會議產(chǎn)品要素課件

1、第三章 會議產(chǎn)品要素會議產(chǎn)品就是指會議的參加者從會議所得到的信息, 服務(wù), 物質(zhì)等方面的東西. 第一節(jié) 會議主題與議題會議主題是會議目標(biāo)的轉(zhuǎn)化，它是會議會議主題是會議目標(biāo)的轉(zhuǎn)化，它是會議主要內(nèi)容和實質(zhì)問題的高度概括，會議主要內(nèi)容和實質(zhì)問題的高度概括，會議的潛在參與者通過它就可以了解會議的的潛在參與者通過它就可以了解會議的大體內(nèi)容。大體內(nèi)容。會議議題是圍繞會議主題而設(shè)立的一個會議議題是圍繞會議主題而設(shè)立的一個個擬討論的問題，它是會議主題的具體個擬討論的問題，它是會議主題的具體化?；?。 選好會議的主題是會議成功的重要因素。選好會議的主題是會議成功的重要因素。會議中所有節(jié)目、活動的安排都要緊緊會議中

2、所有節(jié)目、活動的安排都要緊緊圍繞會議主題。圍繞會議主題。 擬好會議的議題也很重要，它可以幫助擬好會議的議題也很重要，它可以幫助人們更好地討論問題。脫離會議主題的人們更好地討論問題。脫離會議主題的問題一般不應(yīng)當(dāng)列入會議議題，否則，問題一般不應(yīng)當(dāng)列入會議議題，否則，會議就會出現(xiàn)混亂。會議就會出現(xiàn)混亂。 第二節(jié)會議場地與會議室布置一一. 會議場地會議場地（一）大會會議室與小會議室（一）大會會議室與小會議室 大會會議室用于舉行全體大會，小會議室大會會議室用于舉行全體大會，小會議室用于召開大會的分組討論會或小型會議。用于召開大會的分組討論會或小型會議。（二）休息處（二）休息處會議休息時與會者吃咖點會議休

3、息時與會者吃咖點(茶點）的地方，茶點）的地方，也是與會者社交的場所?？梢杂脮h室旁邊也是與會者社交的場所?？梢杂脮h室旁邊專門的房間，也可以利用會議室的后面或門專門的房間，也可以利用會議室的后面或門口空閑處。口空閑處。（三）廳堂用于與會者現(xiàn)場（報到），等待，集合，也是社交的場所（四）登記臺設(shè)置在廳堂里用于接待與會者現(xiàn)場注冊（報到），交費等需要（五）辦公室會議組織者在會議期間辦理會議事務(wù)的地方：接待與會者，整理會議資料，打印會議通知，決議，文件，收發(fā)會議信息等（六）展覽場地用于舉辦與會議主題密切相關(guān)的附設(shè)展覽（七）存儲區(qū)用于存放會議附設(shè)展覽展品二會議室的布置（一）會議室的布置模式劇場（禮堂）形中

4、空圓（正方，多邊）形中空橢圓（長方）形董事會長方（橢圓）桌形形與馬蹄鐵形疊層形教室形形教室形討論會（宴會）形（二）會議基本設(shè)施的布置講臺話筒寫字板及水筆視聽設(shè)備鐳射筆定時鐘預(yù)演室免費電子郵件服務(wù)第三節(jié)會議發(fā)言人會議發(fā)言人是指在會議發(fā)言，演講，講話的人會議發(fā)言人的選擇很重要，它關(guān)系著會議目標(biāo)能否順利實現(xiàn)的問題一發(fā)言人是會議的賣點之一 會議發(fā)言人的名聲、地位、水平等對人們是否參加會會議發(fā)言人的名聲、地位、水平等對人們是否參加會議有著重要的影響。如果能邀請到著名的人物或?qū)W術(shù)議有著重要的影響。如果能邀請到著名的人物或?qū)W術(shù)權(quán)威參加會議，就會吸引大量的人參加會議；相反，權(quán)威參加會議，就會吸引大量的人參加會

5、議；相反，如果沒有高水平的會議發(fā)言人與會，人們參加會議的如果沒有高水平的會議發(fā)言人與會，人們參加會議的興趣就會降低，甚至?xí)h無法成功舉行。所以，會議興趣就會降低，甚至?xí)h無法成功舉行。所以，會議的舉辦者應(yīng)盡量邀請高級別的會議發(fā)言人到會。也因的舉辦者應(yīng)盡量邀請高級別的會議發(fā)言人到會。也因為這個原因，會議發(fā)言人參加會議的會務(wù)費應(yīng)當(dāng)免除，為這個原因，會議發(fā)言人參加會議的會務(wù)費應(yīng)當(dāng)免除，其參加會議的交通費、住宿費、餐飲費、娛樂費等都其參加會議的交通費、住宿費、餐飲費、娛樂費等都應(yīng)由會議主辦者支付，不僅如此，會議發(fā)言人還應(yīng)當(dāng)應(yīng)由會議主辦者支付，不僅如此，會議發(fā)言人還應(yīng)當(dāng)?shù)玫綍h發(fā)言的酬金，對于重要的會議

