物資儲(chǔ)備系統(tǒng)電子檔案管理改進(jìn)措施

1、本文格式為Word版，下載可任意編輯物資儲(chǔ)備系統(tǒng)電子檔案管理改進(jìn)措施 近年來，國家政務(wù)信息化進(jìn)程不斷加快，各機(jī)關(guān)政務(wù)信息化成效顯著。電子檔案作為檔案信息化的重要組成部分，是管檔治檔能力的首要體現(xiàn)，是機(jī)關(guān)辦公效率的重要影響因素，因而電子檔案管理也被推上了快車道。筆者通過對(duì)糧食和物資儲(chǔ)備系統(tǒng)各機(jī)關(guān)、單位電子檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查研究，綜合分析電子檔案管理方面存在的問題，結(jié)合問題對(duì)癥下藥，提出解決措施及建議。 糧食和物資儲(chǔ)備系統(tǒng)電子檔案管理情況 隨著無紙化辦公的大力推進(jìn)，各單位線上辦文進(jìn)度顯著加快。但有的線上辦文，因客觀原因被中斷，使得公文由線上轉(zhuǎn)為線下繼續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)，導(dǎo)致線上流程不能形成閉合鏈條，無法形成

2、完整的電子文件，最終也就不能形成電子檔案。此外，糧食和物資儲(chǔ)備系統(tǒng)利用辦公內(nèi)網(wǎng)工作而產(chǎn)生的電子郵件，政府網(wǎng)站中的網(wǎng)頁信息、公務(wù)郵箱以及政務(wù)微博、微信客戶端等產(chǎn)生的電子文件尚未進(jìn)行規(guī)范整理、歸檔。1.電子檔案來源少。一是有的單位電子公文流程不完整，不能形成閉合口，受其完整性影響，不能形成電子檔案；二是電子檔案種類較少，編寫不齊全，目前多數(shù)單位室存電子檔案只有部分會(huì)議活動(dòng)產(chǎn)生的錄音、錄像、照片等音像檔案；三是公務(wù)郵箱產(chǎn)生的郵件、政府網(wǎng)站的網(wǎng)頁信息、微博、微信等社交媒體產(chǎn)生的電子文件未進(jìn)行歸檔。2.電子檔案整理有待規(guī)范。各單位能夠參照檔案主管部門制定的電子檔案管理制度中的相關(guān)要求進(jìn)行簡單整理、歸檔，

3、但各單位還沒有制定專門的電子檔案管理制度，對(duì)電子檔案的“收、管、存、用”尚未提出具體要求，致使電子文件存儲(chǔ)格式不一，嚴(yán)重影響電子檔案管理水平。3.電子檔案保存環(huán)境有待改善。一是電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備不達(dá)標(biāo)。有的單位原有光盤柜老舊，安全性能減弱；有的單位沒有光盤柜等音像檔案裝具，僅使用五節(jié)保密柜進(jìn)行保存。二是電子檔案未進(jìn)行異地異質(zhì)備份。如發(fā)生突發(fā)事件危及電子檔案安全，電子檔案極有可能被完全損壞，極大威脅電子檔案安全。三是檔案庫房管理水平待提高。因辦公用房緊張等因素，各類檔案只能存放在同一庫房內(nèi)，無法進(jìn)行分類管理；另外，庫房內(nèi)溫濕度測量等配套設(shè)施設(shè)備不健全，無法掌握電子檔案保存的適宜溫濕度，不利于電子檔

4、案的安全保管。4.電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程需加快推進(jìn)。目前只有國家局等少數(shù)單位建設(shè)了電子檔案管理系統(tǒng)，運(yùn)行情況較好，但電子檔案管理系統(tǒng)只具備紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的管理功能，尚未暢通電子公文歸檔渠道，與電子公文系統(tǒng)的有效銜接還需進(jìn)一步加強(qiáng)。 加強(qiáng)糧食和物資儲(chǔ)備系統(tǒng)電子檔案管理的幾點(diǎn)措施 1.制定電子檔案管理制度，確保編寫齊全完整、整理規(guī)范有序。按照電子文件管理暫行辦法電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范等文件要求，結(jié)合自身工作實(shí)際，制定電子檔案分類方案，確保各類電子檔案應(yīng)交盡交、應(yīng)收盡收；制定電子檔案管理制度，對(duì)電子檔案的編寫、整理、保管、利用提出具體要求，切實(shí)保障電子檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用

5、性。2.改善電子檔案保管環(huán)境，確保存儲(chǔ)安全可靠。按照機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定（國家檔案局令第13號(hào)）要求，配備符合要求的光盤柜、監(jiān)控設(shè)備、防火防盜設(shè)備、溫濕度測量設(shè)備等設(shè)備，有條件的單位還可以配備電子檔案獨(dú)立用房，切實(shí)改善電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境；做好電子檔案異地異質(zhì)備份，確保電子檔案安全。3.完善電子檔案管理系統(tǒng)功能，確保利用高效便捷。一是已建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的單位，應(yīng)繼續(xù)完善電子檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，便利電子文件歸檔，便于線上利用電子檔案；同時(shí)應(yīng)持續(xù)做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的掛接，確保電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行流暢，數(shù)據(jù)更新及時(shí)，做到電子檔案管理系統(tǒng)利用的高效便捷。二是未建設(shè)電子檔案系統(tǒng)的單位，應(yīng)爭取一切資源

6、，加快建設(shè)進(jìn)度，確保電子公文及時(shí)歸檔；同時(shí)還需加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程以及相關(guān)數(shù)據(jù)掛接到電子檔案管理系統(tǒng)的進(jìn)度。4.加快電子公文全流程辦理進(jìn)程，確保電子公文歸檔無縫銜接。應(yīng)繼續(xù)加快推動(dòng)辦公自動(dòng)化進(jìn)程，各單位文檔部門應(yīng)結(jié)合工作實(shí)際，建立健全電子公文管理制度，提出保障措施，切實(shí)加快電子公文歸檔。5.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，確保電子檔案管理水平穩(wěn)步提升。國家局方面，建立完備的“專職+兼職”檔案工作體系，配備具有較高理論知識(shí)水平和較強(qiáng)實(shí)踐能力的工作人員負(fù)責(zé)檔案工作，通過參加國家檔案局組織的電子檔案管理培訓(xùn)、檔案協(xié)作組的業(yè)務(wù)交流等形式，不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)。垂直管理局方面，應(yīng)建立“專職+兼職”檔案工作體系，對(duì)基層處負(fù)有檔案監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查職責(zé)的單位還應(yīng)建立“專職+