論秘書如何做好協(xié)調(diào)工作

1、論秘書如何做好協(xié)調(diào)工作摘要：協(xié)調(diào)關(guān)系是秘書工作的一項(xiàng)重要職能和長(zhǎng)期任務(wù)，如何正確認(rèn)識(shí)協(xié)調(diào)關(guān)系在工作中重要性，并采用怎樣的方法開展協(xié)調(diào)工作，是秘書工作不可缺少的重要內(nèi)容。文章就秘書具體協(xié)調(diào)的工作內(nèi)容和方法進(jìn)行了討論，淺析了新時(shí)期秘書如何去認(rèn)識(shí)協(xié)調(diào)關(guān)系和開展協(xié)調(diào)工作。關(guān)鍵字：秘書；協(xié)調(diào)能力；協(xié)調(diào)工作隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入，新的運(yùn)作機(jī)制沖擊著傳統(tǒng)秘書工作體制，協(xié)調(diào)工作作為秘書工作的重要職能之一，越來(lái)越受到人們的關(guān)注。所謂協(xié)調(diào)，,指事物相互適應(yīng)和有序的關(guān)系狀態(tài)。而文中所說(shuō)的協(xié)調(diào),是指通過(guò)協(xié)商和調(diào)解,減少和化解各類錯(cuò)綜復(fù)雜的矛盾,使各相關(guān)方面形成共識(shí),有序配合,以利于推進(jìn)工作,實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)。協(xié)調(diào)是公共關(guān)系的

2、基礎(chǔ),是秘書工作的一個(gè)重要組成部分。秘書通過(guò)具體的協(xié)調(diào)行為,運(yùn)用協(xié)調(diào)藝術(shù),使社會(huì)組織與相關(guān)公眾的關(guān)系達(dá)到良好狀態(tài),以利于組織更好地生存與發(fā)展。秘書的協(xié)調(diào)能力，對(duì)于秘書從業(yè)者高效地進(jìn)行工作，快捷地解決問(wèn)題、把握機(jī)會(huì)、建立一個(gè)群策群力、生產(chǎn)力高的團(tuán)隊(duì)十分重要。這種能力推動(dòng)著秘書從業(yè)者與組織內(nèi)不同職位的人員進(jìn)行友好合作并開展有建設(shè)性的工作。而合理的協(xié)調(diào)事務(wù)作為人類一種極為普遍的社會(huì)活動(dòng)，自古有之。伴隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)高速、平穩(wěn)地駛?cè)胧袌?chǎng)經(jīng)濟(jì)快車道，協(xié)調(diào)即可作為通過(guò)溝通消除分歧、創(chuàng)造價(jià)值的有效手段，已經(jīng)滲透到現(xiàn)代社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域。 我們可以這樣說(shuō)，溝通協(xié)調(diào)能力是秘書從業(yè)人員必不可少的基本技能之一。一、 秘書協(xié)

3、調(diào)工作的地位和作用秘書同普通干事不一樣，要適應(yīng)角度轉(zhuǎn)換，用一半的精力搞協(xié)調(diào)，一半的精力搞文字。 作為一名秘書，必須充分認(rèn)識(shí)到協(xié)調(diào)工作的地位和重要作用。（一）協(xié)調(diào)是秘書部門的首要職責(zé)從一定意義上講，秘書部門就是協(xié)調(diào)部門。協(xié)調(diào)工作的質(zhì)量如何，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作的成效，關(guān)系到整個(gè)機(jī)構(gòu)能否高效運(yùn)轉(zhuǎn)。協(xié)調(diào)不及時(shí)不行、不到位不行、不周全也不行，稍有差錯(cuò)就可能使領(lǐng)導(dǎo)工作陷入被動(dòng)，有時(shí)甚至?xí)绊戭I(lǐng)導(dǎo)之間、 領(lǐng)導(dǎo)與部門之間的默契； 而且協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)一旦出了問(wèn)題、造成損失，再努力也很難彌補(bǔ)、很難挽回。 因此，一名稱職的秘書應(yīng)把協(xié)調(diào)工作作為首要職責(zé)，時(shí)時(shí)事事想到協(xié)調(diào)工作，盡心盡力做好協(xié)調(diào)工作。（二）協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)工作的延伸

4、工作中的一些重點(diǎn)難點(diǎn)問(wèn)題，只有領(lǐng)導(dǎo)親自出面協(xié)調(diào)，才能得到及時(shí)、妥善的處理。但在日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)不可能事必躬親，大量的協(xié)調(diào)工作還是要由秘書人員來(lái)做。秘書人員只有自覺(jué)地主動(dòng)地做好協(xié)調(diào)工作，才能為領(lǐng)導(dǎo)分憂，為領(lǐng)導(dǎo)工作分流。（三）協(xié)調(diào)是秘書人員的基本功寫材料、抓業(yè)務(wù)是秘書人員的基本功，搞協(xié)調(diào)、辦事務(wù)，同樣是秘書人員的基本功。秘書人員只有具備一定的協(xié)調(diào)能力，掌握一定的協(xié)調(diào)方法和技巧，才能理順上下左右的關(guān)系，確保每一項(xiàng)任務(wù)的圓滿完成。二 如何做好秘書的協(xié)調(diào)工作（一）秘書協(xié)調(diào)工作的原則為了做好協(xié)調(diào)工作，一個(gè)合格的秘書必須把握以下原則：1.通覽全局的原則。秘書部門處于中樞地位，在一定意義上代表著領(lǐng)導(dǎo)行使各種職

