系的合理化提供了依據(jù)：不同的崗位有不同的職責(zé)，其對于一個組織的貢獻是不相同的，崗位說明書為崗位評價提供了依據(jù)；崗位說明書對主要職責(zé)進行清晰明了的描述和界定，明確考評內(nèi)容，為績效考核提供了幫助；崗位說明書為相似職業(yè)群建立了公平的級別和等級，為企業(yè)的整個薪酬管理體系打下基礎(chǔ)。（4）員工教育與培訓(xùn)的依據(jù)：對員工進行培訓(xùn)是為了滿足崗位職務(wù)的需要，有針對性地對具有

6、一定文化素質(zhì)的員工進行崗位專業(yè)知識和實際技能的培訓(xùn)，完備上崗任職資格，提高員工勝任本崗本職工作的能力。根據(jù)崗位說明書的具體要求，對一些任職條件不足，但其它方面優(yōu)秀、符合公司急需人才要求的員工進行教育和培訓(xùn)，提升他本身的素質(zhì)，最后使其達到崗位說明書的任職要求。 （5）為員工晉升與開發(fā)提供依據(jù)：員工的晉升與開發(fā)，離不開人事考核。人事考核是以員工為對象，以崗位說明書的要求為考核依據(jù)，通過對員工德、能、勤、績等方面的綜合評價，判斷他們是否稱職，并以此作為任免、獎罰、報酬、培訓(xùn)的依據(jù)，促進“人適其位”。因此，崗位說明書也為這項工作提供了一個依據(jù)。如何編寫崗位說明書崗位說明書具體內(nèi)容的編寫是牽涉面最廣，涉

7、及到所有員工，工作量十分浩大的文件整理匯編工作，大體可分為幾個步驟來進行：準(zhǔn)備階段、編寫、審核與修訂、定稿等。1、準(zhǔn)備階段（1）組建編寫小組：負責(zé)具體編寫工作和協(xié)調(diào)有關(guān)事宜。編寫小組成員由顧問公司（如有外聘）、人力資源部及其他部門指定的人員組成。對小組成員具體要求： 對企業(yè)及本部門的經(jīng)營管理和業(yè)務(wù)狀況比較了解、有一定的影響力、能公平公正地處理問題、有一定的文字功底、小組成員一般是各部門的負責(zé)人。（2）組建領(lǐng)導(dǎo)小組。負責(zé)審核編寫的結(jié)果和解決編寫中出現(xiàn)的有關(guān)問題，主要由企業(yè)資深、高層管理人員組成。2、編寫階段（1）設(shè)計框架。由編寫小組主要成員共同設(shè)計出適合本企業(yè)的崗位說明書框架，包括崗位說明書的樣

8、式草本及相關(guān)內(nèi)容（如表2），并提交領(lǐng)導(dǎo)小組審定。表2崗位說明書崗位名稱所在部門崗位定員數(shù)崗位編號部門編號薪酬等級直接上級直接下級崗位圖工作綜述崗位職責(zé)序號工作項目具體職責(zé)工作權(quán)重%績效指標(biāo)12345678工作協(xié)作關(guān)系內(nèi)部外部任職資格任職資格項目要求教育程度專業(yè)（工種）工作經(jīng)驗知識要求上崗證/資格證對身體健康要求專業(yè)技能技能級別需求程度的級別：很強-5，強-4，較強-3，一般-2，無要求-1其他工作環(huán)境工作時間特 征使用的主要工具設(shè)備述職簽字任職人任職人上 級人力資源 部 （2）組織培訓(xùn)。針對崗位說明書的框架，由編寫小組的主要成員組織全體員工進行崗位說明書編寫技能與技巧的培訓(xùn)。（3）編寫。編寫小

9、組輔導(dǎo)或者幫助崗位任職人進行崗位說明書的編寫，并完成初稿，提交部門負責(zé)人進行審核與修訂。崗位說明書內(nèi)容的具體如何編寫，一般分為幾大部分，下面對其中部分內(nèi)容作簡要說明：基本概況：崗位名稱指的是任職崗位的稱謂，名稱要反映工作崗位的性質(zhì)、突出崗位的職能，如招聘干事、教育干事等；崗位的編號一般由企業(yè)人力資源部統(tǒng)一規(guī)定；所在部門指本崗位隸屬的部門名稱；直接上級指所描述崗位的直接主管崗位的名稱，一般一個崗位只有一個直接上級崗位；直接下級指所描述崗位直接領(lǐng)導(dǎo)的下屬崗位名稱；薪酬等級指根據(jù)崗位評價的結(jié)果，按照企業(yè)的管理制度確認的薪酬級別；崗位圖指的是部門內(nèi)部架構(gòu)圖。工作綜述：即設(shè)置該崗位的最重要的原因，指對本

