電子表格制作Excel

1、電子表格制作 Excel （掃盲知識(shí)）電子表格制作 （Excel 電子表格制作 （Excel 2002）一. 參考資料二. 基本概念三. 單元格數(shù)據(jù)的輸入和編輯四. 使用圖表表達(dá)數(shù)據(jù)信息五. 美化工作表六. 使用公式和函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù)七. 管理數(shù)據(jù)信息一. 參考資料1）參考網(wǎng)站 : 2）Office Excel 自帶的幫助文檔3）參考書目 :信息化辦公電子表格 （人民郵電出版社 ）4）Office Excel 自帶的兩個(gè)電子表格文件 :SAMPLES.XLS 和 SOLVSAMP.XLS（ 在 Office 安裝目錄下的 Samples 目錄里 ）二. 基本概念1）工作簿 :一個(gè)工作簿就是一個(gè)電子

2、表格文件,文件后綴是.xls, 一個(gè)工作簿可以由若干個(gè)工作表組成.系統(tǒng)默認(rèn)新建的工作簿會(huì)有 3個(gè)工作表，分別為Sheet1,Sheet2和Sheet3.2）工作表 :由眾多的單元格組成3）單元格 :是工作表中的小方格 ,是工作表的基本單元 .單元格 的位置由列號(hào)和行號(hào)組合表示 ,如 A10 表示位于第 A 列第 10行的單元格 .單元格全部?jī)?nèi)容是指單元格中的數(shù)據(jù)內(nèi)容,格式和批注等在內(nèi)的所有內(nèi)容 .4）單元格區(qū)域 :是一組被選中的相鄰或分離的單元格 .三. 單元格數(shù)據(jù)的輸入和編輯有兩種方法 :1） 在單元格中輸入和修改 .2）在編輯欄中輸入和 修改.1. 單元格中可以使用的數(shù)字類型 常規(guī) :不包

3、含任何特定的數(shù)字格式 數(shù)值 :有一個(gè)可供選擇的千位分隔符和小數(shù)位數(shù) 貨幣:有可供選擇的小數(shù)位數(shù)和貨幣符號(hào) 會(huì)計(jì)專用 :可使一列數(shù)值符號(hào)和小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊 日期 :具有多種的顯示方式 時(shí)間 :具有多種的時(shí)間類型 百分比 :以百分?jǐn)?shù)的形式顯示 ,小數(shù)數(shù)位可選 分?jǐn)?shù) :有 9 種顯示方式 科學(xué)計(jì)數(shù) :以科學(xué)計(jì)數(shù)的形式顯示 文本 :以文本的形式顯示數(shù)字 .在輸入電話號(hào)碼 ,郵政編碼等數(shù) 字時(shí),如果希望 Excel 把輸入的數(shù)字看作是文本 ,就應(yīng)設(shè)為該 格式.特殊 :如郵政編碼等 自定義 : 用戶可以建立自己的數(shù)據(jù)類型對(duì)格式/單元格 /數(shù)字命令的說(shuō)明 :該命令的適用對(duì)象是數(shù) 字,如果單元格中輸入的不是數(shù)字內(nèi)容

4、 ,如輸入 姓名 ,用了 30 分鐘 ,就不需要使用該命令設(shè)置格式 .2. 選擇單元格 選取單元格 : 單擊該單元格 . 編輯單元格 :雙擊該單元格 . 選取整行 （列 ）:單擊行號(hào)或列標(biāo) . 選取整個(gè)工作表 :單擊全選 按鈕 .選取連續(xù)區(qū)域 :拖動(dòng)鼠標(biāo) ;或單擊起始單元格后按住 Shift 單擊 結(jié)束單元格 .選取不連續(xù)的區(qū)域 :按住 Ctrl 鍵 ,然后單擊所要選取的單元格 即可.3. 輸入文本時(shí)換行的方法 :ALT 鍵 +ENTER 鍵.要想輸入分?jǐn)?shù) ,可先輸入小數(shù) ,然后再應(yīng)用分?jǐn)?shù)格式 ,也可以在 分?jǐn)?shù)前加一個(gè)零和空格 .默認(rèn)情況下 ,單元格中的文本是右對(duì)齊 ,數(shù)字是左對(duì)齊 . 單元格