5、能。無(wú)論是參與服務(wù)，還是管理事物，只有胸裝全局，才能保證協(xié)調(diào)工作忙而不亂、緊張有序。秘書尤其要有大局意識(shí)、中心意識(shí)，一言一行都要為中心服務(wù)。在國(guó)內(nèi)外形勢(shì)異常復(fù)雜、矛盾眾多、新生事物層出不窮的當(dāng)下，只有把握全局，才能協(xié)調(diào)各方面利益，為共同的目標(biāo)而奮斗。2.尊重事實(shí)的原則。協(xié)調(diào)工作不能靠主觀臆斷。只有在充分掌握事實(shí)的基礎(chǔ)上，才能把握矛盾的重要方面，準(zhǔn)確找到協(xié)調(diào)工作的主攻點(diǎn)。3.公道正派、一視同仁的原則。公道正派，是做好協(xié)調(diào)工作的靈魂。在協(xié)調(diào)工作中，必須堅(jiān)持按照黨的政策、國(guó)家的法規(guī)辦事，做到以事實(shí)為依據(jù)，以規(guī)章制度為準(zhǔn)繩；不可人云亦云，更不能感情用事。應(yīng)在實(shí)事求是、深入調(diào)查的基礎(chǔ)上，確定協(xié)調(diào)的性質(zhì)，

6、找到解決問(wèn)題的辦法；只有堅(jiān)持原則、以理服人并人性化操作，才會(huì)得到各方滿意的結(jié)果。4.分層推進(jìn)的原則。調(diào)協(xié)工作必須堅(jiān)持按程序辦事，先辦什么，后辦什么，應(yīng)遵循一定的程序規(guī)范。按程序規(guī)范辦事，明確輕重緩急，工作才會(huì)有條理；絕不能眉毛胡子一把抓，讓工作陷入被動(dòng)。每項(xiàng)工作都應(yīng)該由表及里、抓住重點(diǎn)（二）做好秘書協(xié)調(diào)工作的具體內(nèi)容1.要有全局觀念是否了解和把握全局，對(duì)能否搞好協(xié)調(diào)至關(guān)重要。把握了全局，才能掂量出每件事情的分量；想到全局，才能與領(lǐng)導(dǎo)的思維同頻共振。要做到胸有全局，首先就要善于捕捉關(guān)系全局的重要信息。這樣，協(xié)調(diào)工作的立足點(diǎn)就高了，想問(wèn)題就會(huì)更深刻、更全面；其次，要自覺(jué)維護(hù)大局、服從大局，真正從大

7、局出發(fā)，把增進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)與部門之間、部門之間的團(tuán)結(jié)作為協(xié)調(diào)的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。2.要講究策略從本質(zhì)上講，秘書部門的協(xié)調(diào)是一種非權(quán)力性的“軟”協(xié)調(diào)，是一種說(shuō)服式、商量式的協(xié)調(diào)。這就要求秘書人員在協(xié)調(diào)中謙虛謹(jǐn)慎、擺正位置、掂身量言，不能“扛牌”，不要?jiǎng)硬粍?dòng)就搬出領(lǐng)導(dǎo)壓人，要學(xué)會(huì)商量、學(xué)會(huì)處事，慎用指示性、命令性語(yǔ)言，即使是傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)也要注意態(tài)度，口氣不能太硬。對(duì)于好辦的事情要商量，不好辦的事情更要商量；應(yīng)該辦的事情要商量，可辦可不辦或需要變通處理的事情更要商量。這里講究語(yǔ)言藝術(shù)十分重要，總的要求是語(yǔ)言不能太急、太沖，口氣不能太大、太硬，而且要做到，能當(dāng)面講的不要用 ，能 講的不要用條子，能親

8、自登門處理的不要讓別人轉(zhuǎn)達(dá)。3.要注重時(shí)效當(dāng)秘書要學(xué)的第一件事就是有效管理時(shí)間。協(xié)調(diào)中的秘書許多問(wèn)題往往就出在對(duì)時(shí)間的把握上。實(shí)踐證明，對(duì)工作時(shí)間的協(xié)調(diào)，按部就班不行，滿打滿算也不行，一定要提早介入，留有余地；要善于捕捉時(shí)機(jī)，把握火候，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間做適當(dāng)?shù)氖虑椤?.要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致在協(xié)調(diào)工作中，既要想宏觀也要抓具體，要抓大不忘小，特別對(duì)那些可能影響全局的小環(huán)節(jié)、小細(xì)節(jié)、小事情、小部位要格外重視。要主動(dòng)不盲動(dòng)，保持清醒的頭腦，要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，沉著應(yīng)付，防止忙中出錯(cuò)，要到位不越位，自覺(jué)按程序搞好協(xié)調(diào)工作。三、提高秘書協(xié)調(diào)能力，做好協(xié)調(diào)工作（一）提高自身的理論知識(shí)水平協(xié)調(diào)工作在多數(shù)時(shí)候是一種說(shuō)服疏導(dǎo)工作，特別

