IT戰(zhàn)略方案管理五要素

1、ITIT 戰(zhàn)略管理五要素管理內(nèi)部市場，平衡供給需求；貫徹五大原則，提升技術(shù)價(jià)值。JeffJeff KaplanKaplan 著 如今，大多數(shù)企業(yè)和 ITIT 主管面臨著一個(gè)共同的挑戰(zhàn)：如何知道企業(yè) 的 ITIT 解決方案是否有效果， 是否有效率？他們中的大多數(shù)感到茫然。有些人擔(dān)心 ITIT 的預(yù)算太大了，或者回報(bào)達(dá)不到要求。但是多大的預(yù) 算才是太大，在 ITIT 上的投資要求得到多少回報(bào)？僅僅參考其他企業(yè) 的標(biāo)準(zhǔn)，還不足以回答這個(gè)問題。問題是比起二十年前， 現(xiàn)今的主管對 ITIT 的作用和成本結(jié)構(gòu)了解得很不夠。 有些公司的年銷售額達(dá) 200200 億美元，但是它們卻不知道 每年在業(yè)務(wù)應(yīng)用程序上

2、的開支有多少。 你知道公司每個(gè) ITIT 項(xiàng)目每年 的成本是多少嗎？你知道用戶每打一個(gè)電話給服務(wù)臺(tái)， 它的成本是多 少嗎？你知道有多少人力花在維持現(xiàn)狀上對現(xiàn)有系統(tǒng)小修小 補(bǔ)，對企業(yè)的利潤很少或根本沒有貢獻(xiàn)？對這些問題有所了解有著重要的意義， 因?yàn)槿绻岣?ITIT 的價(jià)值和作用，就必須對 內(nèi)部 ITIT 市場 進(jìn)行管理：使 ITIT 產(chǎn)品和服務(wù)的 供求相適應(yīng)。要管理內(nèi)部 ITIT 市場，還需要進(jìn)行意義深遠(yuǎn)的企業(yè)行為 模式的轉(zhuǎn)變這種轉(zhuǎn)變意義非常重大， 即使最睿智的首席信息官 也無法獨(dú)自辦到。僅僅通過雄心勃勃的項(xiàng)目管理、聘用能人、甚至參考其他公司的 ITIT 開支額和采購內(nèi)容，都無法使公司對 I

3、TIT 的應(yīng)用更具成效。要在這方面取得突破性進(jìn)展， 并且使成果得以保持， 企業(yè)的整個(gè)管理團(tuán) 隊(duì)必須致力于貫徹 ITIT 戰(zhàn)略管理的五個(gè)核心要素： 自上而下進(jìn)行規(guī)劃、 統(tǒng)籌治理、采用標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施方法、平衡供求以及平臺(tái)管理。自上而下進(jìn)行規(guī)劃 在對 ITIT 進(jìn)行規(guī)劃時(shí)，很多企業(yè)把大部分精力花在了解決中層經(jīng)理日 常所遇到的棘手問題的項(xiàng)目上。此類項(xiàng)目被稱作 維持性項(xiàng)目 ，它們 可能在很多方面有用， 但它們的凈現(xiàn)值往往很低或?yàn)樨?fù)值。 維持性項(xiàng) 目能輕輕松松地花掉企業(yè) 10%10%到 20%20%的 ITIT 預(yù)算，但它們中的大多數(shù) 都不能提高企業(yè)的盈利能力。為了使企業(yè)在 ITIT 上的投資取得更大回報(bào)，