5、中過長(zhǎng)的文本 ,會(huì)覆蓋右邊相鄰的空白單元格 ,若相鄰 的單元格有內(nèi)容 ,則過長(zhǎng)的文本將被擋住而不能顯示 ,選定該 單元格 ,在編輯欄中可看到該單元格的全部?jī)?nèi)容.插入多行的方法 : 選定與需要插入的新行下方相鄰的若干行,選定的行數(shù)應(yīng)與要插入的行數(shù)相等 ,在選定的單元格區(qū)域上 單擊鼠標(biāo)右鍵 ,在彈出的命令中選擇 插入 . 清除單元格內(nèi)容的快捷方法 :在選定的單元格或單元格區(qū)域 上單擊鼠標(biāo)右鍵 ,在彈出的命令中選擇 清除內(nèi)容 .注意 ,它與 刪除 命令的區(qū)別 .菜單欄中 編輯/ 清除命令的用法 .菜單欄中 編輯/ 刪除命令 ,插入/ 單元格 命令的用法 . 要善于利用鼠標(biāo)右鍵 ,在選定對(duì)象上單擊鼠標(biāo)

6、右鍵 ,會(huì)彈出與 選定對(duì)象有關(guān)的快捷菜單 .例如 ,對(duì)著某行號(hào)單擊右鍵 ,對(duì)著某 列號(hào)單擊右鍵 ,對(duì)著某單元格單擊右鍵 ,對(duì)著工作表名單擊右如何移動(dòng)單元格 如何復(fù)制單元格 如何復(fù)制單元格的數(shù)據(jù) 內(nèi)容4. 數(shù)據(jù)的自動(dòng)填充如何在相鄰的7個(gè)單元格中輸入星期一,星期二,，星 期日?qǐng)D 1 按預(yù)設(shè)序列自動(dòng)填充效果圖 2 初值選兩個(gè)單元格時(shí)的自動(dòng)填充 1）填充相同數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)序列的步驟:a. 選中已經(jīng)輸入數(shù)據(jù)的單元格.b. 在當(dāng)前單元格黑框的右下角有一個(gè)小黑方塊，稱為填充柄,將鼠標(biāo)指針移到填充柄上 ,這時(shí)鼠標(biāo)指針變?yōu)楹谑中螤?.c. 按住鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng).2）自定義數(shù)據(jù)序列的步驟 :a. 單擊工具/選項(xiàng)/自定

7、義序列.b. 在自定義序列列表框中選擇新序列選項(xiàng).c. 在輸入序列文本區(qū)中輸入要自定義的數(shù)據(jù)序列，如春,夏, 秋, 冬,每個(gè)數(shù)據(jù)要單獨(dú)在一行.d. 單擊添加,確定按鈕.5. 如何用下拉列表輸入數(shù)據(jù)人事部經(jīng)常要在 Excel 表格里錄入部門 ,性別 ,城市等數(shù)據(jù) ,這 些數(shù)據(jù)重復(fù)性很高 ,比如 ,在【部門】這一列 ,可能需要多次輸 入【財(cái)務(wù)部】 .如下圖 2 所示 ,用下拉列表輸入這些數(shù)據(jù)會(huì)方 便很多 ,還不容易出錯(cuò) .方法:單擊 數(shù)據(jù) / 有效性 ,再按下面右圖所示進(jìn)行設(shè)置即可 .6. 給單元格加批注 .四. 使用圖表表達(dá)數(shù)據(jù)信息1. 繪制圖形Excel 2002 的繪圖 工具欄提供了幾十種常

