公司采購(gòu)流程管理制度

1、公司采購(gòu)流程管理制度為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，滿(mǎn)足工公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一 步規(guī)范物資采購(gòu)流程，加強(qiáng)與各部門(mén)間的配合，特制訂本制度。一、目的為保證公司日常辦公事務(wù)及各現(xiàn)場(chǎng)工作的物資需要， 提高采購(gòu)工作的質(zhì)量管理， 特制定本管理規(guī)程。二、范圍各部門(mén)工作所需的生產(chǎn)材料和輔料、 小型機(jī)械和設(shè)備、 備品備件、 辦公設(shè)備、 辦公用品、 清潔用品、 工服勞保用品、印制表格標(biāo)牌以及設(shè)備維修所需的配件、材料等 .三、職責(zé)1. 熱愛(ài)本職工作，勤于學(xué)習(xí)新技術(shù)，了解新產(chǎn)品，注意市場(chǎng)信息的積累。2. 廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀(jì)，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。3. 負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)所需材料的

2、采購(gòu)工作。4. 負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、管理及維護(hù)工作。5. 堅(jiān)決執(zhí)行各項(xiàng)采購(gòu)工作制度及公司各項(xiàng)規(guī)章制度。6. 大項(xiàng)材料必須做招標(biāo)工作，其他材料詢(xún)價(jià)必須三家供應(yīng)商以上參與。7. 積極了解材料的短缺、發(fā)貨、驗(yàn)收等實(shí)際情況，早知道，早處理。8. 及時(shí)協(xié)助財(cái)務(wù)部對(duì)照欠款數(shù)額或者合同要求安排對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行付款。9. 做到每周一小結(jié)，每月一總結(jié)，每年一審核。10. 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。四、人員配置及崗位分工1. 人員配置 采購(gòu)部長(zhǎng)一人，采購(gòu)員二人，內(nèi)勤一人。2. 分工 計(jì)劃分為板材材料采購(gòu)一人，墊片材料采購(gòu)一人，零星及設(shè)備、模具采購(gòu)一人，內(nèi)勤一人（基礎(chǔ)資 料管理、體系、賬務(wù)處理等）五、程序采購(gòu)部在公司生產(chǎn)經(jīng)

3、營(yíng)中擔(dān)負(fù)著不可推卸的重要責(zé)任， 采購(gòu)工作的好壞， 直接影響公司產(chǎn)品的質(zhì)量、 交期、成本等。建立高效、實(shí)用、完善的采購(gòu)工作流程是提高采購(gòu)效率，降低成本最有效的方法。 在整個(gè)采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)部需要生產(chǎn)、技術(shù)、控制、財(cái)務(wù)、質(zhì)檢等各個(gè)部門(mén)的大力支持才能順利的 完成采購(gòu)工作，每個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系需要一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)劃，來(lái)提升工作效率，減少工作失誤，為公 司的整體發(fā)展做出各自的貢獻(xiàn)。（一）請(qǐng)購(gòu)及其規(guī)定1請(qǐng)購(gòu)單要填寫(xiě)完整，具體應(yīng)包括以下要素：（1）請(qǐng)購(gòu)的部門(mén)；（2）請(qǐng)購(gòu)物品所屬項(xiàng)目；（3）請(qǐng)購(gòu)的用途；（4）請(qǐng)購(gòu)的物品名；（5）請(qǐng)購(gòu)的物品數(shù)量；（6）請(qǐng)購(gòu)的物品規(guī)格；（ 7）請(qǐng)購(gòu)物品的樣品、圖片或詳細(xì)參數(shù)資料（技術(shù)標(biāo)

4、準(zhǔn)及使用要求）等；（8）請(qǐng)購(gòu)的物品的需求時(shí)間（使用時(shí)間）；（9）請(qǐng)購(gòu)如有特殊需要請(qǐng)備注；（10）請(qǐng)購(gòu)單填寫(xiě)人；（11）請(qǐng)購(gòu)部門(mén)主管；（12）請(qǐng)購(gòu)單審核人；（13）倉(cāng)庫(kù)保管員；（ 14）公司總經(jīng)理。2.計(jì)劃單及其提報(bào)規(guī)定（1）計(jì)劃單應(yīng)按照要素填寫(xiě)完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu)部；（2）固定資產(chǎn)申購(gòu)按照（固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表）的格式進(jìn)行填寫(xiě)提報(bào)；（3）日常零星采購(gòu)按照公司印制的（月份材料使用計(jì)劃）的格式填寫(xiě)提報(bào)；（4）請(qǐng)購(gòu)部門(mén)在提報(bào)計(jì)劃單時(shí)，應(yīng)要求采購(gòu)部簽字接收人，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)備份；（ 5）涉及的請(qǐng)購(gòu)數(shù)量過(guò)多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一 并提交；（6）遇公司生產(chǎn)

5、、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話(huà)或其他形式請(qǐng)示，征得同意 后提報(bào)采購(gòu)部門(mén)，并在計(jì)劃單上寫(xiě)上說(shuō)明。（7）如果是單一來(lái)源采購(gòu)或指定采購(gòu)廠家及品牌的產(chǎn)品，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)必須作出書(shū)面說(shuō)明。（8）計(jì)劃單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書(shū)面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購(gòu)部。3. 公司物資計(jì)劃單的提報(bào)部門(mén)（1）公司經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的物資由生產(chǎn)安全部提報(bào)材料需求計(jì)劃（每月 26 日），期間如材料需求有變化，需加報(bào)材料使用追加計(jì)劃。（2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、設(shè)備維修等零星材料，需使用部報(bào)月材料使用計(jì)劃；（3）公司各部門(mén)專(zhuān)用的物資由各部門(mén)自行提報(bào)。（二）請(qǐng)購(gòu)單的接收及分發(fā)規(guī)定1、請(qǐng)購(gòu)的接收要點(diǎn)（1）采購(gòu)部在接收計(jì)劃單時(shí)應(yīng)