4、 它們必須改進(jìn)自己的規(guī)劃過程， 讓 ITIT 項(xiàng)目更好地反映業(yè)務(wù)目標(biāo)和商業(yè)戰(zhàn)略， 獲得真正 的效益。傳統(tǒng)上，企業(yè)的高級主管把大部分時(shí)間花在決定企業(yè)的未來 走向上， 具有先進(jìn)理念的企業(yè)高級主管則至少花同樣多的時(shí)間、 甚至 更多的時(shí)間，研究如何才能達(dá)到目標(biāo)以及為什么這么做能夠成功。讓我們看看某個(gè)保險(xiǎn)公司的規(guī)劃過程。該公司的高級主管用三個(gè)月的時(shí)間制定公司的戰(zhàn)略， 他們僅僅選擇了諸如營業(yè)收入和凈利 潤之類的財(cái)務(wù)指標(biāo)。 然后又用三個(gè)月的時(shí)間制定下一財(cái)年的預(yù)算。被問及他們用多少時(shí)間思考企業(yè)如何才能達(dá)到他們所制定的戰(zhàn)略目 標(biāo)時(shí)，他們回答說在預(yù)算完成后并沒有再專門進(jìn)行這方面的規(guī)劃， 是由業(yè)務(wù)經(jīng)理制定各自的計(jì)劃

5、。由于他們沒有首先決定如何達(dá)到目 標(biāo)，所以也就無法知道目標(biāo)是否可行。 他們也沒有采取各種措施去爭 取理想的結(jié)果和收益。作為比較，讓我們再看看一個(gè)成功的公司是如何進(jìn)行第一流的、自上而下的規(guī)劃的。該公司的高管團(tuán)隊(duì)首先提出大致的目標(biāo)，可 能是財(cái)務(wù)目標(biāo)， 或以定性方式對業(yè)績的提高提出要求。 由經(jīng)理層確定 如何才能實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)并相應(yīng)提出一組行動(dòng)方案， 涉及人員、 流程和 技術(shù)方面的變化。 由高管團(tuán)隊(duì)決定這些方案和投資是否能以節(jié)約成本 或增加收入的方式帶來恰當(dāng)?shù)幕貓?bào)，以及計(jì)劃是否與公司的財(cái)務(wù)能 力、股東的期望等因素相匹配。然后高管團(tuán)隊(duì)批準(zhǔn)投資計(jì)劃，并根據(jù)投資回報(bào)修改原先的目標(biāo)。經(jīng)理層得到授權(quán)， 實(shí)施投資方

6、案，并對每個(gè)項(xiàng)目的投資回報(bào)負(fù)責(zé)。最后一步由高管團(tuán)隊(duì)來做， 他們根據(jù)營業(yè)收入、 銷售量和業(yè)績等方面， 對各個(gè)業(yè)務(wù)經(jīng)理的預(yù)算和目標(biāo)進(jìn)行調(diào)整。有效的自上而下的規(guī)劃過程打破了各職能部門在預(yù)算上各自為戰(zhàn)的局面， 迫使高層管理人員仔細(xì)地考慮如何在各個(gè)內(nèi)部部門之間 分配 ITIT 投資（即各部門在 內(nèi)部市場 中的份額） 。此方法比 掃雪機(jī) 式預(yù)算法（在去年預(yù)算的基礎(chǔ)上僅僅做些許改動(dòng)）或 零基 預(yù)算法更 具效率（零基預(yù)算不考慮去年的預(yù)算額， 因此業(yè)務(wù)單元的領(lǐng)導(dǎo)不得不 給出花每一分錢的理由）。從業(yè)務(wù)戰(zhàn)略出發(fā)，自上而下的規(guī)劃過程回 答了以下問題：在業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型時(shí)，我們必須投入什么樣的人員、多少資金，以取得可以量化的收