8、見的基本形狀圖 形,可以根據(jù)需要來(lái)繪制這些圖形.繪圖方法與 Word 中的相似.2. 創(chuàng)建圖表 圖表就是將電子表格中的數(shù)據(jù)以圖形方式顯示出來(lái),并與生成它們的工作表數(shù)據(jù)相鏈接.當(dāng)修改工作表數(shù)據(jù)時(shí) ,圖表也會(huì)被更新 .創(chuàng)建圖表的兩種方法 :1）利用 圖表 工具欄創(chuàng)建 ,只可創(chuàng)建嵌入式圖表,步驟如下 :a. 執(zhí)行視圖/工具欄/圖表命令,顯示圖表工具欄；b. 選擇要包含在圖表中的數(shù)據(jù)單元格區(qū)域；c. 在圖表工具欄的圖表類型的下拉列表中選擇一種圖表.2）利用 圖表向?qū)?創(chuàng)建 ,既可以創(chuàng)建嵌入式圖表,也可以創(chuàng)建圖表工作表 ,步驟如下 :a. 選擇要包含在圖表中的數(shù)據(jù)單元格區(qū)域；b. 單擊常用工具欄中的圖表

9、向?qū)О粹o.或執(zhí)行插入/圖表 命令 ,屏幕上將出現(xiàn)圖表對(duì)話框 ；c. 按向?qū)崾疽徊揭徊酵瓿刹僮?注:如果要在圖表中顯示行列標(biāo)志 ,選擇數(shù)據(jù)單元時(shí)需包含標(biāo) 志所在單元格 .五. 美化工作表 一個(gè)完整的工作表通常由數(shù)據(jù)和格式兩部分組成 .設(shè)置單元 格格式使得工作表更美觀大方 .格式設(shè)置包括數(shù)據(jù)的對(duì)齊方 式,字體 ,顏色等 .格式 菜單中包含了美化工作表的絕大部分命令 工具欄上有關(guān)的格式命令邊框的繪制 斜線表頭的繪制 套用固定格式使用格式刷 :在常用工具欄中有一個(gè) 格式刷 按鈕 ,用于復(fù) 制選擇的單元格的格式到其他單元格 .使用條件格式 :對(duì)于滿足一定條件的單元格 ,可以設(shè)置條件格 式.設(shè)置后 ,只

10、有當(dāng)值符合設(shè)置的條件時(shí) ,單元格的值才以設(shè)置 的格式顯示 .例如,在輸入學(xué)生成績(jī)表時(shí) ,如果希望突出顯示低于 60 分的成 績(jī) ,就可以用條件格式一次設(shè)定 .六. 使用公式和函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù)1. 在單元格中使用公式公式:以= 號(hào)開頭 ,它可以是簡(jiǎn)單的數(shù)學(xué)式 ,也可以是包含 Excel 函數(shù)的式子 .例如 =100/2+5 公式中可以包含的元素 : 運(yùn)算符 :例如 + 或者* 號(hào).單元格引用 :例如 C57:I57數(shù)值或文本 :例如,100 或新悅國(guó)際教育集團(tuán) .函數(shù):如 SUM 或 MAX,括號(hào) :即（ 和）. 用來(lái)控制公式中各表達(dá)式被處理的優(yōu)先權(quán).通常在輸入公式后 ,單元格中反映的不是公式本身

11、,而是由公 式計(jì)算的結(jié)果 ,公式本身則在編輯欄中的輸入框中反映 . 公式輸入完成后 ,要記住按 Enter 鍵確認(rèn)完成輸入 .2. 單元格引用 在公式中可以用單元格引用來(lái)代替單元格中的實(shí)際數(shù)據(jù) .1）引用運(yùn)算符 : 引用運(yùn)算符 示例 引用的單元格（冒號(hào)）C2:I4表示從 C2 到 I4 單元格（逗號(hào)）C2,E4表示 C2 和 E4 單元格 冒號(hào)和逗號(hào)混合使用C2:D4,F5:H7表示從 C2 到 D4 單元格 ,以及從 F5 到 H7 單元格 2）引用方式 :相對(duì)引用 ,絕對(duì)引用 ,混合引用 ,引用名字 相對(duì)引用是指當(dāng)把一個(gè)含有單元格地址的公式復(fù)制到一個(gè) 新的位置或者用一個(gè)公式填入一個(gè)區(qū)域時(shí),

