展覽業(yè)務(wù)的操作流程圖

1、學(xué)習(xí)資料一個展覽業(yè)務(wù)的操作流程一. 接洽階段獲取參展客戶信息上門拜訪客戶取得客戶參展相關(guān)資料明確展覽設(shè)計圖交付日期二. 設(shè)計階段與設(shè)計師溝通并即時同客戶進(jìn)行展位設(shè)計 的交流向客戶交付設(shè)計初稿、設(shè)計說明、工程報 價研究客戶反饋意見并再次修改交付最后定稿之設(shè)計圖及工程報價三. 簽約階段同客戶確定工程價格明確同客戶的相互配合要求學(xué)習(xí)資料簽定合同四. 制作階段根據(jù)部門工作單完成制作及準(zhǔn)備工作 安排客戶到工廠實(shí)地察看制作及準(zhǔn)備情況 完成主辦、主場、展館等各項手續(xù)五. 現(xiàn)場施工階段現(xiàn)場展位搭建處理現(xiàn)場追加、變更項目配合客戶展品進(jìn)場客戶驗(yàn)收六. 展會期間及撤場階段安排展會期間現(xiàn)場應(yīng)急服務(wù)和增值服務(wù)配合客戶展

2、品離場現(xiàn)場拆除七. 后續(xù)跟蹤服務(wù) 展會的后續(xù)總結(jié)報告 為客學(xué)習(xí)資料戶提供行業(yè)會展信息和分析 邀請客戶參觀公司其他服務(wù)案例一.項目接洽階段1 獲取參展客戶信息：以下一些渠道是有 可能幫助獲得最初步的客戶信息的。上屆展覽會的會刊一一一般比較成熟和已 經(jīng)固定的展會，行業(yè)中的主要廠商基本上 會繼續(xù)參展，所以上屆會刊是很好的渠 道。會刊資料往往登載有平面圖（可以看出是否展位屬于特裝，一般面積在 36 平米 以上是需要特別布置的）、展商的聯(lián)系方 式和簡介（有些展會也會把公司的展會負(fù) 責(zé)人姓名登在上面）。會刊資料可以配合現(xiàn)場實(shí)景照片進(jìn)行比較，重要展會進(jìn)行拍 攝存檔（數(shù)碼相片統(tǒng)一存放路徑電腦備 份、相片紙打印

3、編號存檔以方便查閱 ）。 展會專設(shè)網(wǎng)站一學(xué)習(xí)資料一比較有規(guī)模的展會基本 上建有專門的網(wǎng)頁，一般有對下屆 展會的 宣傳和以往展覽的回顧，有些不僅會列出 上屆的展商，為顯示其展會效益， 網(wǎng)上也 上傳一些布置得挺美觀的展位照片 。行業(yè)資訊媒體一一行業(yè)資訊媒體比較熟悉 其行業(yè)的展會和廠商，有些專門的采訪類 欄目，類似展會快報的性質(zhì)，里面有參展 商市場宣傳方面的負(fù)責(zé)人信息 。正在服務(wù)客戶的參展商手冊和平面圖 一一 如果在每次展會上有已經(jīng)在服務(wù)的客戶參 展，最好能夠通過他們獲得展位平面圖（在為新客戶服務(wù)時也要盡可能獲得所有 展商的平面圖），上面是最新的參展商， 該屆展會的特裝客戶可以一目了然。2 .上門拜

4、訪客戶：會展行業(yè)的業(yè)務(wù)特殊性在 于它的客戶基本是確定的，只是客戶需要 選擇不同的供應(yīng)商而已。很多的客戶會進(jìn) 行邀稿競標(biāo),這些是很多展覽公司都可以 進(jìn)入的，有些供應(yīng)學(xué)習(xí)資料商關(guān)系已經(jīng)固定的客戶 需要通過其他機(jī)會再進(jìn)入。很多時候，確 實(shí)要參展的特裝客戶是需要展覽服務(wù)的，可以進(jìn)行登門拜訪的。通過對客戶的交談，詳細(xì)了解客戶的意 圖，明確客戶希望展示的主題，偏愛色 調(diào)，是否開辟洽談區(qū)，需要媒介設(shè)備等。 有些客戶會提供他們的公司介紹給展覽公 司，但即便有對方的公司介紹，通過交 流，業(yè)務(wù)人員需要得知其以往的展臺情 況，特別是為什么會放棄原有的合作關(guān) 系，有哪些地方是不滿意的。有些客戶通常邀請很多家比稿，但最

