X不動產(chǎn)分店秘書工作細則_1

1、管理規(guī)范示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-424編號：_X不動產(chǎn)分店秘書工作細則審核：_時間：_單位：_X不動產(chǎn)分店秘書工作細則用戶指南：該管理規(guī)范資料適用于管理中，為使規(guī)則公開化，讓所有人保持集體的協(xié)調(diào)，維護集體的利益，從而充分發(fā)揮團體的力量，實現(xiàn)管理有法可依，內(nèi)部運行有規(guī)則保障?？赏ㄟ^修改使用，也可以直接沿用本模板進行快速編輯。z不動產(chǎn)分店秘書工作細則第一章秘書的任務(wù)第一條秘書的任務(wù)是代替公司經(jīng)理處理些可由其他人完成的工作和為經(jīng)理的工作做好準(zhǔn)備。第五章本公司秘書的工作有很多項內(nèi)容，簡單地表示如下：第三條傳達；第四條運轉(zhuǎn)；第五條助手；第六條書籍

2、文件整理第七條室內(nèi)整理第八條代行事務(wù)；第九條會議事務(wù)；第十條調(diào)查；第十一條記錄；第十二條接待。第五章以上工作的內(nèi)容以及分量，根據(jù)經(jīng)理的意圖和各項工作的具體內(nèi)容決定。第二章秘書的工作內(nèi)容第六章傳達事務(wù)的工作內(nèi)容具體如下：1.接待來訪來訪者各有不同，事有大小，秘書要區(qū)別對待。對應(yīng)該會見的人，應(yīng)直接轉(zhuǎn)達對方的意圖，并引其進入會客室或經(jīng)理辦公室，不論對方要求見面還是僅僅預(yù)約。對不宜會見的人，在請示經(jīng)理后以“不在”、“正在開會”或“工作很忙”等為由拒絕對方，或是將個人意見報經(jīng)理后作出答復(fù)。2.收聽電話收聽電話時一定要先聲明“這里是××公司”等，然后記下對方的姓名、工作單位、有什么事情

3、，根據(jù)對方情況，不妨礙時可明確回答，但一般不說經(jīng)理是否在。3.轉(zhuǎn)達需要轉(zhuǎn)達時要正確聽取對方的身份和要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容，并準(zhǔn)確、迅速地轉(zhuǎn)速。4.文件的收發(fā)及分送收到的郵件或送來的文件，首先要區(qū)別是需直接送呈經(jīng)理的，還是需秘書先進行處置和整理的，或者是私用文書，需經(jīng)理辦理的要直接送交經(jīng)理。經(jīng)理不在時，如果有與經(jīng)理直接有關(guān)的留言、電報、快遞，可用電話告知。第七章日常運轉(zhuǎn)工作1.日程的設(shè)計及其安排對所確定經(jīng)理應(yīng)處理的事項，如會見、出席高層職員咐、總會等會議的日期和時間進行記錄整理，并隨時進行調(diào)查，協(xié)助經(jīng)理制定出日程表。日程計劃應(yīng)記入每月日程表，必要時在上面記下預(yù)定內(nèi)容和變更情況。2.準(zhǔn)備及安排有些工作需要特

4、別的準(zhǔn)備和安排，而且這些工作通常都有一定的時間限制，因此必須提前做好適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備。第八章用品的整理1.在辦公室內(nèi)平常經(jīng)常使用的物品及備用品，應(yīng)在合適的地方放置合適的數(shù)量。為些，應(yīng)設(shè)計一張用品及備用品的明細表，在上面記下品種，一月或一周所需數(shù)量以及補充的數(shù)量和補充日期，此外還必須存有一定量的備用品，以便隨時補充。2.經(jīng)理外出時經(jīng)理外出時需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應(yīng)事先準(zhǔn)備好一定數(shù)量，需要收入擔(dān)包內(nèi)的物品也要作同樣考慮。這些需要準(zhǔn)備的物品應(yīng)在詢問過經(jīng)理后制作一張明細表，事先貼在那里以防遺漏。3.文件、資料的準(zhǔn)備首先要清楚哪些文件是重要的，如不明白，要詳細詢問，以便將可能會用的文件材料一并準(zhǔn)備齊全。

5、然后畫一張文件明細表以方便使用。第九章文件整理業(yè)務(wù)1.為使經(jīng)理處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，并且隨時可以提用，需要對這些文件進行整理。整理工作首先要根據(jù)經(jīng)理意見將文件分類，并放入固定的裝具和容器內(nèi)，使用中還要經(jīng)常整理，以便很容易地查到文件。2.整理工作的關(guān)鍵是分類項目的確定。保管及整理文件用品的選擇和整理、借閱手續(xù)的完善。3.業(yè)務(wù)用的文件分為正在處理的文件、正在運行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件，此外還有機密類文件。根據(jù)應(yīng)用根據(jù)還可以分為每日必用、常用和不常用三種。4.經(jīng)過這樣整理后，有必要對其進行裝訂，并給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱。應(yīng)在聽取經(jīng)理意見后再制一張文件分類的明細表，將