12、公式中的單元格地址會(huì)隨著改變 .例如，在J2中輸入公式=SUM（C2:I2）,然后復(fù)制J2單元格到 J3單元格，J3單元格就變成了 =SUM（C3:I3）絕對(duì)引用是指在把公式復(fù)制或填入到新位置時(shí) ,其中的單元 格地址保持不變 .設(shè)置絕對(duì)地址需在行號(hào)和列號(hào)前加 $, 例如 , =SUM($C$2: $I$2)混合引用是指在一個(gè)單元格地址中 ,既有絕對(duì)地址引用又有 相對(duì)地址引用 , 例如, =SUM(C$2: I2) 引用名字 :就是給單元格區(qū)域起一個(gè)名字 ,然后可以用該名字 反復(fù)使用這個(gè)單元格區(qū)域 .單元格命名的方法有如下三種 : 用菜單命令 :選定要命名的單元格區(qū)域 ,單擊 插入 / 名稱 /

13、 定 義用自動(dòng)命名 :選定文本和單元格區(qū)域 ,單擊 插入 / 名稱/ 指 定使用名稱框 建立了多個(gè)名稱后 ,為了便于記錄和跟蹤錯(cuò)誤 ,可以建立名稱 表:選定一個(gè)空白單元格 ,單擊插入/ 名稱/粘貼 3. 在公式中使用函數(shù)Excel 的內(nèi)置函數(shù)有幾百個(gè) ,在公式中靈活使用這些函數(shù) ,可以 極大地提高公式解決問題的能力 ,輕松勝任各種復(fù)雜的任務(wù) . 如果能記住函數(shù)的名稱和參數(shù) ,可以直接在單元格中輸入函 數(shù),如果不能確定函數(shù)的拼寫和參數(shù) ,可以使用函數(shù)向?qū)д迟N 函數(shù).從函數(shù)列表中選擇函數(shù)粘貼 :Excel 中常用的函數(shù) :(1) SUM: 求和函數(shù)(2) AVERAGE: 求平均值函數(shù)(3) MA

14、X: 求最大值函數(shù)(4) MIN: 求最小值函數(shù)(5) ROUND: 四舍五入函數(shù)(6) SQRT:求平方根函數(shù)(7) ABS: 求絕對(duì)值函數(shù)(8) LEN: 測(cè)試字符串長(zhǎng)度函數(shù)(9) INT: 取整函數(shù)(10) COUNT: 計(jì)數(shù)函數(shù)(11) MOD: 求模函數(shù)(12) COUNTIF: 統(tǒng)計(jì)某個(gè)單元格區(qū)域中符合指定條件的單元 格數(shù)目 .(13) FREQUENCY: 以一列垂直數(shù)組返回某個(gè)區(qū)域中數(shù)據(jù)的頻 率分布 .(14) IF: 根據(jù)對(duì)指定條件的邏輯判斷的真假結(jié)果 ,返回相對(duì)應(yīng) 條件觸發(fā)的計(jì)算結(jié)果 .(15) RANK: 返回某一數(shù)值在一列數(shù)值中的相對(duì)于其他數(shù)值的 排位.七. 管理數(shù)據(jù)信