5、后選中的方案是幾個方案的集合，對于這種客 戶事先很難分辨。也有個別客戶已經(jīng)有了 搭建商，學(xué)習(xí)資料只是為了形式，或是為了通過比 稿得到一份現(xiàn)成的設(shè)計圖，最后自己另外 找人做。目前會展行業(yè)比較混亂，該種情 況希望可以通過與客戶交流能夠提前得以 發(fā)覺。？3.取得客戶參展相關(guān)資料：如果得到客戶 的認(rèn)可，同意為其展覽提供策劃設(shè)計，通 常需要得到客戶的以下資料 一一展館平面 圖、 展位面積、展商手冊、客戶公司介紹 資料、客戶公司全稱、客戶標(biāo)準(zhǔn)司標(biāo)、客 戶標(biāo)準(zhǔn)字體、客戶標(biāo)準(zhǔn)色標(biāo)、參展產(chǎn)品名 稱規(guī)格和數(shù)量登、參展產(chǎn)品用電要求、重 點(diǎn)參展產(chǎn)品、展位制作預(yù)算。通常不管是何種情況，客戶都會提供設(shè)計 本身需要的資料，

6、但對于展覽服務(wù)公司來 說，獲得客戶的費(fèi)用運(yùn)算是最關(guān)鍵的 ，在 投標(biāo)比稿中尤為重要。有些客戶會給一個 大概的范圍，但有學(xué)習(xí)資料些客戶不愿透露，甚至 本身也沒有事先有預(yù)算。我們可以收集該 客戶的以往同行業(yè)展位照進(jìn)行比較，或者 把一些展位圖給客戶參考選擇，并告知其 大致費(fèi)用，請其選擇參考?？蛻粢话銜x 擇其風(fēng)格和價格都比較接近的展臺圖 參展商手冊和客戶要求關(guān)系到設(shè)計師的方 案是否能夠達(dá)到入圍中標(biāo)，應(yīng)該盡可能齊 全地從客戶那邊獲得。展商手冊涉及到了 展館的技術(shù)參數(shù)和規(guī)則要求等?？蛻粢?可從以下幾個方面明確：展位結(jié)構(gòu)、展位 材質(zhì)要求、色彩要求、設(shè)計重點(diǎn)、照明要 求、展板數(shù)量、展位高度等。4 .明確設(shè)計

7、圖交付日期，制定工作計劃: 同客戶明確首稿的交付時間和要求，會同 設(shè)計師進(jìn)行安排。對于大的項目，應(yīng)該制 定一份工作時學(xué)習(xí)資料間明細(xì)表，有需要可以提交 給客戶。二. 設(shè)計階段1 .向設(shè)計師轉(zhuǎn)交客戶設(shè)計要求并隨時與客 戶進(jìn)行展位設(shè)計的相關(guān)溝通交流為形成設(shè)計部的統(tǒng)一安排，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該 把與客戶在項目接洽中獲得的客戶設(shè)計要 求和可能的需求風(fēng)格，填寫設(shè)計明細(xì)表， 轉(zhuǎn)交給設(shè)計部的負(fù)責(zé)人在設(shè)計師出圖中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該保持同客 戶的隨時聯(lián)系，把握其可能的變化。如果 有必要，應(yīng)該把設(shè)計師介紹給客戶，讓雙 方可以有直接的聯(lián)系。對于需要親自去考察測量的場地 ，可以由 業(yè)務(wù)人員或者設(shè)計師安排去現(xiàn)場。設(shè)計師 應(yīng)注意同學(xué)習(xí)