6、發(fā)言人，會議得到會議發(fā)言的酬金，對于重要的會議發(fā)言人，會議組織者還應(yīng)安排接送等服務(wù)。組織者還應(yīng)安排接送等服務(wù)。二會議發(fā)言人的挑選（一）挑選有關(guān)專家做會議發(fā)言人（二）從優(yōu)秀論文集中選擇一些人作為會議發(fā)言人三會議發(fā)言人注意事項（）講話時口與話筒保持厘米的距離（）不要說得太快（）安排好發(fā)言的內(nèi)容，遵守會議規(guī)定的時間（）熟悉投影儀等會議基本設(shè)施設(shè)備第四節(jié)會議通知會議通知就是把要召開的會議的各種信息以廣告，小冊子，通訊報道，網(wǎng)頁等形式公開高示潛在的會議參加者，以吸引其注意并爭取參加的一種會議宣傳，促銷方法一第一輪通知如果有三輪以上的通知，那么，第一輪通知可以做得比較簡單，主要告示大家關(guān)于要舉行會議的基本

7、信息，讓世界上該學(xué)科領(lǐng)域的專家學(xué)者都能知道有這樣一個會議將要召開，達(dá)到宣傳的目的至少要包括以下內(nèi)容：會議的目的，主題會議的日期會議的地點會議聯(lián)系途徑，如會議秘書處通訊地址，電話，傳真，電子郵件等二第二輪通知如果會議有三輪以上的通知，那么，第二輪通知主要是關(guān)于論文征集的，所以也叫論文征集通知論文征集通知書的主要內(nèi)容：大會主席的邀請信組織機構(gòu)學(xué)術(shù)題目征文要求會議初步日程初步旅游線路會議秘書處聯(lián)系方法重要日期論文摘要表反饋表三第三輪通知注冊通知書的主要內(nèi)容有：邀請信組織機構(gòu)，會議主題和專業(yè)議題特邀的大會報告人，發(fā)言人，會議主持人，嘉賓的身份和報告題目會議的詳細(xì)議程會議信息會議注冊注冊表應(yīng)包括的內(nèi)容：

8、姓名單位頭銜詳細(xì)地址身份證（護照）號碼參會人數(shù)（代表，陪同）住宿賓館（標(biāo)準(zhǔn)房，單人房，雙人房，房價）賓館押金和其他條件到達(dá)離開日期參加哪個分會討論會參加哪個社會活動參加哪個學(xué)術(shù)訪問參加哪個會前后旅游參加其他可選擇的節(jié)目是否參加展覽注冊（報名）費（及其包含的內(nèi)容）付款規(guī)定會議取消條件個別特別要求簽名賓館預(yù)定會伴活動會前和會后的旅游付款方式取消參會時的退款政策一般信息聯(lián)系方法地圖注冊表賓館預(yù)定表旅游預(yù)定表第五節(jié) 事務(wù)安排一 會議印刷品 在制作會議印刷品的時候, 要注意印上會議及其舉辦者, 組織者的形象識別符號, 以樹立,培育會議及其舉辦者,組織者的品牌形象. (一) 會議內(nèi)容摘要 指在會議前把預(yù)先

9、安排的會議演講,講解等發(fā)言內(nèi)容的概要以及論文摘要匯集在一起而編成的書面資料. 會議內(nèi)容摘要的內(nèi)容可以通過事先征集論文等途徑獲得. 會議內(nèi)容摘要在會議前印刷制作完畢,在會議報到時發(fā)給與會者, 供與會者會前了解會議發(fā)言人發(fā)言的內(nèi)容概要. (二) 會議資料匯編 指在會議后把會議中的演講,講解, 討論的總結(jié), 會議通過的決議, 決定的書面資料匯編在一起而形成的書面資料. 它不僅對與會者來說很重要,對其他的人士和機構(gòu)也非常重要: 1 沒有與會的專業(yè)人士 2 大學(xué)師生,圖書館 3 有關(guān)(國際)組織, 政府有關(guān)部門 4 行業(yè)(行業(yè)最新成果) (三) 最終程序手冊和會議指南 會議代表注冊時要得到一本會議的最終

10、程序手冊,包含與會者參加會議需要的會議安排方面的信息, 在與會者到達(dá)會議地點報到時發(fā)給他們, 便于他們挑選感興趣的報告和選擇參加各種活動. 主要有: 1 會議日程安排 2 會議內(nèi)容摘要 3 當(dāng)?shù)亟煌ò才疟?4 參加會議者名單(四) 其他會議印刷品1 會議邀請函 會議邀請函的制作,印刷的質(zhì)量要與會議的規(guī)格,檔次要一致. 會議邀請函應(yīng)提前足夠的時間送寄給會議VIP, 嘉賓, 發(fā)言人, 并于報名參加者注冊確認(rèn)后立即郵寄給他們, 使他們有充分的時間做好參加會議的準(zhǔn)備. 2 會議旅游小冊子 多數(shù)會議都安排有旅游,游覽節(jié)目. 把旅游或游覽的線路, 景點及出發(fā)的時間, 地點安排等事先制作,印刷成旅游小冊子,