7、益增加企業(yè)的真正價(jià)值，提高其盈利能 力？運(yùn)行現(xiàn)有系統(tǒng)（在生產(chǎn)支持和運(yùn)營上維持現(xiàn)狀）的成本有多高？為提高現(xiàn)有業(yè)務(wù)能力（其收益無法量化），我們最多能投入多少資金？ 統(tǒng)籌治理 一旦投資方案得到了批準(zhǔn)， 企業(yè)就應(yīng)當(dāng)把人員、 流程和技術(shù)方面的轉(zhuǎn) 型作為一個(gè)不可分割的項(xiàng)目來進(jìn)行管理， 以保證效果。 很多公司都試 圖把企業(yè)資源計(jì)劃（ERPERP）系統(tǒng)或者客戶關(guān)系管理系統(tǒng)（CRMCRM）松散地依附于一些小項(xiàng)目。 這種辦法不會(huì)成功， 因?yàn)樗鼪]有考慮到有關(guān)人員、流程和技術(shù)的決策是相互依賴的。比如，在集中實(shí)施ERPERP 流程 方面， 如果不了解它將如何影響流程的績效， 你不可能做出正確的決 策。又如，不了解調(diào)整現(xiàn)

8、有系統(tǒng)、使其能支持新流程的代價(jià)有多大， 你不可能就改變流程問題做出正確決策。沒有縝密計(jì)劃但是也能成功實(shí)施轉(zhuǎn)型項(xiàng)目的經(jīng)理們，通常依靠的是個(gè)人關(guān)系和達(dá)成目標(biāo)的強(qiáng)制力這種辦法不是對任何項(xiàng) 目經(jīng)理都行得通的。 缺乏統(tǒng)籌安排常常使項(xiàng)目不得不推倒重來或需要 糾偏。此外，還會(huì)發(fā)生項(xiàng)目趕不上進(jìn)度、資源浪費(fèi)、為等待決策而原 地踏步的情況。在項(xiàng)目早期，管理人員有很多機(jī)會(huì)可以提出自己對項(xiàng)目的要求，但這段時(shí)間不會(huì)持續(xù)很長。在項(xiàng)目醞釀和計(jì)劃階段，高層經(jīng)理需 要給項(xiàng)目定位， 推動(dòng)對企業(yè)盈利能力有實(shí)質(zhì)性影響的流程、 系統(tǒng)和工 作職責(zé)的轉(zhuǎn)變。一旦項(xiàng)目開始實(shí)施，管理人員再要對項(xiàng)目做出改動(dòng)， 代價(jià)非常高， 因?yàn)轫?xiàng)目的各項(xiàng)費(fèi)用主要

9、發(fā)生在這個(gè)階段。 對管理人員 來說，他們在 ITIT 項(xiàng)目中所面臨的挑戰(zhàn)包括項(xiàng)目范圍和目標(biāo)的優(yōu)化、 取得高層管理人員的支持、以及確保項(xiàng)目所帶來的變化能保持下去。統(tǒng)籌規(guī)劃可以提高 ITIT 項(xiàng)目的投資回報(bào)率、降低項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)、使 項(xiàng)目預(yù)算和進(jìn)度安排更加精確。在項(xiàng)目進(jìn)入收尾階段時(shí)，高層管理人員應(yīng)確保系統(tǒng)經(jīng)過了合理和徹底的測試。他們必須確保整個(gè)組織在各個(gè)方面（溝通、培訓(xùn)、 標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)作流程、政策等等）都已經(jīng)發(fā)生變化，當(dāng)系統(tǒng)改造真正實(shí)現(xiàn)時(shí) 員工不會(huì)抗拒變化。如果沒有勤勉盡職地進(jìn)行組織變革管理， 員工就 有可能回復(fù)到老的工作方法，變化無法持久，投資回報(bào)率則受到影響。企業(yè)運(yùn)用統(tǒng)籌治理（integratedi