8、資料工程施工人員保持聯(lián)系 ， 了解最 新的展示材料，避免設(shè)計采用的材料陳舊 或者有些設(shè)計無法實(shí)地施工。2 .向客戶交付設(shè)計初稿、設(shè)計說明、工程 報價展臺初稿定下以后，會同供應(yīng)商得到成本 價，制作明晰的報價單。一般展臺設(shè)計的 報價有一個比較細(xì)分的順序，既是為了方 便具體列項也有助與讓客戶明了并樂于接 受，往往按照設(shè)計圖從天到地或者從外到 里按順序羅列，防止漏掉項目。在報價中 要對材料、顏色、形狀及尺寸進(jìn)行盡可能 完整的描述。一份完整的報價就是一份詳 細(xì)的工單，便于把握施工成本核算及施工 的準(zhǔn)確性。展覽設(shè)計承建中，有一部分費(fèi)用是可以由 客戶自己向展館支付的，但往往實(shí)踐中都 是展覽公司代交的，應(yīng)在報

9、價中凡代場館 收費(fèi)的項目一定要注明，比如電箱申請、 場地管理費(fèi)等。學(xué)習(xí)資料學(xué)習(xí)資料有些客戶要求在提交設(shè)計圖時同時附上設(shè) 計說明，但有些要求比較簡單，只要看到 實(shí)際的效果圖就可以；一些形成規(guī)模的企 業(yè)比較注重形象宣傳，盡管沒有明確要求 設(shè)計圖附有說明，但從今后正規(guī)化考慮， 應(yīng)該提倡設(shè)計師寫設(shè)計說明。一般可以就 展位風(fēng)格、材質(zhì)說明、展位功能、色彩說 明、照明說明、設(shè)計重點(diǎn)等幾個方面進(jìn)行 闡述。交圖時，如果能夠安排設(shè)計師一起 同客戶見面的就好，可由設(shè)計師向客戶說圖，解釋該方案的賣點(diǎn)和最大的與眾不 同。3 .研究客戶反饋意見并進(jìn)行再次修改 客戶如果是多家比稿的話，就會有一番篩 選。如果要求我們繼續(xù)修改

10、，那么應(yīng)仔細(xì) 了解其真實(shí)意圖。有些客戶經(jīng)過第一次接 觸后，即便是原來對展覽陌生的要說出個 一二來。應(yīng)仔細(xì)同其溝通。學(xué)習(xí)資料如果客戶要求 重新以不同風(fēng)格再次出圖，應(yīng)該綜合具體 情況。4 .交付最后定稿之設(shè)計圖及工程報價三. 簽約階段1 .同客戶確定工程價格？在報價確定價格時，一定要保證所有的材 料和特別要求公司是能夠做到的。否則一 旦客戶確認(rèn)而現(xiàn)場無法達(dá)到要求的話，將 造成不好影響。2 .明確同客戶的相互配合要求展館現(xiàn)場搭建的時間一般都比較緊張，只有 2-3 天的安排，這其中還有客戶的展覽產(chǎn) 品需要布置，有時涉及到需要提前申報的 事宜，學(xué)習(xí)資料應(yīng)同客戶協(xié)調(diào)好雙方負(fù)責(zé)的范圍 。3. 簽定合同四.

11、制作階段1 .根據(jù)部門工作單完成制作及準(zhǔn)備工作 根據(jù)具體項目的需要，安排 AV 設(shè)備、木工 結(jié)構(gòu)制作、地毯供應(yīng)商、美工制作等部分 按照設(shè)計圖的要求和客戶的制定進(jìn)行制作。注意在制作過程中如果有變動，應(yīng)及 時同設(shè)計師聯(lián)系，有需要業(yè)務(wù)人員應(yīng)照會 客戶。2 .安排客戶到工廠實(shí)地察看制作及準(zhǔn)備情 況一般客戶確認(rèn)最后的效果圖后就只是等待 到時進(jìn)場，有些項目較大或者是客戶特別注重的項目會在制作中進(jìn)行監(jiān)督 ，我們應(yīng) 做好安排其到公司或工廠間參觀的準(zhǔn)備 。3.完成主辦、主場、展館等各項手續(xù) 有些項目學(xué)習(xí)資料應(yīng)該是要于開展前向展館或者主 辦方進(jìn)行申報的，如果該部分工作是由我 們來完成就要就定水、電、氣與客戶確 認(rèn)