6、檢查計(jì)劃單的填寫(xiě)是否按照規(guī)定填寫(xiě)完整、清晰，檢查計(jì)劃單是否 經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；（2）接收計(jì)劃單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)計(jì)劃不采購(gòu)，名稱(chēng)規(guī)格等不完整清晰不采購(gòu)，圖片或詳細(xì)參數(shù)資料不 全不采購(gòu)，庫(kù)存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購(gòu)的原則；（3）無(wú)倉(cāng)庫(kù)保管員核查、簽字的請(qǐng)購(gòu)物資不采購(gòu)；（4）對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷(xiāo)的請(qǐng)購(gòu)物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)。2、計(jì)劃單的分發(fā)規(guī)定（ 1）對(duì)于計(jì)劃單采購(gòu)部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；（2）對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；（3）無(wú)法在請(qǐng)購(gòu)部門(mén)需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)；（4）重要的項(xiàng)目采購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采購(gòu)周期的規(guī)定（1）常規(guī)商品采購(gòu)周期在 7 天時(shí)間；（2）遇到緊急采購(gòu)

7、，應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策略，緊急采購(gòu)商品周期在3 天時(shí)間；（三）詢(xún)價(jià)及其規(guī)定1詢(xún)價(jià)應(yīng)認(rèn)真審閱計(jì)劃單的品名、規(guī)格、數(shù)量，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問(wèn)題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng) 購(gòu)部門(mén)溝通；2屬于相同類(lèi)型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類(lèi)集中打包采購(gòu)； 3對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理； 4所有采購(gòu)項(xiàng)目必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢(xún)價(jià)，原則不能通過(guò)中間商詢(xún)價(jià)； 5對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門(mén)需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購(gòu)替代品； 6遇到重要的物資、設(shè)備或預(yù)估單次采購(gòu)金額大于10 萬(wàn)的采購(gòu)情況， 詢(xún)價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并說(shuō)明基本情況；7詢(xún)價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢(xún)價(jià)；8除固定資產(chǎn)外單

8、次采購(gòu)金額在1 萬(wàn)元以下項(xiàng)目可以自行采購(gòu)；單次采購(gòu)金額預(yù)算金額在 1 萬(wàn)元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價(jià)或招標(biāo)采購(gòu)， 比價(jià)或招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)至少邀請(qǐng)四 家以上單位參與；單次采購(gòu)金額預(yù)算價(jià)格在 20 萬(wàn)元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采購(gòu)部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng) 導(dǎo)參與監(jiān)督； 單次采購(gòu)金額預(yù)算價(jià)格在 100 萬(wàn)元以上的項(xiàng)目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代 理招標(biāo)；9比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需物資 和項(xiàng)目的能力；10.在詢(xún)價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書(shū)面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。（四）比價(jià)、議價(jià)1對(duì)供應(yīng)商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；2對(duì)于合格供應(yīng)商的

9、價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更 加突出；3收到供應(yīng)單位報(bào)價(jià)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定目標(biāo)或理想價(jià)格；4重要項(xiàng)目應(yīng)通過(guò)一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過(guò)進(jìn)行實(shí)地考察 了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；5參考目標(biāo)或理想價(jià)格與合作單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。（五）合同的簽訂及其規(guī)定。1合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保 護(hù)。（ 1）合同正文應(yīng)包含的要素（2）合同名稱(chēng)、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)；采購(gòu)物品、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清 單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分； 包裝要求；

10、 合同總額應(yīng)含稅， 含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)， 特殊情況應(yīng)注明；付款方式；交貨日期；質(zhì)量保證期；質(zhì)量要求及規(guī)范；違約責(zé)任和解決糾紛的辦 法；雙方的公司信息；其他約定。（3）合同簽訂及其規(guī)定1）如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；2）擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；3）為防止合同數(shù)量追加或追加無(wú)依據(jù)，采購(gòu)時(shí)要求供貨方提供報(bào)價(jià)清單；4）質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開(kāi)始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品質(zhì)保期；5）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；6）針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類(lèi)的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服 務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等；7）與初次合作

11、的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；8）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；9）比價(jià)完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；10）合同簽定應(yīng)按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行巡簽審查；11）合同巡簽審查通過(guò)后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；12）簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門(mén)并歸檔； （七）付款及合同執(zhí)行1付款規(guī)定（1）所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)按照合同規(guī)定的付款；（2）按照進(jìn)度付款的采購(gòu)物資必須確保質(zhì)檢合格方可付款；（3）按照公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件時(shí)，該審批單巡簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款；（ 4）財(cái)務(wù)部門(mén)在接到付款審批單后應(yīng)在3 天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購(gòu)部并

12、匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。2合同執(zhí)行（1）已簽訂合同由采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)人員負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問(wèn)題，采購(gòu)部 應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)及公司領(lǐng)導(dǎo)；（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握材料情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約；（3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同； （八）驗(yàn)收與入庫(kù)1報(bào)驗(yàn)（1）供應(yīng)商已經(jīng)履行完畢的合同，材料進(jìn)廠時(shí)采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)的通知保管員進(jìn)行驗(yàn)收；（2）對(duì)材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司技術(shù)部門(mén)的相關(guān)要求執(zhí)行；（ 3）達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的材料應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請(qǐng)質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收；（4）質(zhì)檢部門(mén)在接到報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn)，并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書(shū)，對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn) 部門(mén)使用或不能入庫(kù)的情況質(zhì)檢部門(mén)應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；（ 5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。