10、ntegrated governaneegovernanee 的方法，為轉(zhuǎn)型項(xiàng)目的實(shí)施制定全面的計(jì)劃（ ITIT 管理是公司的信息及信息系統(tǒng)的運(yùn) 營，確定ITIT 目標(biāo)以及實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)所采取的行動(dòng)；而 ITIT 治理是指最高 管理層（董事會(huì)）利用它來監(jiān)督管理層在 ITIT 戰(zhàn)略上的過程、結(jié)構(gòu)和 聯(lián)系，以確保這種運(yùn)營處于正確的軌道之上編者注）。各業(yè)務(wù) 單元和支持部門（ITIT 部門、人力資源部門、財(cái)務(wù)部門等等）作為一 個(gè)整體密切合作， 共同對項(xiàng)目的成功承擔(dān)責(zé)任。各部門經(jīng)理必須避免 戰(zhàn)略導(dǎo)向不清晰、需求描述不完整、對人員和流程任務(wù)的管理不力、 以及系統(tǒng)測試不嚴(yán)密。僅僅聘用適合的人做項(xiàng)目還不夠，還需要

11、對項(xiàng)目進(jìn)行治理。有些經(jīng)理人認(rèn)為員工自然而然地就會(huì)把事情做好。 大多數(shù)員工都有良 好的愿望， 也會(huì)努力去做他們認(rèn)為正確的事。 但是公司中的每個(gè)員工 都從自己的立場出發(fā)判斷什么是對的、 什么是錯(cuò)的。 缺乏全局觀的人 所做出的決定對整個(gè)組織來說可能不是最佳的。 有效的項(xiàng)目治理可以 克服這個(gè)難題， 它確保你能以更廣闊的視角看待問題， 并使關(guān)鍵的利 益相關(guān)方和決策者參與到項(xiàng)目中。有效的項(xiàng)目治理要具備這樣兩層結(jié)構(gòu)：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)項(xiàng)目的規(guī)劃、建議和執(zhí)行， 該團(tuán)隊(duì)必須向由高級管理人員組成的項(xiàng)目審批委 員會(huì)或指導(dǎo)委員會(huì)匯報(bào)工作。項(xiàng)目審批委員會(huì)（PACPAC）對整個(gè)項(xiàng)目的 成功負(fù)責(zé)。由此可以看出，項(xiàng)目要取得成功，項(xiàng)

12、目審批委員會(huì)必須能 從正確的角度觀察問題并給予項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)恰當(dāng)?shù)氖跈?quán)。標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施方法 自上而下的規(guī)劃、統(tǒng)籌治理只能夠保證公司 做正確的事 ，而為了讓 項(xiàng)目能夠取得最后的成功，公司還必須學(xué)會(huì) 正確地做事 。被分派到項(xiàng)目小組中的員工往往缺乏必要的經(jīng)驗(yàn)。在當(dāng)今快節(jié)奏、流水線化的工作環(huán)境中， 高級管理人員常常過高估計(jì)員工的能 力。因此，他們隨意地讓員工承擔(dān)起新的責(zé)任， 而不考慮其是否勝任。此外，很少有公司能夠確保在項(xiàng)目實(shí)施的每個(gè)階段， 所有的項(xiàng)目成員 都能完成自己的工作職責(zé)。造成項(xiàng)目失敗的另外一個(gè)關(guān)鍵原因就是， 公司未能明確界定項(xiàng)目成員承擔(dān)的具體角色和職責(zé)， 成員也沒有就這 一點(diǎn)達(dá)成共識。項(xiàng)目失敗的肇因

13、常常出現(xiàn)在項(xiàng)目的開始和結(jié)束階段。在項(xiàng)目周期的初始階段，對業(yè)務(wù)目標(biāo)和需求的定義不精確會(huì)延誤項(xiàng)目的進(jìn) 展。最常見的不足之處是項(xiàng)目的發(fā)起人無法清晰地描述業(yè)務(wù)需求。 因此就項(xiàng)目方向的選擇出現(xiàn)多次反復(fù)； 在有些公司內(nèi)， 直到項(xiàng)目臨近結(jié) 束還會(huì)出現(xiàn)這種反復(fù)。 這類失誤的代價(jià)非常高： 它可以使一個(gè)項(xiàng)目的 成本高出預(yù)算達(dá)一倍。這種情況就出現(xiàn)在一個(gè)大型的現(xiàn)金周轉(zhuǎn)（cash-to-cashcash-to-cash 管理系統(tǒng)項(xiàng)目中。雖然項(xiàng)目預(yù)算只有1,0001,000 萬美元， 但最終公司在這個(gè)項(xiàng)目上的投資超過了 2,0002,000 萬美元。在項(xiàng)目周期的收尾階段，無法使員工改變?nèi)粘９ぷ髦械男袨槟Ｊ绞菍?dǎo)致項(xiàng)目失敗的