11、 在與會者報到時發(fā)給他們,作為旅游或游覽時的參考. 會議旅游小冊子的制作, 印刷的質(zhì)量也要與會議的規(guī)格,檔次相一致. 會議財務(wù)會議財務(wù)工作主要包含以下幾個方面: 1 計算會議注冊(報名)費 2 收取會議注冊(報名)費 3 籌集會議資金 4 控制會議費用的支出三 會議名卡 會議名卡是會議組織者制作的, 供與會者和會務(wù)人員配戴作為會議通行憑證的物品. 會議要為每位會議代表準(zhǔn)備一個名卡, 會議代表憑此參加會議的各項活動. 制作會議名卡的目的是迅速, 容易的辨認(rèn),區(qū)分與會者和非與會者, 以控制非注冊者進入會議現(xiàn)場和會議餐飲場地, 減少會議的不安因素和給會議餐飲帶來的不必要的成本增加. (一) 會議名卡

12、的制作 1 胸卡-配戴在胸部的卡片 2 掛卡-配帶在脖子上, 懸吊在胸前的卡片 3 IC卡-使用電腦技術(shù)把與會者資料數(shù)據(jù)存儲進卡內(nèi), 并可由電腦識別的名卡. (二) 制作和使用會議名卡時應(yīng)注意做到: 1 名卡上的字要大2 名卡要選用統(tǒng)一印刷的紙片3 不同類型的人員的名卡最好用不同的顏色區(qū)分. 4 盡量不要采用貼相片和塑封的形式來制作胸卡5 請與會人員配戴或掛在正確的位置上, 以方便檢查6 對名卡進行編碼,對于重要的,安全性要求比較高的會議, 最好在名卡上增加配戴者的彩照, 若能用IC卡更好. 第六節(jié) 會議專業(yè)活動一 大會特邀報告 大會特邀報告人都是在世界上該學(xué)科領(lǐng)域中最著名的學(xué)者, 包括諾貝爾

13、獎金獲得者和工作在一線的后起之秀. 他們高質(zhì)量的學(xué)術(shù)報告給與會者帶來了科學(xué)技術(shù)研究中最前言的理論, 給國內(nèi)同行指明了研究方向. 特邀的大會報告時間通常定為25分鐘, 5分鐘的回答問題的時間. 能在大型會議上主持大會特邀報告也是一種榮譽, 主持人一般應(yīng)由該學(xué)科領(lǐng)域中最有威望的學(xué)者擔(dān)任. 二 分組會報告 分組報告會會議的報告時間一般是1015分鐘, 提問5分鐘, 一個小時安排3-4位報告人. 在分組會議時, 與會者并不是始終固定在一個會場, 而是隨時可以選擇自己感興趣的報告去聽. 分組會議的主持人也是要有一定的學(xué)術(shù)地位的. 三 張貼報告 目前, 張貼報告的時間安排有2種, 在張貼報告數(shù)量較少時,

14、可以從會議開始到會議閉幕, 整個會議期間始終張貼; 在張貼報告比較多時, 可安排幾個單元時間, 報告作者只能在指定時間, 指定地點去張貼自己的論文.第七節(jié) 住宿安排一 賓館名錄與挑選 1 列出賓館名單 2 了解賓館情況和價格, 初步篩選 3 與初步篩選出的賓館聯(lián)系, 再次篩選 4 實地考察第二次篩選出來的賓館 5 確定會議賓館(根據(jù)與會者的實際情況確定住宿酒店的等級)二 要求與會者預(yù)付押金 如果會議注冊費中不包含住宿費用, 必須要求在選定賓館住宿的與會者事先繳付一定的押金, 以免會后出現(xiàn)逃帳現(xiàn)象而造成會議財務(wù)損失. 三 與會者的住房表四 總帳戶和個人帳戶 總帳戶由專人控制, 只有指定的會議組織

15、人員簽字的帳單才可以記入總帳戶. 而與會者的個人開銷則記入個人帳戶. 第八節(jié) 餐飲活動一 餐飲種類 (一)早餐 早餐一般由與會者在賓館解決. (二) 茶歇 每天的會議活動后一個小時或者兩個小時時, 必須安排一定的會間歇息時間. 它可以使與會者提神, 讓未吃早餐者充饑,同時增加與會者間交流的機會. 茶歇的品種要根據(jù)會議的整體安排和會議的經(jīng)費情況來確定. 1 茶 2 茶和咖啡 3 茶, 咖啡和點心 4 茶, 咖啡, 點心和水果(三) 會議午餐 一般由會議統(tǒng)一安排, 因為可以把與會者留在會場以增加下午會議的出席率. 要提供比較簡單的自助餐和非酒精飲料. (四) 招待宴(酒)會 包括歡迎宴會, 歡送(