6、表張貼在保管場所或保管人的桌子上，便于參照。第十章整理、清掃工作此項工作應(yīng)由秘書督促事務(wù)員和勤雜工來完成。工作中須注意如下幾點：1.清理桌面臺歷和墻上的日歷要每天調(diào)整日期。桌子要擦抺干凈。常用品要準(zhǔn)備好，并按要求備齊數(shù)量。將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃或更換。2.室內(nèi)的物品都要放在固定的地方。3.根據(jù)當(dāng)天的天氣情況隨時調(diào)整空調(diào)和窗簾。第十一章代行業(yè)務(wù)秘書可以代行的事務(wù)主要有：1.參加慶典、喪禮等儀式這種場合要特別留心服裝和服飾品及行為儀表的得快，同時還要十分講究寒暄、應(yīng)酬的用語。2.轉(zhuǎn)達經(jīng)理意見或命令表達經(jīng)理意見要完整準(zhǔn)確，注意簡潔、迅速。有時根據(jù)情況，還要將對方的

7、答復(fù)向經(jīng)理匯報。第十二章會議事務(wù)該項事務(wù)是指由經(jīng)理直接使用的幾種帳目的管理，包括：各項物品的購入及發(fā)放、資產(chǎn)的調(diào)配及運用、現(xiàn)金收入及支出等方面的帳目記錄及管理。1.關(guān)于資產(chǎn)狀態(tài)及收支情況要制作明細表，至少一個月要制作一張月報表，在特殊情況下，要隨時根據(jù)經(jīng)理副經(jīng)理的要求拿出報表。2.處理資產(chǎn)狀況還應(yīng)注意以下幾點：（1）支出及收入可以根據(jù)原始憑證將其發(fā)生額記入現(xiàn)金出納帳中?，F(xiàn)金出納賬與現(xiàn)金余額的多少應(yīng)保持一致。票據(jù)上要有經(jīng)手人和秘書的印章以明確責(zé)任，每個月應(yīng)有兩三次，將這些收據(jù)匯總后讓經(jīng)理過目；（2）日常的現(xiàn)金支出應(yīng)限定一定的數(shù)量，除此之外，若有特殊項目，應(yīng)申請?zhí)貏e支出的資金或開出支票；（3）開具

8、支票需有收據(jù)或其他憑證，并在支票上記下用途，由經(jīng)理蓋章；（4）資產(chǎn)分為土地、建筑物、有價證券、備用品及各種家具雜物的押金等。應(yīng)設(shè)立各種資產(chǎn)的臺帳及有價證券簿，詳細記錄各種資產(chǎn)的內(nèi)容、單價、數(shù)量、現(xiàn)有額及出入額等；（5）銀行存款及郵政儲蓄要設(shè)存款底帳。接受款項者應(yīng)按名稱分別立帳并明示余額。3.各種物品的購入和發(fā)放應(yīng)特別注意有無使用申請和手續(xù)是否齊備，并及時入帳，以免遺忘和推遲記帳。第十一條協(xié)助調(diào)查公司的調(diào)查通常分為特命調(diào)查和一般性調(diào)查兩類。公司在開展各種調(diào)查工作時，辦公室秘書須做好協(xié)助工作。1.進行調(diào)查工作時，秘書應(yīng)選擇并委托合適的專家、顧問進行或?qū)⑺麄兞袨檎{(diào)查委員，并與之保持日常聯(lián)系，需要時提

9、出調(diào)查課題請他們完成。2.有些專業(yè)事項的調(diào)查，秘書也可以親自聽取專家和當(dāng)事人的意見，或在調(diào)查各方面情況后，將調(diào)查情況匯總后報告給經(jīng)理。第十二條文書工作文書工作有三個方面：書寫信函、起草文件以及譽清或印刷文件。1.信函的完成對經(jīng)理經(jīng)常會使用的信件種類可事先匯集為“標(biāo)準(zhǔn)通信范例”，需要時選擇一種略加增刪便可使用，較為方便。2.文件的譽清及印刷主要包括將草案以筆記形式譽清、用打字機打印、直接印刷以及輯靈圖書雜志上的有關(guān)內(nèi)容等四項工作。第十三條聯(lián)系業(yè)務(wù)聯(lián)系工作就是要向經(jīng)理或副經(jīng)理轉(zhuǎn)達某項事情并向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)告經(jīng)理或副經(jīng)理意圖，聽取對方的答復(fù)，并將答復(fù)再次反饋給經(jīng)理。第十四條招待事務(wù)招待是指在經(jīng)理外出、返回或有客人來訪時的禮儀性款待，多指派事務(wù)員或勤雜工來完成?？畲ㄏ?qū)?、收存攜帶物品、奉送茶點、迎來送往等。1.為經(jīng)理服務(wù)為經(jīng)理服務(wù)的工作內(nèi)容主要有以下一些：（1）經(jīng)理外出時應(yīng)備好車輛；（2）回到公司時，要接過脫下的外磁、帽子等，然后放