10、崗位職能進行綜合、概括性的描述，一般用一句話，采用“三段論”的方式來描述，即“依據(jù)/按照，做（行動），達成結(jié)果”。崗位工作描述：崗位工作描述包括工作項目、工作描述、績效標(biāo)準(zhǔn)3部分。其中工作項目包括崗位關(guān)鍵業(yè)務(wù)工作職責(zé)和崗位基礎(chǔ)工作職責(zé)；關(guān)鍵業(yè)務(wù)工作職責(zé)指為發(fā)揮本崗位職能必須承擔(dān)的具體業(yè)務(wù)模塊的工作職責(zé)，崗位基礎(chǔ)工作指各部門為完善本崗位的職能建設(shè)所承擔(dān)的共性工作；一般情況下管理崗位才有必要描述基礎(chǔ)工作。工作描述指對工作項目的具體內(nèi)容進行描述，一般也采用“三段論”的格式。工作權(quán)重指本項工作的工作量占本崗位工作總量的比例，一般情況下可以用時間比例來代替，所有工作的總權(quán)重為100%?？冃?biāo)準(zhǔn)指衡量本項

11、工作完成情況的指標(biāo)及標(biāo)準(zhǔn)，主要從時間、數(shù)量、質(zhì)量和成本等方面來設(shè)置。工作協(xié)作關(guān)系：工作協(xié)作關(guān)系包括對內(nèi)和對外兩部分。對內(nèi)主要指與直接上級或平級部門/崗位之間協(xié)作關(guān)系，一般填寫最常聯(lián)系的3-5個部門或崗位；對外協(xié)作關(guān)系主要從上級單位、政府有關(guān)部門，客戶及中介組織等方面來描述。任職資格：任職資格的內(nèi)容包括學(xué)歷要求、專業(yè)職稱、工作經(jīng)驗、職業(yè)資格證、專業(yè)知識、專業(yè)技能、專業(yè)工種及崗位對英語和計算機方面的要求?；举Y格指要完成本崗位工作職能任職者必須具備的資格，本欄必須全部填寫。崗位技能主要從招聘的角度出發(fā)，根據(jù)崗位工作的需要，并從工作性質(zhì)和工作內(nèi)容來判斷其需求程度的級別。其他部分：包含工作環(huán)境和工作時

12、間。工作環(huán)境指本崗位工作面臨的實際工作環(huán)境，如崗位是否面臨噪音、粉塵、有毒氣體、高溫等因素會帶來生命安全、職業(yè)病等危害的威脅；工作時間主要是指本崗位工作時間的規(guī)律性；使用的主要工具設(shè)備指完成崗位職責(zé)所需要使用的工具或設(shè)備。3、審核與修訂部門負責(zé)人對崗位說明書的初稿進行初步審核，及時提出審核中發(fā)現(xiàn)的問題；編寫小組提供崗位說明書的審核技術(shù)和辦法，負責(zé)審核的過程輔導(dǎo)，解決項目小組審核中遇到的技術(shù)問題,并負責(zé)收集審核意見，并修訂。4、定稿編寫小組將已初步修訂的崗位說明書提交企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組對所有的崗位說明書進行綜合性全面審核，提出審核意見，并將審核中發(fā)現(xiàn)的問題與編寫小組共同探討，最終確定修訂的辦

13、法，經(jīng)編寫小組再修訂后，崗位說明書定稿。崗位說明書定稿后，通過一定的程序進行下發(fā)執(zhí)行。崗位說明書的定期審查和保管崗位說明書并不是一成不變的，它應(yīng)該隔一段時間進行一次修訂，在應(yīng)用中動態(tài)地改進崗位說明書的內(nèi)容，而且這種修訂是應(yīng)該和企業(yè)的人力資源規(guī)劃結(jié)合在一起。這就是通常所說的規(guī)范化管理的系統(tǒng)性。1、常規(guī)性調(diào)整崗位說明書一般實行會審制度，由企業(yè)人力資源部每年或定期組織對崗位說明書進行分級審核，收集審核意見，綜合分析后，酌情調(diào)整。2、應(yīng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的調(diào)整而調(diào)整在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略調(diào)整之后，可能會引起組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整和變化，那么這時組織結(jié)構(gòu)就變了，職能變了，當(dāng)然崗位也變了，會出現(xiàn)一些新的崗位，或者有一些老崗位消失，或者有些崗位的內(nèi)容職責(zé)、工作負荷也會有所變化，應(yīng)重新修訂崗位說明書。這項工作由人力資源部主持，和相關(guān)的部門來研究決定，研究以后要進行總的調(diào)整。3、崗位說明書作為界定部門或崗位職責(zé)的重要靜態(tài)資料，應(yīng)妥善保管崗位說明書一式三份，任職人保管一份，用于對照工作完成情況；直接上級保管一份，用于檢查、督導(dǎo)員工的工作；人力資源部存檔一份，用于了解和跟蹤各部門對員工的績效評價等工作是否公平、公正和合理。崗位說明書作為企業(yè)文件，當(dāng)任職人辭職、辭退、調(diào)出、離任時不得將其帶走，應(yīng)移交給上級主管或繼任崗位人員?？傊?，崗位說明書