16、閉幕)宴會等. (五) 服務(wù)式晚餐 由餐廳人員提供服務(wù)的一般性晚餐(六)自助式晚餐 (七)主題式宴會二 會議餐飲活動安排須知(一) 餐飲活動與會議預(yù)算的關(guān)系(二)明確負(fù)責(zé)餐飲的人員 1 會議組織方 2 會議餐飲服務(wù)方(三)餐飲活動的預(yù)定事項 1 日程 2 時間 3 場地 4 形式 5 價格 6 菜單 菜單設(shè)計注意事項: (1) 男女有別 (2) 飲食禁忌 (3) 飲食營養(yǎng)與健康 7 酒水 8 預(yù)定人數(shù) 9 主桌 10 音響設(shè)備 11 付款方式 12 簽字負(fù)責(zé)人第九節(jié) 學(xué)術(shù)訪問安排 很多專業(yè)性, 學(xué)術(shù)性會議, 除了在會議場所進行發(fā)言,討論, 交流以外, 還要安排到與會議主題和會議目標(biāo)有關(guān)的場所進

17、行參觀訪問. 這樣一來可以把較抽象, 單調(diào)的理論探討與具體的, 活生生的現(xiàn)實結(jié)合起來, 豐富會議產(chǎn)品的內(nèi)涵, 增加會議產(chǎn)品的吸引力. 學(xué)術(shù)訪問的目標(biāo)場所應(yīng)在會議策劃時就選擇確定好. 選擇時一定要注意與會議的目標(biāo)和主題密切相關(guān), 并具有較強的代表性. 選定好以后, 要與對方聯(lián)系溝通, 協(xié)商好參觀, 訪問的時間, 內(nèi)容, 聯(lián)系人, 接待陪同人等事項. 學(xué)術(shù)訪問的交通工具也要在會議策劃時就安排落實好. 第十節(jié) 社會活動安排一 會議開幕式 會議開幕式是會議社會活動中最重要的活動. 二 歡迎招待會 歡迎招待會的食品以涼菜和甜品為主, 因此有時候也稱為冷餐招待會. 大多數(shù)會議的招待會都安排在會議的第一天.

18、 三 茶歇 四 雞尾酒會 五 體育, 休閑活動 六 參觀, 游覽活動 七 歡送( 閉幕) 宴會 有些會議也將一些其他活動安排在閉幕式宴會上, 例如: 頒獎活動和答謝活動等等. 通常對參加宴會的代表提出著裝的要求, 這一點會在請柬上注明. 第十一節(jié) 會議附設(shè)展覽 當(dāng)今國際上舉辦會議(主要是專業(yè)性, 行業(yè)性等類型的會議)的趨勢是在會議中安排相關(guān)的附設(shè)展覽活動作為會議產(chǎn)品的有機組成部分. 因為越來越多的會議舉辦者認(rèn)識到: 專業(yè)性或行業(yè)性會議的與會者是非常難得的相關(guān)展覽會的專業(yè)觀眾, 在這樣的會議上舉辦展覽會, 省卻了招攬專業(yè)觀眾的麻煩. 一 安排會議附設(shè)展覽的作用安排會議附設(shè)展覽對會議主辦者, 與會

19、者,和參展商都有好處. (一) 對會議主辦者的好處 1 增加會議收入 2 可以增加預(yù)先籌款 3 增加會議產(chǎn)品的價值 4 有助于會議產(chǎn)品的促銷, 增加參會人數(shù)(二) 對與會者的好處 1 看到新產(chǎn)品, 了解專業(yè),行業(yè)的產(chǎn)品發(fā)展情況 2 與專業(yè), 行業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)商交流, 提高自己的研究水平 3 比較各家參展商產(chǎn)品的質(zhì)量, 價格, 服務(wù), 利于對未來的購買作出正確的決策. 4 享受到豐富多彩的會議內(nèi)容. ( 三) 對參展商的好處 1 市場導(dǎo)向, 直接接觸目標(biāo)市場 2 可以在短時間內(nèi)與潛在的顧客進行信息交流 3 獲得向潛在的顧客進行產(chǎn)品展示的機會, 從而獲得商機. 4 可以通過得到的會議論文了解本專業(yè)領(lǐng)域

20、內(nèi)世界上最新技術(shù)和未來發(fā)展動向. 5 參展商還可以了解到同領(lǐng)域競爭者的產(chǎn)品性能和銷售方式, 以便調(diào)整自己企業(yè)的生產(chǎn)和銷售策略. 二 會議附設(shè)展覽的可能性 并不是所有的會議都能成功的舉辦一個附設(shè)展覽會, 通常符合下列條件的會議才有可能開辦附設(shè)展覽: (一) 會議的學(xué)科領(lǐng)域較合適(二) 會議組織者與企業(yè)的聯(lián)系較密切(三) 會議的權(quán)威性較高, 影響力較大三 會議附設(shè)展覽會與商業(yè)性展覽會的不同(一) 觀眾面不同 會議附設(shè)的展覽會主要面向會議參加者, 商業(yè)性展覽會面向整個行業(yè)甚至整個社會對此感興趣的人. (二) 組織觀眾所花費的工夫不同 商業(yè)性展覽會需要花大量的人力, 物力, 財力進行展覽的營銷宣傳活動