14、常見原因之一。 這種情況出現(xiàn)在很多銷售自動(dòng) 化項(xiàng)目中。 銷售人員不愿意使用公司領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)加給他們的技術(shù)。 高層主 管可能完全支持此項(xiàng)目， 但是中層經(jīng)理和各個(gè)相關(guān)業(yè)務(wù)人員卻沒有給 予全面支持。 如果各級別的主管人員沒有全身心地投入， 沒有在必要 的人員和流程轉(zhuǎn)變過程中給予支持，項(xiàng)目目標(biāo)就不可能實(shí)現(xiàn)。這種項(xiàng)目失敗的情況完全可以被避免。有幾條專門原則可以使管理人員降低犯錯(cuò)的概率。實(shí)踐證明， 組織準(zhǔn)備度 （組織為變革 準(zhǔn)備就緒的程度） 的方法是行之有效的， 它囊括了項(xiàng)目成功所需的所 有關(guān)鍵步驟。例如， 傾聽顧客聲音（VOCVOC） 保證企業(yè)已經(jīng)徹底評估 了項(xiàng)目在人員、流程和系統(tǒng)方面的業(yè)務(wù)需求，它使各方在

15、項(xiàng)目能為 企業(yè)帶來什么、不能帶來什么 這個(gè)問題上形成一致看法。其他能降低項(xiàng)目失敗概率的方法還包括：為測試新流程進(jìn)行試點(diǎn)，用分析手段保證有關(guān)人員對角色和職責(zé)有清晰的了解， 以實(shí)施 預(yù)演的方法保證各部門的具體需求在項(xiàng)目周期的早期就被考慮到。 運(yùn) 用這些可重復(fù)運(yùn)用的、標(biāo)準(zhǔn)化的方法大大提高了項(xiàng)目的成功概率。平衡供求很多企業(yè)都說它們的項(xiàng)目有輕重緩急之分， 但是很少有企業(yè)真正把優(yōu) 先次序落到實(shí)處。顧名思義，優(yōu)先級別高的項(xiàng)目可以 借用 優(yōu)先級別 低的項(xiàng)目的資源。 但是真正做到這一點(diǎn)則意味著企業(yè)中某些人的利益 受到損失， 因此很多經(jīng)理常常過于謹(jǐn)慎地回避利益沖突， 而不能在優(yōu) 先次序和利益關(guān)系之間進(jìn)行正確的權(quán)衡

16、取舍。當(dāng)企業(yè)同時(shí)進(jìn)行多個(gè)項(xiàng)目時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)瓶頸，每個(gè)項(xiàng)目得不到足夠的資源，人員在項(xiàng)目之間趕場，浪費(fèi)了時(shí)間。不幸的是，管理 人員很少意識到資源過分?jǐn)偙〉膰?yán)重性。 如果現(xiàn)有項(xiàng)目所需資源超過 企業(yè)的能力， 如果員工排不出時(shí)間休假或接受培訓(xùn)， 如果某個(gè)部門發(fā) 現(xiàn)它缺乏應(yīng)付意外事件的靈活機(jī)動(dòng)性， 那么經(jīng)理人員應(yīng)該斷定公司同 時(shí)進(jìn)行的項(xiàng)目太多了。要真正使信息化項(xiàng)目和服務(wù)的供求取得平衡，企業(yè)需要提高以下信息的透明度：人們在干什么（核查其所需的時(shí)間和技能），成 本有多大（項(xiàng)目和成本核算） ，需要什么樣的服務(wù)水平 （績效考核） 。未能搜集、整理這些信息， 并根據(jù)這些信息做出決策， 可能是很多 ITIT 部門最大的