15、息1. 排序2. 分類匯總應(yīng)先選定分類列 ,按分類列排序后再進(jìn)行分類匯總.分類匯總完成后 ,工作表左邊將出現(xiàn)分類匯總標(biāo)志,如下圖所示 .單擊標(biāo)志可以顯示或隱藏明細(xì)數(shù)據(jù).3. 篩選數(shù)據(jù) 篩選是查找和處理工作表中數(shù)據(jù)子集的快捷方法.篩選數(shù)據(jù)后僅顯示滿足條件的行 .Excel 提供了兩種篩選的命令 : 自動(dòng)篩選 ,包括按選定內(nèi)容篩選 ,它適用于簡(jiǎn)單條件 高級(jí)篩選 ,適用于復(fù)雜條件 ,是在工作表上單獨(dú)的條件區(qū)域中 鍵入篩選條件 .條件區(qū)域允許根據(jù)復(fù)雜的條件進(jìn)行篩選.與排序不同 ,篩選并不重排數(shù)據(jù) .篩選只是暫時(shí)隱藏不必顯示 的行 .高級(jí)篩選 命令 : 單列上具有多個(gè)條件 如果對(duì)于某一列具有兩個(gè)或多個(gè)篩

16、選條件,那么可直接在各行中從上到下依次鍵入各個(gè)條件.例如 ,下面的條件區(qū)域顯示銷售人員”列中包含Davolio,或Buchanan,或Suyama的 行.銷售人員DavolioBuchananSuyama多列上具有單個(gè)條件若要在兩列或多列中查找滿足單個(gè)條件的數(shù)據(jù) ,請(qǐng)?jiān)跅l件區(qū) 域的同一行中輸入所有條件.例如 ,下面的條件區(qū)域?qū)@示所有在類型 列中包含 農(nóng)產(chǎn)品 ,在銷售人員 列中包含 Davolio 且 銷售額 大于 $1,000 的數(shù)據(jù)行 . 類型 銷售人員 銷售 農(nóng)產(chǎn)品 Davolio 1000 某一列或另一列上具有單個(gè)條件 若要找到滿足一列條件或另一列條件的數(shù)據(jù) ,請(qǐng)?jiān)跅l件區(qū)域 的不同行中

17、輸入條件 .例如 ,下面的條件區(qū)域?qū)@示所有在類型列中包含 農(nóng)產(chǎn)品 ,或在 銷售人員 列中包含 Davolio, 或 銷售額大于 $1,000 的行 .類型 銷售人員 銷售 農(nóng)產(chǎn)品 Davolio1000 練習(xí)打開 練習(xí).xls文件進(jìn)入圖表表，將5位同學(xué)的成績(jī)以圖形 方式顯示在該表中 .打開 練習(xí) .xls 文件 ,進(jìn)入 教師信息 表,進(jìn)行如下練習(xí) : 用下拉列表輸入 5 位教師的職稱 ,職稱填寫范圍 :教授 ,副教授 , 講師 ,組教 ,無(wú).使用命令 :數(shù)據(jù) / 有效性 ,然后在 允許 下拉列 表里選擇 序列,在來(lái)源 文本框里輸入 教授,副教授 ,講師 , 組教 ,無(wú),注意每項(xiàng)間用逗號(hào)分隔

18、.按學(xué)院 字段 ,以求和 的方式分類匯總 加班天數(shù) .分類匯總 前應(yīng)先按 學(xué)院 字段進(jìn)行排序 .打開 練習(xí) .xls 文件 ,進(jìn)入 成績(jī)統(tǒng)計(jì) 表,進(jìn)行如下練習(xí) : 鎖定 1-2 行的顯示位置 ,使我們?cè)谕蟿?dòng)右邊的縱向滾動(dòng)條 時(shí),1-2 行始終顯示在屏幕上 .使用命令 :窗口 / 凍結(jié)窗格 將低于 60 的分?jǐn)?shù)顯示為紅色 .使用命令 :格式 / 條件格式 計(jì)算各位學(xué)生的總分 .使用函數(shù) :SUM(C3:I3) 計(jì)算各位學(xué)生的名次 .使用函數(shù) :RANK(J3,$J$3:$J$42). 注意 什么時(shí)候用絕對(duì)地址 ,什么時(shí)候用相對(duì)地址 . 計(jì)算語(yǔ)文 0-59 分?jǐn)?shù)段人數(shù) .使用函數(shù):COUNTIF(C3:C42,=90)計(jì)算數(shù)學(xué)各個(gè)分?jǐn)?shù)段人數(shù) .使用 填充柄