21、, 以爭取盡可能多的觀眾參加展覽. 會議附設(shè)展覽會基本不需要做面向行業(yè)或社會展覽的營銷宣傳活動. 只需對與會者做些宣傳工作就可以了. (三) 展覽主辦者的收入來源不同 商業(yè)性展覽會主辦者的展覽收入有來自參展商的展位費, 也可以向觀眾收取門票費, 會議附設(shè)展覽主辦者的展覽收入只有來自參展商的展位費, 觀眾參觀都是免費的, 主辦者沒有門票收入. 四 安排會議附設(shè)展覽項目的注意點(一) 會議附設(shè)展覽主題要與會議主題保持一致, 與會議主題密切相關(guān), 并要符合會議的總目標(biāo). (二) 最好交給PEO( Professional Exhibition Organizer: 專業(yè)展覽組織者)安排操作. 第十二

22、節(jié) 會議的可進出性在選擇會議地點時, 要充分的考慮會議地點所在城市極其在城市中的位置的可進出性, 保證與會者能在會前, 會議期間和會后能夠順利進出會議的所在城市和會議地點. 一 國際機場, 國際航線二 鐵路, 火車站三 (高速)公路, 長途汽車四 本地交通五 VIP, 嘉賓, 重要發(fā)言人等的交通安排第四章會議供應(yīng)機構(gòu)第一節(jié)一的定義是英語Professional Conference Organizer 的縮寫，是指通過為客戶組織，經(jīng)辦會議而獲取收入的專業(yè)的會議組織機構(gòu)二的工作會議的促銷宣傳，新聞報道工作各種印刷品的制作安排會議地點和會議場所的選擇會議住宿（賓館）的安排會議餐飲的安排會議預(yù)先注冊

23、和現(xiàn)場注冊工作會議財務(wù)管理工作，包括會議預(yù)算，會議資金籌措，會議成本控制，會議現(xiàn)金管理等會議臨時員工的招聘和培訓(xùn)，管理工作會議翻譯（口譯和筆譯）人員的安排會議技術(shù)設(shè)備和人員的安排會議社會活動，學(xué)術(shù)訪問活動的安排會議旅行，游覽等活動的安排會議附設(shè)展覽活動的安排（包括國際會議國外參展商的展品報關(guān)等）幫助有關(guān)機構(gòu)進行國際會議的申辦，申報與海關(guān)協(xié)調(diào)參加國際會議的國外代表入境簽證事宜協(xié)調(diào)，處理與當(dāng)?shù)卣畽C構(gòu)包括公安，消防和海關(guān)等部門的關(guān)系三的收費方式（一）包價式即幫助組織，運作，管理好一個會議一次性總共收取一筆費用，不管參會者人數(shù)的多少（二）基本費參會者人頭費即幫助客戶完成一個會議，除了收取一筆基本費用

24、外，再根據(jù)參會者人數(shù)每個人提取一定的費用（三）參會者人頭費即完全根據(jù)參會者人數(shù)的多少每個人提取一定的費用，不再收取基本費（四）按小時收費即完全按照為社團組織或企業(yè)安排，組織會議的工作時間來收費，而不管參會者的多少，也不再收取基本費第二節(jié)會議中心一基本場地，設(shè)施和服務(wù)具有固定座位和技術(shù)設(shè)備的劇場（禮堂）式大會議廳有各種大小的隔音性強的中小型會議室會議廳，室具有照明，空調(diào)等基礎(chǔ)設(shè)施，設(shè)備會議廳，主要會議室擁有話筒，音響，放映設(shè)備，投影銀幕等必須的會議技術(shù)設(shè)備如果是國際會議中心，還必須擁有同聲翻譯設(shè)備擁有大堂和其他公共區(qū)域（作為會議登記，咖啡茶歇等的地方）具有適當(dāng)?shù)牟惋媹龅?，設(shè)施設(shè)備和服務(wù)能力有辦公

25、室（可供會議組織者辦公使用）有可以提供水，電，英特網(wǎng)接口等的展廳（供舉辦會議附屬展覽活動使用）有存放展品的儲藏室有（展品）裝卸場地和設(shè)備二其他方面的要求良好的可進出性有效的導(dǎo)向系統(tǒng)訓(xùn)練有素的專業(yè)會議服務(wù)與管理人員周圍，附近有足夠的賓館和餐飲場所配套服務(wù)設(shè)施齊全配有符合標(biāo)準(zhǔn)安全，消防設(shè)施，設(shè)備，會議期間有充足的安全保衛(wèi)人員第三節(jié)會議賓館一會議場地，設(shè)施與服務(wù)擁有各種大小，類型的具有隔音效果的會議室每個會議室都有可以獨立控制的燈光，空調(diào)等基本設(shè)施主要會議室擁有話筒，放映設(shè)備，投影銀幕等必需的會議技術(shù)設(shè)備有足夠大的前廳和公共空間有供會議組織者辦公的房間有超過最大會議接待人數(shù)的住宿，餐飲供應(yīng)能力有充足

