利用EXCEL和WORD批量打印工資條

1、打印工資條的簡(jiǎn)便方法近來(lái)，電腦報(bào)上介紹過(guò)幾次處理工資表、打印工資條的方法，其中有用EXCEL97做的，有用CCED做的等等。我不是做勞資工作的，但看了這些有關(guān)文章后，利用WORD2000的“郵件合并”功能實(shí)現(xiàn)了工資條的打印。看到這，如果你原來(lái)還沒(méi)用過(guò)“郵件合并”，那么，就打開計(jì)算機(jī)，跟我一起做吧。  第一步：準(zhǔn)備一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)可以是DBF文件，也可以是MDB文件等等，我們暫用EXCEL2000做一個(gè)小的數(shù)據(jù)庫(kù)，文件名為“工資表200106.xls”，(建議朋友們也用EXCEL來(lái)做，以充分利用它強(qiáng)大的計(jì)算功能和用填充句柄方便復(fù)制數(shù)據(jù)和公式。如圖所示(在這里，只為說(shuō)明問(wèn)題，本表可

2、能與實(shí)際不太相符。 第二步：郵件合并。數(shù)據(jù)庫(kù)做好后，我們就可以用WORD2000的郵件合并了。 打開WORD2000，創(chuàng)建一個(gè)文檔，如圖所示： 在“工具”菜單下找到“郵件合并”并單擊，現(xiàn)郵件合并幫助器， 單擊“創(chuàng)建”，出現(xiàn)以下菜單。 單擊“套用信函”，出現(xiàn)以下提示框。 我們選擇活動(dòng)窗口。 此時(shí)郵件合并幫助器上的數(shù)據(jù)源項(xiàng)已經(jīng)點(diǎn)亮，此項(xiàng)為可用。單擊獲取數(shù)據(jù)，出現(xiàn)下拉菜單，單擊“打開數(shù)據(jù)源”。出現(xiàn)數(shù)據(jù)源文件選擇框，此時(shí)在文件類型處點(diǎn)擊下拉箭頭，選擇MS Excel 工作簿 (*.xls，找到開始我們做的數(shù)據(jù)庫(kù)文件：工資表200106.xls，雙擊或選擇該文件后點(diǎn)擊“打開”。  出現(xiàn)窗口 單

3、擊“確定”，出現(xiàn)窗口 單擊“編輯主文檔”。此時(shí)，我們可看到，在WORD工具欄上多了一行工具條，即：郵件合并工具條。將光標(biāo)放在表格中“編號(hào)”下方的單元格中，單擊郵件合并工具條上的“插入合并域”，出現(xiàn)以下選項(xiàng)，(這些選項(xiàng)來(lái)源于“工資表200106.xls第一行的標(biāo)題，選“編號(hào)”。 我們可以看到：在“編號(hào)”下方單元格中出現(xiàn)了帶書名號(hào)的“編號(hào)”：編號(hào)。編號(hào) 姓名 職務(wù) 津貼 生活補(bǔ)助 應(yīng)發(fā)工資 水電 黨費(fèi) 會(huì)費(fèi) 小計(jì) 實(shí)發(fā)工資 編號(hào) 用同樣方法，在姓名、職務(wù)、津貼單元格下方分別插入相應(yīng)合并域，如下圖所示。編號(hào) 姓名 職務(wù) 津貼 生活補(bǔ)助 應(yīng)發(fā)工資 水電 黨費(fèi) 會(huì)費(fèi) 小計(jì) 實(shí)發(fā)工資 編號(hào)姓名職務(wù)津貼生活

4、補(bǔ)助應(yīng)發(fā)工資水電黨費(fèi)會(huì)費(fèi) 小計(jì)實(shí)發(fā)工資 此時(shí)，主控文檔編輯已基本完成。請(qǐng)注意：在本表格的下方應(yīng)該留下兩個(gè)空行，即有兩個(gè)回車符，否則郵件合并后每個(gè)人的工資條是連在一起的。 看一下我們所輸入的數(shù)據(jù)情況，點(diǎn)擊郵件合并工具條上的“查看合并數(shù)據(jù)”，可以看到，主控文檔上帶書名號(hào)的部分已經(jīng)被替換成相應(yīng)數(shù)據(jù)項(xiàng)。編號(hào) 姓名 職務(wù) 津貼 生活補(bǔ)助 應(yīng)發(fā)工資 水電 黨費(fèi) 會(huì)費(fèi) 小計(jì) 實(shí)發(fā)工資 1 張偉 345 12 33 390 15 17 5 37 353 點(diǎn)擊郵件合并工具條上的“合并選項(xiàng)” 我們可以設(shè)置“查詢選項(xiàng)”，以篩選我們需要的數(shù)據(jù)。這里，我們直接選擇“合并”。OFFICE為我們新建了一個(gè)“套用信函”文檔。 第三步：版式重排。請(qǐng)注意，此時(shí)合并后的數(shù)據(jù)不是連續(xù)的，每一頁(yè)只有一條記錄，而我們需要的是連續(xù)的記錄，沒(méi)關(guān)系，在文件菜單下找到“頁(yè)面設(shè)置”并單擊，出現(xiàn)頁(yè)面設(shè)置窗口，點(diǎn)擊“版式”。點(diǎn)擊“節(jié)的起始位置”下方的下拉箭頭選擇“接續(xù)本頁(yè)”，在“應(yīng)用于”選項(xiàng)中選擇“整篇文檔”，最后按確定。 至此，一個(gè)完整的工資條已經(jīng)呈現(xiàn)在我們的面前了，還等什么，快打印吧。 說(shuō)明：如果對(duì)工資條的格式還有什么不滿意的地方，只要改動(dòng)一下主控文檔的格式，重新進(jìn)行一次“郵件合并”，問(wèn)題就解決了。對(duì)于不同月份的工資條，只要在打開數(shù)據(jù)源時(shí)打開相應(yīng)月份的工資表，重新進(jìn)行