17、失誤。 他們掌握的這些信息常常不夠完整和精確， 散布在 不同的數(shù)據(jù)庫中。但是只要處置得當(dāng)，這個(gè)困擾 ITIT 部門的難題是可 以被克服的。讓我們考慮一下數(shù)據(jù)問題。 目前，有效管理 ITIT 項(xiàng)目和服務(wù)所需要的數(shù)據(jù)散布在不同數(shù)據(jù)庫中。 如，項(xiàng)目的財(cái)務(wù)信息在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中， 資源信息在人力資源系統(tǒng)中， 項(xiàng)目的進(jìn)展情況則需要到階段評價(jià)報(bào)告 和項(xiàng)目計(jì)劃中去尋找。而項(xiàng)目成本核算信息通常就不存在。通常，只有 ITIT 經(jīng)理才會(huì)定期接觸到這些數(shù)據(jù)， 所以項(xiàng)目決策的重?fù)?dān)落在了他們身上。但在很多公司，業(yè)務(wù)部門經(jīng)理和 ITIT 經(jīng)理沒 能跨越職能部門攜手合作，平衡供給和需求。如果 ITIT 部門所提供的 解決方案太過

18、超前以至于業(yè)務(wù)部門無法采用， 那么對企業(yè)來說一點(diǎn)兒 好處也沒有。每個(gè)項(xiàng)目的資源模型不僅要考慮 ITIT 資源，而且還要包 括完成項(xiàng)目所需的業(yè)務(wù)資源。項(xiàng)目核算應(yīng)當(dāng)兼顧項(xiàng)目的成本和利潤。平臺(tái)管理 業(yè)務(wù)管理人員必須了解，對于每個(gè)投入使用的信息化解決方案來說，每年的運(yùn)營、維護(hù)和安全保障費(fèi)用是其實(shí)施預(yù)算的 20%20%到 40%40%。因此， 在大多數(shù)公司里， 固定的 ITIT 營運(yùn)費(fèi)用占到 ITIT 預(yù)算的 70%70%之多。也就 是說，大部分 ITIT 開支僅僅被用于維持系統(tǒng)現(xiàn)有的性能。為了使信息化項(xiàng)目和服務(wù)更加有效，企業(yè)必須從這些錯(cuò)誤中吸取教訓(xùn)， 提高對應(yīng)用和技術(shù)平臺(tái)的管理水平。 重要的是企業(yè)在對

19、平 臺(tái)進(jìn)行計(jì)劃時(shí)應(yīng)更加主動(dòng)。具體說來，就是：在引進(jìn)新的平臺(tái)時(shí)進(jìn)行更深入的分析，明確新的系統(tǒng)如何才能在整個(gè)公司范圍內(nèi)更有效地發(fā)揮作用；在系統(tǒng)升級前周密計(jì)劃，使公司能更好地利用整個(gè)平臺(tái)的新功能，以降低成本、改進(jìn)工作流( workflowworkflow )或提高信息的可獲得 性，提高決策能力；明確平臺(tái)之間的依賴關(guān)系， 整合各業(yè)務(wù)部門所使用的平臺(tái)，以此加快業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)，使業(yè)績信息具有透明度。聰明的 ITIT 經(jīng)理可以憑一己之力提高系統(tǒng)的效率， 但是大幅降低固定運(yùn)營成本最好的辦法是從源頭抓起。 能對平臺(tái)進(jìn)行有效管理的 企業(yè)知道， 技術(shù)管理不能脫離組織行為管理， 就像組織行為管理離不 開技術(shù)管理一樣。在平臺(tái)管理中，最重要的決策不是選擇哪家供應(yīng)商的