26、的停車場地有清晰的館內(nèi)外導(dǎo)向系統(tǒng)有適當(dāng)?shù)目晒┡e辦會議附屬展覽活動使用的空間有可以存放展品的儲藏空間有現(xiàn)代化的通訊系統(tǒng)有專業(yè)的電話接線員有適當(dāng)?shù)陌踩Ｐl(wèi)人員和設(shè)備能小時提供下列服務(wù)（）大廳里有復(fù)印服務(wù)（）通訊服務(wù)（）會議技術(shù)支持（）清潔衛(wèi)生（）會議室（）急救服務(wù)和其他醫(yī)療服務(wù)二會議管理機構(gòu)三提供會議客戶需要的信息各個會議室的平面圖每個會議室的面積會議室的布置形式和相應(yīng)可以安排的與會人數(shù)可以使用的技術(shù)設(shè)施，設(shè)備所有會議場所，設(shè)施，設(shè)備和服務(wù)的價目表專業(yè)會議服務(wù)員工數(shù)量及其服務(wù)經(jīng)歷第四節(jié)旅行社第五節(jié)交通運輸商對指定交通運輸商的好處（）會議給其帶來大量的客源，提高其交通工具的利用率（）其名字被寫入會議

27、的各種宣傳促銷資料中，會議組織者幫其做了免費廣告，提高其知名度，樹立其在社會公眾中的良好形象（）使用其交通工具的會議參加者都是可列入其客戶檔案，成為其未來促銷對象二對會議組織者的好處可以從指定交通運輸商那里獲得一定數(shù)量的免費或折扣交通工具使用權(quán)可以通過指定交通運輸商的銷售網(wǎng)絡(luò)或交通工具做促銷宣傳第六節(jié)翻譯公司第七節(jié)會議局一會議局的性質(zhì)會議局是一個非營利性的組織機構(gòu)，它負(fù)責(zé)對一個城市或國家的會議業(yè)進行規(guī)劃和管理，為一個城市或國家對外進行會議業(yè)的整體營銷宣傳，并為所在城市或國家爭取到盡可能多的會議在那里舉行會議局可以是一個政府機構(gòu)，也可以是一個非官方機構(gòu)或半官方機構(gòu)二會議局的特點非營利性中立性以會

28、議客戶為中心三 會議局的工作1 對所在城市或國家的會議業(yè)進行行業(yè)管理2 代表所在城市或國家政府參加相關(guān)的國際會議組織,加強與各國會議組織機構(gòu)和會議專業(yè)機構(gòu)的聯(lián)系.3 規(guī)劃,投資和管理所在城市或國家的會議基礎(chǔ)設(shè)施,塑造會議目的地良好的整體環(huán)境.4 制作所在城市或國家會議業(yè)的整體宣傳促銷,展示會議目的地的美好形象.5 支持所在城市或國家的會議企業(yè)或會議主辦者針對潛在的會議參加者的宣傳促銷活動. 6 為所在城市或國家爭取會議在那里舉行. 7 把爭取到的會議客戶介紹給所在城市或國家的PCO, 會議中心或其他的會議供應(yīng)商.8 為外地(國)會議客戶或PCO提供會議方面的咨詢,提供所在城市或國家政府的有關(guān)規(guī)

29、定和流程(如稅法等)9 幫助外地(國)會議客戶或者PCO預(yù)選所在城市或國家的會議場所和會議供應(yīng)商.10 邀請,組織,幫助外地(國)會議客戶或PCO到所在城市或國家進行會議地點的考察.11 支持所在城市或國家有關(guān)部門或機構(gòu)進行會議的申辦工作. 第八節(jié) 政府一 財政政策 1 在稅收上給予會議企業(yè)各種優(yōu)惠 2 給在本城市(國家)召開的會議本身以外的補助. 3 給帶來會議的機構(gòu)或者個人以獎勵.二 規(guī)定 為會議的順利召開提供便利. 三 規(guī)劃四 工作效率 開辟綠色通道,減少審批手續(xù),縮短審批時間. 五 安全保障第五章 會議的申辦活動第一節(jié) 國際社團組織會議申辦的報批一 國際社團組織會議的審批制度(一) 我

30、國審批國際社團組織會議的基本要求與程序1 舉辦國際社團組織會議必須辦理報批手續(xù)2 舉辦國際社團組織會議的機構(gòu)必須具備一定的資質(zhì)3 申請舉辦國際社團組織會議的程序(二) 國際社團組織會議審批的權(quán)限和時限1 國際社團組織會議審批的權(quán)限2 國際社團組織會議審批的時限二 國際社團組織會議的報批程序(一) 報批前的準(zhǔn)備工作1 會議的申辦者和承辦者2 我國的學(xué)術(shù)水平3 會議經(jīng)費平衡4 舉辦城市5 舉辦時間和會期(二) 研究國際社團組織的有關(guān)文件(三) 辦理報批手續(xù) 1 會議名稱 2 會議時間 3 會議地點 4 會議組織者 5 預(yù)計會議人數(shù)6 會議宗旨,目的,背景, 做簡單的介紹7 會議經(jīng)費來源8 會議附設(shè)