12、，并向主辦方提供必要的材料，如電圖 等進(jìn)行審批。對于某些特殊用材如霓虹 燈、高空氣球等等還要進(jìn)行特別的審批 。五. 現(xiàn)場施工階段1 .現(xiàn)場展臺搭建現(xiàn)場施工的好壞決定了項目設(shè)計是否得到 了實(shí)現(xiàn)?，F(xiàn)在有很多的展覽公司只注重設(shè) 計不注重搭建，造成了客戶的不滿，這也 是展覽服務(wù)中經(jīng)常有客戶更換供應(yīng)商的原 因。一般在搭建中客戶也會在現(xiàn)場布置展 品，此時最好具體負(fù)責(zé)該項目的業(yè)務(wù)服務(wù) 人員能到現(xiàn)場陪同，有必要，學(xué)習(xí)資料設(shè)計師也可 以到現(xiàn)場監(jiān)督施工，并同客戶即時交流。 盡管實(shí)際的效果不能馬上體現(xiàn) ，但是很多 客戶希望能得到這樣的服務(wù)。如果業(yè)務(wù)人 員確實(shí)有原因不能在現(xiàn)場，應(yīng)該把負(fù)責(zé)搭 建布置的聯(lián)系人介紹給客戶。

13、2. 處理現(xiàn)場追加、變更項目現(xiàn)場中經(jīng)常會有一些設(shè)計中本身沒有預(yù)料 到的情況出現(xiàn)，而且客戶也會臨時提出一 些要求。如果是由于公司本身的原因造成 的，應(yīng)即時進(jìn)行更改，如果是客戶額外提 出的，應(yīng)保證首先滿足其合理的要求，同 時對追加的部分要求客戶簽收補(bǔ)充到總項目款項中3.配合客戶展品進(jìn)場學(xué)習(xí)資料實(shí)踐中往往是先把展臺結(jié)構(gòu)布置好以后再 安排展品入場的，現(xiàn)場的工作人員一定要 注意為客戶服務(wù)，配合其展品進(jìn)場。4.客戶驗(yàn)收所有的搭建工作完成后，要進(jìn)行展位的衛(wèi) 生清潔，該項工作主要能安排我們的工作 完成好，直到客戶驗(yàn)收完，確保次日的開 幕。（應(yīng)注意有些時候自己展臺搭建完成 的較早，所有工作都結(jié)束后，大家都以為

14、沒事了，但隔壁展位的施工會造成展臺衛(wèi) 生和展品擺放等受到影響）六. 展會期間及撤場階段1 .安排展會期間現(xiàn)場應(yīng)急服務(wù)和增值服務(wù)在開展期間，主要是客戶的接待工作，但 很多時候會需要對展臺進(jìn)行維護(hù)和臨時配 置東西。業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人員和一二個工人應(yīng)在 現(xiàn)場進(jìn)行應(yīng)急學(xué)習(xí)資料服務(wù)。從客戶方來講，他很 是希望能夠在展覽期間有展覽公司的人在 場，并且最好是他熟悉的，能夠有需要的 時候隨時可以得到解決?？蛻粼诂F(xiàn)場的工 作人員應(yīng)該有我們的現(xiàn)場服務(wù)人員的最直 接的聯(lián)系方法。增值服務(wù)方面可以很廣泛，有些業(yè)務(wù)人員 在現(xiàn)場幫助客戶做接待工作，外語水平好 的可以充當(dāng)翻譯服務(wù)，甚至可以幫助客戶 發(fā)送資料、安排客戶間見面等。2 .配合客戶展品離場和現(xiàn)場拆除 展覽結(jié)束后，應(yīng)首先配合客戶把展品撤離現(xiàn)場，再進(jìn)行展位的拆除，如果客戶對有 些材料需要再次使用的，應(yīng)幫助其大包運(yùn) 輸；如果是需要我們保存的，應(yīng)主要拆 裝。3退回前期預(yù)付的相關(guān)費(fèi)用完成工程后，應(yīng)即時進(jìn)行成本總結(jié)，向展 館或?qū)W習(xí)資料主辦方退回事先預(yù)付的電箱申請 、通 訊押金等費(fèi)用。七. 后續(xù)跟蹤服務(wù)作好后續(xù)服務(wù)是贏得回頭客的重要原因 。 許多公司認(rèn)為展會有些要間隔半年一年的 才舉辦一次，展會