9、是在化解矛盾和沖突的時(shí)候更是如此。秘書只有提高理論知識(shí)水平，才能在勸導(dǎo)中站得高、看得遠(yuǎn)，說(shuō)得深切有力，說(shuō)得豐富感人。（二）要提高自身的政策水平秘書開展協(xié)調(diào)工作，有著鮮明的政策性，離開了政策這一尺度，協(xié)調(diào)工作就寸步難行。因此，秘書不僅要熟悉國(guó)家有關(guān)的路線方針政策法規(guī)等常識(shí)，還要領(lǐng)會(huì)其精神，這樣秘書在協(xié)調(diào)工作中才能做到自覺(jué)按政策辦事。（三）提高各種相關(guān)能力協(xié)調(diào)工作具體復(fù)雜、靈活多變，是一種具有很強(qiáng)的行動(dòng)特點(diǎn)的工作，要求秘書要有精干的能力，如調(diào)研能力、口語(yǔ)表達(dá)能力、交際能力、組織能力、應(yīng)變能力等。秘書要提高協(xié)調(diào)能力，做好協(xié)調(diào)工作還應(yīng)掌握協(xié)調(diào)技巧。首先，要善于捕捉時(shí)機(jī)，靈活行事。被協(xié)調(diào)人情緒好的時(shí)候是

10、協(xié)調(diào)的最佳時(shí)機(jī)。其次，在協(xié)調(diào)時(shí)要做到冷靜謙和、耐心細(xì)致。協(xié)調(diào)是在人與人之間進(jìn)行，由于人與人的素養(yǎng)不同、情況不同，會(huì)產(chǎn)生語(yǔ)言、態(tài)度上的差異，態(tài)度蠻橫，出言不遜的情況時(shí)有發(fā)生，作為協(xié)調(diào)者的秘書應(yīng)保持冷靜，給個(gè)好態(tài)度，遇到上司發(fā)脾氣，不可輕易動(dòng)怒或甩手走人。協(xié)調(diào)時(shí)要做耐心細(xì)致地說(shuō)服勸慰工作，在勸慰時(shí)做到均衡勸慰，彌合縫隙、消除矛盾、加強(qiáng)團(tuán)結(jié)，而不能從中摻合，擴(kuò)大矛盾。再次，發(fā)揮人緣和情感作用。要搞好協(xié)調(diào)工作，秘書應(yīng)充分發(fā)揮人緣優(yōu)勢(shì)，有人緣，做起事來(lái)會(huì)一通百通。有了友情，有了人緣，再利用高超的語(yǔ)言藝術(shù)，針對(duì)不同的協(xié)調(diào)者采用不同的語(yǔ)氣、不同的話語(yǔ)，協(xié)調(diào)工作就順利多了。四、結(jié)語(yǔ)總之，秘書協(xié)調(diào)的內(nèi)容復(fù)雜，范

11、圍寬廣，本身固有的內(nèi)在的若干特征，要求秘書人員采取靈活多樣的協(xié)調(diào)方法和技巧，由此對(duì)秘書提出了很高的要求。并且隨著改革開放的進(jìn)一步深入，中國(guó)經(jīng)濟(jì)與世界經(jīng)濟(jì)的聯(lián)系越來(lái)越緊密，新的形勢(shì)，新的要求下，秘書的協(xié)調(diào)內(nèi)容將會(huì)更豐富、更復(fù)雜，這就要求秘書人員要不斷學(xué)習(xí)，加強(qiáng)自身修養(yǎng)，立足國(guó)情，立足自身的工作特點(diǎn)，采取更為靈活多樣的協(xié)調(diào)技巧去處理各種紛繁復(fù)雜的工作，只有這樣，才會(huì)使秘書工作開展得富有生氣、佳績(jī)不斷，從而推動(dòng)所在單位的各項(xiàng)事業(yè)又好又快地向前發(fā)展。參考文獻(xiàn)：1 徐曉健，企業(yè)秘書協(xié)調(diào)工作初探J.秘書之友,2001（3）2 胡 霞，3 蔡 軍，秘書如何做好協(xié)調(diào)工作4 張傳祿，談?wù)劽貢ぷ髦械膮f(xié)調(diào)秘書工作J.2007（1）5 歐陽(yáng)瓊，淺談秘書部門綜合協(xié)調(diào)中的幾個(gè)問(wèn)題J.2003(