31、展覽會9 會議聯(lián)系人(四) 國際會議的批件(五) 申報國際會議時注意的問題1 國際社團組織的會議的再次申報2 國際社團組織會議的變更第二節(jié) 國際社團組織會議申辦的準(zhǔn)備一 建立申辦機構(gòu)(一) 組織委員會1 人員組成2 主要職責(zé)(二) 程序委員會1 人員組成2 主要職責(zé)(三) 會議秘書處1 人員組成2 主要職責(zé)(四) 與PCO聯(lián)合申辦二 制定申辦計劃三 編制申辦預(yù)算(一) 申辦文件制作費用1 會議申辦報告2 輔助申辦材料(二) 出國費用1 國際旅費是最大的支出2 國外食宿費用也是一筆不小的數(shù)目(三)活動費用1 宴請費用2 禮品費用(四) 接待費用1 食宿費用2 宴請費3 國際旅費(五) 其它費用四

32、 籌措申辦經(jīng)費(一) 申辦資金屬于風(fēng)險投資(二) 申辦活動要有足夠的經(jīng)費(三) 申辦經(jīng)費的主要來源1 行政事業(yè)費2 PCO3 旅游機構(gòu)第三節(jié) 國際社團組織會議的申辦報告一 申辦報告的主要內(nèi)容(一) 邀請信1 必須有以主辦單位負(fù)責(zé)人的名義簽發(fā)的邀請信2 最好有以主辦單位的上級主管單位負(fù)責(zé)人的名譽簽發(fā)的邀請信3 也應(yīng)該有以會議舉辦城市市長的名譽簽發(fā)的邀請信4 以會議承辦單位負(fù)責(zé)人名譽簽發(fā)的邀請信(二) 學(xué)術(shù)內(nèi)容1 中國在該學(xué)科領(lǐng)域的背景2 擬定的會議學(xué)術(shù)主題3 擬定的會議討論的學(xué)術(shù)范圍4 初步的學(xué)術(shù)計劃(三) 中國的介紹(四) 主辦城市的介紹(五) 大會會址的詳細(xì)介紹(六) 賓館的介紹(七) 旅游

33、景點,參觀, 購物地點的介紹1 當(dāng)?shù)爻鞘新糜钨Y料2 會伴活動的去處3 中國其它著名旅游城市的旅游景點(八)交通和通訊(九) 初步預(yù)算1 會議收入會議的收入主要來自注冊費的收入會議的收入還應(yīng)包括會議附設(shè)展覽的收入,企業(yè)贊助和廣告收入有的國際社團組織希望申辦國的政府也對會議贊助,表示對該會議的重視2 會議支出(1) 籌備期間的費用,主要是印刷費,郵寄費和常設(shè)秘書處的辦公費用(2) 接待國際社團組織有關(guān)人員的現(xiàn)場考察(3) 會議邀請?zhí)匮麍蟾嫒说馁M用(4) 學(xué)術(shù)籌備的支出,論文審定,論文印刷(5) 會議期間的支出,會場和設(shè)備的租金,招待會和宴會(6) 上繳國際社團組織的金額3 預(yù)算結(jié)果(十) 組織機構(gòu)

34、1 應(yīng)將該國家所有在該領(lǐng)域內(nèi)的世界上有一定影響的人士都列在申辦書中, 以顯示國家的團結(jié)2 可用框圖的形式表示出會議的組織機構(gòu), 包括會議程序委員會, 組織委員會, 秘書處領(lǐng)導(dǎo)下的學(xué)術(shù)部, 會務(wù)部, 財務(wù)部, 展覽部二 申辦報告的制作和提交(一) 申辦報告的制作(二) 申辦報告的提交三 輔助申辦材料第四節(jié) 國際社團組織會議的現(xiàn)場申辦一 現(xiàn)場申辦人員(一) 現(xiàn)場申辦人員的組成(二) 現(xiàn)場申辦人員的條件(三) 現(xiàn)場申辦人員的出國經(jīng)費(四) 申辦人員的出國手續(xù)二 現(xiàn)場申辦活動(一) 公關(guān)活動1 與國際社團組織的聯(lián)系2 宴請3 私下交談(二) 參加理事會1 陳述報告2 回答問題3 表決(三) 參加全體代

