OA自動化OA辦公自動化中電子公文的歸檔處理方法

1、2006 年三水區(qū)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班材料之五1OA辦公自動化中電子公文的歸檔處理方法目前，我區(qū)采用了超越2000檔案管理軟件對OA辦公自動化系統(tǒng)中辦結(jié)了 的電子公文進(jìn)行歸檔管理，其操作的主要方法如下：一、雙擊桌面圖標(biāo)（如下圖）登錄辦公自動化系統(tǒng)，對收文和發(fā)文進(jìn)行辦理, 只有辦結(jié)的文件才能進(jìn)行下一步歸檔處理。二、在OA辦公自動化中點(diǎn)擊辦結(jié)文件標(biāo)題，然后再點(diǎn)擊“發(fā)送”按鈕，出 現(xiàn)的界面中含“歸檔”與“不歸檔”按鈕。如下圖。水區(qū)檔案局3佛山沛存公業(yè)務(wù)資污陋攻待辦亭項(xiàng)件數(shù)胃件特急|收拌箱a00在辦箱1盟S3炭件箱000辦在親統(tǒng)導(dǎo)St當(dāng)前操作：執(zhí)行歸檔歸檔不歸檔Copyright 2000-2002 Cyb

2、erOffice OAT2版權(quán)斯育廉圳市科健信息技術(shù)有釀公司二出眩寵玖機(jī)黃 辦白動化康統(tǒng)甲女昔理宙丄行政昔理:+:“人壽處+工曲信息i二w等背理L口系統(tǒng)日志Ln用戶配置.工文單崖管理s衛(wèi)佶中心i件粟統(tǒng)謹(jǐn)丈悴113檔后將送至本單位的檔秦證中2006 年三水區(qū)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班材料之五2三、點(diǎn)擊上頁圖中“歸檔”按鈕，可將單份電子文件送至本單位的超越2000檔案管理系統(tǒng)的“未歸檔文件管理”模塊（如下圖中所示）。四、在“超越2000”檔案管理軟件中的“未歸檔文件管理”模塊中（如上圖所示）進(jìn)行下一步的歸檔工作。Li2003-5-! D立祥類型二3文書文件二收文 旦科技文件J會計(jì)立件立卷西檔1上次催改時(shí)間I上

3、次修改斷甯2003-5-24新建 冒修改 W鞘執(zhí)行 弱幫助一顧序號一匡期|瓠 轂亞卷歸襠方式2006 年三水區(qū)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班材料之五32003-5-Z4點(diǎn)擊上圖上行菜單中的“歸檔”字樣旁的下三角符號，在彈出菜單中選擇“歸檔管理”，界面顯示如上圖，然后雙擊歸檔任務(wù)管理欄中的第2項(xiàng)“歸檔改革后歸檔方式”，可進(jìn)入“歸檔向?qū)А边M(jìn)行歸檔。五、歸檔向?qū)е械木唧w操作：1、“歸檔向?qū)А比缦聢D所示分為：條件設(shè)置，文件選擇，補(bǔ)充著錄，整理歸 檔四個(gè)環(huán)節(jié)。在“補(bǔ)充著錄”中：檔案屬性，歸檔年度，保管期限，歸檔類別， 機(jī)構(gòu)（問題）均已由系統(tǒng)自動錄入，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修改。2006 年三水區(qū)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班材料之五42、“檔號設(shè)置”可對歸檔文件進(jìn)行檔號設(shè)置。注意：應(yīng)確保檔號是唯一的如下圖所示3、“參數(shù)設(shè)置”可對歸檔文件的檔案類型、歸檔年度和起始件號進(jìn)行設(shè)置如下圖所示2006 年三水區(qū)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班材料之五52006 年三水區(qū)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班材料之五64、設(shè)置好所需的數(shù)據(jù)后，可按“下一步”進(jìn)入到“整理歸檔”環(huán)節(jié)，在整 理歸檔環(huán)節(jié)中（如下圖所示），通過點(diǎn)擊“歸檔”按鈕，對可進(jìn)行歸檔的電子文 件進(jìn)行歸檔，至此，歸檔文件轉(zhuǎn)入“歸檔文件管理”模塊中，歸檔工作完成。* JB檔改革后歸若方式歸檔冉導(dǎo)條件設(shè)置文件選擇補(bǔ)充著錄整理歸擋提示歸檔任務(wù)歸檔改革后歸檔方式