35、表大會第五節(jié) 企業(yè)會議的競標(biāo)一 企業(yè)會議策劃的原則(一) 社會性原則(二) 科學(xué)性原則(三) 實效性原則(四)創(chuàng)新性和可操作性的原則二 企業(yè)會議的程序及分工(一)立項階段1 主題是否具有迫切性2 能否有足夠的預(yù)算支持會議的開展3 會議進行具有基本的可行性(二) 調(diào)研階段(三) 策劃階段 包括擬定活動內(nèi)容和形式,安排會議流程,確定會議時間,擬定活動布置方案,制定預(yù)算和落實工作分配的計劃等.(四) 實施階段 會議的前期運作是指以會議策劃方案為根本,細(xì)致的安排策劃方案上的工作,在根據(jù)工作的情況適當(dāng)?shù)恼{(diào)整會議方案.現(xiàn)場實施包括會議當(dāng)天的場地布置,人員工作情況,執(zhí)行整體流程的工作.(五) 評估階段包括會

36、議運行過程中出現(xiàn)的問題和會議的完成情況,最終取得的成果,產(chǎn)生差距的原因等. 三 企業(yè)會議的競辦過程(一) 招標(biāo)招標(biāo)企業(yè)編制招標(biāo)文件,企業(yè)發(fā)出的投標(biāo)邀請信包括: 1 招標(biāo)企業(yè)的介紹,招標(biāo)會議的背景2 投標(biāo)人須知: 一些重要名詞的定義和解釋,投標(biāo)文件的編制要求,投標(biāo)文件的遞交方式和地點,以及截止日期,開標(biāo)的時間和評標(biāo)的方法,投標(biāo)費用和中標(biāo)服務(wù)費等3 用戶要求: 會議的名稱,會議招標(biāo)內(nèi)容,會議所要達(dá)到的目的,報價要求,策劃書提交或提供服務(wù)的時間等. 4 投標(biāo)人有關(guān)資格和資信證明文件5 企業(yè)規(guī)定的其他的應(yīng)當(dāng)說明的事項(二) 投標(biāo)會議的承辦企業(yè)在規(guī)定的時間,地點遞交合格的投標(biāo)文件(三) 開標(biāo)按照招標(biāo)文件

37、的規(guī)定舉行開標(biāo)儀式,當(dāng)眾宣讀投標(biāo)文件中開標(biāo)一覽表內(nèi)容,記錄后各投標(biāo)人確認(rèn)簽名.(四) 評標(biāo)會議小組按照要求對投標(biāo)文件進行評審和比較,根據(jù)最后的評標(biāo)結(jié)果,向主觀部門提出書面報告,推薦合格的中標(biāo)候選人五) 定標(biāo)集中會議小組和上級主管部門的意見確定中標(biāo)人. 由招標(biāo)企業(yè)發(fā)出中標(biāo)通知書.(六) 中標(biāo)企業(yè)按照招標(biāo)文件的規(guī)定和中標(biāo)結(jié)果與中標(biāo)公司簽訂書面合同并履行合同.四 企業(yè)會議承辦人的審驗標(biāo)準(zhǔn)1是否具有法人資格并能夠旅行和承擔(dān)相應(yīng)的會展活動民事責(zé)任.2審核公司的實力和專業(yè)水平第六章 會議籌備管理 第一節(jié) 會議初期籌備一 會議組織機構(gòu)的建立(一) 秘書處下的工作小組1 學(xué)術(shù)組起草確定征文通知書中的全部學(xué)術(shù)部

38、分的內(nèi)容(1) 接收會議論文(3) 組織論文的審稿會(4) 編輯,校對和出版論文集(5) 起草注冊通知書中的全部學(xué)術(shù)部分的內(nèi)容(6) 制定會議期間的詳細(xì)學(xué)術(shù)日程(7) 提出會場, 設(shè)備使用計劃(8) 安排學(xué)術(shù)參觀活動(9) 組織會后編輯會中的學(xué)術(shù)內(nèi)容2 會務(wù)組各輪公告的編輯和印刷論文集的印刷各輪公告的郵寄各輪公告反饋表的搜集和制作數(shù)據(jù)庫會場和設(shè)備的保障所有社會活動的安排代表注冊用品的準(zhǔn)備現(xiàn)場注冊(1) 工作人員的管理3 公關(guān)宣傳組4 接待組會前預(yù)定賓館,預(yù)測賓館房間數(shù)量,協(xié)商價格會前將代表住店信息提供給賓館,協(xié)助賓館安排代表用房安排國內(nèi)代表的返程機票和車票(1) 安排會議代表的就餐5 財務(wù)組編制會議預(yù)算收取代表的各項費用支付會議的各項開支情況發(fā)生變化時調(diào)整預(yù)算并及時向會議各級領(lǐng)導(dǎo)匯報(1) 會議結(jié)束后,完成財務(wù)報告6 籌資組編制籌資文件搜集可能給會議提供贊助的個人和企業(yè)的名單與可能的贊助個人和單位聯(lián)系,協(xié)商簽到籌資合同催要贊助款(1) 7 附設(shè)展覽組8 交通組9 旅游組提供通知書中的有關(guān)旅游部分的內(nèi)容聯(lián)系國外旅游機構(gòu)安排代表的國際旅游安排會議期間的旅游參觀活動組織會前, 會后的旅游活動安排會議期間的會伴轟動(1) 10 安保組